一、由“老三塊”說起

工作概況——成績經(jīng)驗(yàn)——存在問題與今后打算

此謂之“老三塊”, 一些老于世故的文秘人員常它奉為“一箭雙雕”的法寶:即可應(yīng)付“工作報(bào)告”, 又可敷衍“工作總結(jié)”;甚至于年終常一次性操作出一對(duì)“雙胞胎”, 只需分別取個(gè)名字 (標(biāo)題) , “年度工作報(bào)告”與“年度工作總結(jié)”便同時(shí)誕生。這種做法, 似乎“提高”了工作效率, 但是, 是否符合兩種文書的寫作要求呢?

二、工作總結(jié)與工作報(bào)告的本質(zhì)區(qū)別

工作報(bào)告與工作總結(jié), 是性質(zhì)迥然不同的兩種文書, 決不可將它們混為一談。

首先, 從“文體屬性”看:工作報(bào)告是“報(bào)告”的一種, 屬“法定公文”范疇?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》 (國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布) 規(guī)定:“報(bào)告, 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作, 反映情況, 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問?！逼渲? 向上級(jí)機(jī)關(guān)“匯報(bào)工作”的報(bào)告, 即為工作報(bào)告。而工作總結(jié), 則不在《辦法》所框定的“法定公文”之列, 它屬于“機(jī)關(guān)事務(wù)文書”范疇。

其次, 從“行文目的”看:工作報(bào)告是“呈報(bào)性”公文, 其行文目的, 在于“下情上達(dá)”, 即為上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送信息, 不唯工作報(bào)告, 所有的“法定公文”報(bào)告 (包括情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告等) 的寫作目的, 均在于此。而工作總結(jié)則不然。所謂“總結(jié)”者, 指“把一階段內(nèi)的工作、學(xué)習(xí)或思想中的各種經(jīng)驗(yàn)或情況分析研究, 作出有指導(dǎo)性的結(jié)論” (見《現(xiàn)代漢語詞典》) , 商務(wù)印書館1996年修訂版) , 將這種“分析研究”秘“指導(dǎo)性結(jié)論”寫成書面材料, 即為“總結(jié)”文書;其中, 有關(guān)“工作”的總結(jié)材料即為工作總結(jié)。總結(jié)中的“指導(dǎo)性結(jié)論”, 用來“指導(dǎo)”誰呢?顯然不是“上級(jí)機(jī)關(guān)”, 而應(yīng)是自身。因此, 總結(jié)是“自導(dǎo)性”文書, 其寫作目的, 在于為自身提供借鑒, 用以指導(dǎo)今后的工作。

第三, 從“寫作內(nèi)容”看:寫作目的不同, 其寫作內(nèi)容也必有羞。工作報(bào)告的主要內(nèi)容, 是具體的工作情況、所采取的措施、所取得的成績、尚存在的問題等, 一般無需作“經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)”上的分析、提煉, 也無需作出“指導(dǎo)性結(jié)論”。而工作總結(jié)不然。它不是僅僅將工作情況記錄在案, 而是從中得到啟示, 其寫作重心在于:從以往的工作實(shí)踐中拿出經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn), 提煉出認(rèn)識(shí)與體會(huì), 使認(rèn)識(shí)升華到理性高度, 找出規(guī)律性的東西來。這是工作總結(jié)的一個(gè)基本特征, 也是它與工作報(bào)告的一個(gè)根本區(qū)別點(diǎn)。

第四, 從表達(dá)形式看:內(nèi)容決定形式, 既然工作報(bào)告以“工作情況”為基本寫作內(nèi)容, 那么它必然以陳述為基本表達(dá)方式, 故而人們常稱它為“陳述性”公文。而總結(jié)側(cè)重于理性認(rèn)識(shí), 工作情況僅作概括的陳述即可, 所以它的表達(dá)方式應(yīng)以議論、說明為主, 兼用陳述方式。

三、“老三塊”的局限性

工作報(bào)告的行文思路, 一般表現(xiàn)為:

做了什么 (工作概況) ——怎么做的 (過程、做法) ——做得怎樣 (成績, 問題)

在具體的寫作中, “過程、做法”和“成績”常揉合在一起寫;而一提到存在的“問題”, 往往會(huì)涉及今后“打算”。將以上思路梳理出來, 便是工作報(bào)告的構(gòu)文程式:

工作概況——過程、做法與成績——問題與打算 (“新三塊”)

不妨將“老三塊”拿到一起比較一下, 我們便很容易發(fā)現(xiàn)“老三塊”的不妥處:

工作概況——成績經(jīng)驗(yàn)——看在的問題與今后打算 (“老三塊”)

比較中不難看出, 兩者的開關(guān)與結(jié)尾均是一到處的, 而“主體”部分卻大不相同?！袄先龎K”中缺少“過程”與“做法”兩個(gè)要件, 而這兩個(gè)要件專門用以回答“怎么做的”這一總是而“怎么做的”恰恰正是“上級(jí)機(jī)關(guān)”很想得到的信息, 略去不寫顯然不妥。至于“經(jīng)驗(yàn)”, 上級(jí)機(jī)關(guān)往往會(huì)從下級(jí)機(jī)關(guān)所報(bào)送的“工作總結(jié)”、“經(jīng)驗(yàn)總結(jié)”或“典型經(jīng)驗(yàn)介紹”中獲得, 一般不靠“工作報(bào)告”的渠道獲取。況且, 工作黎孟德是“陳述性”公文, 它所需要的是事實(shí)材料、工作情況, 不需要大發(fā)議論, 不需要理性認(rèn)識(shí), 而“經(jīng)驗(yàn)”屬于“理性”提取的東西, 它需要通過分析、議論加以闡釋。故而, 將“經(jīng)驗(yàn)”寫進(jìn)工作報(bào)告, 顯然是多余的。之所以出現(xiàn)此類偏差, 蓋由“老三塊”將總結(jié)的內(nèi)容要素, 揉和進(jìn)報(bào)告之中所致。

工作總結(jié)其行文思路大致如下:

做了什么——怎么做的——做得怎樣——為何這樣 (經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)) ——應(yīng)該怎樣 (未來設(shè)想)

將有關(guān)“內(nèi)容要素”作出不同的組合與壓縮處理, 使可形成工作總結(jié)的兩種構(gòu)文程式:

其一, 若將后兩個(gè)問題“為何這樣”與“應(yīng)該怎樣”相融合, 便可形成下列構(gòu)文程式:

概況—做法—效果—體會(huì) (經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、未來設(shè)想) (新四塊)

其二:若將前三個(gè)問題“做了什么”、“怎么做的”、“做得怎樣”壓縮合并, 便可形成另一種構(gòu)文程式:

基本情況 (概況、做法、效果) —經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)—本來設(shè)想 (“新三塊”)

倘拿“老三塊”與這兩個(gè)新程式相較, 也不難發(fā)現(xiàn)“老三塊”的局限性:

工作概況——成績經(jīng)驗(yàn)——存在問題與今后打算 (“老三塊”)

兩相比照可以看出, 對(duì)于總結(jié)來說, “老三塊”中缺少了至關(guān)重要的內(nèi)容要素—“教訓(xùn)”。造成這種念頭的原因, 也許來自近年來局部蔓延的“報(bào)喜不報(bào)憂”不良作風(fēng)的影響。文秘界打油詩云:

年年總結(jié)老一套, 成績、干勁加口號(hào);

今年產(chǎn)量又提高, 哄得領(lǐng)導(dǎo)哈哈笑。

倘若真的寫出這樣的“總結(jié)”, 也許能夠一時(shí)地搪塞領(lǐng)導(dǎo), 但是對(duì)于指導(dǎo)今后自身的工作, 將有何作用呢?

四、工作總結(jié)“理性升華”的門徑

1. 經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn), 是總結(jié)的靈魂, 也是總結(jié)的價(jià)值所在。

所謂“規(guī)律性”認(rèn)識(shí), 指的就是成功經(jīng)驗(yàn)與制造穰, 即怎樣開展工作才能成功、取得勝利, 怎樣做便碰釘子、走彎路。而獲取這種認(rèn)識(shí)最為便當(dāng)?shù)姆椒? 則是由“果”到“因”的分析與概括, 即運(yùn)用因果分析法, 從分析研究工作結(jié)果 (成績與問題) 入手, 找出取得成績的原因, 追尋產(chǎn)生問題的根源, 然后通過概括提煉, 而升華為一種規(guī)律性認(rèn)識(shí), 即經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

2. 化“整”為“零”的解剖與整合。

對(duì)于某些綜合性工作來說, 有些問題表現(xiàn)得非常復(fù)雜, 若從整體上去分析成敗原因、提取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn), 則是相當(dāng)困難的。這時(shí), 宜采取化“整”為“零”的解剖法加以研究, 就像切西瓜似的, 將整個(gè)工作劃分為幾個(gè)部分, 或像截取甘蔗似的, 將整個(gè)過程切割成幾個(gè)階段, 逐一考察每個(gè)部分、每個(gè)階段的矛盾與特點(diǎn);最后再找出每個(gè)局部之間的關(guān)系與共性, 通過整合與歸納, 升華為理性認(rèn)識(shí)。

3. 鑒“往”謀“來”的設(shè)想與決策。

有人曾將工作總結(jié)戲稱為“雨后傘”、“馬后炮”、“事后諸葛”。這種說法有一定道理, 即便總結(jié)寫得頭頭是道、句句真理, 而對(duì)于以往的工作來說已無任何價(jià)值;但是, “往者不可諫, 來者猶可追”, “亡羊補(bǔ)牢、猶未為晚”, 因?yàn)檫@里畢竟實(shí)實(shí)在在地有“傘”、有“炮”、有“諸葛”, 一旦將它運(yùn)用于“未來”的工作, 不就成了“雨前傘”、“馬前炮”與“事前諸葛”了嗎?

前文說過, 工作總結(jié)是“著眼于未來”的文書, 故而, 應(yīng)所撰寫總結(jié)的根本目標(biāo)放在鑒“往”謀“來“上面, 即借鑒以往工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn), 并把它作為今后工作之設(shè)想與再?zèng)Q策的基礎(chǔ), 落實(shí)到未來的“方向性”意見上。這是“理性升華”的最高層次, 應(yīng)著力把它設(shè)計(jì)周全并陳述清楚。

“不是一番寒徹骨, 爭得梅花年鼻香?！币雽懗龈哔|(zhì)量、有價(jià)值的工作總結(jié)與工作報(bào)告，看來還是需要下一番功夫的。