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SAP后續(xù)借記、后續(xù)貸記、貸方憑證的應用介紹

 ERP文庫 2023-05-03 發(fā)布于廣東

SAP-MM模塊中發(fā)票校驗MIRO,對于做采購或財務相關的用戶應該非常熟悉,可能每天需要進行這業(yè)務操作處理,但是在發(fā)票校驗的系統界面中,有三個使用不是很頻繁的功能如下圖紅色框)

對于這三業(yè)務功能曾聽有些用戶抱怨SAP怎么那么麻煩啊,不就是補償或扣供應商的錢嘛,我們之前用某ERP系統都是財務直接在總賬做一筆賬就完了,當然SAP也可以這么做,但那不是規(guī)范的流程,對于SAP為何要設計這樣業(yè)務流程來處理這類業(yè)務,不是一兩句話可以向用戶解析清楚,需要結合SAP系統特點、設計這業(yè)務流程的目的來解析說明。

下面先了解下這功能的業(yè)務背景,根據會計準則存貨成本應包括采購成本、加工成本和其他成本,購入存貨的成本,通常包括購買價款,相關稅費、運雜費、運輸途中合理損耗、入庫前的挑選整理費用以及其他可歸屬于采購成本的費用。

SAP是高度集成的系統,業(yè)務流程也以嚴謹規(guī)范著稱為規(guī)范處理會計準則規(guī)定的采購相關記賬要求,它把采購模塊和財務模塊的業(yè)務進行集成處理,一為實現自動記賬,二為減少記錯賬幾率,讓即使不是很熟悉會計業(yè)務操作人員,也能很好的處理這類記賬業(yè)務,當然這種高度集成也不是沒有缺點,它要求前端的業(yè)務非常規(guī)范,不然出現問題財務賬調整也非常麻煩,沒國內一些ERP軟件靈活。

回到上面處理采購的交貨成本來說,實際業(yè)務中這交貨成本有些是可以計劃的,有些根本無法計劃的,對可計劃交貨成本過賬,SAP通過采購訂單中定價的條件類型來自動記賬,而對于無法計劃的交貨成本它設計了后續(xù)借記、后續(xù)貸記、貸方憑證業(yè)務流程來規(guī)范處理,這樣可以確保采購訂單相關的追加或減少的成本過賬到正確會計科目。

下面針對上面提到發(fā)票校驗中的后續(xù)借記、后續(xù)貸記、貸方憑證三個功能用途,根據我的理解做下基本介紹,這方面實際操作和配置需要結合實際業(yè)務,每個公司可能不太一樣,下面通過例子來說明這三功能點的用法,希望對大家有點幫助!

用場景及系統操作說明

1.后續(xù)借記應用場景

后續(xù)借記一般應用已完成了發(fā)票校驗入賬,但后來因為一些原因需補償一些錢給供應商,這種業(yè)務場景就可以使用后續(xù)借記來進行處理,后續(xù)借記只是增加對供應商的應付款,并不會沖銷采購訂單已開發(fā)票的數量。

舉例說明系統操作流程:

公司2800向供應商采購100個料號為ROH-S001的商品,采購訂單為:4500017488,已完成收貨或發(fā)票校驗,收貨憑證為5000000224,發(fā)票校驗憑證為5105609103但后來供應商發(fā)現發(fā)票的金額了100元,經過協商公司同意補付100供應商

未做后續(xù)借記采購訂單相關的憑證流如下

查看采購訂單歷史(ME23N)。

上圖發(fā)票收據對應的數量100,下面需要注意下這值是否有變化

下面參考這采購訂單做后續(xù)借記給供應商補償100元。

TCODE:MIRO

操作說明:

1.業(yè)務處理選擇后續(xù)借記

2.輸入發(fā)票日期和過賬日期

3.輸入參考采購訂單

4.輸入補償給供應商的金額

5.輸入補償給供應商的金額(含稅金額)

6.輸入數量(默認為訂單的數量),后續(xù)借記中這個數量輸入多少不會影響采購中已開票訂單的數量,但如果使用移動平均價可以影響記賬的方式。

7.假如這筆錢需要補償給不是采購訂單的供應商,而是其它合作供應商,可以點擊【細節(jié)】頁簽,進入如下界面,輸入其它供應商代碼。


輸入完成以上,點擊保存即可。

做完后續(xù)借記采購訂單的憑證流如下

查看采購訂單歷史(ME23N

上圖可以看到發(fā)票收據對應的數量仍為100和做后續(xù)借記前一樣,但多了一筆后續(xù)記憑證。

上圖5105609104為后續(xù)借記憑證,點擊它查看對應的會計憑證:

備注說明:

1.如果這物料使用標準價,那么這筆補償金額全部被到原材料成本差異科目,

2.如果這物料使用移動平均價,可能會出現如下的記賬

情況1:實際庫存>=輸入數量,差異都會進入物料庫存科目。

情況2:如果庫存不足,比如庫存只有50個,但后續(xù)借記數量輸入100,那么這差異金額{庫存數量:(輸入數量-庫存數量)}的比例進行分攤按此比例50塊記賬到物料庫存科目,另外50元記賬到材料成本差異科目比如如下).


2.后續(xù)貸記應用場景

后續(xù)一般應用在已完成了發(fā)票校驗入賬,但后來因為一些原因供應退回一些錢這種業(yè)務場景就可以使用后續(xù)記來進行處理,后續(xù)貸記只是減少供應商的應付款,并不沖銷采購訂單已開發(fā)票的數量。

舉例說明系統操作:

公司2800向供應商采購100個料號為ROH-S001的商品,采購訂單為:4500017489,已完成收貨或發(fā)票校驗入賬,收貨憑證為5000000225,發(fā)票校驗憑證為5105609105,但后來使用中發(fā)現這批產品有點瑕疵,不影響正常使用,經過和供應商協商處理結果:不退不換,但供應商同意退200元作為補償。

未做后續(xù)貸記的采購訂單相關的憑證流如下:

查看采購訂單歷史(ME23N)。

上圖發(fā)票收據對應的數量100,下面需要注意下這值是否有變化。

下面參考這采購訂單做后續(xù)

TCODE:MIRO

操作說明:

1.業(yè)務處理選擇后續(xù)貸記

2.輸入發(fā)票日期和過賬日期

3.輸入參考采購訂單

4.輸入供應商退回的金額

5.輸入供應商退回的金額(含稅金額)

6.數量默認為訂單的數量,后續(xù)貸記中這個數量不會沖銷已開票訂單數量,但如果使用移動平均價可以影響記賬的方式。

輸入完成以上,點擊保存即可。

做完后續(xù)采購訂單的憑證流如下

查看采購訂單歷史(ME23N

這里注意的是:后續(xù)貸記5105609106沖銷了發(fā)票金額200,但發(fā)票收據對應的數量和做后續(xù)貸記前一樣沒有變化仍為100,表示這采購訂單已做完發(fā)票校驗,不能再參照此采購訂單做發(fā)票校驗了。

上圖5105609106為后續(xù)貸記憑證,點擊它查看對應的會計憑證:

備注說明:

1.如果這物料使用標準價,那么這筆差異金額全部被記到原材料成本差異科目,

2.如果這物料使用移動平均價,可能會出現如下的記賬:

情況1:實際庫存>=輸入數量,差異都會進入物料庫存科目。

情況2:如果庫存不足,比如庫存只有50個,但后續(xù)貸記數量輸入100,那么這200塊退回金額按{庫存數量:(輸入數量-庫存數量)}的比例進行分攤,按此比例100塊記賬到物料庫存科目,另外100元記賬到材料成本差異科目(比如如下).

3.貸方憑證應用場景

貸方憑證一般應用在已完成了發(fā)票校驗入賬,但后來發(fā)現發(fā)票有誤,需要沖銷發(fā)票的部分金額和已開票的訂單數量,這種業(yè)務場景就可以使用貸方憑證來進行處理,貸方憑證不但沖銷對供應商的應付款,還沖銷了采購訂單已開發(fā)票的數量,未來還可以參照此采購訂單重新開發(fā)票.

舉例說明系統操作:

公司2800向供應商采購100個料號為ROH-S001的商品,采購訂單為:4500017496,已完成部分收貨50個,收貨憑證為5000000233,但發(fā)票校驗做了全部,憑證為5105609116,后來發(fā)現這問題,需要沖銷掉50個的發(fā)票金額和50個已開發(fā)發(fā)票的訂單數量.

此采購訂單相關的憑證流如下:

查看采購訂單歷史(ME23N)。

上圖可以看到

GR:收貨50個,入賬金額500

IR-L:發(fā)票校驗100個,入賬金額1000 (把未收貨部分也全部做了)

發(fā)票收據:數量100,金額1000

為了糾正錯誤,需要沖銷發(fā)票收據的數量50個和對應金額500,下面通過貸方憑證完成此業(yè)務。

操作說明:

1.業(yè)務處理選擇貸方憑證

2.輸入發(fā)票日期和過賬日期

3.輸入參考采購訂單

4.輸入沖銷的金額

5.輸入沖銷的金額(含稅金額)

6.輸入沖銷的數量,貸方憑證中輸入的這個數量會沖銷已開票訂單的數量。

完成貸方憑證后,再查看下此采購訂單相關的憑證流如下:

查看采購訂單歷史(ME23N)。

上圖可以看到貸方憑證5105609117的數量和金額是負數,再看發(fā)票收據對應的數量和金額變成50和500。這里注意下和后續(xù)貸記的差異,貸方憑證不但沖銷了發(fā)票金額,而且還沖銷已開發(fā)票訂單數量,后續(xù)貸記只能沖銷金額,不能沖銷已開發(fā)票的數量。

假如后續(xù)此采購訂單的剩余貨物交貨后,同時供應商送來另外一張發(fā)票,數量為50,金額為500,那么這時候仍可以參照采購訂單4500017496做發(fā)票校驗(比如如下)

操作說明:

1.業(yè)務處理選擇發(fā)票

2.輸入發(fā)票日期和過賬日期

3.輸入參考采購訂單

4.輸入采購訂單已收貨未做發(fā)票金額

5.輸入發(fā)票金額(含稅金額)

6.輸入采購訂單收貨做發(fā)票的數量

收入完成后點擊保存,生產發(fā)票校驗憑證:5105609118

這時候再查看下此采購訂單相關的憑證流如下:

查看采購訂單歷史(ME23N)。

上圖可以看到發(fā)票校驗憑證5105609118的數量和金額為50和500,這發(fā)票收據對應的數量和金額為100和1000.

特別聲明:以上純屬個人學習SAP的心得體會,不代表SAP官方和其它任何公司,僅可作為學習SAP參考,文中操作演示截圖來源于SAP軟件,相應著作權歸SAP公司所有。

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