文/孔述

 日常工作中，經(jīng)常要用到或向需求方提供很多資料、信息。一方面，這些信息、資料分散存放于電腦D\E盤，甚至桌面；另一方面，電腦里各種信息資料非常繁蕪。因此查找起來非常不便，但往往越急越找不到。

很多人因?yàn)樘焯煊秒娔X，所以對(duì)自己常用的文件熟悉，找起來熟門熟路。這種就是完全憑記憶的辦法，對(duì)于年紀(jì)大、工作太繁雜或記憶不太好的人來說，并非完美選擇，何況人總是受環(huán)境、情緒，甚至家務(wù)影響，難保哪天不走神而記錯(cuò)。

再或者，萬一哪天被安排出差，而領(lǐng)導(dǎo)卻急需你提供資料，只得請(qǐng)同事在你電腦上查找，結(jié)果電話里越講越糊涂，俗話說，蛇打洞蛇曉得。對(duì)你來說再正常不過，可對(duì)于上級(jí)來說，或許對(duì)你印象因此而大打折扣等等。

總之，全憑記憶，難保萬一。這種原始方法，大大影響了我們的工作效率和工作質(zhì)量，甚至工作情緒。

那么有沒有辦法能避免這種情況的發(fā)生呢？換句話說，就是能不能有什么辦法快速查找電腦文件呢？

既然是電腦辦公，自然電腦一定有電腦的辦法。以子之矛攻子之盾。下面介紹兩步制作快速查找電腦文件的辦法。

一、基礎(chǔ)資料整理如下表

1、把平時(shí)經(jīng)常需要的、或常用的、可能會(huì)用的準(zhǔn)查詢資料，包括文件名稱、密碼、圖片等，整理成表格，有序排列。并不斷補(bǔ)充、充實(shí)、完善，盡可能詳細(xì)。這可能在日常工作中不斷完善。

2、備注欄可以用關(guān)鍵詞進(jìn)行簡(jiǎn)要描述。即簡(jiǎn)要對(duì)文件或關(guān)聯(lián)事項(xiàng)、同一路徑文件等，進(jìn)行特征性描述，方便后期查找。

二、作制快捷查詢框

1、快速查詢   對(duì)于要查詢的文件資料以高顯

如：要查詢今年來的報(bào)稅情況，只需在C4單元格輸入“報(bào)稅”或“稅”等關(guān)鍵詞，即可（越利用記憶、利用識(shí)別，越好）。這樣，在第38 行就把“報(bào)稅工作記錄薪酬調(diào)查  稅務(wù)  會(huì)計(jì)學(xué)堂”以及備注欄“ 報(bào)稅注意事項(xiàng)RPA密碼 個(gè)稅集中申報(bào)”  以高顯形式顯示。

當(dāng)點(diǎn)擊該欄時(shí)，立即跳轉(zhuǎn)至該名稱對(duì)應(yīng)的路徑并打開相應(yīng)文件。

1）將擬查詢事項(xiàng)高亮顯示，讓人一目了然： 方法:條件格式→公式包含 

當(dāng)然，上面包含的列可以擴(kuò)大到B列，以方便順帶查備注。

2、鏈接

接來選 中第A38（以此為例說明，其他欄如法炮制），→鼠標(biāo)右鍵，彈出對(duì)話框（如下）：

點(diǎn)擊：編輯超鏈接。進(jìn)入下一個(gè)對(duì)話框。

即選擇文件所在路徑。根據(jù)實(shí)際路徑查找，找到后點(diǎn)擊文件，并確定。

至此，一個(gè)簡(jiǎn)易快速查找文件的鏈接就生成。其他文件依此類推，直至全部生成鏈接。

查找時(shí)，只須在查詢框輸入要查詢的“關(guān)鍵詞”，在對(duì)應(yīng)表單中，點(diǎn)擊高顯處，即立即跳轉(zhuǎn)到該文件，秒成，即快又準(zhǔn)。

當(dāng)然，如果需要添加其他附加功能，如當(dāng)前日期，

A1="系統(tǒng)日期    今天是："&TEXT(TODAY(),"YY年M月D日")    就會(huì)顯示當(dāng)前日期；

在D1格顯示 “距春節(jié)還有”

D1=DATEDIF(TODAY(),L3,"D")   就會(huì)動(dòng)態(tài)顯示春節(jié)還有實(shí)際的天數(shù)；

這些附加小功能使枯燥的查找工作憑添幾份樂趣。

當(dāng)然，這個(gè)功能在工作交接時(shí)也顯得更簡(jiǎn)捷。

人員流動(dòng)是現(xiàn)代社會(huì)正?，F(xiàn)象，但是，有的單位雖然換人不換崗，卻因?yàn)閾Q人后，崗位工作遲遲不能恢復(fù)正常，究其原因，就是因?yàn)槲募畔n案管理工作沒有交接好：平時(shí)都是靠記憶，而換人后，新人需要很長(zhǎng)一段時(shí)間摸索與熟悉。

現(xiàn)在可以利用電子表格，平時(shí)做好了鏈接，電子文檔甚至一些密碼、電話重要資料做好了存放、歸檔記錄。交接時(shí)，交方可以直接把此表推送給接方，就可以完成順利交接。