[分享]如何控制和防范采購過程的風(fēng)險(xiǎn)

采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況。采購過程包括采購計(jì)劃、采購預(yù)算、供應(yīng)商選擇、采購價(jià)格管理、合同簽訂與執(zhí)行、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算、成本核算等諸多環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)由于受各種因素的影響，存在不同的采購風(fēng)險(xiǎn)。

一.識(shí)別采購過程的7類風(fēng)險(xiǎn):

1)增支風(fēng)險(xiǎn)

  由于在采購過程中各種增加支出因素的存在，使完成一項(xiàng)采購活動(dòng)所需的最終采購支出比預(yù)期的采購支出有所增加，所以采購面臨增加支出的風(fēng)險(xiǎn)，主要原因有：

  a)采購計(jì)劃不合理：編制的采購計(jì)劃部合理，使采購過程中缺乏合理的依據(jù)，還可能致使企業(yè)為了滿足臨時(shí)性的生產(chǎn)需要而進(jìn)行緊急采購，進(jìn)而導(dǎo)致采購支出增加。

  b)預(yù)算編制不合理:采購預(yù)算編制不合理，導(dǎo)致采購實(shí)際成本超過預(yù)期的采購支出，使采購面臨著增支風(fēng)險(xiǎn)或采購過程資金短缺的風(fēng)險(xiǎn)。

  c)采購預(yù)算執(zhí)行:采購人員未按預(yù)算管理制度、流程準(zhǔn)確執(zhí)行，使得采購預(yù)算形同虛設(shè)，相關(guān)表單工具也未得到正確使用，導(dǎo)致采購面臨著增支風(fēng)險(xiǎn)。

  d)采購價(jià)格上漲:由于市場(chǎng)形式發(fā)生突變，或者對(duì)于原材料的上漲又缺乏預(yù)期，使企業(yè)采購成本突然增加，從而使企業(yè)面臨采購增支風(fēng)險(xiǎn)。

  e)采購數(shù)量增加物資管理不當(dāng)使倉庫物資發(fā)生變質(zhì)或者損壞，或生產(chǎn)需求增加等原因，導(dǎo)致企業(yè)需緊急增加采購物資的數(shù)量，從而產(chǎn)生采購增支的風(fēng)險(xiǎn)。

2)延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)

  延遲交貨時(shí)指供應(yīng)商沒有嚴(yán)格按照合同所規(guī)定的時(shí)間完成交貨任務(wù)，而是在合同規(guī)定的交貨期后一段時(shí)間才履行交貨義務(wù)。

 a)供應(yīng)商管理水平:由于供應(yīng)商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，使交貨日期遲于采購合同所要求的交貨期。

 b)原材料控制不當(dāng)：供應(yīng)商在簽訂合同之前，忘記預(yù)估、錯(cuò)誤估算或不估算原材料的狀況，如果原材料不能及時(shí)到位，就存在采購物資部能及時(shí)交付的風(fēng)險(xiǎn)。

 c)供應(yīng)商技術(shù)水平:供應(yīng)商接單之前未對(duì)技術(shù)水平進(jìn)行正確評(píng)估，在訂單生產(chǎn)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料、模具、設(shè)備不能滿足生產(chǎn)滿足生產(chǎn)的需求，造成問題無法解決而影響交貨期。

 d)物資運(yùn)輸：供應(yīng)商對(duì)物資運(yùn)輸時(shí)間估算錯(cuò)誤，或物資在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)突發(fā)事件等，都可能存在延期交貨風(fēng)險(xiǎn)。

 e)不可抗力:由于發(fā)生了供應(yīng)商無法預(yù)見、無法預(yù)防、無法避免和無法控制的事件，以致不能履行或不能如期履行合同，造成延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)。

3.質(zhì)量不符風(fēng)險(xiǎn)

  質(zhì)量不符是指供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合采購企業(yè)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)或采購合同的要求，物資質(zhì)量不符存在的風(fēng)險(xiǎn)取決于供應(yīng)商，同時(shí)也取決于企業(yè)內(nèi)部程度。

  a)供貨質(zhì)量：由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致加工產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給企業(yè)在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面造成損害。

  b)驗(yàn)收人員：物資驗(yàn)收人員對(duì)物資的質(zhì)量驗(yàn)收工作不重視，或技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)工作和基本理論知識(shí)理解不到位等情況，都有能造成物資質(zhì)量低下。

  c)驗(yàn)收工具：采購物資檢驗(yàn)儀器的操作方法不當(dāng)或檢測(cè)設(shè)備失效，引起物資質(zhì)量誤判，造成質(zhì)量部符合企業(yè)要求的風(fēng)險(xiǎn)。

  d)驗(yàn)收方法:未按規(guī)定的檢驗(yàn)流程和操作規(guī)程進(jìn)行物資檢測(cè)，使物資檢驗(yàn)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不合格品混入倉庫，造成物資質(zhì)量部不符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。

  e)驗(yàn)收標(biāo)識(shí)：對(duì)不合格的物資未進(jìn)行標(biāo)識(shí)，若物資標(biāo)識(shí)于實(shí)際不符，導(dǎo)致不合格品混入倉庫，則會(huì)造成物資質(zhì)量部符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。

4.合同風(fēng)險(xiǎn)

 合同風(fēng)險(xiǎn)是指因?yàn)楣?yīng)商于采購方的各種原因，導(dǎo)致采購合同無法正常履行，給企業(yè)造成損失的風(fēng)險(xiǎn)。影響合同風(fēng)險(xiǎn)的因素駐澳包括采購人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商的履約能力、合同的內(nèi)容等。

 a)合同知識(shí)缺乏：采購人員對(duì)采購合同和相關(guān)法律法規(guī)不熟悉，導(dǎo)致無法識(shí)別采購合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)，無法有效利用的合同條款規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

 b)合同范本亂紊:采購部所簽訂的合同未以范本為準(zhǔn)，使合同的內(nèi)容不規(guī)范、不完善、不合理，導(dǎo)致合同產(chǎn)生法律糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。

 c)合同主體:供應(yīng)商通過虛假的合同主體身份與采購人員訂立合同，或以偽造、假冒、作廢的證件作為同合同主體證明，容易造成合同無效的風(fēng)險(xiǎn)。

 d)合同條款:采購不同不合法可能被認(rèn)定無效，采購合同條款約定不明確或表述不嚴(yán)謹(jǐn)，可能影響合同履行，引發(fā)糾紛。

 e)合同更改確認(rèn):供應(yīng)商替換合同內(nèi)容或提供的合同與談判達(dá)成的內(nèi)容不一致，而雙方也未進(jìn)行確認(rèn)，這樣可能會(huì)使采購方受到較大的經(jīng)濟(jì)損失。

 f)合同履約風(fēng)險(xiǎn):未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，不能確定其是否具備履約合同義務(wù)的能力，而給企業(yè)帶來采購風(fēng)險(xiǎn)。

5.預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)

  預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)是指采購方在提前付款的情況下，出現(xiàn)終止采購?fù)丝铍y、采購質(zhì)量難保證、虛假承諾難兌現(xiàn)、采購變更難履約、攜款逃逸難追款等風(fēng)險(xiǎn)。

 a)協(xié)議約定不詳細(xì):采購物資、交貨期限、生效條件、合同變更、協(xié)議終止、違約責(zé)任等內(nèi)容約定不明確，致使出現(xiàn)采購物資難保證、采購變更難履行等風(fēng)險(xiǎn)。

 b)供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn):供應(yīng)商接受預(yù)付款后，可能會(huì)擅自變更交貨時(shí)間、降低服務(wù)質(zhì)量，不按事先約定的條款履行或不完全履行，給采購方造成損失或嚴(yán)重影響。

 c)突發(fā)事件：接受預(yù)付款的供應(yīng)商可能會(huì)由于競(jìng)爭激烈或經(jīng)營者本身管理能力不強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)不善等因素，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營困難，造成無法履約的風(fēng)險(xiǎn)。

 d)付款控制不當(dāng)：對(duì)預(yù)付款比例、金額控制不當(dāng)，增加企業(yè)的資金占用率，造成資金無法正常周轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。

 e)付款審核不嚴(yán):付款審核管理制度不完善，審核人員沒有對(duì)付款憑證進(jìn)行嚴(yán)格考核，導(dǎo)致付款出錯(cuò)或在付款時(shí)出現(xiàn)糾紛。

6.存貨風(fēng)險(xiǎn)

 企業(yè)通過采購、外協(xié)方式取得的原材料或輔料構(gòu)成了存貨，存貨是企業(yè)開始生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的物資基礎(chǔ)，企業(yè)在進(jìn)行存貨管理的過程中存在許多風(fēng)險(xiǎn)。

 a)庫存過高的風(fēng)險(xiǎn):企業(yè)庫存過高，將占用大量資金，同時(shí)需投入過多的成本對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，若管理不善則會(huì)產(chǎn)生大量的呆滯物資，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

 b)庫存過低的風(fēng)險(xiǎn):企業(yè)庫存過低，將不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，并且導(dǎo)致停工待料和延遲交貨。

 c)物資損壞變質(zhì): 物資長時(shí)間的積壓、庫存管理不善、倉庫環(huán)境不良等原因，都可能造成庫存物資的損壞，給企業(yè)帶來損失。

 d)庫存周轉(zhuǎn)過慢:庫存周轉(zhuǎn)過慢，周轉(zhuǎn)率過低，將可能造成庫存積壓，增加庫存成本。

 e)庫存價(jià)格下跌：企業(yè)庫存物資的下跌，將可能導(dǎo)致庫存價(jià)值縮水，產(chǎn)成品的價(jià)格下降，企業(yè)利潤降低的風(fēng)險(xiǎn)。

 f)庫存信息不暢：庫存信息不暢通，將導(dǎo)致庫存信息不能及時(shí)收集并錄入系統(tǒng)，造成庫存信息不正確，不對(duì)稱，影響企業(yè)的管理決策。

7.道德風(fēng)險(xiǎn)

 a)采購信息收集:采購人員為了貪圖省力，不積極收集信息，使企業(yè)不完全了解市場(chǎng)價(jià)格，難以判斷價(jià)格是否合理，導(dǎo)致采購價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格的風(fēng)險(xiǎn)。

 b)供應(yīng)商選擇：采購人員為了個(gè)人利益與供應(yīng)商合謀，并利用職權(quán)，使供應(yīng)商在供應(yīng)商篩選中處于優(yōu)勢(shì)地位，給企業(yè)采購工作帶來道德風(fēng)險(xiǎn).

 c)采購回扣:采購人員在談判議價(jià)的過程中，供應(yīng)商在帳外暗中給予采購人員回扣，而采購人員則給予供應(yīng)商在價(jià)格商的優(yōu)惠。

 d)簽訂采購合同：供應(yīng)商利用虛假名義簽訂合同或設(shè)置合同陷阱，導(dǎo)致合同無效，并且合同管理制度不健全，導(dǎo)致采購人員出現(xiàn)暗箱操作的可能。

 e)合同工履行：供應(yīng)商無故終止合同，不按照合同約定提交貨物，耽誤企業(yè)的生產(chǎn)。

二.采購過程風(fēng)險(xiǎn)防范

1)完善采購管理體系

 a)構(gòu)建科學(xué)合理的采購架構(gòu)

  按照內(nèi)控制度制衡性原則，企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面做到相互制約、互相監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)集中的權(quán)利分散化、隱蔽的權(quán)利公開化、防范職能特權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。

 b)強(qiáng)化崗位管理

  強(qiáng)化崗位管理可有效防范采購活動(dòng)中的人為道德風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)不產(chǎn)生崗位腐敗，最大限度地調(diào)動(dòng)采購人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性。

 c)完善采購管理制度

  建立科學(xué)和完善的采購管理制度，規(guī)范采購實(shí)施流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠保障采購行為在采購架構(gòu)下合理有序的進(jìn)行，同時(shí)能夠有效防范因制度執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2)實(shí)施采購過程控制

 a)采購計(jì)劃的審核:核查企業(yè)采購部的物料需求計(jì)劃、物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；核查調(diào)查預(yù)測(cè)是否偏離實(shí)際；核查計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；核查采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。

 b)合同簽訂的審核:核查簽訂經(jīng)濟(jì)合同的當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利和行為能力；核查合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求；核查合同主要條款是否完備、文字表述是否準(zhǔn)確、合同簽訂是否符合法定程序。

 c)物資驗(yàn)收的審核：核查物資驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況，是否做好物資驗(yàn)收工作和原始記錄；核查不合格的控制情況，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)措施；核查合同履行情況及違約糾紛的處理。

 d)結(jié)賬付款的審核：核查是否嚴(yán)格按照合同規(guī)定付款；核查是否按照規(guī)定的流程付款；核查付款相關(guān)憑證是否合理、合法、完整、準(zhǔn)確。

3)采購人員的管理

 為加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理，企業(yè)可以有針對(duì)性地制定和實(shí)施一些防范措施，具體措施如下：

 a)根據(jù)采購業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可制定采購業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)則、采購人員行為規(guī)范、作為采購人員的行為綱領(lǐng)性文件。

 b)要求每個(gè)采購人員都做出書面承諾，并做成公示牌在所在辦公區(qū)域進(jìn)行公示，以接受供應(yīng)商及全體員工的監(jiān)督，營造一種積極健康的工作氛圍。

 c)企業(yè)可與供應(yīng)商簽訂廉潔協(xié)議，彼此承諾共同遵守誠信道德的交易規(guī)則和行為規(guī)范，若違規(guī)，企業(yè)將對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行經(jīng)濟(jì)罰款或取消其供貨資格，從而有效制約來自供應(yīng)商的利益誘惑。

 d)對(duì)關(guān)鍵崗位的采購人員實(shí)行不定期的崗位輪換，防范潛規(guī)則和小團(tuán)體或個(gè)人利益鏈的滋生于泛濫。