作者 | 弘禾師兄

來源 | 稷下百家（jxbj100)

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什么是時間管理？

時間管理，指的就是做事前進(jìn)行規(guī)劃，并且在實施中運用一定的技巧、方法、工具，對時間的靈活掌握和有效運用，最終實現(xiàn)你個人或者整個組織的目標(biāo)，這個過程就叫做時間管理。

曾經(jīng)有人做過這樣一個實驗：

他邀請兩個人過來，每個人面前放著一個一樣大的罐子，罐子旁邊分別放了相同數(shù)量和體積的石頭，石頭有大的，也有小的。他要求參加這個實驗的兩個人，將桌子上放著的石頭分別裝在自己面前的罐子里，但順序不可以一樣。

第一個人要先把大石頭放進(jìn)罐子，之后再把小石頭放進(jìn)罐子里；

第二個人要先把小石頭放進(jìn)罐子，之后再把大石頭放進(jìn)罐子里。

規(guī)則講清楚后，這兩個人便開始了行動。計時結(jié)束后，實驗的結(jié)果令在場的所有人都大吃一驚：

第一個人，先把大石頭放進(jìn)了罐子，大石頭的旁邊還有很多空隙，然后，他又將很多小石頭放進(jìn)了罐子，這些小石頭將大石頭旁邊的空隙填滿了，最后他把自己面前所有的石頭全部都放到了罐子里。

第二個人，先把小石頭放進(jìn)了罐子，之后才將大石頭放進(jìn)罐子，可無論他再怎么變換大石頭的擺放位置，余下的幾塊大石頭依然無法全部放到罐子里。

這個實驗的結(jié)果令在場的所有人非常震驚，同樣的罐子，同樣的石頭數(shù)量和體積，只因為放入石頭大小的順序不同，結(jié)果就產(chǎn)生了這么大的區(qū)別，這是為什么呢？

其實，這個實驗很好的解釋了時間管理的重要性。意思是說：實驗中的大石頭比喻的是整塊的時間，小石頭比喻的是零散的時間。

有效的時間管理，你需要先將整塊的時間處理大事情（如：大石頭），空隙時間再去處理零散的小事情（如：小石頭），這樣在單位時間內(nèi)，你的工作效率才會更高。

你為什么需要時間管理？

（1）人很容易受到外界的影響

不同的年齡段，注意力集中的時間是不同的。

幼兒一般注意力集中在15分鐘左右，小學(xué)的兒童注意力一般能達(dá)到40分鐘左右，青少年的注意力一般在50分鐘以內(nèi)。

而美國有一項研究證明，成年人高度集中完成一件非常枯燥的事情時，注意力集中的時間最長不超過20分鐘。

所以，人的注意力是很難長時間集中的，而且很容易受到外界的干擾與影響。

比如你是一位管理者，那你最大的困擾應(yīng)該就是有太多來自外界的干擾，你需要隨時放下手邊的工作，去處理一些臨時的緊急的事情。

有些事情可能是你不想做，但不得不去做的。如果緊急的事情比較多，那你無疑會一直處于撲火的狀態(tài)，同時也沒有更多的精力去處理其他的事情。

如果想改變現(xiàn)狀，對你自己來講就急需要進(jìn)行時間管理，你可以將時間進(jìn)行分檔，設(shè)定某些時間段為你的工作空檔期，當(dāng)有人臨時過來找你討論或溝通時，你可以告訴對方，你現(xiàn)在比較忙，如果對方不著急，可以在你的空擋時間過來找你溝通。

這樣你才能更有效的管理好自己的時間，在單位時間內(nèi)有更多的產(chǎn)出。

（2）人在做事時通常欠缺一些方法

我經(jīng)常聽有家長對孩子說：“你太笨了，這點東西都學(xué)不會?！笔獠恢灰欢ㄊ悄愕暮⒆訉W(xué)不會，很大概率的是他缺少一些方法。

在我還是學(xué)生的時候就發(fā)現(xiàn)，學(xué)習(xí)好的同學(xué)與學(xué)習(xí)一般的同學(xué)，最大的差別其實是“掌握了一些好的方法”，而非先天的智商差別有多大。

比如，讓你記住《三十六計》中每個計策的順序，學(xué)習(xí)成績一般的同學(xué)，可能就會死記硬背，即使背過來了，過段時間也很可能會忘記。但學(xué)習(xí)好的同學(xué)，可能就會尋找快速記憶的方法。

比如第三計是“借刀殺人”，你就可以把3想象成你身體上的耳朵，假設(shè)你耳朵上戴著一個耳墜，這個耳墜是一把刀，你一轉(zhuǎn)頭，就不小心把人給殺了，這樣你肯定就記住這個知識點了，而且基本上不會忘記。這就是掌握方法的重要性。

實際上我們會經(jīng)常運用自己所熟悉的，或者直覺能想到的方法去做事情，但這并不是最有效率的方法。

完成一件事情，通?？梢杂泻芏喾N方法，關(guān)鍵在于你是否能找到最簡便最快速的方法。

不要事情發(fā)生就立馬去做，可以先花上幾分鐘思考一下，有什么樣的方法可以讓這件事情完成的更有效率？

（3）有效時間管理提升你的硬實力

天可補，?？商睿仙娇梢?。日月既往，不可復(fù)追?！鴩?/span>

這句話充分體現(xiàn)了曾國藩對珍惜時間的感嘆：“天破了可以補，大海也可以填平，南山也可移走?？蓵r間一去不復(fù)返，再也回不來了?！?/span>

的確，如果按每個人一生能活100歲算，生命不過36524天。雖然生命是有限的，但每個人的活法不同，最后取得的人生成就也就不一樣。

生命有限，如何在有限的生命中，合理利用好時間，管理好時間，使自己的人生創(chuàng)造更大的價值，是我們最值得關(guān)注的問題。

比如我見過很多公司的CEO，包括我自己在內(nèi)，都是每天早上5點左右起床，在上班前的這段時間用來學(xué)習(xí)，也就是用來提升自己的“硬實力”，

上班后每天最多只處理幾件非常重要的事情，這些事情按照重要程度進(jìn)行排序，重要的事情用整塊的時間來做，其他空擋時間去處理瑣碎的一些事情。

這樣每天的工作效率會很高，即使沒有完成6件事，之前完成的也是最重要的事情。

如果你沒有有效管理自己的時間，在單位時間內(nèi)沒有有效的進(jìn)行時間及工作的安排，長久下去很可能就會與別人的差距越來越大。

現(xiàn)代社會節(jié)奏加快，競爭加劇，人與人之間的差距往往是由你單位時間產(chǎn)出的“硬實力”而產(chǎn)生的，所以管理好自己的時間，是你需要重點做的事情。

時間管理的方法

時間管理的發(fā)展速度很快，到目前為止已經(jīng)發(fā)展了四代時間管理的方法。

（1）第一代時間管理：建立備忘錄

這種方法主要是建立備忘錄，比如列一個list，把一天要做什么事情都一一記錄下來，之后再一件一件的完成。這個方法讓你清晰的知道每天做了什么，使用這種方法的人對時間已經(jīng)有了初步的管理概念和管理能力。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

· 優(yōu)勢：通過對每個事件的記錄，可以很清晰的知道你具體做了哪些事項；

· 劣勢：個人的活動被事件控制，按事件順序去做事，結(jié)果往往是人被事件所控制。

· 反思：這種時間管理法，過度關(guān)注每個事件的完成，比較機械的按照事件的先后順序去執(zhí)行，但事先安排的事情是不是當(dāng)下最重要需要去處理的并不清楚，執(zhí)行力在這里沒有得到有效的應(yīng)用。

（2）第二代時間管理：工作計劃和時間表

這種方法主要是：事先準(zhǔn)備一個詳細(xì)的工作計劃和時間表，然后按照這個工作計劃逐項進(jìn)行實施。比如在所有要做的工作之前，把清單列出來，給每項任務(wù)定一個期限，例如早上5點-7點為讀書時間，7-9點為洗漱吃飯時間等，每一項任務(wù)都有開始時間和結(jié)束時間。這個方法也被稱為行事歷時間管理法。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

· 優(yōu)勢：提前做好計劃，自主支配事情，效率感強，工作效率有明顯提高；

· 劣勢：計劃通常缺乏目的性，效率雖有明顯提高，但效益卻不是很明顯，有可能會導(dǎo)致自己更加忙碌。

（3）第三代時間管理：追求效率的優(yōu)先級

這種方法主要是：也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期的目標(biāo)，再逐日制定目標(biāo)計劃，將有限的精力進(jìn)行合理分配，爭取達(dá)到最高效率。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

· 優(yōu)勢：可以將有限的時間進(jìn)行合理分配，爭取達(dá)到最高效率；

· 劣勢：過分強調(diào)效率，把時間繃的很死，使人失去一些維系感情、享受個人需要和享受意外驚喜的機會。

· 反思：這種時間管理法，注重在忙碌中調(diào)配時間與精力，過度關(guān)注效率，但往往產(chǎn)生的效益并不明顯，計劃有時候可能也是盲目的。

（4）第四代時間管理：追求效能平衡的優(yōu)先級（在個人管理基礎(chǔ)上的時間管理）

有這樣一個故事：

伯利恒鋼鐵公司的總裁查理斯·舒瓦普，有一次去拜訪有名的效率專家艾維·利，艾維·利告訴查理斯·舒瓦普，他給舒瓦普一個東西，說是這個東西可以在10分鐘內(nèi)，幫助他把公司的業(yè)績提升至少50%。

艾維·利隨手遞給舒瓦普一張白紙，并對他說道：“在這張白紙上，寫下你明天要做的6件最重要的事情?！睂懴逻@些事情大約花掉你5分鐘的時間。

過了一會，艾維·利又說道：“現(xiàn)在用數(shù)字，在每件事后面標(biāo)明，這件事對你和你的公司的重要性次序?！边@大概花費你5分鐘左右的時間。

艾維·利又接著說：“現(xiàn)在你需要把這張紙，放在你的口袋里。明天早上，你要做的第一件事就是把這張紙條拿出來，把最重要的一項找出來，完成它。這期間不要看其他的，只看第一項，直到做完為止。

然后，你用同樣的方法，對待之后剩下的5項工作，直到你下班為止。如果到下班前，你只做了5件事，那也沒關(guān)系，因為你總是在做著最重要的事情。

接著艾維·利又說道：“你每天都要這么做。經(jīng)過一段時間，你對這種方法的價值深信不疑后，讓你公司里的其他人也用這個方法來工作。

這個實驗?zāi)阆胱龆嗑镁妥龆嗑?，之后給我寄一張支票過來，你認(rèn)為這個方法它值多少錢，你就給我多少錢?！?/span>

整個見面的時間不到半個小時，幾個星期之后，舒瓦普真的給艾維·利郵寄的一張支票，支票上的金額是2.5萬美元。

5年后，這個當(dāng)年不不怎么被人知曉的鋼鐵廠，一躍成為全世界最大的鋼鐵廠，艾維·利提出的關(guān)注6件重要事情的方法為查理斯·舒瓦普賺得1億美元。

從本質(zhì)來講，我們對時間的使用， 基本上就有兩類，緊急與重要。如果按“緊急”和“重要”來做標(biāo)記，緊急是橫軸，重要是縱軸，這樣就可以構(gòu)成ABCD四個象限：

A象限：重要且緊急的事情

B象限：重要但不緊急的事情

C象限：緊急但不重要的事情

D象限：不重要不緊急的事情

如下圖所示：

有些人把精力放在A象限緊急且重要的事情上，此象限的事情需要立即處理，通常被稱為“危機”或“問題”，如果你過分注意此象限，它的范圍會越來越大，最終占據(jù)你的全部時間，于是你會一直處在撲火的狀態(tài)；

還有一些人把精力放在緊急但不重要的第三類事物上，這些人每天在處理自認(rèn)為很緊急的事情，但他自己卻不知道，緊急的事情只是別人重要的事，對別人很重要，對自己就不一定重要了。

還有一些人會將重點放在C象限和D象限的事物上，但是每天都處于不那么負(fù)責(zé)任的狀態(tài)。

高效能的人不會將注意力放在C象限和D象限事物上，因為無論這些事物緊急與否，它都不是重要的事情。

他們更多的會將精力放在第二類事物上，也就是B象限（重要但不緊急）的事物，他們通過對第二類事物的關(guān)注，來減少第一類（緊急且重要）事物的數(shù)量。

以B象限事物為中心的日程安排通常有以下四項關(guān)鍵指標(biāo)：

· 確認(rèn)角色：做事情之前，你需要先確認(rèn)自己的角色，你在家庭中的角色、工作中的角色等各種角色；

· 確認(rèn)目標(biāo)：考慮下一個周計劃中，每一個任務(wù)下，你最想做的1-2個重要的事項，作為你的目標(biāo)；

· 過程管理：給你最想做的事項安排好時間，假如你需要寫一個項目計劃書，那你可以在某一天抽出幾個小時的時間專門來寫這個東西；

· 隨時調(diào)整：關(guān)注B象限之后，你會發(fā)現(xiàn)，你的工作會按照重要緊急的程度隨時進(jìn)行調(diào)整，不再是按部就班的按日程表去工作了。

所以，你最應(yīng)該將關(guān)注點放在B象限，也就是（重要但是不緊急）的事項上，因為此象限處理的事情多，就會減少A象限（緊急且重要）的事情。