采購活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作的起點(diǎn)，是企業(yè)降低成本、增加利潤的重要環(huán)節(jié)。受到內(nèi)外部環(huán)境不可控因素的影響，采購活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。如果不對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)加以深入研究和控制，企業(yè)采購過程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現(xiàn)象，同時(shí)也容易出現(xiàn)積壓浪費(fèi)，更有甚者還可能出現(xiàn)包括質(zhì)量問題、交付不及時(shí)、增加成本、上當(dāng)受騙等情況。因此采購風(fēng)險(xiǎn)防范是企業(yè)經(jīng)營管理的重中之重。

01、采購風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)流程

采購風(fēng)險(xiǎn)

“采購風(fēng)險(xiǎn)”是指企業(yè)在采購過程中出現(xiàn)的采購員“暗箱操作”、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現(xiàn)象，或者出現(xiàn)采購物品積壓浪費(fèi)、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付不及時(shí)等各種意外情況，導(dǎo)致采購的實(shí)際結(jié)果與企業(yè)預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度和此偏離程度給企業(yè)帶來損失的可能性。

采購業(yè)務(wù)流程

采購作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其主要是指企業(yè)在一定的條件下，將市場上的某類產(chǎn)品或服務(wù)購買回來作為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的資源，以此來保證企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)活動(dòng)。

采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程較多，因此風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率也比較大。采購業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

采購風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別

通過分析采購流程圖，將采購活動(dòng)進(jìn)行分解，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，分析不同風(fēng)險(xiǎn)情況，將采購風(fēng)險(xiǎn)區(qū)分為業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及管理風(fēng)險(xiǎn)兩大類。

02、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

市場風(fēng)險(xiǎn)：由政府政策的變化等外因?qū)е碌氖袌鲂枨蟮确矫娴淖兓?，?dǎo)致采購活動(dòng)無法及時(shí)調(diào)整；

計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)：在指定采購計(jì)劃的過程中，由于采購人員對(duì)市場的分析不到位、對(duì)所要進(jìn)行的采購項(xiàng)目管理不科學(xué)等內(nèi)部原因，導(dǎo)致采購活動(dòng)與企業(yè)的采購目標(biāo)發(fā)生了較大的偏離；

合同風(fēng)險(xiǎn)：雙方在擬定合同的過程中合同條款模糊不清，盲目簽約；或是合同的簽訂違反法律規(guī)定，例如采購人員利用職務(wù)之便，收受賄賂，私自泄露企業(yè)的招標(biāo)信息；

意外風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商合同在實(shí)際履行過程中不按照協(xié)議，中途偏離預(yù)定的目標(biāo)，在很大程度上給企業(yè)帶來意想不到的風(fēng)險(xiǎn)；

違約風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商在交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等方面違反合同，給企業(yè)帶來損失；

采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：在制定合同條款時(shí)對(duì)采購價(jià)格的約定較模糊，最終交貨時(shí)產(chǎn)生價(jià)格爭議；

商業(yè)發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商開具的商業(yè)發(fā)票性質(zhì)及金額有誤，可能會(huì)給企業(yè)造成無法入賬審批等風(fēng)險(xiǎn)；

質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在質(zhì)量上參差不齊、濫竽充數(shù)，在貨物的規(guī)格上不按企業(yè)規(guī)定私自調(diào)整等，使所供應(yīng)的貨物無法滿足企業(yè)生產(chǎn)要求；

數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商為企業(yè)提供的貨物在數(shù)量上缺斤短兩，不能滿足企業(yè)所需數(shù)量，使企業(yè)面臨停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)；

滯銷風(fēng)險(xiǎn)：采購員進(jìn)行采購活動(dòng)的過程中，對(duì)市場的預(yù)估有誤，導(dǎo)致盲目采購，最終造成產(chǎn)品貶值滯銷；

脫銷風(fēng)險(xiǎn)：采購物品的數(shù)量不能滿足生產(chǎn)部門的實(shí)際需要，不能做到及時(shí)供應(yīng)，導(dǎo)致實(shí)際的生產(chǎn)不得不中斷；

贈(zèng)品到貨風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商承諾給企業(yè)的附贈(zèng)品不能及時(shí)到貨，導(dǎo)致企業(yè)的一系列營銷活動(dòng)不能順利開展，錯(cuò)過商機(jī)；

庫存成本風(fēng)險(xiǎn)：由于采購過程中沒有按照經(jīng)濟(jì)訂購批量來進(jìn)行采購，導(dǎo)致采購物品的數(shù)量遠(yuǎn)大于目前所需，造成庫存成本的大大增加。

03、管理風(fēng)險(xiǎn)

責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)在招聘、培訓(xùn)采購人員的過程中，首先對(duì)應(yīng)聘人員的基本信息未能切實(shí)把好關(guān)，對(duì)其能力的測試等環(huán)節(jié)也沒有做到深入細(xì)致，導(dǎo)致招聘到企業(yè)中來的采購員本身素質(zhì)、能力等各方面良莠不齊，為企業(yè)帶來法律及業(yè)務(wù)方面的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)；

腐敗風(fēng)險(xiǎn)：在員工的培訓(xùn)環(huán)節(jié)也沒有著重強(qiáng)調(diào)采購人員應(yīng)該具備的各項(xiàng)素質(zhì)及應(yīng)該遵守的紀(jì)律，給企業(yè)的營運(yùn)帶來腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

編輯

04、采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分級(jí)

采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在識(shí)別出了以上十五種采購風(fēng)險(xiǎn)之后，要開展的就是采購風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，根據(jù)國內(nèi)比較流行的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)來為十五種采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)分，將對(duì)風(fēng)險(xiǎn)威脅程度高、對(duì)公司發(fā)展危害性大、對(duì)策的可操作性較低的定為典型性采購風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行細(xì)致研究，如表1所示。

采購風(fēng)險(xiǎn)ABC分類

將以上識(shí)別出的十五種潛在采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)分表中的分?jǐn)?shù)，從高到低來進(jìn)行排序，然后按照各種采購風(fēng)險(xiǎn)所得分?jǐn)?shù)在整體上所占的比例來進(jìn)行ABC分類，確定出風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，如表2所示。

A級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成70%-80%的損失；

B級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成10%-20%的損失；

C級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成0-10%的損失。

編輯

采購風(fēng)險(xiǎn)分析

根據(jù)ABC分類的方法將潛在采購風(fēng)險(xiǎn)劃分為三個(gè)級(jí)別，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因，再細(xì)致分析這三個(gè)級(jí)別的采購風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)、信譽(yù)等方面的影響。按照這種方法來劃分風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性，如表3所示。

編輯

05、采購風(fēng)險(xiǎn)防范措施

一、建立全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

企業(yè)應(yīng)建立一套全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對(duì)采購過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和分析。這包括供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)（如信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)）、市場風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動(dòng)、供需失衡）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如原材料質(zhì)量問題）、合同風(fēng)險(xiǎn)（如條款不明確、執(zhí)行不力）等。通過定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略提供依據(jù)。

二、優(yōu)化供應(yīng)商選擇與管理

1、建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制：對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行全面考察，確保供應(yīng)商具備提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的能力。

2、建立供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)體系：定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)。

3、實(shí)施多元化供應(yīng)商策略：避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)。與關(guān)鍵供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，也有助于降低供應(yīng)中斷等風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)采購合同管理

1、確保合同條款清晰明確：采購合同應(yīng)涵蓋價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素，避免產(chǎn)生歧義。

2、加強(qiáng)合同審查：在合同簽訂前，企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同條款的合法性和合理性。

3、密切關(guān)注合同履行情況：在合同履行過程中，企業(yè)應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免合同糾紛的發(fā)生。

四、建立采購過程監(jiān)控機(jī)制

1、實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤采購活動(dòng)：對(duì)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購訂單的生成與跟蹤、供應(yīng)商交貨情況、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤。

2、及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題：通過實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正采購過程中的偏差和問題，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。

五、完善內(nèi)部控制與審計(jì)制度

1、建立健全內(nèi)部控制制度：明確采購活動(dòng)的職責(zé)分工、審批流程、監(jiān)督機(jī)制等，確保采購活動(dòng)的規(guī)范性和合法性。

2、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作：定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題和漏洞，提高采購活動(dòng)的透明度和規(guī)范性。

六、提高采購人員素質(zhì)

1、加強(qiáng)培訓(xùn)和教育：定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)培訓(xùn)，增強(qiáng)其法律觀念和職業(yè)道德水平。

2、建立激勵(lì)機(jī)制：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性和責(zé)任心。

綜上所述，采購風(fēng)險(xiǎn)防范措施需要從多個(gè)方面入手，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況制定具體的風(fēng)險(xiǎn)防范策略并嚴(yán)格執(zhí)行。