文/荊澤峰
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文/荊澤峰 說明：本案例為某外資咨詢公司為國內(nèi)某行業(yè)的隱形冠軍企業(yè)編制的公司級項目的項目管理手冊。該手冊共分分為十四個章節(jié)，分別是1-概述、2-項目組織、3-項目管理流程、4-項目整合管理、5-項目范圍管理、6-項目時間管理、7-項目成本管理、8-項目質(zhì)量管理、9-項目人力資源管理、10-項目溝通管理、11-項目風險管理、12-項目采購管理、13-項目管理模板清單、14-手冊附錄。 項目范圍管理 項目范圍管理包括確保項目做且只做成功完成項目所需的全部工作的各活動。管理項目范圍主要在于定義和控制哪些工作應包括在項目內(nèi)，哪些不應包括在項目內(nèi)。 項目范圍管理主要包括以下這些活動： - 定義目標與范圍 - 選擇項目解決方案 - 定義項目關鍵里程碑 - 確認目標與范圍 - 細化項目解決方案 - 確認完工標準 - 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) - 核實范圍 - 控制范圍 這些范圍管理活動不僅彼此相互作用，而且還與其他項目管理領域中的活動相互作用。每個活動在每個項目中至少進行一次，并可在項目的一個或多個階段（如果項目被劃分為多個階段）中進行。雖然在本章中，各活動以界限線分明、相互獨立的形式出現(xiàn)，但在實踐中它們可能相互交疊、相互作用。 5.1 定義目標與范圍 依據(jù)公司戰(zhàn)略與公司級項目群實施路線圖，同時以項目解決方案為重要輸入，進一步清晰定義項目目標與項目范圍的活動。 公司級項目群項目規(guī)劃是以公司戰(zhàn)略為主要輸入，并以支持公司戰(zhàn)略實施為目的。在項目策劃階段，定義了初步的項目目標與項目范圍，在策劃階段中需要進一步清晰化項目目標與項目范圍。項目目標與項目范圍和項目解決方案互為輸入輸出，項目解決方案的制定，也是項目目標與范圍清晰化的重要輸入。 所屬流程：項目策劃流程 5.1.1 輸入 - 公司戰(zhàn)略 - 公司級項目群實施路線圖 - 項目解決方案（見5.2 選擇項目解決方案）：項目目標與項目范圍的定義與項目解決方案的選擇互為補充。項目目標和范圍的初步定義指導項目方案的選擇，在項目方案選定后，再對項目范圍進行重新修訂。 - 關鍵干系人列表（見10.3 分析項目干系人） 5.1.2 工具與技術(shù) - 專家判斷：項目經(jīng)理組織項目關鍵干系人及項目主題專家對項目目標及范圍進行進一步清晰化。成為項目組下一步行動的指導。 - 訪談：依據(jù)公司級管理項目群實施路線圖中定義的基本項目目標與項目范圍，訪談項目發(fā)起人或關鍵干系人，進一步明確項目目標與項目范圍。訪談是一種通過與干系人直接交談來獲得信息的正式或非正式方法。訪談有經(jīng)驗的項目參與者、干系人和主題專家，有助于識別和定義項目交付成果的特征和功能。 - 研討會：把項目規(guī)劃過程中的項目干系人和主題專家集中在一起，了解他們對項目的期望和態(tài)度。 5.1.3 輸出 - 項目目標與項目范圍：項目范圍是定義哪些工作在項目內(nèi)，哪些工作不應包括在項目內(nèi)。詳細描述項目的交付成果，以及為交付這些成果需要開展的工作。例如：項目的實施部門、涉及的流程模塊等。當項目團隊認為無法清晰定義什么工作應該包括在項目范圍內(nèi)時，可以先定義什么工作不包括在項目內(nèi)。關于項目目標與項目范圍需要項目關鍵干系人達成共識。 5.1.4 相關模板 - 訪談提綱 - 訪談紀要 - 項目啟動申請 5.1.5 注意事項 - 暫無 5.2 選擇項目解決方案 選擇項目方案是依據(jù)項目的目標與范圍，尋找相應解決方案進行對標，并從中進行選擇的活動。 當項目解決方案在公司內(nèi)部無法找到，或者公司內(nèi)部不具備提供可選項目解決方案的能力時，需要啟動項目采購來引進外部資源參與選擇過程。 所屬流程：項目策劃流程 5.2.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（見5.1 定義目標與范圍） - 項目可選解決方案（見5.2選擇項目解決方案）：公司通過自己研討或外部咨詢，選定項目可選解決方案。 5.2.2 工具與技術(shù) - 專家判斷：專家判斷通常來自具有專門知識和經(jīng)驗或經(jīng)過專門培訓的任何個人或團隊，可從多種渠道獲得專家的意見和建議，其中包括：公司內(nèi)部專家、外部顧問、項目干系人、主題專家、項目管理辦公室（PMO）、專業(yè)與技術(shù)協(xié)會等。在內(nèi)部團隊不具備提供項目解決方案的情況下，啟動項目采購流程，引進外部專家提供可選解決方案。 - 研討會：召集項目關鍵干系人及主題專家（內(nèi)部或外部）圍繞項目目標與項目范圍研討項目的可行性可選方案，并作出決定。 - 項目管理知識庫：從中參考類似項目解決方案或者解決方案提供方信息，為選擇項目可選解決方案的參考來源。 5.2.3 輸出 - 項目解決方案 5.2.4 相關模板 - 項目啟動申請 5.2.5 注意事項 - 在保證項目目標達成的情況下，選擇項目方案時需要考慮公司資源、能力的匹配，項目風險及應對措施。 5.3 定義項目關鍵里程碑 依據(jù)項目目標與范圍、項目解決方案，將項目劃分為階段，定義項目關鍵節(jié)點的活動。 為有效完成某些重要的交付成果，而在需要特別控制的位置將項目分界，就形成項目階段。在項目階段結(jié)束時，需要對項目階段進行評估，對相應的交付成果進行階段驗收。這個節(jié)點就是項目里程碑。里程碑的定義主要是為了項目管控和階段項目交付驗收制定的。項目階段大部分是按順序完成的，但在某些情況下也可以重疊。項目階段不同于項目管理流程（項目策劃、項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行與監(jiān)控、項目結(jié)束）。采用項目階段結(jié)構(gòu)，把項目劃分為合乎邏輯的子集，有助于項目的管理、計劃和控制。階段劃分的數(shù)量和必要性以及每個階段所需的控制程度，取決于項目的規(guī)模、復雜程度和潛在影響。 每個階段的啟動經(jīng)常需要由管理層來審查和決定。每個階段的起點也是一個重新驗證先前的假設和評估風險的機會，并可借機進一步明確為實現(xiàn)階段性交付成果所需的過程。項目階段終止或正式收尾時，通常要對交付成果進行審查，以決定其完整性和可接受性。 所屬流程：項目策劃流程 5.3.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（見5.1 定義目標與范圍） - 項目解決方案（見5.2 選擇項目解決方案） - 項目管理知識庫：參考以往項目劃分項目階段、確定關鍵里程碑的方法。 5.3.2 工具與技術(shù) - 專家判斷：項目經(jīng)理或者項目管理團隊依據(jù)項目目標和項目解決方案，決定項目管控重點，參考以往項目的管控點，進行項目關鍵里程碑定義。 - 研討會：項目經(jīng)理組織項目關鍵干系人或主題專家依據(jù)項目解決方案及參考以往項目案例，對項目關鍵里程碑進行定義。 5.3.3 輸出 - 項目關鍵里程碑：依據(jù)項目管控需求及項目交付劃分項目階段，確立關鍵項目節(jié)點。項目關鍵里程碑是關鍵階段交付結(jié)果驗收的節(jié)點。 5.3.4 相關模板 - 項目啟動申請 5.3.5 注意事項 - 對公司級管理類項目來說，項目里程碑之間的時間間隔最好控制在3-4個月以內(nèi)，把項目風險盡量在控制在可更正的時間范圍內(nèi)。 5.4 確認目標與范圍 確認目標與范圍是指項目正式啟動時，與項目關鍵干系人、核心團隊共同確認項目目標與范圍的活動。 由于公司級項目在策劃工作完成后項目經(jīng)理要協(xié)同項目管理辦公室（PMO）進行項目準備度檢查，項目管理辦公室（PMO）與項目管理委員會對項目策劃工作的結(jié)果給予反饋，包括對項目的目標與范圍方面的反饋意見。因此在項目啟動流程中，需要參考項目準備度檢查的結(jié)果對項目目標與范圍進行確認，并考慮是否需要進行調(diào)整或細化。更重要的是，在關鍵干系人與項目核心團隊中，就項目目標與范圍達成一致的理解和認識。 所屬流程：項目啟動流程 5.4.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（見5.1 定義項目目標與范圍） - 項目解決方案（見5.2 選擇項目解決方案） - 項目準備度檢查表（見4.1 檢查項目準備度）：參考項目目標與范圍相關的檢查和評估意見。 5.4.2 工具與技術(shù) - 內(nèi)部會議：由項目經(jīng)理召集項目核心團隊及關鍵干系人確認項目的目標和范圍，并將會議確認的結(jié)果形成書面記錄。此會議可以與項目解決方案的內(nèi)部確認會議一并召開。 5.4.3 輸出 - 項目目標與項目范圍（確認） 5.4.4 相關模板 - 項目章程 5.4.5 注意事項 - 暫無 5.5 確認項目解決方案 確認項目解決方案是指根據(jù)確認的項目目標與范圍，與項目關鍵干系人、核心團隊共同確認項目解決方案、并細化解決方案的活動。 可參考在項目準備度檢查中項目管理辦公室（PMO）與項目管理委員會對項目解決方案方面的反饋意見，與關鍵干系人和核心團隊就解決方案達成共識，并且由項目經(jīng)理帶領核心團隊完成項目解決方案的細化，作為確認完工標準的重要輸入。 所屬流程：項目啟動流程 5.5.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（見5.1 定義項目目標與范圍） - 項目解決方案（見5.2 選擇項目解決方案） - 項目準備度檢查表（見4.1 檢查項目準備度）：參考項目解決方案相關的檢查和評估意見。 5.5.2 工具與技術(shù) - 內(nèi)部會議：由項目經(jīng)理召集項目核心團隊及關鍵干系人確認項目解決方案，并將會議確認的結(jié)果形成書面記錄。此會議可以與項目目標與范圍的內(nèi)部確認會議一并召開。 5.5.3 輸出 - 項目解決方案（確認） 5.5.4 相關模板 - 項目章程 5.5.5 注意事項 - 暫無 5.6 確認完工標準 確認項目完工標準是項目在啟動階段，對交付成果進行驗收標準定義的活動。 完工標準是針對每一個交付成果定義的。完工標準是項目范圍的重要組成部分，是管理項目干系人期望的基準，在公司級項目的管理中尤為重要，需要在項目啟動時與關鍵干系人進行溝通并達成共識，成為項目章程的重要組成部分。項目經(jīng)理要與核心團隊一起，就規(guī)定的完工標準是否符合項目目標與范圍、項目解決方案進行確認。 在涉及外部咨詢方時，這部分內(nèi)容往往會以合同的形式明確規(guī)定。 所屬流程：項目啟動流程 5.6.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（確認）（見5.1 定義項目目標與范圍） - 項目解決方案（確認）（見5.2 選擇項目解決方案） 5.6.2 工具與技術(shù) - 內(nèi)部會議：由項目經(jīng)理召集項目核心團隊及關鍵干系人確認項目完工標準，將會議確認的結(jié)果形成書面記錄，并記入項目章程。 5.6.3 輸出 - 項目完工標準：項目章程必須包括項目完工標準。 5.6.4 相關模板 - 項目章程 5.6.5 注意事項 - 項目完工標準：除了包括最后交付外，各里程碑的階段交付也屬于完工標準。 - 在確認完工標準時要涵蓋的內(nèi)容包括：項目范圍規(guī)定的事項是否已經(jīng)完成、已經(jīng)完成的事項是否滿足發(fā)起人的要求、完工標準確認的方式和形式。 5.7 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS） 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是把項目交付成果和項目工作分解成更小的、更易于管理的組成部分的活動。 工作分解結(jié)構(gòu)以項目交付成果為導向，進行工作層級的逐層分解，其分解的對象是項目團隊為實現(xiàn)項目目標而實施的工作，包括項目管理所需的工作。工作分解結(jié)構(gòu)是對項目范圍基準的細化。工作分解結(jié)構(gòu)每下降一個層級就意味著對項目工作更詳盡的定義。不同的交付成果可以分解到不同的層次，某些交付成果只需分解一層，而另一些則需分解更多層。工作分解得越細致，對工作的計劃和管理就越有力，但要注意過細的分解會造成管理工作的浪費和效率低下。在創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)時，一定要注意分解細致程度的把握。 一般在項目計劃之初進行的工作結(jié)構(gòu)分解相對高階，隨著對項目情況的深入掌握和具體實施工作的推進，需要對工作分解結(jié)構(gòu)進行相應的細化、調(diào)整和完善。工作分解結(jié)構(gòu)一般采用列表或組織結(jié)構(gòu)圖的方式呈現(xiàn)。 所屬流程：項目計劃流程。 5.7.1 輸入 - 項目目標與項目范圍（確認）（見5.1 定義項目目標與范圍） - 項目解決方案（確認）（見5.2 選擇項目解決方案） - 項目管理知識庫：參考類似項目的工作分解結(jié)構(gòu)的分解方法和層級定義。 5.7.2 工具與技術(shù) - 分解：分解就是把項目交付成果劃分為更小的、更便于管理的組成部分，直到工作和交付成果被定義到工作包的層次。工作包是工作分解結(jié)構(gòu)的底層，是能夠相對準確地估算和管理工作所需時間和資源的單位。工作包的詳細程度因項目大小與復雜程度而異。要把整個項目工作分解成工作包，一般需開展下列活動：
- 滾動式計劃：在項目計劃的初期可能無法分解要在遠期才交付的工作，對于項目管理團隊，通常要等到這些交付成果的信息足夠明確和充分后，才能進行進一步的拆解，這種將計劃逐步明細的做法就是滾動式計劃。 5.7.3 輸出 - 工作分解結(jié)構(gòu)：以項目交付成果為導向的工作層級分解，包括工作層級編號、工作名稱、負責的人員或組織、里程碑、所需的資源等。 5.7.4 相關模板 - 工作分解結(jié)構(gòu) 5.7.5 注意事項 - 工作分解結(jié)構(gòu)所分解出的工作包應涵蓋所有內(nèi)容，但每個工作包又彼此獨立。 5.8 核實范圍 核實范圍是確認項目已完成的交付成果符合項目范圍的活動。 范圍核實與質(zhì)量控制的不同之處在于，范圍核實主要關注對交付成果范圍的確認，而質(zhì)量控制則主要關注交付成果是否正確以及是否滿足質(zhì)量要求。質(zhì)量控制通常先于范圍核實進行，但二者也可同時進行。核實范圍是每一個項目交付成果完成后必須進行的確認過程，核實范圍不僅限于項目組內(nèi)部，也要通過與關鍵干系人的溝通進行范圍的核實。 所屬流程：項目執(zhí)行與監(jiān)控流程。 5.8.1 輸入 - 項目管理計劃（見4.3 制定項目整合管理計劃） - 完工標準（見5.6 確認完工標準） - 交付成果（見4.4 管理與監(jiān)控項目工作） 5.8.2 工具與技術(shù) - 檢查：開展測量、審查與核實等活動，來判斷交付成果是否符合項目管理計劃和完工標準中規(guī)定的要求。 5.8.3 輸出 - 確認的交付成果（范圍） - 變更請求：如在檢查過程中發(fā)現(xiàn)項目交付成果與計劃和完工標準有偏差，需要以變更請求的形式提出。 5.8.4 相關模板 - 變更請求 5.8.5 注意事項 - 范圍核實側(cè)重于結(jié)果，范圍控制側(cè)重于過程，因此，變更申請在范圍控制環(huán)節(jié)提出優(yōu)于在范圍核實環(huán)節(jié)提出。 5.9 控制范圍 控制范圍是監(jiān)督項目范圍狀態(tài)、管理范圍基準變更的活動。 對項目范圍進行控制旨在確保所有提出的變更、建議的糾正措施和預防措施都經(jīng)過項目整體變更控制流程的處理。在項目實施過程中，變更不可避免，因此必須高度關注項目范圍控制，控制范圍一般都要與其他控制過程整合，一起發(fā)揮作用。 所屬流程：項目執(zhí)行與監(jiān)控流程。 5.9.1 輸入 - 項目管理計劃（見4.3 制定項目整合管理計劃）：參照項目范圍基準。 - 工作分解結(jié)構(gòu)（見5.7 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)） - 工作績效信息：關于項目交付成果當前進展狀態(tài)的信息。 5.9.2 工具與技術(shù) - 偏差分析：以項目范圍基準為依據(jù)，評估實施過程中項目范圍與基準的偏差，分析偏差產(chǎn)生的原因，并決定是否需要采取糾正措施或預防措施。 - 項目例會：以定期的項目內(nèi)部會議形式，向項目干系人和項目團隊匯報項目績效報告，討論項目范圍出現(xiàn)的偏差、分析原因、提出應對措施。 5.9.3 輸出 - 工作績效結(jié)果：對項目交付成果的當前狀態(tài)與范圍基準進行比較的結(jié)果，這些信息需要記錄下來并傳遞給項目干系人。 - 變更請求：通過范圍偏差分析，可能會提出對范圍基準或其他項目管理計劃的變更請求，變更請求應包括變更的內(nèi)容及相應的預防措施和糾正措施，變更請求需要經(jīng)過實施整體變更控制流程處理。 - 項目管理計劃（更新）：
5.9.4 相關模板 - 項目績效報告 5.9.5 注意事項 - 項目例會的最小頻率為一周一次，應視項目的周期、項目解決方案的復雜程度、干系人的支持度等具體情況而定。
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來自： 藍海思享匯 > 《項目管理手冊（特刊）》
