歸檔文件整理五十問(wèn)

月斜窗紙 2011-08-25

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歸檔文件整理五十問(wèn)
　　歸檔文件整理五十問(wèn)
1、如何保存文件正本與不同稿本？
同一文件除正本外，在撰寫(xiě)、印刷過(guò)程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、定稿等，也可能需要留存。一般來(lái)說(shuō)，文件的正本與定稿為一件，但定稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。對(duì)于只需保留定稿和正本的文件來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)打印的定稿，如與正本一樣，即領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)口頭修改而沒(méi)有筆頭修改的，可以只保存正本和發(fā)文稿紙，不必再保存定稿，以避免重復(fù)。

　　2、如何保存正文與附件？

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。對(duì)于一些非本單位形成、卻是正文的必要補(bǔ)充的文件，例如，具有審批權(quán)力的部門(mén)，在審批項(xiàng)目時(shí)需要申報(bào)單位上報(bào)的資格證明、單位情況介紹等復(fù)印件，這些材料是做出審批決定的依據(jù)，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計(jì)劃部門(mén)申報(bào)項(xiàng)目的文件，往往帶有包括項(xiàng)目說(shuō)明、論證材料、計(jì)劃書(shū)、相關(guān)財(cái)務(wù)文件等在內(nèi)的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案里已經(jīng)保存了，但由于比較分散，也可以作為申報(bào)文件的附件，以便于今后利用。

　　3、如何保存正文與文件處理單？

　　文書(shū)處理較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

　　4、什么是需要復(fù)制的文件？

　　對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

　　5、怎樣保存轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文？

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。

　　6、怎樣保存組織關(guān)系介紹信、各種審批表等文件？

　　組織關(guān)系介紹信、各種審批表(離退休審批表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)審批表)等內(nèi)容都相對(duì)完整，各單位可根據(jù)本單位情況保存。如果數(shù)量少，可以一份作為一件。如果數(shù)量多，可以幾份文件作為一件，但要有一定的規(guī)律，例如文件產(chǎn)生月份相同的作為一件，或單位性質(zhì)相似的作為一件。需要注意的是，如果多份文件作為一件保存，在填寫(xiě)文件題名時(shí)除填寫(xiě)文件名稱如組織組織關(guān)系介紹信、離退休審批表外，必須加注“[ ]”，在“[ ]”內(nèi)逐個(gè)揭示文件所涉及到的人員姓名、單位名稱，以便計(jì)算機(jī)能夠直接檢索。

　　7、怎樣保存來(lái)文與復(fù)文？

　　“來(lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等，根據(jù)檢索需要的不同，如果來(lái)文和復(fù)文產(chǎn)生在同一年，可以作為一件。如果來(lái)文與復(fù)文產(chǎn)生在不同年度，也可以分別各作為一件，故《細(xì)則》中采用“可為一件”的表述方式。需要注意的是，來(lái)文與復(fù)文“為一件”時(shí)實(shí)體上要裝訂在一起，填寫(xiě)文件題名時(shí)要把兩個(gè)文件一起注明。

　　8、什么樣的文件需要修裱？

　　歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料被損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ)；托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是；由于《細(xì)則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時(shí)修裱的一些工作內(nèi)容已無(wú)意義，例如為方便裝訂成卷而對(duì)裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過(guò)小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無(wú)需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。

　　9、如何判斷字跡材料的耐久性？

　　復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，加純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對(duì)字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問(wèn)題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少?gòu)?fù)印件粘連的機(jī)率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)櫻

　　10、怎樣折疊超大紙？

　　《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文用紙幅面規(guī)格都有明確規(guī)定，即A4型。實(shí)際工作中，某些特殊形式的文件，如報(bào)表、圖樣等，紙張幅面大于上述兩種規(guī)格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計(jì)的，為方便將來(lái)文件裝盒，就需要對(duì)超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

　　11、裝訂時(shí)是否必須去除金屬裝訂物？

　　是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來(lái)說(shuō)，由于氣候比較干燥，機(jī)關(guān)檔案室在具備較好庫(kù)房條件的情況下，對(duì)不需要移交進(jìn)館的檔案可以不拆釘。此外，對(duì)于裝打成冊(cè)不便拆釘?shù)目?、?shū)籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆訂會(huì)嚴(yán)重?fù)p害原貌，此時(shí)可不再拆訂重裝。但對(duì)于需要永久保存的歸檔文件來(lái)說(shuō)，必須去除易銹蝕的金屬物，，如訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等，以避免對(duì)檔案潛在的危害。因?yàn)檫@些金屬物其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。

　　12、一件文件如何確定排列順序？

　　《細(xì)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件，因此裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。一般來(lái)說(shuō)順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。漢文本在前，少數(shù)民放文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。文件處理單和發(fā)文稿紙可放在正本的后面。

　　13、裝訂時(shí)怎樣對(duì)齊？

　　裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

　　14、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品？

　　對(duì)于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細(xì)則》中并未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，只提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。這是因?yàn)榧难b訂有許多可能的方式和用品，在沒(méi)有明顯優(yōu)劣的情況下，簡(jiǎn)單地加以規(guī)定，反而會(huì)限制機(jī)關(guān)檔案室的選擇。具體選擇時(shí)應(yīng)考慮到以下要求：（1）符合檔案保護(hù)的要求。裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。(2)選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，應(yīng)保持裝訂方式的統(tǒng)一，以確保檔案的安全。下面簡(jiǎn)要介紹幾種方法，供各單位選擇。

　　15、什么是線裝法？

　　線裝法。從檔案保護(hù)的角度講，線裝無(wú)疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級(jí)整理?，F(xiàn)有的常見(jiàn)做法是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊，但這種方式存在針腳過(guò)密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷的問(wèn)題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。此外也有在文件左上角或在側(cè)穿針打結(jié)的，但操作比較繁瑣，一般不采用。

　　16、什么是變形材料裝訂法？

　　此方法比較簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，同時(shí)考慮檔案室?guī)旆康谋９軛l件；塑料制品則必須有足夠強(qiáng)度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

　　17、為何不選用其它方法？

　　粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時(shí)不能拆除的缺點(diǎn)，材料的可靠性也有待進(jìn)一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對(duì)文件的破壞性比較強(qiáng)，所以一般不采用。

　　18、如何理解”來(lái)文與復(fù)文可為一件”？

　　來(lái)文和復(fù)文從嚴(yán)格意義上講完全是兩個(gè)不同的責(zé)任者產(chǎn)生在兩個(gè)單位的兩個(gè)獨(dú)立文件，應(yīng)該是各為一件，但由于內(nèi)容所指的問(wèn)題相同，又存在著因果的邏輯關(guān)系，特別是在利用時(shí)往往需要相互印證。在歸檔文件整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現(xiàn)，而需要重新界定的“件”，只是為了方使整理和利用的需要采用的一種補(bǔ)充形式。實(shí)際操作中，界定“件”，既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡(jiǎn)化整理與便于檢索。例如，各單位在實(shí)際工作中經(jīng)常產(chǎn)生向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告和平行機(jī)關(guān)的協(xié)商函件，這些文件發(fā)出后往往難以確定這些機(jī)關(guān)是否復(fù)文或復(fù)文的時(shí)間，因此，外機(jī)關(guān)的來(lái)文與本機(jī)關(guān)的復(fù)文作為一件，本機(jī)關(guān)向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件，這就是對(duì)《細(xì)則》精神的一種很好的掌握。

　　19、是否可以將同一事由的若干文件作為一份主要文件的附件來(lái)處理？

　　不能。這種做法雖然使整理工作簡(jiǎn)化了，但卻給將來(lái)的檢索利用設(shè)置了障礙。例如，將某下屬單位申請(qǐng)某項(xiàng)專業(yè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門(mén)的經(jīng)辦過(guò)程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果將來(lái)利用者只想查看關(guān)于這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應(yīng)該避免。

　　20、怎樣選用適合本單位的分類方法？

　　《細(xì)則》推薦使用“年度－保管期限”或“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”，各單位可根據(jù)本單位實(shí)際情況，選用其中的一種。一般來(lái)說(shuō)，在文件形成量較大、科室設(shè)置較多的機(jī)關(guān)，文件一般由各文書(shū)處理部門(mén)分工整理歸檔，宜選用“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”分類法。文件形成量相對(duì)較少、科室設(shè)置較少的機(jī)關(guān)，一般宜采用“年度－保管期限”分類法。

　　21、怎樣理解“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”？

　　“年度一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)一保管期限“分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類，再在組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。采用此種分類方法，在庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫(kù)房管理非常方便。同時(shí)，可將一個(gè)年度內(nèi)同一機(jī)構(gòu)形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實(shí)體查閱。此方法適用于推行部門(mén)整理歸檔的機(jī)關(guān)單位。

　　此時(shí)分類方案為：

　　年度機(jī)構(gòu) 保管期限件號(hào)

　　1995年辦公室永久 1、2、3……

　　長(zhǎng)期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　業(yè)務(wù)一處永久 1、2、3……

　　長(zhǎng)期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。在分類時(shí)，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來(lái)在檔案案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對(duì)此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時(shí)的方便。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　　28、為什么排列時(shí)要遵循事由原則？

　　事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等。通過(guò)界定“事由”，使密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對(duì)集中；可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級(jí)類目?jī)?nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。事由的界定可以有較大的靈活性。由于事由的概念既簡(jiǎn)單又靈活。一件具體的事、一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等都可以看作一個(gè)事由，所以以事由為單位排列歸檔文件，既順應(yīng)工作活動(dòng)的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，滿足了利用的需要，例如：請(qǐng)示或報(bào)告，批復(fù)收到后，就可視為事由辦理完畢；一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可以視為一個(gè)事由；一項(xiàng)工作如果辦理時(shí)間長(zhǎng)需要跨年度，為了及時(shí)歸檔，也可以按不同階段分為幾個(gè)事由；一次會(huì)議，也可以分為籌備、開(kāi)幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由。事由的具體劃分尺度，由整理者根據(jù)辦理時(shí)間的長(zhǎng)短、形成文件的數(shù)量以及文書(shū)處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。按公文辦理過(guò)程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。文件間在同一具體事件上的這種有機(jī)聯(lián)系，對(duì)充分體現(xiàn)文件的價(jià)值，尤其是憑證價(jià)值是十分必要的；而這種有機(jī)的歷史聯(lián)系是現(xiàn)有條件下任何人工智能都無(wú)法模擬的。如果不是人為在文件形成過(guò)程中加以記錄或描述，或在信息整序過(guò)程中加以處理（將同一事由的文件排列在一起），那么隨著時(shí)間的推移，這種歷史聯(lián)系就根本不可能保持住或檢索出來(lái)。從實(shí)際工作著，歸檔文件的排列，直接影響到目錄檢索和實(shí)體存取工作。

　　29、怎樣理解最低一級(jí)類目？

　　《細(xì)則》中規(guī)定：“在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。”這里的“最低一級(jí)類目”，是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類目，例如按照“年度一機(jī)構(gòu)一保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級(jí)類目。

　　30、如何排列文件？

　　排列的實(shí)際操作可分為兩步，即先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。

　　31、同一事由內(nèi)歸檔文件如何排列？

　　同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法是按文件形成時(shí)間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需要。例如，如果將有關(guān)某干部的處分決定、該干部的自述材和本局的調(diào)查材料、本局要求公安機(jī)關(guān)協(xié)助的函、群眾舉報(bào)信、局長(zhǎng)辦公會(huì)的會(huì)議記錄、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該案的批示等等，既不按案件處理過(guò)程(時(shí)間)順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只是一種非常隨意的放置，這種放置看不到事情的處理過(guò)程，不利于檔案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起時(shí)，必須體現(xiàn)時(shí)間或重要程度等順序。

　　43、是否可以以每盒為單位流水編制件號(hào)？

　　不可以?！都?xì)則》規(guī)定，室編件號(hào)應(yīng)在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)流水編制，這樣既能使編制方法自然、簡(jiǎn)單，也便于進(jìn)行類內(nèi)歸檔文件數(shù)量統(tǒng)計(jì)等工作。先編盒號(hào)再編流水件號(hào)的做法，使得件號(hào)必須與盒號(hào)配合才能實(shí)現(xiàn)文件調(diào)用后的歸位。這樣，既增加了編號(hào)層次，又增加了檢索層次。而增加這些步驟對(duì)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效檢索完全是多余的，完全違背了文書(shū)立卷改革“簡(jiǎn)化、高效”的原則，因此《細(xì)則》將其排除在外。

　　44、成套文件是否也需要逐一填寫(xiě)歸檔文件目錄？

　　是的。會(huì)議文件、報(bào)表、刊物等成套文件也必須和其他歸檔文件一樣逐一填寫(xiě)歸檔文件目錄。因?yàn)槌商孜募彩侵鸺由w歸檔章的，因此按照編目原則，填寫(xiě)歸檔文件目錄時(shí)也必須逐一填寫(xiě)。具體編目時(shí)，由于成套文件的題名大都相似，難以準(zhǔn)確揭示具體文件的內(nèi)容，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重?cái)M標(biāo)題，加括號(hào)附于原標(biāo)題后，以方便檔案的查找利用。例如，“XX工作會(huì)議文件之一”后應(yīng)加上“XXX同志在會(huì)議開(kāi)幕式上的講話”字樣。又如：“簡(jiǎn)報(bào)第三期”后應(yīng)加入“關(guān)于XXX活動(dòng)情況的報(bào)道”字樣。

　　45、歸檔文件目錄除集中裝訂成冊(cè)外，還需要分別在檔案盒中放置嗎？

　　按照《細(xì)則》的制定思想：檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，而不再是一級(jí)整理單位。提供利用時(shí)，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號(hào)找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實(shí)體。由此可見(jiàn)，在每盒內(nèi)設(shè)置“卷內(nèi)文件目錄”，對(duì)檢索并無(wú)意義，因此，《細(xì)則》沒(méi)有要求在盒內(nèi)放置目錄。但如果認(rèn)為管理時(shí)確有必要，也可由機(jī)關(guān)自行規(guī)定。

　　46、歸檔文件目錄采用橫式還是豎式？

　　兩種都可以?！都?xì)則》條文中只規(guī)定了歸檔文件目錄的樣式，附圖也只是示意圖，沒(méi)有規(guī)定各欄目的詳細(xì)尺寸，也沒(méi)有規(guī)定橫式或豎式。歸檔文件目錄的具體格式，各機(jī)關(guān)單位可以根據(jù)需要，在一般格式的基礎(chǔ)上自行確定。只要?dú)w檔文件目錄真實(shí)反映歸檔文件本身的原貌，目錄欄目齊全，填寫(xiě)規(guī)范，其形式是橫式還是豎式都是可以的。同一立檔單位的目錄格式應(yīng)保持一致，不要隨意更改，以保持美觀，并便于使用。

　　47、編制歸檔文件目錄時(shí)，對(duì)項(xiàng)目中的責(zé)任者如何掌握，如何體現(xiàn)承辦部門(mén)？

　　責(zé)任者是文件的署名者，但實(shí)際工作中有些由業(yè)務(wù)部門(mén)起草承辦的文件是以機(jī)關(guān)名義或辦公室的名義發(fā)出的，實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理歸檔文件的單位，這些文件發(fā)出后，存檔的文件往往就退回到承辦部門(mén)整理歸檔，承辦部門(mén)在整理歸檔文件時(shí)也習(xí)慣在“責(zé)任者”一欄填入承辦部門(mén)的名稱，這種做法是不正確的。如果需要將承辦部門(mén)作為文件的檢等情況，增加檔案提供利盡的困難。實(shí)際操作時(shí)，必須檢索依據(jù)，那么在分類的機(jī)構(gòu)項(xiàng)上就能體現(xiàn)出來(lái)，因此責(zé)任者必須是文件的署名者，而不是承辦者。

　　48、裝盒的具體要求？

　　裝盒時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒中。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度寫(xiě)成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)放入歸檔的年度中。(2)不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(3)分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔材料不應(yīng)放入同一檔案盒。即使形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其它檔案盒，而應(yīng)選用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。

　　49、裝盒應(yīng)注意的問(wèn)題？

　　(1)應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲變形受損。有時(shí)某個(gè)類目的最后幾件文件不夠裝滿一個(gè)檔案盒，應(yīng)選用較薄的檔案盒。(2)檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒。

　　50、怎樣編制盒號(hào)？

　　盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，歷年大流水編號(hào)，以4位數(shù)為限幾年一斷號(hào)。

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來(lái)自：月斜窗紙 > 《行業(yè)知識(shí)》

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