前言

在使用Excel的時(shí)候，格式是最重要的基礎(chǔ)，然而，許多商務(wù)人士都不太在意Excel的格式，大部分的企業(yè)也都沒有針對(duì)Excel的格式制定基本原則

容我提出一個(gè)問題：“請(qǐng)問你會(huì)想看別人做的Excel嗎？”

恐怕大部分人都會(huì)回答no吧。理由或許有很多種，很多時(shí)候我們看到的報(bào)表都是缺乏美觀的，且非常難懂。

本期將通過介紹6個(gè)Excel美化技巧+14個(gè)快捷鍵教你作出更好看的報(bào)表。

一、Excel美化技巧

1.跨行居中：幫表格內(nèi)容群組化，橫跨單元格設(shè)定分類

跨行居中能讓你跳出單元格的限制整理資料內(nèi)容。像是這張銷售量統(tǒng)計(jì)表，就可以選擇A2到A10的單元格，再點(diǎn)開始功能區(qū)中對(duì)齊方式-【合并居中】，讓[福建區(qū)域]的分類置于中間，讓人一眼看清楚這些內(nèi)容是在同一個(gè)群組。

2.自動(dòng)換行：文字資料太長(zhǎng)，就讓它折行才看得見

Excel預(yù)設(shè)所有內(nèi)容都是以一列的方式呈現(xiàn)，當(dāng)某個(gè)單元格里的內(nèi)容超出視窗大小，就必須調(diào)動(dòng)卷軸才能看到所有的內(nèi)容，不如使用 再點(diǎn)開始功能區(qū)中對(duì)齊方式-【自動(dòng)換行】，讓資料可以折行，在一個(gè)畫面里完整呈現(xiàn)

3.統(tǒng)一行高、列寬：讓單元格大小一致，看起來更順眼

要讓表格看起來更整齊，就把行高和列寬調(diào)整成大小一致。例如范例中[線性代數(shù)]的單元格字?jǐn)?shù)比較多，Excel會(huì)以較大的列寬呈現(xiàn)，只要全選想要調(diào)整的列寬的列，并將鼠標(biāo)移到G列與H列分隔符處，等出現(xiàn)寬帶調(diào)整的符號(hào)【+】后按下滑東鼠標(biāo)往右拉，寬帶就統(tǒng)一了。

4.行列互換：想要調(diào)整行列不用重新輸入， 只要復(fù)制后轉(zhuǎn)置貼上

輸入資料后，卻發(fā)現(xiàn)應(yīng)該將行和列的內(nèi)容對(duì)調(diào)后才方便閱讀，只能摸著鼻子重新輸入。其實(shí)不然，Excel有內(nèi)置的行列互換的功能。選擇區(qū)域，ctrl+c直接復(fù)制整個(gè)表格，選擇開始功能區(qū)-剪切板【黏貼】中的【轉(zhuǎn)置】即可。

5.單元格視覺化：增加顏色和圖示，更快掌握資料重點(diǎn)

例如想要知道范例中銷售額的均值是70000，就可以把銷售額小于均值的單元格直接用顏色標(biāo)記出來。全選【銷售額】這一列的數(shù)據(jù)，再選開始-樣式中的條件格式-突出顯示單元格規(guī)則-小于，并設(shè)定小于70000的單元格標(biāo)記為紅色。通過條件格式的設(shè)定就可以一眼看出符合標(biāo)準(zhǔn)的信息。

6.F11一秒把表格變圖表:按下F11，數(shù)字轉(zhuǎn)化未信息圖表

只放一堆數(shù)字的表格，看起來就很普通，如果制成信息圖表感覺更專業(yè)。要把數(shù)字圖表化，最快的方法就是全選數(shù)據(jù)，按下F11,Excel就會(huì)變出一張對(duì)應(yīng)的圖表給你。不過目前快捷鍵預(yù)設(shè)的是柱狀圖，假如需要其他類型的圖表，就要自己再修改圖表類型。

二、14個(gè)最常用的Excel快捷鍵

Ctrl+A :全選所有資料

Ctrl+B :文字被粗體

Ctrl+D :向下填充

Ctrl+R :向右填充

Ctrl+ 【+】：插入新的行/列

Ctrl+ 【-】：刪除新的行/列

Ctrl+ PageDown:跳到下一個(gè)工作表

Ctrl+ PageUp：跳到上一個(gè)工作表

Ctrl+Shift +4 ：套用【貨幣】格式

Ctrl+Shift +5 ：套用【百分比】格式

Ctrl + 1 ：開啟單元格設(shè)定

Ctrl+Alt+V :開啟【選擇性黏貼】功能

Ctrl + 方向鍵（）：跳至資料盡頭

Ctrl+Shift+方向鍵（）：全選行/列的數(shù)據(jù)

以上為本期的主要內(nèi)容，6個(gè)Ecel美化技巧及14個(gè)快捷鍵，快動(dòng)手實(shí)踐下吧