在公式中可以引用其他工作簿中的單元格內容，但是如果移動了被引用工作簿的路徑，或重命名被引用的工作簿，都會使公式無法正常運算。另外，部分函數(shù)如SUMIF、COUNTIF、INDIRECT、OFFSET等，在引用其他工作簿數(shù)據(jù)時，如果被引用的源工作簿未處于打開狀態(tài)，將返回錯誤值。實際工作中，為了便于數(shù)據(jù)的維護和管理，應盡量避免跨工作簿引用數(shù)據(jù)，可以將多個工作簿合并成同一個工作簿，以不同工作表的形式進行引用。

外部引用公式的結構

當公式引用其他工作簿中的數(shù)據(jù)時，其標準結構為：

='文件路徑\[工作簿名.xlsx]工作表名'!單元格地址

工作簿名稱的外側要使用成對的半角中括號“[]”，工作表名后要加半角感嘆號“!”。

?I被引用文件處于關閉狀態(tài)下的外部引用公式

當公式引用其他未打開的工作簿中的單元格時，要在引用中添加完整的文件路徑。例如，以下公式表示對C盤根目錄“示例”工作簿中Sheet1工作表E7單元格的引用：

='C:\[示例.xlsx]Sheet1'!$E$7

?II被引用文件處于打開狀態(tài)下的外部引用公式

如果引用了其他已打開的工作簿中的單元格，公式中會自動省略路徑。如果工作簿和工作表名稱中不包含空格等特殊字符，還會自動省略外側的單引號，使公式成為簡化結構：

=[示例.xlsx]Sheet1!$E$7

源工作簿關閉后，外部引用公式自動添加文件路徑，變?yōu)闃藴式Y構。

常用建立鏈接的方法

?I鼠標指向引用單元格

如果文件路徑較為復雜，或是工作簿名稱的字符較多，直接輸入時容易導致錯誤?？梢杂檬髽酥赶虮灰梦募ぷ鞅碇袉卧竦姆椒?，建立外部引用鏈接。操作步驟如下。

步驟1打開源工作簿。

步驟2在當前工作簿中需要輸入公式的單元格中輸入等號“=”，鼠標選取源工作簿中要引用的單元格或單元格區(qū)域，按鍵確認。采用此方法時，單元格地址默認為絕對引用，用戶可以根據(jù)實際需要修改不同的引用方式。

?II粘貼鏈接

除了使用鼠標選取之外，還可以通過選擇性粘貼來創(chuàng)建外部引用鏈接的公式。采用這種方法，同樣要求源工作簿處于打開狀態(tài)。具體步驟如下。

步驟1在源工作簿中選中要引用的單元格，按組合鍵復制。

步驟2右擊當前工作簿中用于存放鏈接的單元格，在彈出的快捷菜單中單擊【粘貼鏈接】按鈕。

使用和編輯鏈接

?I設置工作簿啟動提示方式

當首次打開一個含有外部引用鏈接公式的工作簿，而源工作簿并未打開時，Excel會彈出如圖10-1所示的安全警告對話框，單擊【啟用內容】按鈕可啟用自動更新鏈接。

之后再次打開含有外部引用鏈接公式的工作簿時，將出現(xiàn)如圖10-2所示的提示對話框?？梢詥螕簟靖隆炕颉静桓隆堪粹o來選擇是否執(zhí)行數(shù)據(jù)更新。如果被引用的工作簿不存在或移動了位置，單擊【更新】按鈕時會出現(xiàn)警告提示對話框。如果單擊【繼續(xù)】按鈕，則保持現(xiàn)有鏈接不變。

圖10-1Excel安全警告

圖10-2Excel提示對話框

如果單擊【編輯鏈接】按鈕，將打開【編輯鏈接】對話框。在【編輯鏈接】對話框中，用戶可以對現(xiàn)有鏈接進行編輯，同時可以設置打開當前工作簿的【啟動提示】，如圖10-3所示。

圖10-3打開【啟動提示】對話框

在【啟動提示】對話框中，包括“讓用戶選擇是否顯示該警告”“不顯示該警告，同時也不更新自動鏈接”“不顯示該警告，但是更新鏈接”三種選項。如果選中了【讓用戶選擇是否顯示該警告】單選按鈕，則在打開含有該鏈接的工作簿時，彈出警告對話框，提示用戶進行相應的選擇操作。如果用戶不希望每次打開工作簿都彈出警告對話框，則可以根據(jù)需要選擇其他啟動提示方式。

如果在【啟動提示】對話框中選中了【不顯示該警告，同時也不更新自動鏈接】或是【不顯示該警告，但是更新鏈接】的其中一項單選按鈕，再次打開目標工作簿時將不會彈出警告提示。

?II編輯鏈接

如果希望編輯鏈接，可以在【數(shù)據(jù)】選項卡中單擊【編輯鏈接】按鈕，打開【編輯鏈接】對話框，如圖10-4所示。

圖10-4打開【編輯鏈接】對話框

【編輯鏈接】對話框中各命令按鈕的功能說明如表10-1所示。

表10-1【編輯鏈接】對話框命令

提示：如果收到來自其他用戶的包括鏈接的工作簿文件，可以選擇“斷開鏈接”，將所有的鏈接公式轉變?yōu)橹?，防止因源文件不存在造成?shù)據(jù)丟失。在數(shù)據(jù)文件分發(fā)之前，同樣可以采用“斷開鏈接”的方式，制作一份不包含外部引用鏈接的數(shù)據(jù)文件分發(fā)給接收者。