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上次介紹了《小強升職記》的前三個部分，今天接著說后面的。因為工作性質(zhì)的不同，每個人的清單系統(tǒng)可能會有所區(qū)別。這一章介紹了四種清單管理系統(tǒng)：便利貼先生、郵件達人、交際草和掌柜的。看到這個，會想起很多年前很火的一部偶像劇《便利貼女孩》，里面的女主對事情來者不拒，什么都記錄在便利貼上。便利貼先生也是如此。那么，便利貼先生應(yīng)該如何更好處理任務(wù)呢？——筷子式清單。筷子有兩根，清單也有兩個，任務(wù)清單和下一步行動清單。任務(wù)清單式幫助做正確的事，重點在于管理，內(nèi)容來自收集籃，可以以樹形結(jié)構(gòu)進行任務(wù)分解。下一步行動清單幫助把事做正確，重點在于執(zhí)行，內(nèi)容來自任務(wù)清單和收集籃，可以以列表形式進行任務(wù)執(zhí)行。關(guān)于這一特點，我們要考慮的是，如何處理郵件？前面四點在第一次使用郵箱時，可以在系統(tǒng)中設(shè)置。日常工作，只需看兩遍，一遍速讀，把垃圾軟件刪除；一遍略讀，把握關(guān)鍵字詞，對郵件進行分類。 * 建立@委辦文件夾 * 建立@將來某時文件夾 1.@行動文件夾對應(yīng)的是待辦事項清單，需要自己去處理。
2.@委辦文件夾是需要交給別人處理的任務(wù)，需要定期跟蹤。3.@將來某時文件夾對應(yīng)將來某時/也許清單，記錄將來某個時間才能執(zhí)行的任務(wù)，或者有待孵化的任務(wù)。4.@歸檔文件夾是保存處理過的任務(wù)或者需要保存的項目資料。因為忙著應(yīng)酬，交際草需要的工具必須是簡單且易攜帶的。主要有兩個，一是日程表，二是記事本。日程表用于儲存在某個確切時間或日期需采取的行動或在某個確切日期里將要獲取的信息。日程表一般是手機軟件，在特定的日期寫下所有行動，然后設(shè)置提前提醒時間，針對某些需要攜帶的資料，還可以添加備注作為提醒。記事本的作用是任務(wù)孵化和頭腦風(fēng)暴。在獨處時間里進行深度思考。掌柜的，一眼就知道是什么意思了。他們需要面對的紙質(zhì)資料較多，回顧次數(shù)也較多。43個文件夾，包括31個每天文件夾，12個每月文件夾。2.每日文件夾以當天文件夾為首依此排列，每月文件夾同理；3.取出當天文件夾內(nèi)的事情放入工作籃進行處理，處理完畢后，此文件夾排列到最后，依此循環(huán)。
當我們一步步走來，已經(jīng)開始享受到時間管理帶來的甜頭。那么也該面對下一步問題了，培養(yǎng)良好的習(xí)慣以替換壞習(xí)慣。首先，我們通過寫習(xí)慣清單，找出自己的好習(xí)慣和壞習(xí)慣。習(xí)慣不可能憑空消失不見，改變一個壞習(xí)慣的辦法是用一個好習(xí)慣替換它。原理跟上面提到的“腦袋只裝一件事”一樣。一次只培養(yǎng)一個習(xí)慣更利于我們專心、以更大的精力去養(yǎng)成習(xí)慣。在習(xí)慣培養(yǎng)的過程中，要注意三個關(guān)鍵階段，一是剛開始的頭三天。剛開始總會覺得別扭，容易想一些問題阻止自己堅持下去。二是三天后到一個月內(nèi)。如果這期間有一次失敗，都要從頭開始。三是一個月后。這時候我們需要轉(zhuǎn)移注意力，別把太多精力放在習(xí)慣上，在問題出現(xiàn)前，先把事情做了。與潛意識溝通，強調(diào)培養(yǎng)習(xí)慣的重要性，不斷重復(fù)愿景，強化意識。習(xí)慣只存在于腦海容易被忽略。所以我們要把培養(yǎng)的習(xí)慣寫下來，包括可能遇到的困難。另外制訂計劃要簡單明確具體，要把習(xí)慣分成一個個小目標，逐步完成。可以告訴家人朋友監(jiān)督你，也可以發(fā)朋友圈打卡，還可以參加社群。設(shè)定正面結(jié)果和不良后果。設(shè)想一下，養(yǎng)成習(xí)慣后的正面結(jié)果，如跑步會身體變好。還可以設(shè)想不良后果，如不堅持鍛煉身材會走樣。
經(jīng)過老付的一番指導(dǎo)，小強已經(jīng)有一套適合自己的時間管理方法了。小強會每天問自己三個問題，這三個問題是根據(jù)每個階段的情況設(shè)定的，會有所變化。能幫助自己回顧每日工作、幫助建立信心、幫助找到目標。小強告訴我們，胡亂地把事情做好，結(jié)果需要花費更多的時間去補鍋。因此，在做一件事之前，要花80%的時間去思考，去理清思路，去準備，然后用20%的時間做事。2.做20%的事情，創(chuàng)造80%的產(chǎn)出。這句話就是說，把更多的時間放在重要任務(wù)上。我們可以把任務(wù)分級，必須做的關(guān)鍵任務(wù)占了20%，應(yīng)該做的普通任務(wù)（80%）可以拒絕，可以轉(zhuǎn)移給別人，而能夠做的附加任務(wù)，不能做的時間就要果斷放棄。小強喜歡打游戲，所以在任務(wù)里面設(shè)置了BOSS項，這是關(guān)鍵任務(wù)中的核心任務(wù)，只有一條。完成后，能幫助自己更有信心去面對接下來的任務(wù)，從而提高興奮度。小強在收獲的同時，也有一些疑惑，老付根據(jù)自己的經(jīng)驗，給出了兩個方法。總有太多的信息會干擾我們的生活，一天里面有半小時以上的不被打擾時間也是一件愜意的事。在開始前，我們要做好準備工作，取出需要用到的工具、準備一杯水，然后放松身體。接下來，讓心完全靜下來，把大腦中的繁雜內(nèi)容記錄到紙上，關(guān)掉通訊器，關(guān)上門，隔絕外面的聲音。
1. 規(guī)劃，人生規(guī)劃、 職業(yè)規(guī)劃、理財規(guī)劃等等面對臨時突發(fā)事件，我們在抉擇時要堅持要事第一的原則。是否是要事，關(guān)鍵在自己，對個人來說，這件事是否是要事。倘若要拒絕，要委婉而堅決，比如：我非常想去，但是......并且要懂得爭取下次機會，如：可以在隔天詢問情況，表達關(guān)心和惋惜，以及是因為日程沖突才放棄，一周內(nèi)再次聯(lián)系對方，表達下次不會錯過機會。面對臨時突發(fā)事件，情緒容易受到影響，這時我們要立即放松，站起來活動活動，安撫自己的情緒，并且思考接下來怎么做。應(yīng)對臨時突發(fā)事件，我們可以嘗試以下步驟：①2分鐘內(nèi)的任務(wù)，立即執(zhí)行。如果是非緊急任務(wù)，則放入收集籃，等待處理。
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