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高級秘書

 讀書人心系天下 2021-08-14

高級秘書是指在國家機關(guān)中擔任省、廳級以上職務(wù)的秘書,如中央及省、廳級國家機關(guān)中的秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任等,他們可以參政議政,深入決策制定的全過程,是協(xié)助高級領(lǐng)導人工作的秘書。 [1]  高級秘書是秘書的最高等級。我國所指秘書、是指專門機構(gòu)、組織、企業(yè)單位領(lǐng)導安排的負責日常行政事務(wù)處理和協(xié)調(diào)的專職工作人員。

要求有溝通能力、協(xié)調(diào)能力、預(yù)見力以及判斷力。秘書可以指一政黨之內(nèi)的要職、最高者稱為總書記。

  • 等    級

  • 最高級

  • 作    用

  • 事務(wù)處理和協(xié)調(diào)等

秘書定義

編輯 語音

秘書(Secretary)可以指:1政黨之內(nèi)的要職,最高者稱為總書記。2寫字樓及商業(yè)機構(gòu)內(nèi)的文員職位,專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機票、訂酒店等。3香港決策局的最高級公務(wù)員職位。美國聯(lián)邦政府的部長英文名稱亦為(總統(tǒng)的)部會秘書,如國務(wù)卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army,平時稱為部長先生Mr.Secretary。
我國所指秘書,是指專門為社會機構(gòu)、組織、企事業(yè)單位領(lǐng)導安排的負責日常行政事務(wù)處理和協(xié)調(diào)的專職工作人員。也指私人事務(wù)助理性質(zhì)的工作人員。

職業(yè)背景

編輯 語音

秘書的職業(yè)要求有溝通能力、協(xié)調(diào)能力、預(yù)見力以及判斷力,同時,還要具備商務(wù)溝通、辦公管理、文書寫作、會議協(xié)調(diào)種種專業(yè)技能。國家勞動和社會保障部2003年重新頒布了《秘書國家職業(yè)標準》,本職業(yè)有三級秘書(國家職業(yè)資格三級)、二級秘書(國家職業(yè)資格二級)。
國家勞動部早在97年就開始秘書的全國統(tǒng)一認證,秘書的國家職業(yè)資格證書已經(jīng)成為用人單位聘用、選拔和考核人才的事實標準。在大多數(shù)企業(yè),秘書職業(yè)資格證書與持有者個人的薪資福利掛鉤?!?a target="_blank" style="color: rgb(19, 110, 194);">中華人民共和國勞動法》第69條規(guī)定:“國家確定職業(yè)分類,對規(guī)定的職業(yè)制定職業(yè)技能標準,實行職業(yè)資格證書制度?!睋?jù)此,湖南省勞動和社會保障廳頒布了湘勞社發(fā)[2003]192號文件,該文件規(guī)定,從2005年1月1日起,人力資源管理、營銷、秘書等9個職業(yè)嚴格實行持證上崗制度,并定期組織專項檢查。

資格鑒定

編輯 語音

資格審查合格并經(jīng)統(tǒng)一培訓、考試合格后,可獲得由國家勞動部頒發(fā)、湖南省勞動保障廳核發(fā)全國通用的、職業(yè)準入必備的國家唯一法定職業(yè)資格證書;電子注冊,網(wǎng)上可查詢,終生有效,全國通用。該證書用以證明持證者具備本職業(yè)所要求的專業(yè)知識、技能和職業(yè)資格,是用人單位招聘錄用、績效考核、選拔晉升的重要依據(jù),并依據(jù)湖南省勞動和社會保障廳和湖南省財政廳(湘勞社政字[2006]22號)文件精神可享受相應(yīng)津貼,終生有效。

詳細要求

編輯 語音

為適應(yīng)企業(yè)對秘書從業(yè)人員的需求,提高秘書從業(yè)人員的職業(yè)技能,根據(jù)湖南省勞動和社會保障廳《關(guān)于組織企業(yè)人力資源管理等9個職業(yè)從業(yè)人員參加全國統(tǒng)一鑒定的通知〔湘勞社函(2003)192號〕文件、湖南省勞動和社會保障廳職業(yè)技能鑒定中心《關(guān)于公布湖南省2008年國家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒定考試時間安排的通知〔湘勞社鑒函(2008)3號〕文件的要求,為組織好2008年全省統(tǒng)考培訓,現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下:
一、鑒定培訓目標:
通過系統(tǒng)培訓學習,不僅使培訓、考試合格人員具有良好的職業(yè)道德,基本具備扎實、全面的秘書相關(guān)知識,基本掌握秘書各相關(guān)領(lǐng)域的運作理念,基本掌握各相關(guān)崗位的基本流程及其操作技能,能協(xié)助從事辦公室組織管理、協(xié)調(diào)運作等實務(wù)工作,符合《三級秘書國家職業(yè)標準》的要求;在通過國家統(tǒng)一鑒定考試合格后,可取得高級秘書(三級)國家唯一法定職業(yè)資格證書。
二、鑒定培訓對象:
從事辦公室、行政管理的人員或有志于從事本職業(yè)工作的人員。
三、申報條件
(符合任一條件,并取得《湖南省職業(yè)培訓證書》):
(1)取得本專業(yè)或相關(guān)專業(yè)大學??萍耙陨蠈W歷;
(2)從事相關(guān)工作4年;
(3)應(yīng)屆大學畢業(yè)生。
四、鑒定培訓內(nèi)容:
秘書概述、秘書禮儀、辦公室日常事務(wù)管理、文書運轉(zhuǎn)管理、會議管理工作、差旅安排、檔案管理與信息工作、商務(wù)溝通與協(xié)調(diào)、客戶服務(wù)、商務(wù)談判、財務(wù)稅務(wù)金融等。
五、鑒定培訓教材:
《秘書(三級)國家職業(yè)資格培訓教程》-專業(yè)知識、《秘書(基礎(chǔ)知識)國家職業(yè)資格培訓教程-基礎(chǔ)知識》、《秘書國家職業(yè)資格培訓教程-考試指南》。中心另行免費發(fā)放相關(guān)資料。
(1)培訓方式:面授講解、案例分析、模擬考試、課外網(wǎng)上輔導、免費資料發(fā)放、考前總復(fù)習等方式相結(jié)合。
(2)歡迎相關(guān)單位及學校集體報名參加培訓,集體報名可按我中心統(tǒng)一規(guī)定對培訓費予以適當優(yōu)惠;同時,歡迎相關(guān)單位、學校合作舉辦培訓。我中心老學員(參加過我中心職業(yè)資格培訓者)可按照中心統(tǒng)一規(guī)定享受優(yōu)惠。
(3)主要上課時間:平時晚上。各期培訓、考試時間詳見湖南考試培訓網(wǎng)具體安排。第一次考試未通過的學員,可免費參加下期培訓班學習。
六、報名須知:
(1)每天上午8:30-下午6:00,雙休日白天及平時中午均可報名。
(2)培訓、報考同時進行,報名時請?zhí)峤煌锥缯掌垼淮缯掌龔?,身份證復(fù)印件、學歷證或?qū)W生證復(fù)印件;并填寫《國家職業(yè)資格統(tǒng)一考試培訓申報表》(可在湖南考試培訓網(wǎng)下載此表格填寫)。另:報名時在本中心辦公室進行數(shù)碼照相(用于準考證)。
七、考試與鑒定:
秘書職業(yè)資格考試與鑒定評審由湖南省勞動和社會保障廳統(tǒng)一組織??荚嚪譃槔碚撝R(含職業(yè)道德)考試、專業(yè)能力考試兩個部分,其中職業(yè)道德10分、理論知識90分,專業(yè)能力100分。兩個部分考試分別達到60分為合格。采取閉卷筆試、模擬操作等考核方式進行。單科合格成績保留一年有效。
八、政策待遇:
凡取得三級秘書職業(yè)資格證書的人員,依據(jù)湖南省勞動和社會保障廳和湖南省財政廳(湘勞社政字[2006]22號)文件規(guī)定享受相應(yīng)津貼,其標準為:“已取得高級技能(國家職業(yè)資格三級)職業(yè)資格證書,且在相應(yīng)崗位工作的,其津貼可按不低于80元/月的標準執(zhí)行。”

必備條件

編輯 語音

第一,有問題,能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法,要主管做選擇題而非是非題。
第二,情緒問題,能自行排解。世界上95%的秘書都是女性,下個世紀無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機會的世紀。優(yōu)秀秘書必須克服自身的情緒問題,力求成熟穩(wěn)重。
第三,不斷給自己找機會?;粍訛橹鲃?。危機就是轉(zhuǎn)機。
第四,隨時準備。許多秘書抱怨加班,比老總還忙,這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五,話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌,沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考,做到能言不繁。
第六,做事有分寸。做秘書最難的一件事,是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七,凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣,主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境,而非要環(huán)境適應(yīng)你;要改變自己而非改變他人。
第八,能設(shè)身處地的考慮。優(yōu)秀秘書是未來辦公室資訊的整合者,在這個前提下,你所擁有的資源最多也最完整,所以你的思維應(yīng)該不是單一的,而是整合的。
第九,能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當?shù)某霈F(xiàn),配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當重要的。
第十,有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù),也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。優(yōu)秀秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。

工作特征

編輯 語音

●多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一
高級秘書的工作是非常瑣碎繁雜的,呈現(xiàn)出多樣性的特征。有俗語稱“上管天文地理,下管雞毛蒜皮”是其真實寫照。凡上司從事的工作,高級秘書都要了解;凡上司參加的活動,高級秘書都可能參加;凡外來的人員,也都要先找上司的秘書取得聯(lián)系。此外,高級秘書還要從事服務(wù)于上司的其他日常性工作。因此,高級秘書的活動范圍非常全面,體現(xiàn)出綜合性和多樣性。
但是這并不是毫無規(guī)律可循的,只要本著關(guān)心上司、服務(wù)上司、輔助上司的立場,一切的工作都可以變得簡化而又有意義:如為上司管理時間、提供良好的工作環(huán)境、搞好雜務(wù)等,都是“為上司騰出更多的時間”;接待、交際、溝通等,都是“幫助上司處理好人際關(guān)系”;為上司提供信盡、傳達信息、保管信息等,都是“輔助上司恰當?shù)刈龊脹Q策”。它們的根本目的都是提高上司的工作效率。
●輔助性與主動性的統(tǒng)一
所謂輔助性,是對高級秘書的“權(quán)力”范圍來說的,即便是高級秘書,他(她)也是從屬于上司的,只能根據(jù)上司的決定、指示、命令來辦事,決不能超越上司,不能代替上司擅自做決定,即不能越權(quán)。高級秘書的輔助性主要體現(xiàn)在兩個方面:一是輔助決策,輔助管理;二是處理事務(wù),即代理上司承辦各種日常的、具體的事務(wù)性工作,為上司的工作、學習、生活提供便利的條件,都是根據(jù)上司的意圖處理問題,不能自作主張。
所謂主動性,是指高級秘書對于自己職責范圍內(nèi)的工作,可 以充分發(fā)揮自己的主觀能動性和自己的聰明才智,進行富有成效的創(chuàng)造性工作。上司不可能把握全部相關(guān)的知識,精力也不可能花在所有事務(wù)性工作上,高級秘書應(yīng)在這方面發(fā)揮自己的主動性,積極承擔起這方面的責任,如日程安排、信息傳遞、文書寫作等,主動為上司分憂解愁。高級秘書必須把輔助性和主動性統(tǒng)一起來,充分發(fā)揮自己在企業(yè)管理中的特殊的、不可替代的作用。
●原則性與靈活性的統(tǒng)一
作為協(xié)助上司從事管理的高級秘書,首先,必須在法律、法規(guī)和政策方面堅持原則性,決不能為了本企業(yè)或上司的私利而損害國家或他人的利益;而且在自己的具體工作中,應(yīng)該嚴格堅持保密原則、效率原則和實事求是的原則。高級秘書常常有許多機會接觸公司內(nèi)部的高級機密,必須有保密意識,在自己的工作和舉止言行中注意保證機密的安全。效率是對高級秘書工作的時間要求,是秘書工作的重心所在。高級秘書應(yīng)努力創(chuàng)新,盡可能縮短工作的周期,簡化辦事的過程,用較少的時間辦更多的事情。高級秘書常常接觸公司內(nèi)外、上下各方面的信息,有喜有憂,高級秘書不能弄虛作假,應(yīng)該一切從實際出發(fā),是一說一,是二說二,有喜報喜,有憂報憂,不能摻雜個人的主觀好惡。同時在工作中,高級秘書要講究方式方法,講究策略,發(fā)揮思維的機敏性和靈活性,正確協(xié)調(diào)各方的利益和關(guān)系,使各方的利益都得到保護。
●風險和機遇并存
古有“伴君如伴虎”之說,對于高級秘書也是如此。高級秘書是上司身邊最為親近、與上司接觸最多的人。上司的喜怒哀樂都可能轉(zhuǎn)嫁到自己身上,自己可能成為上司發(fā)泄的對象;某些時候可能本是上司的錯,上司卻為了面子而推卸責任;秘書的建議可能不被采納反倒遭至上司反感;身為女秘書,還可能招來閑言碎語……

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