編按：排版長文檔時，許多人對于文檔的格式設(shè)置非常頭痛，時常為此加班熬夜，今天小編將給大家分享3個快速設(shè)置文檔格式的Word排版技巧，超級實(shí)用，快來瞧一瞧你是不是都已經(jīng)知道了呢？

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提起Word長文檔排版，相信許多朋友對它略有畏懼，尤其是對行政人員、科研人員以及各行各業(yè)奮斗在一線文員崗位的朋友們。

究其原因，是因?yàn)槲臋n格式的設(shè)置，每次寫文檔都要一遍遍地設(shè)置，浪費(fèi)不少時間和精力不說，有時格式怎么都調(diào)不好，卻又不知道問題出在哪里，怎能不讓人“懷疑人生”！

今天小編將教你3個排版絕技，1分鐘快速設(shè)置好文檔格式。

1、在文檔間批量復(fù)制樣式

在實(shí)際工作中，同類文檔一般會使用相同格式，比如每月的工作總結(jié)、項(xiàng)目的分析報(bào)告、產(chǎn)品的營銷策劃方案、學(xué)術(shù)研究論文等等。

如果之前已經(jīng)設(shè)置好了一份文檔的樣式，如下圖所示的《2019年上半年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況的分析報(bào)告》文檔。別讓它閑著，可以直接將這份文檔的樣式復(fù)制到當(dāng)前的新文檔中使用。

案例講解：在新文檔中，快速應(yīng)用與之一模一樣的樣式，該如何操作呢？

第1步：打開“樣式”管理器，導(dǎo)入設(shè)置好樣式的目標(biāo)文檔，如下圖所示。注意，選擇文件時默認(rèn)打開的是Word模板類型，應(yīng)將文件類型修改為“所有文件”，以便找到已經(jīng)設(shè)置好格式的文檔。

第2步：將目標(biāo)樣式復(fù)制到當(dāng)前文檔以替換現(xiàn)有樣式。接下來，就可以直接在當(dāng)前的文檔中應(yīng)用復(fù)制的樣式啦！

2、為帶有統(tǒng)一標(biāo)記的段落批量應(yīng)用樣式

文檔排版時，有時候需要將段落中標(biāo)記有特殊字符的段落應(yīng)用特定樣式，如下圖所示。

案例講解：將標(biāo)記有aa的段落設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式，那么，該如何操作呢？

第1步：按Ctrl+H鍵，打開“查找和替換”對話框， 在“查找內(nèi)容“文本框中輸入：aa。

第2步：將光標(biāo)定位于“替換為”文本框中，點(diǎn)擊【格式】-【樣式】，打開“替換樣式”對話框，選擇“標(biāo)題1”。（它的意思是：查找“aa”文字內(nèi)容，為其應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式。）

這樣，文檔中所有標(biāo)記了aa的段落將自動應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式，就實(shí)現(xiàn)了批量應(yīng)用標(biāo)題樣式的目的。

特別提示：如果使用這種方法，為標(biāo)題預(yù)設(shè)的標(biāo)記應(yīng)該確保獨(dú)一無二，不會在正文中出現(xiàn)。

3、為帶有統(tǒng)一格式的內(nèi)容批量應(yīng)用樣式

長文檔排版時，想要同時選中文檔中所有相同格式（紅色或紫色）的文本，并應(yīng)用樣式，工作量很大，也比較麻煩，如下圖所示。

案例講解：將文檔中所有的紅色文本設(shè)置為“標(biāo)題1“樣式，該如何操作呢？

第1步：選擇任意一個要應(yīng)用樣式的紅色文本，然后點(diǎn)擊【開始】-【編輯】-【選擇】-【選定所有格式類似的文本】。

第2步：現(xiàn)在，可以看到所有紅色格式的內(nèi)容都被同時選中了。然后為其應(yīng)用設(shè)置好的標(biāo)題1樣式即可。

提巧提示：格式相同的文本都可以通過“選定所有格式類似的文本功能”（或“選擇格式相似的文本”）一鍵選中相同級別的文本。

以上就是今天要與你分享的內(nèi)容，你學(xué)會了嗎？打開Word練習(xí)一下吧！

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