1）MATE RECEIPT(M/R)：船方于收到貨物后開給托運人的收貨證明，代理據(jù)以開發(fā)提單。簽署時，應仔細認真閱讀核對，對不必要或不明了的文字應予刪除。如LC的編號，VOY CP的日期，運費支付條件等。其上的陳述皆必須為事實，如裝貨港、日期、數(shù)量等，散裝貨數(shù)量之前必須加注相應的批注，如“SAID TO WEIGHT/SAID TO BE”；件貨時加注“SHIPPER’S WEIGHT, QUALITY UNKNOWN”等字樣，對貨物狀況加注相應的批注。此外有Clean on Board字樣亦請刪除，沒有Remark 既為“Clean”，除非是得到船東的許可。

2）簽發(fā)提單B/L：提單為船上收受貨物的重要憑證，船長簽發(fā)時應仔細核對每一個字(包括港口、簽發(fā)日期、船東與長租方C/P日期)，并于事前將提單草本傳給公司確認。

3）船舶到卸貨港前幾天，船長應提醒代理及早備妥正本提單，卸貨前須收回提單正本，加注“Accomplished”并簽字表明收到才放貨。有些港口規(guī)定正本提單要送海關，此時船長應將帶有簽注的正本提單正/反面皆影印，并請收貨人/或代理人在正本提單影本上加注 “This is certified to be a true copy of the original Bill of lading which is now accomplished”并簽名后歸檔存查。

4）如果提單正本無法送達卸貨港，需要無單放貨，則需貨主/租家出具保函通知船東，船東轉達放貨通知給船長后始可允許提貨。應注意的是，這種保函是由貨主/租家發(fā)給船東的，而不是通過代理給船長的。

5）有些港口于裝卸貨結束后，岸方可能出具某些文件要求船方簽名，如港口貨物單據(jù)、工人損壞報告等，以證明裝卸貨過程未損傷到船方及其設備，或是貨物綁扎已達到船方滿意等；貨物單據(jù)如出現(xiàn)短貨，應根據(jù)裝港的M/R和B/Ls加批注，如有爭議但為開航而必須簽署，需加批注“爭議中，為開航而簽署/In dispute, Signed for sailing”。對于工人損壞報告，為保證船東利益，船方于簽收此類文件時，應根據(jù)實際情況進行簽署，加注“FOR RECEIPT ONLY”字樣，如有船舶設備損壞，要出具船舶“Stevedores Damage Report”，并讓裝卸工人、代理簽字，以便在期租合同完成后，由船東經Broker向租家索賠。

6）事實聲明“Statement of Fact”通常會與事件記錄“Time Sheet”合在一起，簽署此單據(jù)時，注意內容、時間、事件要屬實，對于時間確認，應盡可能與值班駕駛員的記錄相一致，同時應留意是否有船舶待時方面內容出現(xiàn)，如有待時，則需要在SOF后面加以批注，特別是由于非船方原因造成的待時。如有不實內容應馬上讓代理溝通相關方，及時改正，做到保護船舶、船東利益。

注意：Stevedores Damage發(fā)生之后要及時做好全面的取證工作并拍照，想方設法拿到裝卸公司的確認書，盡早(24h之內)通知租家和代理并說明與裝卸公司的處理進展情況，要求租家明示。

7）貨物積載圖、配置圖、貨物申報單及船舶穩(wěn)性報告等，此類單據(jù)貨物運輸重要的積載和運輸單據(jù)，當大副做好單據(jù)需要提交時，船長應該再次仔細審核，避免發(fā)生紕漏，特別是大件貨的裝載位置、冷凍集裝箱、危險品集裝箱的位置，谷物裝載穩(wěn)性要求等等，一旦失誤，則會造成耽誤船期影響開航或罰款，更嚴重的影響船舶航行安全。

1）上述單據(jù)，是港口國邊防、海關、檢疫、港口國政府官員、海事機構、代理公司等要求查驗和辦理出入港口的有效文件、證據(jù)，很多是按照港口國當局格式或IMO格式編制的，通常由船舶自己準備，部分單據(jù)可能由當?shù)卮頊蕚?，但簽署和驗證及保證正確的責任仍然在船方，在準備這些文件、單據(jù)時，應認真仔細的檢查，包括且不限于名稱、日期、英文拼寫等內容，必須引起重視，絕不能出現(xiàn)錯誤，避免因失誤而造成不必要的麻煩（耽誤船期，拒絕進港，有的還可能導致罰款）。

2）船舶、船員物品的申報應符合港口國、海關的法律、法規(guī)要求，尤其是物品的種類、數(shù)量等，特別涉及到重要及管制物品（燃油、潤滑油、危險品、麻醉品、藥品、煙酒等）等，船長應逐項落實，確認無誤，曾有發(fā)生申報單滑油因報告時間和檢查時間不同，由于溫差在造成的量差被罰款。因此，對于不熟悉的港口，對于詳細的要求如有疑問，應在到港前聯(lián)系當?shù)卮沓吻?、落實清楚?/span>

3）針對港口代理，通常是貨物代理兼船舶代理，他們首先是站在自己和收發(fā)貨物方的立場上，因此對于代理帶來的船舶港口操作單據(jù)、貨物單據(jù)等，必須逐頁審核，特別是代理在單據(jù)上的一些批注，應仔細閱讀，對于不利于船方的批注，應據(jù)理力爭，按照下述總結的“船長在港簽收各項單據(jù)及文件準則”操作。

此類報告遞交、申請文件，船長事先要向代理查詢，因為有些有費用，有的還有其他要求，如主機吊缸申請超過8小時，美國的部分港口會強制安排拖輪協(xié)助，所以時間要準確。海事聲明和報告，時間、地點、事件描述及證據(jù)，必須報告清晰、證據(jù)齊全、準確無誤、提交及時。此類文件準備時，如船長有疑惑，應該第一時間先發(fā)給公司，讓公司協(xié)助進行修改，以防出現(xiàn)漏洞。船舶商務信函等，此類文件較多，重要的是需要船長仔細閱讀和理解。

海事報告的內容僅需記載事實情況（facts）即可，因其可作為法律上的證據(jù)，因此不宜在海事報告中陳述事故原因(cause of incident)、過失評估(negligence judgement)或責任歸屬(liability attribution)等內容,僅需簡介敘述事故經過即可。例如本船與他船發(fā)生碰撞，則僅需敘述碰撞發(fā)生前我船的狀態(tài)、碰撞時間地點、他船名稱、碰撞位置等即可，對于兩船是否曾采取何種避碰措施或是過失比例，因恐與日后調查判定法律責任有關，切勿任意記載于海事報告中。又如船舶因意外碰撞港口設施，則僅需說明船舶于何地、何時、何種狀態(tài)下與何種港口設施發(fā)生接觸造成碰損事實即可，無需多寫。