建標準、才能愉快執(zhí)行，不論是實體門店還是企業(yè)開會，也都有相應的標準流程。我們將有限責任公司股東會會議召開工作流程指引分為七步： 1.提議召開 2.會議召集 3.會議通知 4.材料準備 5.會場布置 6.會議流程 7.會后工作 01 提議召開以下主體可向董事會或執(zhí)行董事提議召開股東會會議：
需要注意以下5點： 1.董事提議召開股東會會議無需通過董事會，只需要三分之一以上席位的董事提起即可，若三分之一以上的董事為多人的，則由該多名 董事聯(lián)名提起 2.小股東只有滿足以下三個條件之一，才有權提議召開股東會會議： ① 10%以上表決權 ② 占有三分之一以上董事會席位 ③ 占有二分之一以上監(jiān)事會席位（監(jiān)事會須先通過決議形式?jīng)Q定提議召開股東會會議），或者在不設監(jiān)事會的公司擔任公司監(jiān)事 3.提議召開股東會會議的主體應以書面形式先向董事會或執(zhí)行董事提議 4.（保護小股東及非董事或監(jiān)事的大股東） 提議召開股東會會議的主體應注意留存書面提議文件。 5. 執(zhí)行董事可不經(jīng)提議，直接召集 02 會議召集召集的三種方式： ①董事會或執(zhí)行董事收到提議后開 始召集并準備向全體股東發(fā)送會議通知。 ②董事會或者執(zhí)行董事不履行召集 股東會會議職責的，由監(jiān)事會或者不設監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集。 ③監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集和主持的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集。 需要注意以下三點： 1. 監(jiān)事會或監(jiān)事召集會議以董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責為前提；代表十分之一以上表決權的股東召集 會議以董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責并且監(jiān)事會或者監(jiān)事也不召集為前提。 2.（保護小股東及非董事或監(jiān)事的大股東） 董事會或執(zhí)行董事“不能履行”或“不履行”召集職責，以及監(jiān)事會或監(jiān)事“不召集”在實 務中均不好證明，因此應注意收集和留存相關證據(jù)。與此同時，也可以在公司章程中明確“不能履行”、“不履行”、“不召集”的具體 情形，如章程約定“XX會在收到適格主體關于召開股東會會議的書面提議后五個工作日內(nèi)未履行召集和通知義務的，視為XX會不履行召 集股東會會議職責?！?/p> 3. 若每個股東代表的表決權均低于十分之一而需要多個股東共同召集，則在召集過程中形成的所有需要署名的文件（如書面提議的文件 、會議通知等），都應當由全體召集人共同簽字蓋章確認。 03 會議通知召集人于會議召開十五日前通知全體股東，注意以下十點： 1.應先確定會議日期，再提前十五日通知全體股東。 2.可通過公司章程或全體股東約定的方式變更通知期限。 3.在召集人為董事會或者監(jiān)事會的情況下，因董事會和監(jiān)事會并非自然人或法人主體，因此，在會議召集過程中形成的文件上，均應當 署名“XX公司董事會”或“XX公司監(jiān)事會”并加公司公章，若無法加蓋公章，則應將關于召開股東會會議的董事會決議或監(jiān)事會決議附 于通知之后，以表明通知主體為董事會或監(jiān)事會，而不應直接以公司名義發(fā)送會議通知。 4.會議通知應包括：會議召開時間、地點以及會議議題。 5.會議通知發(fā)出后，若部分股東希望修改會議召開時間、地點或召集人自己考慮不周想要修改會議召開時間、地點，則召集人應當重新 在會議召開十五日前通知全體股東。 6.法律未明確會議通知的內(nèi)容是否包含會議議題，為避免糾紛，建議在通知中加入會議議題。 7.法律規(guī)定通過修改公司章程或經(jīng)全體股東另行約定可修改會議通知時間，但不得借此讓股東客觀上無法參加股東會會議，否則有可能 會被法院認定無效。 8.在公司章程或股東協(xié)議沒有特殊約定的情況下，盡量使用書面郵寄的通知形式，并保留信件簽收回執(zhí)；若用短信、微信通知，則應保存 通知信息；若通過郵件送達， 則需證明該郵箱地址為對方常用地址，比如對方若經(jīng)常使用該郵箱與我方溝通工作事宜，且在往來內(nèi)容中 有顯示其名稱，一般可認定該郵箱為送達郵箱；若通過電話的方式通知，則需保存通話錄音。若因以上通知方式而涉及訴訟，則短信和微 信、郵箱、電話錄音均需進行公證。 9.在公司章程和股東協(xié)議均沒有特殊約定，而又無法聯(lián)系上對方，或?qū)Ψ接幸饣乇芡ㄖ獣r，可采取登報的形式公告送達，但法律對公告 送達適用的前提有明確規(guī)定：受送達人下落不明或通過其他方式無法送達。因此，應先窮盡其他送達方式或者在確有證據(jù)證明對方下落不 明的情況下，才登報公告。 10.在公司章程或股東協(xié)議中提前對通知和送達的方式進行約定，可避免送達瑕疵。約定內(nèi)容應包括：通知的方式、視為送達的情形和 時間、收件人及送達地址等。若對方為公司，應指派一名聯(lián)絡人，并列明聯(lián)系方。 04 材料準備會議召開前兩天，召集人提前準備以下會議材料：
05 會場布置會議召開前1天，根據(jù)會議需要提前布置會場。 06 會議流程在會議當天，會議按照如下流程進行：
會議主持： ①會議由董事會召集的，由董事長主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。 ②不設董事會的，會議由執(zhí)行董事主持。 ③監(jiān)事會或監(jiān)事召集的，由監(jiān)事會或監(jiān)事主持。 ④代表十分之一以上表決權股東召集的，由其自行主持。 議案表決： 1.股東會由股東進行表決 ①股東應按照其自由意志進行表決，為避免出現(xiàn)股東在表決時受到他人控制或脅迫，可通過公司章程的特殊約定，控制參會人員僅 限股東及必要參會人員 ②股東可委托他人參加股東會并行使表決權，因股東會可能涉及公司商業(yè)秘密，可在公司章程中規(guī)定“股東不得委托股東之外的人參 加股東會并行使表決權，股東為公司法人或其他非法人組織的，參會人員應為該股東的法定代表人、公司股東、企業(yè)合伙人或員工，股東委派其員工參會的，應提交與該員工的勞動合同” 2.股東按照出資比例行使表決權 ①公司法僅規(guī)定由股東按照出資比例形式表決權，未明確出資比例是認繳比例還是實繳比例，應通過公司章程對此予以明確。 ②表決方式應通過書面形式，避免舉手表決；根據(jù)議題的敏感程度，可結(jié)合記名表決與不記名表決；根據(jù)具體情況設計一個議案表 決一次或全體議案一次性表決。 ③可在公司章程中設計具體的計票規(guī)則，特別是計票人與唱票人的選任規(guī)則（特別是在無記名投票時），制作表決票和投票計票 表格，計票完成后股東在計票表格上簽字確認并留檔。 ④股東會不討論“怎么做”，而討論“做還是不做?！?/p> 會議決議： 對于特別事項之外的事項須經(jīng)多少表決權支持通過，公司章程應對此予以明確，例如約定為“應經(jīng)出席會議的股東所持表決權過半數(shù) 過 ”或“應經(jīng)出席會議并未放棄投票權利的股東所持表決權過半數(shù)通過?！?/p> 會議記錄： ①股東會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的股東應當在會議記錄上簽名 提示：實踐中可能出現(xiàn)會議結(jié)束后股東憤然離場而不簽字的情況，但這并不會因此導致股東會決議無效或可撤銷，但為證明股東有參加 會議，應置備出席股東簽到表，在會議開始前請參會股東簽字進場 ②會議記錄上應記載會議時間、會議地點、會議召集人、會議通知時間、會議主持人、出席會議的股東名稱等內(nèi)容  07 會后工作會議最后，當天將整套會議資料整理存檔 例外：股東以書面形式一致表示同意的，可以不召開股東會會議，直接作出決定，并由全體股東在決定文件上簽名、蓋章。  我已將全文輸出成工具表單 對于企業(yè)來說，光有標準往往不夠，需要輸出為工具表單才能去使用。簡單容易復制，傻瓜看著也能操作。  |
|
|
