檢索義務(wù)作為行政機(jī)關(guān)作出信息不存在答復(fù)前的一項(xiàng)程序性義務(wù)并非從來就有。從舊條例第21條規(guī)定來看，依法不屬于本行政機(jī)關(guān)公開或者該政府信息不存在的，應(yīng)當(dāng)告知申請人，從文義上看該條規(guī)定的是告知義務(wù)。在法釋「2001」17號第12條中，最高院進(jìn)一步將告知義務(wù)發(fā)展為：法定告知或者說明理由義務(wù)。無論是條例還是司法解釋均未能進(jìn)一步明確：如何告知或說明理由。在后來的審判實(shí)踐中，法院進(jìn)一步將更具操作性的“檢索義務(wù)”作為行政機(jī)關(guān)答復(fù)政府信息不存在的法定義務(wù)（最高人民法院指導(dǎo)案例101號：羅元昌訴重慶市彭水苗族土家族自治縣地方海事處政府信息公開案）。至新《政府信息公開條例》修訂，第36條明確將“檢索義務(wù)”作為答復(fù)信息不存在的前置性程序。

正如指導(dǎo)案例101號判決所載，在政府信息公開案件中，被告以政府信息不存在為由答復(fù)原告的，人民法院應(yīng)審查被告是否已經(jīng)盡到充分合理的查找、檢索義務(wù)。以上內(nèi)容包含了兩方面的審查標(biāo)準(zhǔn)：合法性審查和合理性審查。即是否履行檢索義務(wù)和檢索方法的合理性問題。

行政機(jī)關(guān)存在檢索的行為。只有通過檢索或查找行政機(jī)關(guān)才能知曉申請人申請的信息是否存在，是行政機(jī)關(guān)作出信息公開答復(fù)的前提和依據(jù)。檢索或查找是一個(gè)行為過程，必須以某種證據(jù)的形式予以保存才能在政府信息公開訴訟中向法院提供。實(shí)踐中，行政機(jī)關(guān)工作人員通常以“檢索記錄”或“查找記錄”的書面方式留證。如，在進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)檢索時(shí)，由一名工作人員進(jìn)行檢索操作，另一名工作人員進(jìn)行文字記錄，詳細(xì)記錄檢索的時(shí)間、地點(diǎn)、檢索結(jié)果，并將檢索的結(jié)果進(jìn)行截圖取證。若進(jìn)行紙質(zhì)檔案查找，同樣可采取以上方式，在不涉及保密的情況下，可邀請申請人一同進(jìn)行查找，將查找的情況和結(jié)果詳細(xì)記錄，并讓申請人簽字。以上檢索或查找的記錄便可作為證明行政機(jī)關(guān)履行檢索義務(wù)的證據(jù)。

在政府信息公開中，申請內(nèi)容是關(guān)乎申請人想要什么，內(nèi)容的確定直接關(guān)系到行政機(jī)關(guān)找什么、給什么的結(jié)果。舊條例第20條規(guī)定，信息公開申請應(yīng)當(dāng)包括申請公開的政府信息的內(nèi)容描述；新條例第29條規(guī)定，信息公開申請應(yīng)當(dāng)包括申請公開的政府信息的名稱、文號或者便于行政機(jī)關(guān)查詢的其他特征性描述。從條文內(nèi)容上看，新條例在內(nèi)容描述上無疑更具操作性。對于行政機(jī)關(guān)來說，具有明確的文件名稱、文號的申請無疑是最為理想的信息公開申請，行政機(jī)關(guān)直接進(jìn)行相應(yīng)檢索即可完成檢索義務(wù)；但是，由于申請人并非專業(yè)的信息制作機(jī)關(guān)或保存機(jī)關(guān)，信息描述、日常用語與專業(yè)行政機(jī)關(guān)之間存在一定的不對稱性，對于描述不準(zhǔn)確的信息，應(yīng)該借助補(bǔ)正予以明確。那么，實(shí)踐中的最大問題是，如何判斷內(nèi)容是否準(zhǔn)確呢？我們認(rèn)為，行政機(jī)關(guān)應(yīng)該拋開職業(yè)、專業(yè)的要求，以一般人的理解來審視申請內(nèi)容是否明確。在判斷信息公開申請中“內(nèi)容描述”是否明確具體，是否能夠檢索、查找到該政府信息時(shí)，要處理好群眾習(xí)慣用語與法律專業(yè)術(shù)語之間的關(guān)系，只要申請中對內(nèi)容描述和特征描述能夠被理解和識別，不會發(fā)生歧義，可以進(jìn)行查找檢索，行政機(jī)關(guān)就不能以內(nèi)容描述不明確不具體為由拒絕答復(fù)；更不能以制作或保存的政府信息內(nèi)容或者名稱與申請中的內(nèi)容描述不完全一致為由，不予提供（詳見：（2017）最高法行申123號行政裁定書）。

檢索關(guān)鍵字的選擇直接影響甚至決定著檢索結(jié)果，特別是在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行檢索時(shí)尤為明顯，這一點(diǎn)與日常通過必應(yīng)、百度等搜索軟件查找信息是一致的。信息公開中通過關(guān)鍵字進(jìn)行檢索是建立在申請人申請內(nèi)容明確的前提之上的，而關(guān)鍵字的選取，應(yīng)當(dāng)以申請內(nèi)容描述的關(guān)鍵字為基礎(chǔ)。建議根據(jù)申請內(nèi)容的文字描述，多次選擇不同的關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，再根據(jù)檢索結(jié)果進(jìn)行匹配，這是涉及檢索方法和檢索態(tài)度的問題。另，在存在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的情況下，應(yīng)當(dāng)二者結(jié)合，這是涉及檢索載體的問題。一般來說，衡量檢索、查找是否合理需要綜合考慮檢索的載體選擇是否合適、檢索方法是否妥當(dāng)、檢索人員的工作態(tài)度是否認(rèn)真等因素后進(jìn)行判斷，（詳見：（2018）京03行終133號行政判決書）此種司法審查標(biāo)準(zhǔn)為行政機(jī)關(guān)檢索義務(wù)的履行提供了較好的操作指引。

新條例第29條規(guī)定，信息公開申請應(yīng)當(dāng)包括申請公開的政府信息的名稱、文號或者便于行政機(jī)關(guān)查詢的其他特征性描述。允許申請人以特征性描述作為申請內(nèi)容正是基于作為一般人員的申請人與專業(yè)信息制作、保存的行政機(jī)關(guān)之間的信息不對稱性的考量。法律不會強(qiáng)人所難，信息公開更因如此，不應(yīng)對申請內(nèi)容描述做過分苛求；甚至從嚴(yán)格意義上來說，作為信息制作、保存者的行政機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)對申請內(nèi)容的予以某種程度的寬容。處理該類情況的信息公開時(shí)，行政機(jī)關(guān)僅以特征描述申請中某些字段為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，來證明其盡到檢索義務(wù)，顯然難以達(dá)到認(rèn)定事實(shí)清楚的證明標(biāo)準(zhǔn)。此時(shí)行政機(jī)關(guān)還應(yīng)舉證證明其以特征描述所指向的相關(guān)政府信息的文件名稱為關(guān)鍵詞進(jìn)行了檢索。

在（2013）黃浦行初字第132號行政判決書中，申請人向上海市規(guī)劃和國土資源管理局提出要求獲取“本市116地塊項(xiàng)目土地出讓金繳款憑證”政府信息，上海市規(guī)劃和國土資源管理局至其檔案中心以“繳費(fèi)憑證”為關(guān)鍵詞進(jìn)行手工查找，未找到名為繳費(fèi)憑證的“116地塊土地出讓金繳費(fèi)憑證”的政府信息，作出信息不存在答復(fù)。但是，法院審查認(rèn)為“本市116號地塊項(xiàng)目土地出讓金繳款憑證”，該表述應(yīng)能夠清晰指向其申請獲取的政府信息，系收取本市116號地塊土地使用權(quán)受讓人繳納的土地使用權(quán)出讓金后，開具給土地使用權(quán)受讓人的憑證。在日常生活中，這種證明繳納款項(xiàng)憑證的名稱或許為繳款憑證，或許為收據(jù)、發(fā)票等，并不局限于繳款憑證的表述。原告作為普通公民，認(rèn)為其無法知曉相關(guān)繳費(fèi)憑證的規(guī)范名稱，僅以此繳款憑證描述其申請獲取的政府信息內(nèi)容的主張具有合理性。而與之相對應(yīng)，被告系本市土地行政管理部門，應(yīng)知曉其收取土地使用權(quán)出讓金后開具給土地使用權(quán)受讓人的憑證的規(guī)范名稱，但在未與原告確認(rèn)的前提下，擅自認(rèn)為原告僅要求獲取名稱為繳款憑證的相關(guān)政府信息，并僅以繳款憑證為關(guān)鍵詞至其檔案中心進(jìn)行檢索，顯然檢索方式失當(dāng)，應(yīng)為未能盡到檢索義務(wù)。

因此，處理特征性內(nèi)容的信息公開時(shí)，行政機(jī)關(guān)仍應(yīng)從檢索載體、檢索方法、檢索態(tài)度等方面恪盡合理的檢索義務(wù)，合理借助補(bǔ)正制度，明確申請內(nèi)容。處理特征性內(nèi)容申請時(shí)，還應(yīng)當(dāng)以特征描述所指向的相關(guān)政府信息的文件名稱為關(guān)鍵詞進(jìn)行了檢索，以盡到合理檢索的義務(wù)。