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檔案是在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。機關(guān)單位在履行工作職能，開展業(yè)務(wù)活動的過程中形成的各種記錄，是檔案的基礎(chǔ)來源，將各部門形成的文件材料，收集好、規(guī)范好才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員如何整理檔案呢？ 嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，整理的是未經(jīng)歸檔的文件材料，運轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，才能形成歸檔文件，也就是檔案了。 本文針對文書檔案的收集、整理、歸檔的過程進行簡要概述。 1.什么是文件材料？ 機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。通俗的說，文件材料即“文件”和“材料”，正式行文的即“文件”，未正式行文的即“材料”。按照《黨政機關(guān)公文格式》標準行文的為正式行文的文件，無文件頭的報表、合同、協(xié)議、介紹信、花名冊等為材料。2.哪些文件材料需要歸檔？ （1）辦理完畢的文件材料 ①文件材料運轉(zhuǎn)完畢，一般發(fā)文為文件發(fā)出即完成，收文為文件收到即完成；（2）須是應(yīng)保存的文件材料 要符合“8號令”的歸檔范圍的要求，該存的存，不該存的不存。3.收集工作有哪些要求？ （1）齊全完整，符合長久保管質(zhì)量要求 ①歸檔的文件材料要在種類、份數(shù)、頁數(shù)等方面保持齊全完整；②紙張、墨跡等制成材料要有利于長期保存，不變質(zhì)，不脫落。（2）歸檔的文件材料需要精煉準確，反映立檔單位主要職能 （3）做好監(jiān)督和指導(dǎo)工作 （4）及時移交應(yīng)歸檔文件材料 ①辦公室把好發(fā)文關(guān)，凡簽發(fā)文件做好發(fā)文登記、用印登記，并預(yù)歸檔；同時，收集好各種“非正式”的文件資料。②單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人、辦公室、具辦人員收到來文，運轉(zhuǎn)完畢及時交由辦公室預(yù)歸檔；③調(diào)研、參觀、培訓(xùn)等活動結(jié)束后，如需經(jīng)費報賬，需將相關(guān)材料上交后方可報賬。
圖為收集后待整理規(guī)范的文件材料
收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文、復(fù)印件、打印件等）都要歸檔。需對照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。1.機關(guān)文件材料的歸檔范圍 （1）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（4）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。2.機關(guān)文件材料的不歸檔范圍 （1）上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。 （2）本機關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。 （3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。 （4）下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。
文書檔案是需要按年度進行分類整理的,如果本單位的檔案有若干年沒有進行過規(guī)范化整理了,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,把同一個年度的文件材料放在一起。整理的過程中注意以下幾點： （1）一般以文件形成日期來確定“年度”，文件形成日期一般指文件的落款時間； （2）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；（4）幾份文件作為一件時（轉(zhuǎn)發(fā)文）,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。
1.正確認識“件” ②文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；⑦報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；⑨會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；⑩來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單、發(fā)文稿紙、底稿的，文件處理單、發(fā)文稿紙、底稿與相關(guān)文件為一件。2.“件”內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3.歸檔文件之間先后順序的原則 ①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。 ②歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。 ③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 ④會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 4.歸檔文件之間先后順序的建議方案 以縣級某單位為例，歸檔文件排列的先后順序 （1）本單位材料 1.1本單位會議記錄（黨組、委辦局辦公會議等）、會議紀要1.2.1有文號的，按發(fā)文機關(guān)代字，文件順序號先后排列如：縣委全宗的，太〔20××〕1～N號、太發(fā)〔20××〕1～N號、辦〔20××〕1～N號、太辦發(fā)〔20××〕1～N號、太辦秘〔20××〕1～N號……縣組織部全宗的，太組〔20××〕1～N號、太組字〔20××〕1～N號、太組通〔20××〕1～N號、太組干任〔20××〕1～N號、太組干退〔20××〕1～N號、太組干函〔20××〕1～N號原則上，本單位發(fā)文字號按照重要程度進行排序，最重要的字號排在第一位，其他次之。1.2.2無文號的，按文件文頭和發(fā)文日期先后排列如：計劃、總結(jié)、審批、房產(chǎn)（合同、協(xié)議）、預(yù)算、人事調(diào)動（介紹信、函）、花名單（冊）、采購（招標采購文件、合同、驗收）、活動材料（黨建、文明創(chuàng)建等）、報表（各種類型的月報、季報、年報）、上報材料等（2）本級材料（縣） 2.1本級紅頭文件（縣委、縣政府、縣委組織部、縣其他單位）2.2本級白頭材料（縣委、縣政府、縣委組織部、縣其他單位）（3）上級材料（市） 3.1紅頭文件（市委、市政府、市對口單位、市其他單位）3.2白頭材料（市委、市政府、市對口單位、市其他單位）（4）上級材料（?。?/span> 4.1紅頭文件（省委、省政府、省對口單位、省其他單位）4.2白頭材料（省委、省政府、省對口單位、省其他單位）（5）上級材料（中央） 5.1紅頭文件（國務(wù)院、部委對口單位、其他單位）5.2白頭材料（國務(wù)院、部委對口單位、其他單位）
（1）以“件”為單位編制頁碼，即一件一個流水號； （2）以有效內(nèi)容的頁面為檔案頁，逐頁編制頁碼，分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不壓蓋檔案內(nèi)容； （3）編制的頁碼一般距離垂直或水平頂邊1CM處； （4）文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變，如有新增加頁、減少頁、重復(fù)頁等情況，需要全部重新編制； （5）書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響，一般采用硬度較小的鉛筆編制； （6）編頁同時破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。 · 檔案的頁碼編制有什么要求？
檔號是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。檔號章，是通過固定的印模，將檔號的重要組成項在印模中予以體現(xiàn)。歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。1.檔號章的填寫要求 ④要用碳素墨水的筆填寫，不可用紅、藍墨水、圓珠筆、鉛筆等不規(guī)范用筆。2.檔號項的編制及填寫要求 ①全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T 13-2022編制。如×××縣××局是J002，在歸檔章上如實填寫J002，也可以直接刻在歸檔章上面。②年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字數(shù)填寫歸檔年度，不得省略，如2002不得填為02。③保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。④件號：是各單位將歸檔文件在分類體系的最低一級類目內(nèi)的排列順序號，要按歸檔文件排列好的順序從“1”開始編起、標注，不得重號、漏號。如采用：“年度—保管期限”（兩級分類法），件號就是在同一年度內(nèi)按3個保管期限分別編3個流水號。如：2010年×××局的歸檔文件的件號為 永久：1、2、3、4、5……n---(從1編到n) 30年：1、2、3、4、5……m---(從1編到m) 10年：1、2、3、4、5……p---(從1編到p) 如采用:“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”（三級分類法）的單位，每年每個機構(gòu)（問題）都要按3個保管期限分別編3個流水號。 ⑥機構(gòu)（問題）是選擇項，采用2級分類方案的單位不用填寫，采用3級分類方案的單位，應(yīng)嚴格按照制定好了的分類方案中的類目（機構(gòu)或問題）名稱準確填寫，如果名稱太長可采用通用規(guī)范的簡稱，不可濫用，要在分類方案中有注明。· 歸檔文件檔號章的蓋印有哪些要求 · 文書檔案的檔號章 歸檔章 歸檔文件的檔號章填寫有什么要求 
編制檔案目錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫 以“件”為保管單位的文書檔案，應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。目錄編制應(yīng)準確、詳細，便于檢索。歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。（2）檔號：檔號按照相關(guān)規(guī)則編制，如文書檔案檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“J015-WS·2010-Y-BGS-0001”。（3）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。（4）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。 （5）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。（6）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。（7）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。（8）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。編制檔案目錄推薦由系統(tǒng)生成進行編制，使用檔案管理系統(tǒng)進行管理檔案，通過著錄目錄數(shù)據(jù)，生成檔案目錄。
歸檔文件一般以“件”為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。1.裝訂前需進行必要的修整 （1）修裱破損紙張； （2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件； （3）超大紙張折疊； （4）去除全部易銹蝕的金屬物。 2.裝訂的方法 歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。 （1）頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂。 直角裝訂自歸檔文件上邊、側(cè)邊各 2 cm 處入針，在上方環(huán)繞后再在側(cè)面環(huán)繞（或在側(cè)方環(huán)繞再在上方環(huán)繞），再在上方（或側(cè)方）繞半圈后與入針線頭打結(jié)。打結(jié)可以選擇在上方（側(cè)方），也可以選擇在入針處。縫線與歸檔文件結(jié)合緊密的，也可以不打結(jié)，但入針、出針處應(yīng)保留 1.5 cm 左右的線頭。（2）文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。 三孔之間的距離，豎版文件以 8cm~10cm 為宜，橫版文件以 6 cm~8cm 為宜。三孔與左側(cè)邊距不低于 1.5cm。穿線時，先將裝訂線對折，將兩個繩頭并齊后從文件材料的背面穿入中間孔洞，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中間孔處打結(jié)。三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留 1.5 cm 左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實。
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。1.裝盒的具體要求 ①不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；②不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；③分機構(gòu)（問題）時,不同（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些（問題）形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時，也不宜將其混裝入其他檔案盒,而應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決。2.裝盒時應(yīng)注意以下問題 ②應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒（一般采用4CM文書檔案），盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒。③檔案盒只是歸檔文件的裝具,不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi),只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。
歸檔文件整理完畢裝盒后，要進行上架排列，上架排列方法應(yīng)與分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。
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