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本文根據(jù)天騏管理者五項(xiàng)修煉<精講版>-執(zhí)行效率篇--第七節(jié)課【時(shí)間管理與高效執(zhí)行策略】，整理而成。觀看直播回放，請點(diǎn)擊文章末尾“原文閱讀”進(jìn)行回看。
第七節(jié)課程思維導(dǎo)圖
生活雖然很普通，但是如果我們不努力的話，那么現(xiàn)在的普通生活就將會(huì)是我們?nèi)松膸p峰。結(jié)果第一，理由第二。人生因選擇而璀璨，也因選擇而黯淡。不想要差不多的人生，我們必須全力以赴！ 提升執(zhí)行效率就是提升時(shí)間管理能力在日常生活中始終如一，有的放矢的使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義，最大限度的利用自己所擁有的時(shí)間。時(shí)間管理不僅指的是我們工作的時(shí)間，也包括我們生活的時(shí)間。要各方統(tǒng)籌安排，以達(dá)到讓我們開心地生活、愉快地工作的目的。提升效率指的是在工作的時(shí)間之內(nèi)更妥善地處理好工作。時(shí)間管理的對象是自我管理，也就是自律，克制自己的欲望，達(dá)成目標(biāo)。時(shí)間管理是一個(gè)概念，更是一種方法，每一個(gè)人都需要對自己進(jìn)行時(shí)間管理，但是更需要時(shí)間管理的其實(shí)是企業(yè)，因?yàn)樽鳛閱蝹€(gè)人員如果你沒有時(shí)間管理的概念也可以去工作，個(gè)人還能應(yīng)付的了自己的工作，但是作為企業(yè)，他需要的時(shí)間管理概念是一個(gè)整體，如果這個(gè)整體出了問題那么整個(gè)公司就會(huì)處于不健康的狀態(tài)，因?yàn)橐粋€(gè)企業(yè)不是靠某一個(gè)人來運(yùn)轉(zhuǎn)的，而是要靠所有的員工高效率的配合才能產(chǎn)生最大的效益和價(jià)值。單個(gè)員工工作不進(jìn)行時(shí)間管理看不來什么問題，但是如果所有的員工都沒有時(shí)間管理的概念，那么對于公司來說將會(huì)造成巨大的損失。2、時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：時(shí)間特性：供給無彈性、無法蓄積、不可取代、不可再生。（1）供給無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。（2）無法蓄積性：時(shí)間不像財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。（3）不可取代性：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。（4）不可再生性：時(shí)間無法像失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。時(shí)間管理的好處：減輕壓力、節(jié)省時(shí)間、更加專注、提高工作效率、平衡家庭與事業(yè)。讓你更加快樂地生活 ，更智慧地工作。人們重視生命，樂于理財(cái)，卻疏于時(shí)間管理！真正充分利用時(shí)間還體現(xiàn)在“效能”上，即“做正確的事情”，而非單單指“效率”。一個(gè)人如果偏離了目標(biāo)，他的效率越高，在錯(cuò)誤的路上反而走得更遠(yuǎn)。“效率”是“正確地做事”，而效能則是“做正確的事”。“效率”和“效能”不應(yīng)偏廢，但這并不意味著效率和效能具有同等的重要性。人們的愿望都是良好的，即希望同時(shí)提高兩者，但在魚和熊掌無法兼得時(shí)，先應(yīng)著眼于“效能”，然后再設(shè)法提高“效率”。我們要談所謂的時(shí)間管理，首先是要找到的是我們要做的正確的事情，再來追求效率，這樣我們才能有真正有價(jià)值的“效能”。不妨想一想吧，我們現(xiàn)在手頭的事情，是為了追求速度還是為了達(dá)成目標(biāo)，是為應(yīng)付任務(wù)還是為了促成結(jié)果，做正確的事情需要我們積極的思考，而不只是為了完成某項(xiàng)工作而去完成它。
一代：著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。第一個(gè)階段稱為時(shí)間的單純增加和備忘錄。時(shí)間的增加是指當(dāng)時(shí)間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長工作時(shí)間。備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時(shí)間的分配和使用管理。二代：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到計(jì)劃的重要。第二個(gè)階段稱為工作計(jì)劃和時(shí)間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)間的期限，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)方法有時(shí)候也稱為行事歷時(shí)間管理法。三代：排列優(yōu)先順序以追求效率。第三個(gè)階段的時(shí)間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時(shí)間里面沒有辦法徹底做完的時(shí)候，就要求對時(shí)間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個(gè)取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。四代：強(qiáng)調(diào)每一天的行動(dòng)，都要與未來的方向一致，與目標(biāo)接近，強(qiáng)調(diào)結(jié)果導(dǎo)向。第四代時(shí)間管理的代表是時(shí)間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。用最有效率的時(shí)間去做20%的最有效率的工作，在這些時(shí)間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時(shí)，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為“四個(gè)象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不重要也不緊急。這就是關(guān)于時(shí)間管理的“四象限法則”。第一象限是既緊急又重要。既緊急又重要的事情要馬上做，但是在處理這個(gè)象限的事務(wù)的時(shí)候我們要時(shí)刻記住這樣一個(gè)原則，就是馬上做之前要判斷這件事情能否往第二象限重要但不緊急的方向轉(zhuǎn)移。第二象限是重要但不緊急。這一象限的工作按道理來說，算是自己所做的工作計(jì)劃有序開展內(nèi)容了。因?yàn)槭呛湍繕?biāo)高度吻合，而且已經(jīng)提前做好了計(jì)劃、有充分準(zhǔn)備的工作，理所當(dāng)然的這種類型的工作勢必會(huì)是我們重視并且得到妥善處理的。第三象限是緊急但不重要。對待緊急但不重要的事情，我們給出的意見是可推則推，推不掉也要告訴對方你的態(tài)度，另外還有就是分門別類的把這些所謂的“緊急但不重要”的事務(wù)記錄下來，作為下次對方又讓你處理類似事務(wù)的談判籌碼。當(dāng)然，推的意思不是說要推卸責(zé)任，推的目的是在確認(rèn)這項(xiàng)工作確實(shí)是屬于你的工作職責(zé)范疇的基礎(chǔ)上盡最大能力將其轉(zhuǎn)化為不緊急的事務(wù)。第四象限是既不重要也不緊急。第四象限的事情有些我們要根據(jù)自己的價(jià)值觀取向來決定是否需要調(diào)整，那些看似無關(guān)緊要的事情也請做好規(guī)劃，只是規(guī)劃的時(shí)候要有意識的將其所占時(shí)間的比例降到最低。四象限法則是提供給我們的一項(xiàng)時(shí)間管理的工具和概念，我們在做計(jì)劃和面對各項(xiàng)事務(wù)時(shí)，不但要有主動(dòng)積極的態(tài)度還要有科學(xué)合理的思維習(xí)慣。一個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于做好時(shí)間管理。選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)X短暫休息一下。番茄工作法是一種簡單易行的時(shí)間管理方法，在時(shí)間管理方面相對于更加微觀。使用番茄工作法，選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，設(shè)定一個(gè)番茄時(shí)間，在番茄時(shí)間內(nèi)專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)記號，記錄下來；然后設(shè)定一個(gè)番茄休息時(shí)間，短暫休息一下。結(jié)束一天的工作后，根據(jù)記錄對當(dāng)日的工作學(xué)習(xí)情況進(jìn)行復(fù)盤，同時(shí)可以對第二天的時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃。列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情。把這六件事情按重要程序排序。上班開始先做1號，完成之后再做2號，再做3號，直至下班結(jié)束。艾維李的效率法原來將中心問題放在“任務(wù)”上，而我們認(rèn)為將其用“目標(biāo)”來代替更為恰當(dāng)。管理人員最容易不惜花費(fèi)時(shí)間去完成任務(wù)，其實(shí)這些任務(wù)完全可以由手下的人員去完成（受委派人員）。當(dāng)然，的確有些任務(wù)需要管理人員親自完成，千萬不要認(rèn)為管理人員不該從事具體事務(wù)。但從整體上來說，管理人員應(yīng)該通過思考問題、做出決策、分配任務(wù)、履行職責(zé)等步驟來完成既定目標(biāo)。如果你把時(shí)間都花在執(zhí)行具體的任務(wù)上，你就不能實(shí)現(xiàn)諸多目標(biāo)。因此，在使用艾維李的效率法時(shí)要注意把目標(biāo)放在第一位。時(shí)間管理是從計(jì)劃開始的，好的時(shí)間運(yùn)籌方法，需要對過去的工作和生活進(jìn)行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時(shí)間浪費(fèi)的原因所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原有的時(shí)間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行。每個(gè)星期都應(yīng)計(jì)劃好下一步該做的所有事情，投入較多的時(shí)間思考，讓自己這周要做的事情簡單化、清楚化。制定周計(jì)劃表時(shí)，可以先填入所有正在進(jìn)行中的活動(dòng)安排，例如工作時(shí)間、社交時(shí)間、休閑活動(dòng)時(shí)間和家庭事務(wù)時(shí)間。這是微觀的處理方式，所以要寫得詳細(xì)些。在實(shí)行時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，修改預(yù)定的周計(jì)劃表并加入細(xì)節(jié)。不妨借助一周時(shí)間運(yùn)籌法進(jìn)行更直觀的時(shí)間管理。在使用一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記星期一到星期日，以小時(shí)為縱坐標(biāo)，標(biāo)記早晨、上午、中午、下午、晚上以及備注和總結(jié)，然后在接下來的一周里認(rèn)真記錄，并對每天的時(shí)間利用進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周的記錄結(jié)束后，再進(jìn)行周總結(jié)。 計(jì)劃的重要性：寧愿多花時(shí)間做詳細(xì)規(guī)劃，讓下屬加倍努力，完善計(jì)劃。因此，不要急于行動(dòng)，疏于計(jì)劃。（1）檢查日表中的任務(wù)，再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排。（2）能否最好利用時(shí)間？是否合適的時(shí)間完成合適的任務(wù)？（3）分析分類任務(wù)：可以刪除的、可以少花時(shí)間的、可以委派。（4）上午是可以取得最大工作效益的時(shí)機(jī)。（1）集中精力，聚焦目標(biāo)，提高效率，致力于團(tuán)隊(duì)，能培養(yǎng)和激勵(lì)員工。（2）分析任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)值、職責(zé)，員工的能力、提升作用等。（3）選擇合適的人選進(jìn)行授權(quán)，并提供支持。（4）監(jiān)督控制進(jìn)度和品質(zhì)，做結(jié)果考核、正面強(qiáng)化、建設(shè)性反饋問題。 在以后的日子里，天騏會(huì)伴您一路成長。
你點(diǎn)的每次在看，我都認(rèn)真當(dāng)成了喜歡
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