【IPO案例】電子郵件函證發(fā)函及回函過程控制程序

易水小寒 2021-08-17

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電子郵件發(fā)函過程控制程序：

1、對電子郵件函證的收件人郵箱后綴與被函證客戶的單位名稱及官網(wǎng)顯示的企業(yè)郵箱后綴進(jìn)行核對；

2、獲取電子郵件被函證客戶聯(lián)系人名片、通過 LinkedIn 查詢收件人資料，核實聯(lián)系人、郵件函證郵箱是否相同；獲取公司與電子郵件被函證客戶日常往來郵件記錄等核實郵箱地址、收件人真實性；

3、通過 WHOIS（https://）查詢被詢證客戶郵箱地址后綴的所有者，核實是否與被詢證客戶名稱、地址等相匹配；

4、對被詢證客戶執(zhí)行獨立函證程序，電子郵件發(fā)函均由我們與被詢證客戶聯(lián)系人直接對接，確認(rèn)郵件是否均已成功發(fā)送并保留發(fā)函郵件截圖等留存工作底稿。

電子郵件回函過程控制程序：

1、核實電子郵件發(fā)函收件人與回函發(fā)件人是否為同一人；

2、核實郵件是否由對方客戶聯(lián)系人直接回函；

3、核對回函的發(fā)件人郵箱后綴與被函證客戶的單位名稱及官網(wǎng)顯示的公司郵箱后綴是否一致；比對郵件函證的收件人郵箱與被詢證客戶和公司日常業(yè)務(wù)往來郵件或文件的郵箱信息是否一致；核對郵件函證的收件人郵箱與收件人提供的個人名片上的公司名稱及郵箱是否一致；查詢回函發(fā)件人郵箱后綴 WHOIS 信息，與客戶名稱、地址等信息是否相符；

4、核對郵件回函詢證函內(nèi)容是否與發(fā)函內(nèi)容一致，回函郵件附件內(nèi)容是否存在涂改的痕跡等異常情況，相關(guān)回函附件內(nèi)容的簽字或蓋章情況是否存在異常情況。