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使用Excel進行協(xié)同
隨著辦公環(huán)境信息化的不斷深入與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷改進，團隊協(xié)同開始取代單機作業(yè)，在企業(yè)與組織中成為主要的工作模式。秉承這一理念的Excel?。玻埃埃?，不但可以與其他Office組件無縫鏈接，而且可以幫助用戶通過Intranet與其他用戶進行協(xié)同工作，交換信息。同時，通過新增的IRM技術(shù)，對于Excel工作簿文件的信息安全控制也變得更加強大與易用。
第３６章 企業(yè)環(huán)境中的權(quán)限控制
許多用戶的Excel工作簿中可能包含著對個人或企業(yè)而言至關(guān)重要的敏感信息。當(dāng)需要與其他用戶共享此類文件時，信息安全是首先需要考慮的問題。然而，盡管用戶可以為Excel文件設(shè)置打開密碼，但僅運用這樣簡單的手段來保護信息顯然不能滿足所有用戶的需求，他們需要更強大更靈活的權(quán)限控制與安全防護。
Excel ２００３新增的“信息權(quán)限管理”（IRM,Information Rights Management)功能，可以幫助用戶實現(xiàn)更多信息安全方面的需求。
?。常叮薄⌒畔?quán)限管理（ＩＲＭ）簡介
ＩＲＭ允許用戶以Excel文件（或者其他Office文檔）創(chuàng)建者的身份指定讀取、編輯、打印或者復(fù)制文檔內(nèi)容的用戶或用戶組。只有被授權(quán)的用戶，才能執(zhí)行相應(yīng)的操作，而未被授權(quán)的用戶，即使得到文件也無法讀取或進行其他操作。
?。桑遥图夹g(shù)比傳統(tǒng)的防火墻保護方式更為靈活可靠，因為訪問控制權(quán)保留在工作簿文件中，即使文件被移動到其他地方也不要緊，因此網(wǎng)絡(luò)管理員不必因為擔(dān)心黑客會竊取文件而設(shè)置復(fù)雜的防火墻策略。
?。桑遥图夹g(shù)也比工作簿文件級的密碼保護安全易用。工作簿密碼本身的安全性有限，而且只要擁有密碼的用戶都能打開文件；而ＩＲＭ只需在設(shè)置工作簿的相關(guān)權(quán)限時指定具體的用戶，包括詳細指定他們控制工作簿的使用方式，權(quán)限的驗證由服務(wù)器端來進行而非Excel本身，大大提高了安全性。
在企業(yè)環(huán)境中使用IRM技術(shù)有兩種途徑，一是在企業(yè)內(nèi)部部署RMS服務(wù)器，二是使用Microsoft公司免費提供的IRM服務(wù)。
?。常叮保薄〔渴穑遥停臃?wù)器
如果要在企業(yè)內(nèi)部部署RMS服務(wù)器以更有效地使用IRM技術(shù)，事先要確定具備以下條件：
１．一臺正常運行Windows 2003 Server的服務(wù)器，磁盤文件格式為NTFS；
?。玻髽I(yè)內(nèi)部已經(jīng)有Active Directory；
３．有可用的Internet連接。
當(dāng)以上條件滿足時，可以用域管理員身份將這臺Windows 2003 Server的服務(wù)器加入域，然后執(zhí)行相應(yīng)的安裝。所安裝的組件主要包括：
?。保甀nternet信息服務(wù)（IIS）；
?。玻甅icrosoft SQL Server 2000(包含SP3或更高版本補?。?/div>
?。常甅essage Queuing；
?。矗遥停臃?wù)端程序（Microsoft Rights Management Services)。
詳細的安裝與配置過程請參閱微軟網(wǎng)站上的相關(guān)文檔或其他相關(guān)技術(shù)文章。
?。常叮保病icrosoft IRM服務(wù)
對于不具備足夠資源部署RMS服務(wù)器的企業(yè)或者個人，Microsoft公司提供了一種免費的IRM服務(wù)，該服務(wù)使用.NET Passport身份驗證來代替企業(yè)的Active Directory身份驗證。
.NET Passport是微軟運行的一項廣泛用于Web和電子商務(wù)中的數(shù)字服務(wù)，該服務(wù)允許用戶使用一個賬號在各項不同的服務(wù)中登錄。最典型的應(yīng)用是讀者所熟悉的MSN Messenger（最新版本改名為Windows .Live Messenger）
簡而言之，讀者用于登錄 MSN的賬號，即為.NET Passport賬號。
本章將主要以使用Microsoft的 IRM服務(wù)為例，示范如何使用IRM。
?。常叮病∨渲每蛻舳艘允褂茫桑遥?/div>
?。常叮玻薄“惭bWindows Rights Management客戶端軟件
當(dāng)用戶第一次在Excel中（或者在Word和PowerPoint）設(shè)置IRM權(quán)限時，系統(tǒng)會自動彈出對話框，許多詢問是否下載和安裝Windows Rights Management 客戶端軟件。
步驟１．打開需要設(shè)置IRM權(quán)限的Excel文件。
步驟２．單擊菜單“文件”——“權(quán)限”，選擇“不能分發(fā)”或者“限制權(quán)限為”，將彈出對話框。
步驟３．確保已經(jīng)連接上Internet，點擊“是”，開始從Microsoft網(wǎng)站下載 Windows Rights Management客戶端軟件，下載完成后用戶可以直接安裝。
用戶第一次打開受IRM權(quán)限保護的文件時，也會被提示安裝此客戶端軟件。
?。常叮玻病∨渲肊xcel
安裝好Windows IRM客戶端軟件后，再次單擊菜單“文件”——“權(quán)限”，選擇“不以分發(fā)”或者“限制權(quán)限為”，將彈出對話框。
選擇“是，我希望注冊”，并點擊下一項。如果已經(jīng)有．NET Passport賬戶，就選擇“是，我有”，否則選擇“否，”以注冊一個賬戶，單擊“下一步”按鈕。
在出現(xiàn)的登錄對話框中輸入．NET Passport賬戶和密碼，單擊“登錄”按鈕。
輸入．NET Passport賬戶以創(chuàng)建ＲＭ賬戶證書，單擊“下一步”按鈕。
選擇下載證書的類型，一般情況下選擇“標(biāo)準(zhǔn)”，單擊“下一步”按鈕。
開始下載證書。
證書下載完成后，單擊“完成”按鈕，開始驗證登陸信息。
?。常叮场∈褂肐RM保護工作簿
當(dāng)用戶正確地配置了IRM客戶端與服務(wù)端后，就可以為文件設(shè)置權(quán)限或者使用受權(quán)限保護的文檔。
步驟１．單擊菜單“文件”——“權(quán)限”，選擇“不能分發(fā)”或者“限制權(quán)限為”，如果需要，選擇一個指定的IRM賬戶。系統(tǒng)將彈出“權(quán)限”對話框。
步驟２．在“權(quán)限”對話框中勾選“限制對此工作簿的權(quán)限”復(fù)選框，然后就可以分別輸入只讀的賬戶，或者更改文件的賬戶。
步驟３．單擊“其他選項”按鈕，彈出對話框，可以設(shè)置更詳細的權(quán)限選項。
步驟４．單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框，完成權(quán)限設(shè)置。
?。常叮础∈褂肐RM保護的工作簿
如果用戶沒有安裝Windows RM客戶端軟件，第一次試圖打開一個受權(quán)限保護的文件時，系統(tǒng)會彈出對話框，用戶必須按照36.2所描述的步驟來配置系統(tǒng)。
如果用戶已經(jīng)安裝了Windows RM客戶端軟件，但是還沒有驗證．NET Passport，那么當(dāng)用戶打開受權(quán)限保護的工作簿時，系統(tǒng)彈出對話框。
如果驗證用戶輸入的賬戶沒有權(quán)限讀取該文件，那么可以在消息框上點擊“更改用戶”（如果用戶有多個．NET Passport或者其他有效賬戶的話）來更改登錄用戶，或者點擊“是”給文件創(chuàng)建者發(fā)電子郵件請求權(quán)限。
更改用戶后，確保選擇更新的用戶賬戶（或者刪除之前的賬戶），選擇具有權(quán)限的賬戶。
在打開的受權(quán)限保護的工作簿的任務(wù)窗格里，點擊“查看我的權(quán)限”可以查看用戶權(quán)限。
如果只有讀取權(quán)限的用戶，那么在該工作簿被激活的狀態(tài)下，鍵盤和鼠標(biāo)輸入無效，按下“Ｆ２”鍵將彈出權(quán)限受限制的消息框。
若要使用IRM的全部功能，需要安裝Microsoft Office System 2003專業(yè)版中的 Word、 Excel或者 PowerPoint 。不過，使用早期Office版本的用戶可以通過從Microsoft Internet Explorer下載頁面下載“用于Internet Explorer的權(quán)限管理加載項”（一種免費的IRM查看器）來讀取具有適當(dāng)權(quán)限的受保護工作簿或者其他 Office文檔。
IRM有其一定的局限性，它不能防止下述操作：
１．惡意程序（如特洛伊木馬）清除、盜取或捕獲及傳送內(nèi)容；
?。玻捎谟嬎銠C病毒的操作導(dǎo)致內(nèi)容丟失或損壞；
?。常凑帐占似聊簧系娘@示手動抄寫或重新鍵入受限制內(nèi)容；
?。矗占藢ζ聊簧巷@示的受限制內(nèi)容拍攝數(shù)字圖片。
第３７章 鏈接和超鏈接
在使用Excel時，用戶經(jīng)常需要引用其他工作簿的數(shù)據(jù)，如總公司下達任務(wù)計劃后，需要查看分公司任務(wù)執(zhí)行情況，并隨時獲取最新數(shù)據(jù)，一般會使用外部引用公式，鏈接到分公司的執(zhí)行情況表。
Excel中的超鏈接，實際上就是一個跳轉(zhuǎn)的快捷方式，如單擊含有超鏈接的單元格或圖形后，就跳轉(zhuǎn)到另一個單元格區(qū)域，或打開某個文件、文件夾、網(wǎng)頁或郵件等，并把活動窗口轉(zhuǎn)移到新打開的窗口上。
３７．１ 鏈接
所謂鏈接，簡單地說，就是引用其他工作簿中的數(shù)據(jù)作為本工作簿的數(shù)據(jù)來源，被引用的工作簿叫做源工作簿。
?。常罚保薄〗㈡溄拥姆椒?/div>
鏈接可通過外部引用公式來建立，有４種方法可以建立鏈接公式。要創(chuàng)建一個外部引用公式，首先必須了解外部引用公式的結(jié)構(gòu)。
１．外部引用公式的結(jié)構(gòu)
一個外部引用公式總是包含源工作簿名、工作表名及單元格地址或名稱，如果源工作簿未打開，還應(yīng)包含源工作簿的文件路徑名，其結(jié)構(gòu)如下：
?。?'文件路徑[工作簿名]工作表名！單元格地址
工作簿名稱用半角中括號（［］）括起來，工作表名后加個半角感嘆號，最后是單元格地址。
如引用打開狀態(tài)下名為"Book2.xls"工作簿的Sheet1工作表中的B3單元格，公式為：
?。剑跙ook2.xls］Sheet1！B3
如果源工作簿或工作表名含有空格或其他特殊字符（如％、&等），必須使用單引號將其括起來，結(jié)構(gòu)如下：
?。?[工作簿名]工作表名'！單元格地址
如引用打開狀態(tài)下名為“南京２月.xls”工作簿中的Sheet1工作表中的B3單元格，公式為：
＝'[南京2月.xls]Sheet1'！B3
當(dāng)源工作簿被關(guān)閉，公式將被自動補上文件路徑，且無論文件路徑、工作簿名、工作表名中是否包含空格，都會使用單引號將其括起來，如“南京2月.xls”關(guān)閉的話，假設(shè)該工作簿在Ｅ身盤根目錄下，公式為：
?。?E:\[南京2月.xls]Sheet1'!B3
?。玻謩虞斎胍霉?/div>
在源工作簿關(guān)閉狀態(tài)下，可使用手工輸入外部引用公式，但輸入的公式比較長，必須包含單引號和文件路徑。該方法容易出錯，不建議使用。
?。常髽?biāo)指向引用單元格
使用這種方法建立外部引用公式，源工作簿必須打開，操作步驟如下。
步驟１．選定工作簿中要引用的單元格，輸入“＝”號。
步驟２．激活要引用的源工作簿，并在工作表標(biāo)簽處單擊引用的工作表標(biāo)簽以激活工作表。
步驟３．選定要引用的單元格區(qū)域。
步驟４．單擊<Enter>鍵。
使用該方法，Excel將自動為用戶輸入一個正確的外部引用公式，但單元格引用使用了絕對引用（如$A$1)，如果用戶需要復(fù)制公式以建立更多的外部引用公式，必須手動將其修改為相對引用（鼠標(biāo)放在編輯欄單元格地址處，按<F4>鍵以改變引用方式，或手動刪除$符號）。
?。矗x擇性粘貼鏈接
使用選擇粘貼鏈接的方法建立外部引用公式，與鼠標(biāo)指向引用單元格一樣，源工作簿必須打開，操作步驟如下。
步驟１．在源工作簿中復(fù)制要引用的單元格。
步驟２．激活工作簿并選定要輸入公式的單元格，如果用戶要粘貼的是多個單元格的區(qū)域（如A1：D3），選定左上角的單元格（A1）即可。
步驟３．單擊菜單“編輯”——“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框中，單擊“粘貼鏈接”命令按鈕，再單擊“確定”按鈕。
５．使用合并計算建立鏈接
若使用合并計算時在“合并計算”對話框中勾選“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”復(fù)選按鈕，即可在合并計算的工作簿創(chuàng)建鏈接。
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?。保O(shè)置啟動提示
當(dāng)用戶打開一個含有外部引用公式的工作簿時，Excel將彈出對話框，提示用戶是否更新鏈接。
用戶可根據(jù)需要來單擊“更新”或“不更新”命令按鈕，也可以通過啟動提示設(shè)置來達到更新或不更新的目的，操作步驟如下。
步驟１．打開含有外部引用的工作簿。
步驟２．單擊菜單“編輯”——“鏈接”，出現(xiàn)“編輯鏈接”對話框（如果工作簿不含有外部引用公式，“鏈接”命令呈灰色，不可用）。
步驟３．單擊“啟動提示”命令按鈕，出現(xiàn)對話框，可根據(jù)需要進行設(shè)置。
深入了角“編輯鏈接”對話框中各命令按鈕的功能介紹
“更新值”：更新為用戶所選源工作簿的最新數(shù)據(jù)。
“更改源”：彈出更改源對話框，可更改所選源工作簿為其他源工作簿。
“打開源文件”：打開所選的源工作簿文件。
“斷開鏈接”：斷開與所選的源工作簿的鏈接，并保留值。
“檢查狀態(tài)”；檢查所有源工作簿是否可用，以及值是否已更新。
“啟動提示”：設(shè)置是否更新源工作簿中的最新數(shù)據(jù)。
“關(guān)閉”關(guān)閉“編輯鏈接”對話框。
?。玻垂ぷ鞑颈粍h除，改名或移動位置
當(dāng)打開工作簿時，如果工作簿的外部引用公式中鏈接的一個或多個源工作簿已被刪除、改名或移位，那么在對其鏈接進行更新時，會出現(xiàn)對話框。
如果單擊“繼續(xù)”命令按鈕，將打開工作簿，保留原來的外部引用公式，但不更新值。如果單擊“編輯鏈接”命令按鈕，將彈出“編輯鏈接”對話框，并在被刪除、改名或移動位置的源工作簿中提示“錯誤：未找到源”。
提示：如果目標(biāo)工作簿與源工作簿在同一文件夾中，移動整個文件夾到其他目錄下時，Excel能自動更改鏈接公式，不必更改源。
提示：任何時候都可以通過單擊菜單“編輯”——“鏈接”來修改對源工作簿的引用。
?。常罚保场℃溄庸ぷ鞑緦嵗?/div>
鏈接可以使用單元格引用直接建立，也可以通過使用引用函數(shù)表達到更為自動化的效果。
?。保褂脝卧褚媒㈡溄?/div>
示例３７．１ 為多個分公司計算資金分配
某公司擬根據(jù)下屬公司員工的職務(wù)系數(shù)來發(fā)放一筆資金，如圖所示，總公司和其下兩家分公司的數(shù)據(jù)分別存儲在３個不同的工作簿文件中。
按表格的設(shè)計要求，需要在總分公司的工作簿中先取得各分公司的員工職務(wù)系數(shù)總和，作為分配資金的依據(jù)，計算各分公司的總資金；然后在各分公司的工作簿中取得分配后的各分公司資金總額，進一步分配給每位員工，操作步驟如下。
步驟１．打開這３個工作簿。
步驟２．選定要總公司工作簿Sheet1工作表的B3單元格，輸入“=”號。
步驟３．激活濟南分公司工作簿，再用鼠標(biāo)選定工作表的單元格。
步驟４．按下Enter鍵。
步驟５．用同樣的方法設(shè)置Ｂ４單元格及各分公司工作表的Ｃ１單元格的鏈接公式。
步驟６．設(shè)置各工作簿的其他分配公式。
?。玻褂煤瘮?shù)建立鏈接
仍以示例37.1 的資金分配為例，當(dāng)各分公司員工人數(shù)發(fā)生變化時，其職務(wù)系數(shù)和所在的單元格位置也會隨之改為，為此，可通過函數(shù)來對外部引用進行處理，以便獲得正確的結(jié)果。
在各工作簿都打開的情況下，各個單元格的公式分別如下。
總公司Sheet1工作表：
B3"=LOOKUP(9E+307,[濟南分公司，xls]Sheet1!c:c)"
B4"=LOOKUP(9E+307,[南京分公司，xls]Sheet1!c:c)"
D3"=LOOKUP(9E+307,[濟南分公司，xls]Sheet1!D：D)"
D4"=LOOKUP(9E+307,[南京分公司，xls]Sheet1!D：D)"
使用公式引用后，無論分公司人員增加或減少，總公司工作簿始終可以獲取么分公司Sheet1工作表Ｃ列和Ｄ列最后一行的合計數(shù)。
?。保褂猛獠恳霉浇㈡溄雍?，如果目標(biāo)工作簿沒有打開，而對源工作簿進行插入或刪除行、列或單元格的操作，目標(biāo)工作簿的單元格引用不能自動更新，需要手動修改引用位置。
?。玻褂煤瘮?shù)建立鏈接后，某些函數(shù)要求源工作簿必須打開才能更新數(shù)據(jù)，如SUMIF、COUNTIF、INDIRE
CT等。
３．在目標(biāo)工作簿和源工作簿都打開的情況下，如果單擊菜單“文件”——“另存為”命令，將源工作簿另存一個新文件名，目標(biāo)工作簿將自動使用新文件作為源工作簿。
?。常罚渤溄?/div>
在瀏覽網(wǎng)頁時，如果單擊某些文字或圖形，即會打開另一個網(wǎng)頁，這就是超鏈接。在Excel中，也可以很容易地創(chuàng)建這種具有跳轉(zhuǎn)功能的超鏈接。
超鏈接可以利用圖片或圖形創(chuàng)建，也可以在單元格中創(chuàng)建。
利用Excel的超鏈接功能，不但可以創(chuàng)建到其他工作表或Ｗｅｂ頁的鏈接，而且可以建立到其他Office文件（如DOC、PPT等）、記事本文件、聲音（如WAV、MP3等）和視頻等多媒體文件的鏈接。在單擊超鏈接的單元格或圖形時，Excel就可以自行啟動相應(yīng)的處理軟件或視頻、聲音播放器打開文件或播放聲音和視頻。
要在一個單元格創(chuàng)建超鏈接，可以手動創(chuàng)建，也可以使用HYPERLINK函數(shù)創(chuàng)建，本章主要介紹手動創(chuàng)建，有關(guān)使用HYPERLINK函數(shù)創(chuàng)建超鏈接的方法，請參閱16-9。
３７．２．１ 創(chuàng)建超鏈接
超鏈接要鏈接到目的地，稱為超鏈接目標(biāo)。超鏈接目標(biāo)可以有以下幾種：
?。保械奈募蚓W(wǎng)頁；
?。玻疚臋n中的位置；
?。常陆ㄎ臋n；
?。矗娮余]件地址。
１．原有的文件或網(wǎng)頁
如果超鏈接目標(biāo)是網(wǎng)頁或電腦中已存在的文件或文件夾，則使用該選項。
１）創(chuàng)建鏈接到網(wǎng)頁的超鏈接
示例３７．２ 創(chuàng)建鏈接到ExcelHome網(wǎng)站主頁的超鏈接
步驟１．鼠標(biāo)右鍵單擊用來代表超鏈接的單元格（以A1單元格為例）或圖形，再單擊快捷工作間上的“超鏈接”；或選定單元格或圖形，再單擊菜單“插入”——“超鏈接”（或按<Ctrl+K>組合鍵），Excel彈出“插入超鏈接”對話框。
步驟２．單擊“鏈接到”下的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕，在“要顯示的文字”文本框中輸入‘轉(zhuǎn)到ExcelH
ome主頁’。
步驟３．單擊‘屏幕提示’命令按鈕，在“屏幕提示文字”文本框中輸入“單擊單元格可以打開ExcelHome主頁”，單擊“確定”按鈕。
步驟４．在“地址”組合框中輸入網(wǎng)頁的“統(tǒng)一資源定位符”（ＵＲＬ）路徑“http://www.”（“http://”不用手動輸入，Excel會自動添加）。
步驟５．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入超鏈接”對話框。
當(dāng)鼠標(biāo)指向A1單元格時，鼠標(biāo)指針將變?yōu)槭值男螤?，并出現(xiàn)一個提示框，內(nèi)容為用戶在“設(shè)置超鏈接屏幕提示”對話框中輸入的內(nèi)容。如果用戶單擊A1單元格，將自動打開ExcelHome網(wǎng)站主頁。
注意：無論超鏈接目標(biāo)是什么，“要顯示的文字”和“屏幕提示”操作方法均相同，在后續(xù)的例子中，本書不再詳細介紹。
深入了角超鏈接的深入理解
?。保羰菆D形上創(chuàng)建超鏈接，“要顯示的文字”文本框不可用。
?。玻绻?#8220;要顯示的文字”文本框中沒有輸入內(nèi)容，Excel會自動將“地址”下拉列表框中的內(nèi)容填入“要顯示的文字”文本框中。
?。常绻獎?chuàng)建超鏈接的單元格內(nèi)有數(shù)據(jù)，當(dāng)數(shù)據(jù)為文本型時，“要顯示的文字”文本框中將顯示單元格的內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)為數(shù)值型時，“要顯示的文字”文本框不可用，超鏈接創(chuàng)建后，單元格仍然顯示原來的數(shù)字。
?。矗绻呛雎粤瞬襟E３而創(chuàng)建的超鏈接，當(dāng)飯票指向其所在的單元格或圖形時，Excel將使用默認(rèn)的信息提示。
?。担绻溄幽繕?biāo)網(wǎng)頁已經(jīng)打開，把活動窗口切換到網(wǎng)頁再切換回本工作簿，Excel會自動在“地址”下拉列表框中輸入網(wǎng)頁ＵＲＬ。
?。叮脩艨梢酝ㄟ^單擊“瀏覽Web”按鈕，打開Web瀏覽器。
?。罚粼趩卧駝?chuàng)建超鏈接，Excel關(guān)鍵所在自動在工作簿中添加“超鏈接”樣式。
?。福畣螕艉谐溄拥膯卧?，Excel將自動在工作簿中添加“超鏈接”樣式。
?。梗粲脩粼趩卧褫斎刖W(wǎng)頁URL或郵件地址，Excel將自動在單元格創(chuàng)建超鏈接，前提是用戶在菜單“工具”——“自動更正選項”的“自動更正”對話框“鍵入時自動套用格式”選項卡里，勾選“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”復(fù)選框。
２）創(chuàng)建超鏈接到原有的文件夾或文件
要創(chuàng)建超鏈接到原有的文件夾或文件，可按以下步驟執(zhí)行。
步驟１．選定要創(chuàng)建超鏈接的單元格或圖形。
步驟２．單擊菜單“插入”——“超鏈接”，在“插入超鏈接”對話框中單擊“鏈接到”下的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕，再單擊‘查找范圍’下的“當(dāng)前文件夾”按鈕。
步驟３．單擊“查找范圍”下拉列表框選擇“我的電腦”或文件所在盤符。
步驟４．在列表框中，可以通過雙擊文件夾圖標(biāo)打開文件夾，或者通過單擊來選定文件夾或文件，Excel會自動在“地址”下拉列表框中顯示用戶選定的文件夾或文件的完整路徑。
步驟５．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入超鏈接”對話框。
上述操作在單元格或圖形中創(chuàng)建鏈接至文件夾或文件的超鏈接，單擊該單元格或圖形，Excel會自動彈出一個警告對話框，單擊“是”按鈕，打開文件夾或文件，單擊“否”按鈕，取消操作。
提示：在“插入超鏈接”對話框中單擊“上一級文件夾”按鈕可返回上一級文件夾；單擊“瀏覽文件”按鈕可以打開“鏈接到文件”對話框，讓用戶選擇文件超鏈接；也可以在“地址”下拉列表框中直接輸入文件夾或文件的完整路徑。
?。常﹦?chuàng)建動態(tài)超鏈接
通過定義名稱，可創(chuàng)建對單元格區(qū)域的動態(tài)引用，若將其作為超鏈接的對象，則可獲得動態(tài)的超鏈接。
示例３７．３ 快速查看每月明細
圖展示的是某銀行網(wǎng)點存、貸款情況明細表的簡化表、要求在如圖37-18所示的目錄表的B1：B4單元格創(chuàng)建超鏈接，鏈接到A1：A4單元格中的月份對應(yīng)的明細表中月份所在的單元格。
步驟１．選定目錄工作表B1單元格，單擊菜單“插入”——“名稱”——“自定義”。
步驟２．在“在當(dāng)前工作簿中的名稱”下的文本框中輸入“Link”，“引用位置”框中輸入“=INDEX（明細！A：A，MATCH（A1，明細！A：A，0））”，單擊確定按鈕。
步驟３．選定目錄表B1：B4單元格，單擊菜單“插入”——“超鏈接”，單擊“鏈接到”下的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕，并在“地址”框中輸入“#Link”。
步驟４．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入超鏈接”對話框。
設(shè)置完畢，單擊目錄工作表的B3單元格，Excel光標(biāo)會自動跳轉(zhuǎn)到明細表的A15單元格，快速定位3月份的明細數(shù)據(jù)。
利用HYPERLINK函數(shù)也可以在單元格創(chuàng)建動態(tài)超鏈接，有關(guān)此方面的內(nèi)容，請參閱16.9。
４）超鏈接查看宏代碼
如果在工作簿中，使用Visual Basic for Applications(VBA)創(chuàng)建了宏（Macro),用戶就可以創(chuàng)建一個超鏈接，通過單擊單元格或圖形，打開VBE窗口查看宏代碼。假設(shè)宏名為“test”，操作步驟如下。
步驟１．選定單元格圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”。
步驟２．單擊“鏈接到”下的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕，并在“地址”框中輸入“＃test”。
步驟３．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入超鏈接”對話框。
操作完畢，單擊該單元格或圖形，Excel將自動打開VBE編輯器，并定位到宏“test”的位置。
注意：若在“原有文件或網(wǎng)頁”頁面中設(shè)置目標(biāo)為宏或名稱的超鏈接，則必須在其名稱前加上“＃”號，表示當(dāng)前工作簿。若同一工作簿中，宏名與某個定義的名稱相同，則超鏈接只會指向名稱所引用的區(qū)域（若名稱返回的不是引用，則提示“引用無效”），而不會打開宏代碼。
２．本文檔中的位置
如果超鏈接目標(biāo)是本工作簿某個工作表的單元格或直接輸入單元格引用的名稱，則使用該選項。創(chuàng)建方法如下：
步驟１．選定單元格或圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”。
步驟２．單擊“鏈接到”下的“本文檔中的位置”按鈕，工作簿中共有３個工作表，表名分別為Sheet1,Shee
t2和 Sheet3，另有一個名稱“List”。
步驟３．若要鏈接到某個已定義的名稱，可以單擊“定義的名稱”目錄樹下的該名稱，如“List”。若選擇名稱，“請鍵入單元格引用”文本框?qū)⒉豢捎茫駝t可以單擊“單元格引用”目錄樹下的工作表名稱，并在‘請鍵入單元格引用’文本框中輸入要引用的單元格地址。
步驟４．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入超鏈接”對話框。
提示：“定義的名稱”目錄樹下僅顯示直接輸入單元格引用的名稱，若要鏈接到動態(tài)引用名稱的位置，則一般使用“原有的文件或網(wǎng)頁”選項，或者，也可以先鏈接到一個直接輸入單元格引用的名稱，再將該名稱改為動態(tài)引用名稱。
?。常陆ㄎ臋n
如果超鏈接目標(biāo)是尚未創(chuàng)建的新文檔，則使用該選項。創(chuàng)建方法如下：
步驟1.選定單元格或圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”。
步驟２．單擊“鏈接到”下的“新建文檔”按鈕。
步驟３．在“新建文檔名稱”文本框中輸入文件名（含擴展名）。
步驟４．若要指定一個與所示“完整路徑”下不同的路徑，請在“新建文檔名稱”文本框中鍵入新路徑或單擊“更改”按鈕，在彈出“新建文檔‘對話框中，打開到要存儲析文檔的文件夾，再單擊“確定”按鈕關(guān)閉“新建文檔”對話框。
步驟５．選擇“何時編輯”下的某個單選按鈕，以指定是立即還是在以后打開新文件進行編輯。
步驟６．單擊“插入超鏈接”對話框的“確定”按鈕。
如果新建的文件與原有文件重名，Excel將彈出對話框，提醒用戶是否覆蓋原有文件。單擊“是”按鈕，將覆蓋原有文件，單擊“否”按鈕，關(guān)閉對話框，用戶可重新輸入文件名。
若要改變“完整路徑”下路徑，可以單擊菜單“文件”——“屬性”，再單擊“摘要”選項卡，在’超鏈接基礎(chǔ)‘文本’框中輸入新路徑。
提示：若“超鏈接基礎(chǔ)”置空，則“完整路徑”下的路徑是由用戶在菜單欄的“工具”——“選項”中“常規(guī)”選項卡下的“默認(rèn)文件位置”文本框的路徑所決定的。
?。矗娮余]件地址
如果超鏈接目標(biāo)是電子郵件地址，則使用該選項。創(chuàng)建方法如下：
步驟１．選定單元格或圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”。
步驟２．單擊對話框窗口左側(cè)“鏈接到”下的“電子郵件地址”按鈕。
步驟３．在“電子郵件地址”文本框中輸入要鏈接的郵件地址，如bvnte@，Excel將自動在郵件地址前添加“mailto:”。
步驟４．在“主題”文本框中輸入要發(fā)送的郵件主題（如“通知”）。
步驟５．單擊“確定”按鈕。
單擊單元格或圖形，Excel將自動使用系統(tǒng)當(dāng)前默認(rèn)的郵件客戶端程序（如Outlook Express）創(chuàng)建一封新郵件。“發(fā)件人”組合框中是用戶在Outlook Express中設(shè)置的默認(rèn)郵件賬戶和接收郵件服務(wù)器，“收件人”組合框中是超鏈接的目標(biāo)郵件地址。添加主題及正文后，單擊“發(fā)送”按鈕即可發(fā)送郵件。
若用戶未在Outlook Express中設(shè)置默認(rèn)郵件賬戶，單擊超鏈接后，新郵件缺少了發(fā)件人欄。
單擊“發(fā)送”按鈕，顯示對話框。
用戶可根據(jù)提示配置郵件賬戶后發(fā)送郵件，若取消設(shè)置，將無法使用超鏈接發(fā)送該郵件。
?。常罚玻病〕溄討?yīng)用實例
示例３７．４ 創(chuàng)建各工作表與目錄工作表之間的快速訪問
如圖所示的工作簿是某集團總公司及各城市分、子公司的項目模擬數(shù)據(jù)。每個公司的數(shù)據(jù)存放在一張工作表中，由于表格數(shù)量較多，使用傳統(tǒng)的方式查找起來較為不便。
遇到此類情況，可在工作簿中創(chuàng)建一個目錄工作表，分別超鏈接到每個工作表，同時每個工作表也超鏈接到目錄工作表。具體操作步驟如下。
步驟１．單擊“總公司”工作表標(biāo)簽以激活該工作表，單擊菜單“插入”——“工作表”（或按Shift+F11組合鍵），在‘總公司’工作表前插入一個新工作表。
步驟２．雙擊新工作表標(biāo)簽，輸入“目錄”，按Enter鍵，將新工作表重命名改為“目錄”。
步驟３．在Ｂ列中Ｉ在此從Ｂ２單元格開始），輸入除“目錄”外的每個工作表名。
步驟４．選定Ｂ２單元格，定義名稱Link，引用位置輸入“=INDIRECT（目錄！￥B2&"!A1")”。（有關(guān)定義名稱的內(nèi)容請參閱第11章）。
步驟５．選定B2：B16（所有輸入工作表名的單元格區(qū)域），單擊菜單“插入”——“超鏈接”。
步驟６．單擊“超鏈接”對話框右側(cè)“鏈接到”下的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕，在“地址”組合框中輸入“＃Link”。
步驟７．單擊‘確定’按鈕，關(guān)閉“超鏈接”對話框。
創(chuàng)建守超鏈接，單擊Ｂ列中含有超鏈接的單元格，便可自動跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)的工作表。
如此一來，從目錄表到各個工作表的跳轉(zhuǎn)變得相當(dāng)方便，用戶還可以設(shè)置從各個工作表到目錄表的超鏈接跳轉(zhuǎn)。以設(shè)置總公司工作表到目錄工作表的鏈接為例，方法如下。
步驟１．單擊“總公司”工作表標(biāo)簽，以激活該工作表。
步驟２．單擊“繪圖”工具欄的“矩形”按鈕，按住鼠標(biāo)左鍵在工作表單元格區(qū)域中拖拽出一個矩形的范圍，再放開鼠標(biāo)，繪制出一個矩形。
步驟３．設(shè)置矩形的格式以美化矩形，具體方法請參閱25-1節(jié)。
步驟４．右鍵單擊矩形，在快捷菜單中單擊“添加文字”，輸入“返回”。
步驟５．再次右鍵單擊矩形，在快捷菜單中單擊“超鏈接”。
步驟６．單擊“超鏈接”對話框右側(cè)“鏈接到”下的“本文檔中的位置”按鈕，在“或在這篇文檔中選擇位置”下的下拉列表框中單擊“單元格引用”目錄樹下的“目錄”，在“請鍵入單元格引用”文本框中輸入“Ａ１”。
步驟７．單擊任一單元格，以取消矩形的選定狀態(tài)。
復(fù)制該矩形，粘貼到其他工作表，即可為其他工作表添加到目錄工作表的鏈接。
３７．２．３ 修改超鏈接
用戶可以對已創(chuàng)建的超鏈接進行必要的修改，包括修改超鏈接目標(biāo)或超鏈接的單元格格式。
?。保薷某溄幽繕?biāo)
要修改超鏈接目標(biāo)，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊超鏈接的單元格或圖形，在快捷菜單中單擊“編輯超鏈接”命令；或者選定超鏈接單元格或圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”，彈出“編輯超鏈接”對話框。
要選定一個超鏈接的圖形，可按住<Ctrl>鍵再單擊圖形。若要選定超鏈接的單元格，可用方向箭頭反活動單元格移動到鏈接單元格；或者選定單元格時，按住鼠標(biāo)左鍵不放，等鼠標(biāo)指針變成空心十字時，再放開鼠標(biāo)左鍵。
“編輯超鏈接”對話框與“插入超鏈接”對話框幾乎沒有區(qū)別，用戶可以如同插入超鏈接時那樣編輯現(xiàn)有的超鏈接。
?。玻薷某溄拥膯卧窀袷?/div>
要修改一個含有超鏈接的單元格格式，可選定單元格，單擊菜單“格式”——“單元格”（或按<Ctrl+1>組合鍵），在“單元格格式”對話框中進行設(shè)置。
若要修改所有超鏈接的單元格格式，可單擊菜單“格式”——“樣式”，在彈出的“樣式”對話框中單擊“樣式名”下拉列表框，選定“超鏈接”。單擊“修改”按鈕，在“單元格格式”對話框中修改格式，然后單擊“單元格格式”的“確定”按鈕關(guān)閉“單元格格式”對話框，再單擊“樣式”對話框的“確定”按鈕。
修改后的“超鏈接”樣式，將會影響當(dāng)前工作簿中所有已存在或新創(chuàng)建的超鏈接所在單元格的格式。］
３７．２．４ 刪除超鏈接
若要刪除單元格或圖形的超鏈接，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊超鏈接的單元格或圖形，在快捷菜單中單擊“取消超鏈接”命令，或者選定超鏈接單元格或圖形，單擊菜單“插入”——“超鏈接”，在彈出的“編輯超鏈接”
對話框中，單擊“刪除鏈接”命令按鈕。 第３８章 Excel和Internet
近年來，隨著Internet的飛速發(fā)展，人們可以十分方便地從中獲取各式各樣散布于全球的電子信息。Internet就像個解手可及的數(shù)據(jù)庫，蘊藏著來自各行各業(yè)的各個知識領(lǐng)域的大量信息，例如詞典、百科全書、股票、地圖、天氣預(yù)報以及數(shù)不清的其他類型的信息。其中許多信息發(fā)布在帶有數(shù)據(jù)表格的網(wǎng)頁中，Excel憑借結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，已成為創(chuàng)建、獲取或處理此類網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的極佳工具。
?。常福眲?chuàng)建和發(fā)布網(wǎng)頁
Excel 2003允許用戶將工作簿文件保存為HTML格式（Hypertext Markup Language超文本鏈接標(biāo)示語言）。該格式的文件如同標(biāo)準(zhǔn)的
.xls文件，也能夠為Excel所識別。Excel將工作簿或其中一部分保存為HTML格式的同時，也保存了原始工作簿的部分特征，用戶既可以使用Internet Explorer（因特網(wǎng)瀏覽器）來查看電子表格，也可以在Excel 應(yīng)用軟件窗口內(nèi)部查看該文件。
?。常福保薄×泶鏋榫W(wǎng)頁
單擊菜單“文件”——“另存為”或者“另存為網(wǎng)頁”命令，可以將工作簿保存為網(wǎng)頁格式的文件。
“文件”菜單中的“另存為”命令對于一般用戶來說，都不陌生，用戶可以使用它來將工作簿以不同的文件名保存，或者將標(biāo)準(zhǔn)Excel 格式文件保存為其他類型的文件，網(wǎng)頁格式便是其中的一種。當(dāng)用戶直接使用“另存為網(wǎng)頁”命令時，“另存為”對話框上‘保存類型“默認(rèn)文件類型為“網(wǎng)頁（*,htm;*.html)”。
在“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表框中，有兩種網(wǎng)頁格式可供選擇：一種是“單個文件網(wǎng)頁”，另一種為“網(wǎng)頁”。當(dāng)用戶將工作簿保存為“單個文件網(wǎng)頁”時，保存后的文件只有一個，其后綴名為mht( mhtml）；而保存為網(wǎng)頁后，除了有一個后綴名為htm(html)的網(wǎng)頁文件之外，在該文件同一目錄下還增加了一個名為xxx.files的文件夾（xxx為工作簿的文件名）。
提示：用戶可以在xxx.files文件夾里面找到一些xml文件，也可能有一些圖片文件。其實，這也是一種簡單的提取Excel中圖片和圖形的方法。
?。常福保病∈裁词墙换バ?/div> Excel讓人們喜歡的重要特性之一就是它的交互性。Excel可以將這種交互功能和數(shù)據(jù)一起保存入網(wǎng)頁文件。也就是說，在IE中打開的網(wǎng)頁文件，可以和Excel標(biāo)準(zhǔn)文件一樣進行交互，用戶可以在其中輸入數(shù)據(jù)，編輯公式，設(shè)置格式，以及更新圖表等，甚至還可以使用“更高級”的功能——數(shù)據(jù)透視表。
不具有交互性的網(wǎng)頁文件在IE中打開時，所有內(nèi)容都是靜態(tài)的，不能做任何編輯。
?。常福保场“l(fā)布不具有交互性的網(wǎng)頁
使用“另存為網(wǎng)頁”命令，并按照默認(rèn)設(shè)置將Excel文件保存為網(wǎng)頁（或者單個文件網(wǎng)頁），Excel文件將被保存為不具有交互功能的網(wǎng)頁，即靜態(tài)網(wǎng)頁。
不具有交互性的網(wǎng)頁在IE顯示中沒有Excel行號列表、滾動條的文件，和那些最常見的網(wǎng)頁基本相同。
３８．１．４ 發(fā)布具有交互性的網(wǎng)頁
用戶可以在“另存為”對話框上勾選“添加交互”復(fù)選框，然后單擊“保存”按鈕，將工作簿另存為具有交互性的網(wǎng)頁。Excel默認(rèn)地將工作表（工作簿中所有的工作表）保存到網(wǎng)頁，而Excel工作表中的圖表會被“忽略”。
具有交互性的網(wǎng)頁，就像Excel主窗口被放在IE中一樣，用戶可以像在Excel工作表中一樣編輯數(shù)據(jù)，設(shè)置格式等，也可以在不同的工作表之間來回切換。
如果要在網(wǎng)頁中加入一些“高級”交互功能，如Excel圖表，可以按照下述步驟實現(xiàn)。
步驟１．單擊菜單“文件”——“另存為網(wǎng)頁”，彈出對話框。
步驟２．單擊對話框上的“發(fā)布”按鈕，彈出對話框。
步驟３．選擇在Sheet1上的圖表，并且勾選“添加交互對象”復(fù)選框。
步驟４．單擊“發(fā)布”按鈕，完成。
Excel圖表等高級功能也可以發(fā)布到網(wǎng)頁，并且當(dāng)用戶更改圖表下面表格中的數(shù)值時，圖表會隨之變化。
深入了解
發(fā)布具有交互性的網(wǎng)頁，并不是將Excel“搬到”IE中去，而只是在IE里面引用Microsoft Office Spreadsheet控件而已，和Excel主界面還是有很大區(qū)別的。
具有交互性的網(wǎng)頁只能在IE5.0或者以上的版本里打開。可以被發(fā)布為具有交互性功能有：
?。保詣雍Y選區(qū)域
２．圖表
?。常?dāng)?shù)據(jù)透視表
?。矗x定要打印的單元格區(qū)域
?。担樵儽恚ㄍ獠繑?shù)據(jù)區(qū)域）
６．單元格區(qū)域
?。罚麖埞ぷ鞅?/div>
?。福ぷ鞑?/div>
有些功能不能同時發(fā)布。例如，發(fā)布Sheet1中的圖表，其他工作表會被忽略。工作表中的窗體（還有其他很多功能或?qū)ο螅┒疾荒馨l(fā)布為交互性網(wǎng)頁。如果想發(fā)布一個使用窗體控制的動態(tài)圖表，目前是無法實現(xiàn)的。]
?。常福病。祝澹獠樵?/div>
Excel用戶可以通過Web查詢、復(fù)制網(wǎng)頁文件中的數(shù)據(jù)。被復(fù)制到工作表的數(shù)據(jù)，可以供用戶以任何方式操作處理。
?。常福玻薄?chuàng)建Web查詢
用戶需要連接到網(wǎng)上，才能創(chuàng)建和運行Web查詢。
目錄C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\QUERIES下有3個Web查詢文件，直接打開這些文件就可以執(zhí)行Web查詢。另外，本節(jié)用到的示例文件可以從Excel Home網(wǎng)站下載。
雙擊文件名為MSN MoneyCentral Investor Currency Rates.iqy的 Web查詢文件，該文件會執(zhí)行一次查詢，新建一個Excel工作簿，彈出對話框。
單擊“打開”按鈕后，MSN金融中心的貨幣匯率數(shù)據(jù)就會被復(fù)制到Excel工作表中。
如果用戶知道網(wǎng)址，也可以自己創(chuàng)建Web查詢，步驟描述如下。
步驟１．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——選擇“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”——單擊“新建Ｗｅｂ查詢”，彈出對話框。
步驟２．在地址欄中輸入網(wǎng)址http://finance.qq.com/a/20070209/000298.htm，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，進入騰訊財經(jīng)的基金數(shù)據(jù)網(wǎng)頁。
步驟３．在網(wǎng)頁上的每個數(shù)據(jù)表左上角，都會顯示一個黃底色黑箭頭，該箭頭表明該網(wǎng)頁上的這部分?jǐn)?shù)據(jù)可以被復(fù)制到Excel工作表中去。單擊該箭頭后，箭頭變成綠色的勾選符號，表明該部分?jǐn)?shù)據(jù)已被選中。如果網(wǎng)頁上有多個黃底黑箭頭，用戶可以根據(jù)需要，同時選中它們，一起導(dǎo)入到Excel工作表中。
步驟４．單擊“導(dǎo)入”按鈕后，系統(tǒng)會詢問導(dǎo)入數(shù)據(jù)放置的位置。用戶指定位置后，基金數(shù)據(jù)就被導(dǎo)入到E
xcel工作表中。
在導(dǎo)入的數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)，單擊右鍵，在快捷菜單上選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩?#8221;命令打開“外部數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩?#8221;對話框，可在其中設(shè)置一些選項。
３８．２．２ 刷新數(shù)據(jù)
在導(dǎo)入的數(shù)據(jù)區(qū)域中激活任意一個單元格，然后單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“刷新數(shù)據(jù)”，可以更新通過Web查詢導(dǎo)入的數(shù)據(jù)；也可以在數(shù)據(jù)區(qū)域單擊右鍵，在快捷菜單上選擇“刷新數(shù)據(jù)”；或者單擊“外部數(shù)據(jù)”工具欄上的“刷新數(shù)據(jù)”命令對數(shù)據(jù)進行更新。
注意：使用Web查詢的好處是Excel可以記住數(shù)據(jù)來源，一次導(dǎo)入數(shù)據(jù)，以后只要在Excel中直接刷新即可更新數(shù)據(jù)。但是，Web查詢只能從網(wǎng)頁上導(dǎo)入表格形式的數(shù)據(jù)，而且要求網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)固定，否則，一旦網(wǎng)頁的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，就需要通過“新建Web查詢”對話框再次進入網(wǎng)頁來指定正確的數(shù)據(jù)表。
?。常福场xcel和ASP
動態(tài)服務(wù)器主頁是微軟幾年前發(fā)展的技術(shù)，其在每次被瀏覽后都會變化，用戶可以使用該技術(shù)來設(shè)計強大的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程序。ASP是一個獨立的平臺，這意味著用戶可以在任何瀏覽器里查看ASP主頁。ASP的運行環(huán)境可以從Microsoft Internet Information Server(IIS 5.0以上）獲得。
簡單說，ASP主頁是后綴名為.asp的文本文件。ASP代碼完全由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器處理，并且作為純THTML代碼發(fā)送到用戶瀏覽器。用戶無法查看創(chuàng)建網(wǎng)頁所使用的源代碼。然而，如果用戶能夠訪問原始的ASP文件的話，在任何文本編輯器里打開它，都能夠查看ASP代碼。
提示：本節(jié)需要用到的示例文件都可以從Excel Home網(wǎng)站下載。
表３８－１列出了ASP文件的基本語法結(jié)構(gòu)。關(guān)于ASP的編程知識已經(jīng)超出了本書的范圍，如果讀者感興趣可以閱讀其他相關(guān)資料以進一步了解。本節(jié)主要介紹ASP與Excel的相關(guān)應(yīng)用，讓讀者了解它們之間的關(guān)系。
ASP文件基本語法結(jié)構(gòu)
?。常福常薄∈褂肁SP腳本從數(shù)據(jù)庫中提取資料并保存為xls文件 下面的內(nèi)容將介紹如何使用ASP從Access文件 Northwind里的供應(yīng)商表中獲取一些數(shù)據(jù)，并且將這些數(shù)據(jù)在IE里作為一個 Excel工作表顯示出來。
假設(shè)已經(jīng)有一臺支持ASP腳本的IIS服務(wù)器正在運行，它的域名是http://demo.。將已經(jīng)創(chuàng)建好的ASP腳本文件 Access
Table.asp和數(shù)據(jù)庫文件 Northwind.mdb上傳到服務(wù)器的根目錄中。
現(xiàn)在，用戶可以運行剛才上傳的ASP腳本。
步驟１．打開IE，在地址欄里面輸入以下地址。http://demo./accesstable.asp
步驟２．按<Enter>鍵后，彈出對話框。
步驟３．單擊“打開”按鈕，IE窗口里出現(xiàn)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)以Excel工作表形式顯示。如果單擊“保存”按鈕，則可以將一個名為acce
sstalbe.xls的文件保存到磁盤上。
３８．３．２ 根據(jù)用戶輸入的內(nèi)容創(chuàng)建Excel文件
ASP腳本可以包含窗體，用來收集用戶輸入的內(nèi)容。假設(shè)客戶需要收集本部門員工休假時的緊急聯(lián)系方式。要求數(shù)據(jù)輸入、顯示以網(wǎng)頁界面的形式。通常在網(wǎng)頁上收集數(shù)據(jù)時，這些信息會被保存某種數(shù)據(jù)庫中，如SQL Server或者 Access數(shù)據(jù)庫。不過，對于規(guī)模不大的一般數(shù)據(jù)，可直接作為Excel表格保存。
下面的示例將示范如何將Excel作為一個數(shù)據(jù)庫，學(xué)習(xí)如何查詢Excel電子表格，并將其中的數(shù)據(jù)顯示到網(wǎng)頁上。另外也將學(xué)習(xí)如何獲取從網(wǎng)頁上輸入的信息并且保存到Excel文件中。
１．創(chuàng)建一個用作數(shù)據(jù)庫的Excel文件
步驟１．打開一個空白工作簿
步驟２．在單元格A1里輸入“員工姓名”；B1里輸入“手機號碼”；C1里輸入“休假地點”。
步驟３．選中Ａ、Ｂ、Ｃ列，單擊菜單“插入”——“名稱”——“指定”，在彈出的“指定名稱”對話框上，勾選“首行”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕，完成名稱指定。
步驟４．保存該文件為VacationASP.xls,關(guān)閉Excel應(yīng)用程序。
步驟５．將此文件VacationExcel.asp文件上傳到IIS服務(wù)器目錄中。
?。玻\行VacationExcel.asp腳本
打開IE，在地址欄里輸入網(wǎng)址：http://demo./VacationExcel.asp
按<Enter>鍵后，將看到“員工休假緊急聯(lián)系信息系統(tǒng)”界面。
在文本框中輸入任意員工姓名、手機號碼和休假地點，然后單擊“輸入數(shù)據(jù)到Excel”，界面變成。
在文本框中輸入數(shù)據(jù)庫（Excel文件）中已存在的員工信息，然后單擊“刪除數(shù)據(jù)”，例如刪除“陳宏民”的信息。
刪除信息時，所有信息（姓名、號碼和地點）都必須正確，否則會出現(xiàn)無法刪除信息的提示。
３８．３．３ 使用ASP腳本創(chuàng)建Excel圖表
使用ASP腳本可以創(chuàng)建Excel圖表以幫助展示數(shù)據(jù)，示例文件ChartinASP.asp的代碼中使用Microsoft Excel圖表向?qū)韯?chuàng)建圖表。
將ChartinASP.asp文件（可從Excel Home網(wǎng)頁下載）上傳到IIS服務(wù)器根目錄，然后打開IE，并在地址欄里輸入網(wǎng)址：
按<Enter>鍵后，IE出現(xiàn)由ASP腳本所創(chuàng)建的 Excel數(shù)據(jù)和圖表。
本示例直接使用ＡＳＰ腳本往一個空白Excel 工作表中輸入數(shù)據(jù)來創(chuàng)建圖表，用戶也可以從數(shù)據(jù)庫或者現(xiàn)有的Excel 文件中獲取數(shù)據(jù)來創(chuàng)建圖表。
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?。常福矗薄。兀停淌鞘裁?/div>
XML即Extensible Markup Language（可擴展性標(biāo)示語言），其為用戶設(shè)計標(biāo)示語言以及文檔里使用該語言描述數(shù)據(jù)提供機制。和H
TML一樣，XML也是一種標(biāo)示語言。然而，HTML和XML功能不一樣；HTML通過使用一套固定的不可自定義的標(biāo)識描述網(wǎng)頁布局，而XML允許用戶使用自定義標(biāo)識描述數(shù)據(jù)內(nèi)容。
XML主要用于從演示中分離出內(nèi)容。因為XML文檔是文本文件，所以XML是獨立于操作系統(tǒng)平臺、軟件或者編程語言之外的。XML使得很多事情更簡單；描述任何數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（結(jié)構(gòu)化的或非結(jié)構(gòu)化的）和使用常規(guī)協(xié)議，例如HTTP或FTP，并可將其發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)任何地方，只要任意個組織能夠在代表要交換數(shù)據(jù)的XML標(biāo)識上達成一致的話，那么這些組織使用什么后端系統(tǒng)或什么數(shù)據(jù)庫都無關(guān)緊要。
盡管任何人都可以通過創(chuàng)建一套自定義標(biāo)識來描述數(shù)據(jù)，但是很多的行業(yè)組織已經(jīng)定義出并發(fā)布了XML模式，表明設(shè)置XML文檔格式來代表他們行業(yè)的數(shù)據(jù)。Microsoft XMLSS模式就是一個很好的例子，它允許最終用戶描述電子表格數(shù)據(jù)I本章后面有詳細內(nèi)容）；Chemical Markup Language(CML化學(xué)標(biāo)示語言）也是個很好的例子，它定義如何使用XML來描述化學(xué)行業(yè)的數(shù)據(jù)。
XML文件可以使用記事本來查看或者創(chuàng)建。
在IE里面打開的XML文件，看上去就要整齊得多。
?。常福矗病∈褂糜成鋵?dǎo)入XML數(shù)據(jù)
假如用戶要進行家庭消費比例調(diào)查，調(diào)查數(shù)據(jù)分別保存為XML格式。用戶需要將調(diào)查數(shù)據(jù)導(dǎo)入到工作簿中，以圖表形式查看消費。
每個XML文件都包含一個被調(diào)查對象的信息，具體有：姓名、和住房、汽車、旅游、運動、服裝和日常開支等項目的消費百分比。工作簿模板自動計算“其他”消費比例。
注意：本示例用到的XML文件都是在記事本中創(chuàng)建的。本示例涉及的所有文件，都可以從Excel Home網(wǎng)站下載。
１．添加映射到工作簿
步驟１．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“XML源”。Excel主窗口的右邊會彈出“XML源”任務(wù)空格。
步驟２．單擊“XML源”任務(wù)空格右下角“XML映射”按鈕，彈出“XML映射”對話框。
步驟３．單擊“添加”按鈕，定位到ＸＭＬ文件。選擇所需XML文件，并單擊“打開”按鈕。
步驟４．在彈出的警告信息框上單擊“確定”按鈕，Excel將基于XML源數(shù)據(jù)創(chuàng)建架構(gòu)。
步驟５．單擊“確定”按鈕以確定選擇ＸＭＬ架構(gòu)。
此時，Excel的XML源任務(wù)空格里出現(xiàn)“調(diào)查—映射”。
步驟６．將映射里的每個元素分別用鼠標(biāo)拖動到工作表中的相應(yīng)的單元格中去，例如，“姓名”拖動到單元格Ｂ３，“住房‘拖動到B5。
?。玻畬?dǎo)入XML文件
給工作簿添加好映射后，用戶就可以導(dǎo)入XML文件。
步驟１．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“XML”——“導(dǎo)入”。
步驟２．選擇想要導(dǎo)入的XML文件，并單擊“導(dǎo)入”按鈕，該XML就會被導(dǎo)入到當(dāng)前工作簿中。
注意：如果跳過為工作簿添加映射，也可以直接導(dǎo)入XML文件，但是數(shù)據(jù)會按照XML默認(rèn)的格式導(dǎo)入，而不會按照當(dāng)前工作表的格式填寫數(shù)據(jù)。
?。常福矗场?dǎo)入XML數(shù)據(jù)列表
假如用戶得到的XML數(shù)據(jù)是多條記錄的。
單擊菜單“文件”——“打開”命令打開該XML文件，Excel彈出“打開XML”對話框。
如果選擇“作為XML列表”方式打開的話，那么XML文件被打開為帶有XML映射的列表。
如果作為只讀Excel工作簿的話，XML文件會打開為一個只讀的普通工作簿。
如果使用XML源任務(wù)窗格打開的話，XML數(shù)據(jù)不會自動導(dǎo)入到Excel，只會引用XML數(shù)據(jù)的架構(gòu)，并在XML源任務(wù)窗格中顯示映射中的元素。
深入了解
XML文件僅保存和傳遞數(shù)據(jù)，而不會設(shè)置這些數(shù)據(jù)如何顯示。結(jié)合樣式表文件（后綴名為.xls），可以設(shè)置數(shù)據(jù)的顯示格式。下面的示例將創(chuàng)建一個XSL樣式表文件，設(shè)置上面的XML文件格式。
?。保畡?chuàng)建ＸＳＬ樣式表文件
步驟１．打開記事本，并輸入下述XSL語句。
<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> <xsl:stylesheet version="1.0"
<TITLE>家庭消費比例調(diào)查</TITLE>
</HEAD>
<P />
<Font color="White">運動</Font>
</FONT>
</TH>
</TR>
</TR>
</xsl:for-each>
</TABLE>
</CENTER>
</BODY>
</HTML>
</xsl:template>
</xsl:stylesheet>
步驟２．并保存為ExpenseSurvey_All.xsl（和ExpenseSurvey_All.xml在同一文件夾）。
?。玻溄覺ML文件到XSL樣式表
在記事本里面打開ExpenseSurvey_all.XML文件，并添加語句。
<?xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?>
<?xml-stylesheettype="text/xsl"hrer "Expansesurvmy_all.xslP?>
<調(diào)查集合>
<調(diào)查>
<姓名>李平<／姓名>
<住房>５５<／住房>
<汽車>１０<／汽車>
<旅游>６<／旅游>
?。常榭丛O(shè)置好格式的XML文件
雙擊ExpenseSurvey_all.xml文件就可以在IE窗口里打開該文件。
或者，在Excel里面打開ExpenseSurvey_all.xml文件，單擊菜單“文件”——“打開”命令后，系統(tǒng)彈出對話框，詢問是否應(yīng)用樣式到該文件。
選擇“打開該文件，應(yīng)用以下樣式表”打開文件。
?。常福矗础腅xcel中導(dǎo)出XML數(shù)據(jù)
單擊菜單“文件”——“另存為”，在“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表框中，可以找到“XML表格”和“XML數(shù)據(jù)”兩個選項。
其中，“ＸＭＬ表格”會將工作簿保存為使用Microsoft公司的XMLSS架構(gòu)的XML文件。
如果用戶選擇另存為“XML數(shù)據(jù)”，系統(tǒng)會彈出對話框，提示用戶添加“XML映射”。
注意：Excel工作簿中的對象不能保存到XML文件中，只有數(shù)據(jù)可以保存到XML文件中。
第３９章 與其他應(yīng)用程序共享數(shù)據(jù)
Microsoft Office應(yīng)用程序套件有 Excel、 Word、 PowerPoint 等多個組件。這些組件之間共享數(shù)據(jù)是非常容易的（當(dāng)然，Microsoft Office應(yīng)有程序和其他非Office軟件的數(shù)據(jù)共享也是可能的，本章對此不作論述）。用戶可以使用Excel進行數(shù)據(jù)分析，使用Word做文字處理，使用PowerPoint做演講稿，這些應(yīng)用程序之間的數(shù)據(jù)可能需要頻繁地共享。本章以Microsoft Office中Word和 PowerPoint為例，講解 Excel和其他應(yīng)用程序之間的數(shù)據(jù)共享。
３９．１理解數(shù)據(jù)共享
如果軟件Ａ和軟件Ｂ之間相互可以使用對方的數(shù)據(jù)，那么這兩種軟件就可以共享數(shù)據(jù)。例如，Excel里創(chuàng)建的圖表，可以直接復(fù)制粘貼到Word里面，圖表粘貼到Word里面后，能夠顯示，并且和在Excel里顯示的一樣。實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的常見方法有以下３種。
?。保畯?fù)制和粘貼：通過Windows剪貼板或者Office剪貼板進行復(fù)制和粘貼。
２．建立鏈接：源數(shù)據(jù)的更改可以被更新到目標(biāo)文件中。
?。常畬⒁粋€應(yīng)用程序的完整對象植入到另外一個應(yīng)用程序的文件中。
提示：XML技術(shù)，其實也是一種數(shù)據(jù)共享的方式。
?。常梗病≌迟N和鏈接數(shù)據(jù)
３９．２．１ Windows剪貼板或者Office剪貼板
Windows剪貼板是所有應(yīng)用程序的共享空間，只要這臺計算機上安裝的操作系統(tǒng)是 Windows系統(tǒng)，那么任何應(yīng)用程序都可以使用該共享空間，它專門用來保存用戶從應(yīng)用程序復(fù)制或者剪切來的信息。Windows剪貼板在后臺運行，用戶通?？床坏剿缛粜枰榭?，可以運行Windows剪貼板查看器來進行查看。
Office剪貼板是為Office各組件服務(wù)的。Office組件內(nèi)部復(fù)制和剪切數(shù)據(jù)時，應(yīng)用程序會將信息同時放在Wind
ows和Office剪貼板上。放在Windows剪貼板上的信息，可以供用戶多次進行粘貼；但是如果用戶又剪切或者復(fù)制了新數(shù)據(jù)的話，老的信息會被清除。Office剪貼板則“靈活”得名，它能保存多次復(fù)制或者剪切的信息，以供用戶反復(fù)粘貼使用。
深入了解
單擊“開始”——運行，在“運行”對話框中輸入“clipbrd”，單擊“確定”運行該文件。彈出窗口，這就是Windows剪貼板查看器。
舉例來看一下Windows和Office剪貼板的區(qū)別。
Windows和Office剪貼板中保留的信息是不同的，Windows剪貼板只保留最后一條信息，而Office剪貼板則保留了所有信息（最多２４條）。
不能共享數(shù)據(jù)的應(yīng)用程序之間是不能復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)的。例如，用戶在Windows資源管理器中復(fù)制某個文件，那么Windows剪貼板中會出現(xiàn)該文件路徑名稱。
這時，如果用戶查看資源管理器的“編輯”菜單，會看到“粘貼”命令是可用的，因為在資源管理器里面復(fù)制文件本來就是可以實現(xiàn)的。但是，Excel的“編輯”菜單里面的“粘貼”、“選擇性粘貼”和“粘貼為鏈接
”命令都是灰色的，也就是說不能將一個文件復(fù)制粘貼到Excel里面。
復(fù)制和粘貼技術(shù)是靜態(tài)的，源數(shù)據(jù)被復(fù)制和粘貼后，就相當(dāng)于創(chuàng)建一個“復(fù)印件”。“復(fù)印件”和“原件”雖然相同，但是它們之間沒有任何關(guān)聯(lián)。“原件”的任何變化不會影響到“復(fù)印件”，反之亦然。
?。常梗玻病℃溄訑?shù)據(jù)
對于要經(jīng)常更新的數(shù)據(jù)共享，使用靜態(tài)的復(fù)制和粘貼方法，不是很好的選擇。用戶可以在Windows應(yīng)用程序之間創(chuàng)建一個動態(tài)的鏈接，當(dāng)數(shù)據(jù)源有任何更新時，都可以在目標(biāo)文件中自動更新。
如果是Excel工作簿之間的鏈接數(shù)據(jù)，那么可以非常簡單地在工作表單元格中寫公式，直接引用另一個工作簿中的單元格或者單元格區(qū)域。公式如下：
"[工作簿名稱]工作表名稱！單元格區(qū)域地址：
如果是Excel和其他Office組件之間鏈接數(shù)據(jù)的話，可以先復(fù)制源數(shù)據(jù)，再使用“選擇性粘貼”，然后選擇粘貼的類型，就可以實現(xiàn)鏈接數(shù)據(jù)。
在Word文檔里鏈接Excel數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下。
步驟１．選擇需要復(fù)制Excel單元格區(qū)域，按下"Ctrl+C"組合鍵，復(fù)制Excel數(shù)據(jù)。
步驟２．激活Word文檔，單擊菜單“編輯”——“選擇性粘貼”。
步驟３．在彈出的“選擇性粘貼”對話框上，選擇“粘貼鏈接”復(fù)選框，并且選擇一種粘貼方式。
粘貼在Word文檔里的內(nèi)容為一個鏈接到Excel的域，用戶可以通過更新域來更新數(shù)據(jù)。
深入了解
用戶可以在Word文檔上按下"Alt+F9"組合鍵，可以將顯示為域。這就等于Word里面寫下公式（就像Excel里的公式意義一樣），鏈接到Excel數(shù)據(jù)。
?。常梗玻场xcel數(shù)據(jù)復(fù)制到其他Office應(yīng)用程序中
如果將復(fù)制的Excel單元格區(qū)域，"Ctrl+V"組合鍵粘貼到其他Office應(yīng)用程序中，那么粘貼后的數(shù)據(jù)會轉(zhuǎn)換為該應(yīng)用軟件支持的表格。很多Excel里設(shè)置的格式可以被傳遞到該組件中去，比如邊框、底色等。但是，也有很多設(shè)置不能傳遞到其他Office組件中去，例如Excel里的公式、單元格的垂直對齊等。
在Excel里復(fù)制數(shù)據(jù)后，在目標(biāo)應(yīng)用程序中單擊菜單“編輯”——“選擇性粘貼”，用戶可以在彈出的“選擇性粘貼”對話框上，將Excel數(shù)據(jù)粘貼為各種個性方式。
注意：在Excel里面復(fù)制的數(shù)據(jù)類型不同，目標(biāo)應(yīng)用程序中“選擇性粘貼”對話框中所出現(xiàn)的選項也會有所不同。
３９．３ 在其他Office應(yīng)用程序文檔中插入Excel對象
除了使用復(fù)制粘貼方法來共享數(shù)據(jù)之外，用戶還可以在Office應(yīng)用程序文檔中插入對象。
?。常梗常薄xcel區(qū)域嵌入到Word或PPT文檔中
示例．３９．１ 將Excel表格數(shù)據(jù)嵌入到Word文檔中
步驟１．打開需要嵌入的Excel工作簿，選擇需要復(fù)制的單元格區(qū)域。
步驟２．單擊菜單“編輯”——選擇“復(fù)制”命令（或者按"Ctrl+C"組合鍵）。
步驟３．激活目標(biāo)Word文檔，并定位到合適位置。
步驟４．單擊菜單“編輯”——“選擇性粘貼”，在彈出的“選擇性粘貼”對話框上選擇“Microsoft Office
Excel工作表對象”然后單擊“確定”。
深入了解
嵌入Word的Excel工作表對象在外觀上和靜態(tài)復(fù)制粘貼的沒有很大區(qū)別，但是嵌入的Excel對象區(qū)域只能整個被選中。雙擊此表格，Excel對象就會被激活，用戶可以進行編輯。
將Excel工作表對象嵌入PowerPoint演示義稿的操作和Word中類似。
鏈接數(shù)據(jù)和嵌入對象的區(qū)別
“鏈接數(shù)據(jù)”在原始文件和目標(biāo)文件之間創(chuàng)建了一座“橋梁”，原始文件有任何修改，都江堰市可以更新到目標(biāo)文件中，而且“鏈接數(shù)據(jù)”僅將被復(fù)制的部分內(nèi)容創(chuàng)建到目標(biāo)文件中。“嵌入對象”則是將原始文件整個復(fù)制一份，創(chuàng)建到目標(biāo)文件中。如果原始文件比較大的話，目標(biāo)文件也會隨之增加很大。另外，嵌入的對象和原始文件不再有任何聯(lián)系，原始文件有任何修改，不會影響到目標(biāo)文件。
?。常梗常病≡赪ord或者PowerPoint中建立一個新的Excel對象
如果沒有責(zé)成的Excel文件，用戶也可以直接在Word文檔或PowerPoint演示文稿中創(chuàng)建新的Excel工作表對象
步驟１．激活需要建立Excel對象的Word文檔。
步驟２．單擊菜單“插入”——“對象”，彈出“對象”對話框。
提示：“對象”對話框中顯示的對象列表取決于本電腦安裝的軟件。例如，如果電腦上安裝了Auto CAD制圖軟件，那么該列表中就會出現(xiàn)CAD對象，也就是說，可以在Word文檔中插入CAD對象。
步驟３．選擇"Microsoft Excel工作表"，并單擊“確定”按鈕，Excel工作表插入到Word。
提示：為什么要在Word中插入Excel工作表對象？雖然用戶可以簡單地在Word文檔中插入或者繪制表格，但是插入Excel工作表對象能夠讓用戶可以使用Excel的很多高級功能，例如公式和函數(shù)等。
同樣，可以在PowerPoint演示文稿中插入新的Excel工作表對象。
?。常梗常场≡贓xcel工作表中插入對象
前面介紹了如何將Excel工作表對象插入到Word文檔或者PowerPoint演示文稿中去，同樣用戶也可以根據(jù)需要在Excel工作表里面插入其他應(yīng)用程序?qū)ο?，例如Word文檔、PowerPoint演示文稿，以及很多其他類型的對象，包括音頻剪輯、視頻剪輯等。
提示：在Excel或者其他Office應(yīng)用程序里插入對象的時候，“對象”對話框上有個“顯示為圖標(biāo)”的復(fù)選框。如果選擇該復(fù)選框，那么被插入的對象就會顯示出一個小圖表。
第４０章 使用Excel工作組
過去，如果用戶想和他人共享工作表，可能得復(fù)制整個文件到軟盤，然后將軟盤上的文件再復(fù)制給他人。而現(xiàn)在，無論身處何方，都可以充分利用Internet與他人共享數(shù)據(jù)并進行協(xié)作。Microslft Excel 2003提供了多項易于使用的功能，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使協(xié)作與共享變得非常便利。
?。矗埃薄倪h程電腦上獲取或保存Excel 數(shù)據(jù)
單擊Excel菜單“文件”——“另存為”，在“另存為”對話框的“保存位置”下拉列表框里，用戶可以選擇任何位置來保存Excel文件，例如本地磁盤、FTP、局域網(wǎng)等。同樣，在“打開”對話框的“查找位置”下拉列表框里，也可以在任何位置查找打開的文件。
如果用戶試圖通過網(wǎng)絡(luò)打開一個已經(jīng)被其他用戶打開并正在使用的文件，Excel會彈出提示。
遇到這種情況可以與正在使用該文件的用戶進行協(xié)商，請對方先關(guān)閉該文件，否則只能以只讀方式打開。如果用戶單擊“通知”按鈕，文件仍會以“只讀”方式打開，不過，當(dāng)對方（這里為Tiger chen）關(guān)閉該文件時
Excel將發(fā)送信息通知后面打開文件的用戶。
如果用戶單擊“現(xiàn)在可以使用的文件”對話框上的“讀一寫”按鈕，Excel工作簿會以可寫方式重新打開，之后用戶便可編輯該文件。
?。矗埃病」蚕砉ぷ鞑?/div>
Excel支持“共享工作簿”的功能，這使得多個用戶同時編輯同一個Excel工作簿成為可能。設(shè)置共享后的工作簿會保存更改記錄，并對產(chǎn)生的沖突立即做出適當(dāng)?shù)奶幚怼?/div>
?。矗埃玻薄￡P(guān)于共享工作簿
任何Excel工作簿都可以被設(shè)置為共享，不過建議只對需要多用戶同時編輯的文件才設(shè)置共享。例如下面幾種情況是適合使用“共享工作簿”的。
?。保a(chǎn)車間的不安全行為反饋。工廠的安全負責(zé)人可以設(shè)計一個不安全行為的反饋表格，放豐局域網(wǎng)中某臺電腦的共享文件夾里面。因為不安全行為得隨時發(fā)現(xiàn)隨書反饋，而不同的人可能允許多用戶同時編輯。
?。玻椖壳鍐危袆佑媱澑?。各個部門都有自己部門的項目清單或者行動計劃，需要定期更新并向老板匯報。最好的方法是將不同部門的行動計劃放在同一個工作簿的不同工作表里面，而且每個行動計劃的模板是一樣的。設(shè)置工作簿共享，這樣每個部門可以隨時更新自己的部分，而老板可以隨時查看所有部門最新計劃。
?。矗埃玻病≡O(shè)置共享工作簿
單擊菜單“工具”——“共享工作簿”，彈出“工作工作簿”對話框。
在該對話框上有“編輯”頁，勾選“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，Excel會提醒用戶保存工作簿。之后，引工作簿即成為共享工作簿。
在對話框的“高級”選項卡中，用戶可以選擇是否保存修訂記錄，設(shè)置何時更新，如何解決沖突，以及個人視圖設(shè)置等。
示例４０．１ 某工廠不安全行為反饋表
安全對于任何工廠都極為重要，有調(diào)查認(rèn)為９０％以上的安全事故都是由于員工或者施工供應(yīng)商的不安全行為造成的。安全是每個員工的責(zé)任，作為工廠安全協(xié)調(diào)員的用戶設(shè)計了個不安全行為反饋表，放在公司局域網(wǎng)中的某臺電腦上進行共享，使得每個員工都能夠及時反饋不安全行為。
準(zhǔn)備好表格后，單擊菜單“工具”——“共享工作簿”，在彈出的“共享工作簿”對話框的“編輯”頁上勾選“允許用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，然后單擊‘確定’按鈕。共享了的工作簿在Excel標(biāo)題欄會顯示“共享”二字。
打開共享工作簿后，單擊菜單“工具”——選擇“共享工作簿”，彈出的‘共享工作簿’對話框的“編輯”頁上會顯示當(dāng)前正在使用該工作簿的用戶。
如果在用戶打開該工作簿后，其他的用戶對其做了修改，那么當(dāng)用戶編輯工作簿并保存時，Excel會彈出消息框。
如果用戶想查看工作簿曾經(jīng)被更改的記錄（稱為“修訂記錄”），可以單擊菜單“工具”——“修訂”——“突出顯示修訂”。這時，工作表中很多單元格會出現(xiàn)藍色三角符號，當(dāng)光標(biāo)移到到該單元格時，會出現(xiàn)相應(yīng)的提示。
?。矗埃玻场」蚕砉ぷ鞑镜南拗坪蛦栴}
工作簿被共享之后，Excel的很多功能會受到限制，甚至完全不能使用。
共享工作簿受限制的功能
除了表格列出的共享工作簿受限制的功能之外，共享工作簿還可能使工作簿極其巨大，甚至占滿局域網(wǎng)硬盤空間的情況。所以，作為共享工作簿擁有者的用戶必須定時進行維護，檢查文件大小，定時取消工作簿共享，刪除不同用戶所作的不必要的格式設(shè)置；維護完畢后再保存文件，再在新保存的工作簿上重新設(shè)置共享。 ４０．３ 審閱
在團隊協(xié)作時，很多時候需要團隊中多個成員對文件進行審閱和修訂。Excel 2003可以幫助用戶方便地進行團隊的審閱和修訂。
４０．３．１ 打開或關(guān)閉工作簿的修訂跟蹤
共享后的工作簿可以保存每次更新的記錄（修訂記錄），用戶可以選擇打開或者關(guān)閉工作簿的修訂記錄。本節(jié)為讀者示范如何在新的工作表中顯示更為詳細的修訂記錄。
步驟１．單擊菜單“工具”——“修訂”——“突出顯示修訂”，彈出對話框。
步驟２．勾選“時間”復(fù)選框，并在其右側(cè)的下拉列表框中選擇“全部”。
步驟３．勾選“修訂人”復(fù)選框，并在其右側(cè)的下拉列表框中選擇“每個人”。
步驟４．勾選“在新工作表上顯示修訂”復(fù)選框，框畫出的地方。
步驟５．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框。此時，工作簿會自動添加一個名為“歷史記錄”的工作表，記錄從工作簿共享以來的所有修訂記錄。
注意：工作簿被保存后，“歷史記錄”工作表會自動消失。
如果用戶要隱藏修訂記錄，可以單擊菜單“工具”——“修訂”——“突出顯示修訂”，在彈出的對話框上，取消勾選“在屏幕上突出顯示修訂”和“在新工作表中顯示修訂”復(fù)選框。
４０．３．２ 發(fā)送工作簿審閱請求
假如用戶需要將某“技術(shù)部2007年項目追蹤表”發(fā)送給別的項目負責(zé)人進行審閱和修訂，并且希望保存每個項目負責(zé)人的修訂記錄，那么可以按照下述步驟實現(xiàn)。
步驟１．打開“技術(shù)部2007年項目追蹤表”工作簿，并共享該工作簿。
步驟２．單擊菜單“文件”——“發(fā)送”——“郵件收件人（審閱）”，此時電腦上默認(rèn)的電子郵件客戶端程序?qū)⒈粏樱ㄈ鏜
icrosoft Office Outlook),并創(chuàng)建了一份準(zhǔn)備向?qū)忛喺甙l(fā)送的郵件。
步驟３．輸入發(fā)件人和收件人（審閱者）郵件地址。例如，發(fā)件人為“tiger@excelhome.cn”，審閱者為“Kevin@excelhome.cn”。
步驟４．工作簿會自動作為附件添加到郵件中?，F(xiàn)在，用戶可以在“附件選項”任務(wù)空格中選擇作為“常規(guī)附件”還是“共享附件”。如果選擇“常規(guī)附件”，則每個收件人將得到一份獨立的附件。
步驟５．在郵件正文中，輸入必要的信息，然后單擊工具欄中的“發(fā)送”按鈕。工作簿將被發(fā)送到審閱者處等待審閱。
注意：要使用Excel的審閱功能，必須使用Microsoft Office Outlook 2002或者更高版本。
４０．３．３ 答復(fù)工作簿審閱請求
tiger@excelhome.cn郵箱的所有者Tiger發(fā)送工作簿審閱請求郵件后，Kevin@excelhome.cn 郵箱的所有者Kevin會收到該請求郵件。
當(dāng)Kevin打開附件后，進行審閱并進行必要的修改。再單擊“審閱”工具欄上的“回復(fù)時包含更改”，可以將修訂好的工作簿發(fā)回給工作簿創(chuàng)建者——發(fā)送審閱請求的用戶。
４０．３．４ 合并工作簿
當(dāng)發(fā)送審閱請求的用戶收到審閱者的回復(fù)，打開審閱后的工作簿時，系統(tǒng)彈出信息框。
用戶可單擊‘是’按鈕將審閱者所作的修訂合并到原工作簿。
?。矗埃常怠〗Y(jié)束審閱
如果用戶已經(jīng)收到所有審閱者的回復(fù)，即可結(jié)束審閱過程。
步驟１．單擊“審閱”工具欄上的“結(jié)束審閱”按鈕，彈出消息框。
步驟２．單擊“是”按鈕，確認(rèn)要結(jié)束審閱，彈出消息框。
步驟３．單擊“是”按鈕，工作簿中全部修訂記錄被清除，并且工作簿的共享也被取消。至此整個審閱過程結(jié)束。
?。矗埃础÷?lián)機協(xié)作
在信息時代，跨區(qū)域甚至全球性團隊協(xié)作越來越多，也越來越重要。Excel 2003的聯(lián)機協(xié)作功能為遠程協(xié)作提供了很好的支持。單擊菜單“工具”——“聯(lián)機協(xié)作”，可看到菜單。
Excel 可以方便地使用Microsoft NetMeeting來進行網(wǎng)絡(luò)會議。通過NetMeeting可以將本地計算機屏幕或者文件很容易地分享給對方。NetMeeting的使用已經(jīng)超出本書的討論范圍，本書不再深入討論，請讀者參考相關(guān)教材。
?。矗埃怠」蚕砉ぷ鲄^(qū)
除了共享工作簿外，Excel還支持另一種文件共享，叫做共享工作區(qū)。
４０．５．１ 關(guān)于共享工作區(qū)
共享工作區(qū)是一個宿主在Web服務(wù)器上的區(qū)域，在那里同事可以共享文檔和信息，維護相關(guān)數(shù)據(jù)的列表，并使彼此了解項目的最新進展。事實上，共享工作區(qū)是可以在Web瀏覽器或Microsoft Office程序中的“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格中打開的Microsoft Windows Shar
ePoint Services網(wǎng)站。
單擊菜單“工具”——“共享工作區(qū)”，Excel就會打開“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格。
?。保臋n庫“文檔庫中可以存儲共享工作區(qū)的所有成員都可以訪問的文檔。“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格會顯示存儲當(dāng)前打開文檔的庫。
?。玻?#8220;任務(wù)”列表：在“任務(wù)”列表中，可以將待辦項目及截止日期分配給共享工作區(qū)的成員。如果另一位成員已將任務(wù)分配給您，則您可以在“任務(wù)”列表中對它進行核對。當(dāng)其他工作組成員在“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格中打開“任務(wù)”列表時，他們可以看到您已完成了該任務(wù)。
?。常?#8220;鏈接”列表：在“鏈接”列表中，可以添加指向共享工作區(qū)的成員感興趣的資源或信息的超鏈接。
４．“成員”列表：“成員”列表顯示共享工作區(qū)成員的用戶名。在“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格中，也包含聯(lián)系人信息（如閑或忙狀態(tài)、電話號碼和電子郵件地址）和其他屬性，因此成員之間可以很容易地彼此保持聯(lián)系。
５．電子郵件通知：可以使用電子郵件通知來接收對共享工作區(qū)中的列表、特定項目（如任務(wù)狀態(tài)）或文檔更新的通知。
提示：如果服務(wù)器配置了即時消息服務(wù)，還可以看到共享工作區(qū)成員的聯(lián)機狀態(tài)。
４０．５．２ 使用共享工作區(qū)
使用共享工作區(qū)的前提是能夠訪問一臺運行Microsoft Windows SharePoint Services服務(wù)器產(chǎn)品的更多知識，請查閱相關(guān)資料。
?。保畡?chuàng)建文檔工作區(qū)
圖是一份部門項目進度追蹤表，表格中的項目分別由部門內(nèi)不同組、不同擁有者領(lǐng)導(dǎo)。項目擁有者必須定期更新其項目，并與部門其他成員共享信息。對于這樣的工作，最好使用Excel的“共享工作區(qū)”來完成。
步驟１．打開該項目追蹤工作簿。
步驟２．單擊菜單“工具”——“共享工作區(qū)”，Excel彈出“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格。
步驟３．在“鍵入新URL）”處，輸入用戶想要創(chuàng)建文檔工作區(qū)的SharePoint網(wǎng)址。
步驟４．單擊“創(chuàng)建”按鈕，Excel在用戶剛才輸入的網(wǎng)站，開始創(chuàng)建一個新的文件工作區(qū)。
注意：如果用戶沒有權(quán)限創(chuàng)建文檔工作區(qū)，可以聯(lián)系SharePoint網(wǎng)站管理員以取得授權(quán)。
步驟５．文檔工作區(qū)被創(chuàng)建完成后，Excel的“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格顯示該文檔工作區(qū)的相關(guān)信息。
SharePoint管理員可以為該文檔工作區(qū)授權(quán)新成員，并且可以向所有成員發(fā)送電子郵件。
用戶可以通過Excel的“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格對創(chuàng)建的文檔工作區(qū)進行操作，也可以在IE瀏覽器中查看和操作該文檔工作區(qū)。
步驟６．單擊“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格上部的“在瀏覽器中打開網(wǎng)站”，創(chuàng)建的“文檔工作區(qū)”在IE窗口里顯示。
單擊“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格左下角的“獲取更新”按鈕，可以及時更新“文檔工作區(qū)”文檔的更新。
用戶從IE窗口的網(wǎng)頁打開文檔時需要注意，如果直接在文檔名稱上單擊的話，文檔可能會以“只讀”方式打開。為了避免這種情況發(fā)生，用戶可以將光標(biāo)移動到文檔名稱上方，這時分出現(xiàn)一個帶有三角箭頭的下拉框，點擊該三角箭頭，從彈出的快捷菜單上選擇選擇“在microsft Office Excel中編輯。若此時沒有其他用戶使用該文檔，就可以打開該文檔進行編輯。
. 如果希望該文檔可被多用戶同時編輯，可先將文檔設(shè)置為“共享工作簿”，然后創(chuàng)建到文檔工作區(qū)。
?。玻畡?chuàng)建列表和發(fā)布列表
通過與Microsoft Windows SharePoint Services網(wǎng)站集成，使用Excel列表與其他用戶共享數(shù)據(jù)變得更加容易。只要擁有SharePoint網(wǎng)站的網(wǎng)站地址和創(chuàng)傷權(quán)限，用戶就可以共享列表以供其他人員查看、編輯和更新列表。如果選擇的Excel中的列表鏈接到SharePoint網(wǎng)站上的列表，則可與SharePoint網(wǎng)站同步更新，以便其他用戶可查看到最新的數(shù)據(jù)。
步驟１．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“列表”——“創(chuàng)建列表”，彈出對話框，要求用戶指定需要創(chuàng)建列表的數(shù)據(jù)區(qū)域，并指明是否包含標(biāo)題。
步驟２．單擊“列表”工具欄上的“列表”按鈕，選擇“發(fā)布列表”，Excel彈出“發(fā)布列表到SharePoint網(wǎng)站”對話框。
步驟３．在“地址”組合框里面輸入發(fā)布列表的目標(biāo)網(wǎng)址，勾選“鏈接到新SharePoint Services列表”復(fù)選框，輸入列表名稱和必要的說明。
步驟４．單擊“下一步”按鈕。
步驟５．確認(rèn)所有信息后，單擊“完成”按鈕，完成發(fā)布列表，Excel彈出消息框。
步驟６．單擊鏈接，系統(tǒng)將使用瀏覽器打開新發(fā)布的SharePoint 列表網(wǎng)頁。
當(dāng)用戶SharePoint 網(wǎng)站的列表中更改了任何內(nèi)容時，列表可以被更新到用戶的本地列表。例如，用戶將“活性劑備用供應(yīng)商考核”項目的利潤改變50萬元后，可以通過單擊“列表”工具欄上的“放棄更改并刷新”按鈕，將SharePoint 網(wǎng)站上的列表同步到本地E
xcel列表。
相反，如果用戶在Excel上做了更改，只要在“列表”工具欄上單擊“與列表同步”按鈕，也可以很方便地同步到SharePoint 網(wǎng)站
深入了解
無論是創(chuàng)建文檔工作區(qū)不時還是發(fā)布列表，Excel文件都在SharePoint 網(wǎng)站創(chuàng)建了文檔副本，并且該副本與本地文檔副本鏈接。所以為了確保項目所有成員都能拿到最更新的數(shù)據(jù)，文檔擁有者將文檔創(chuàng)建或者發(fā)布到SharePoint 網(wǎng)站 后，可以將本地副本發(fā)送給所有成員。這樣一來，任何成員在打開本地副本的時候，便可使之與網(wǎng)站同步，而不必登錄到網(wǎng)站去下載數(shù)據(jù)。
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