秘書知識大會（六）——檔案收集

黃元章 2019-07-29

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所謂檔案收集，是指將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。

一、單位的檔案收集工作一般是通過建立、健全文件歸檔工作制度這一途徑完成的。

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

理解并掌握檔案立卷歸檔制度和檔案收集的措施。

(二)立卷歸檔

各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存，這項工作稱為'歸檔'。

一個單位應(yīng)歸檔的文件材料，主要有以下幾個部分：

1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、錄音帶、照片等；

2.上級單位發(fā)來的與本單位主管業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

3.代上級單位擬制并被采用的重要文件的定稿；

4.單位對外的正式發(fā)文，包括命令、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、通報、通知等文件；

5.本單位的請示與上級單位的批復(fù)、下級單位的請示與本單位的批復(fù)；

6.本單位反映主要職能活動的報告、總結(jié)；

7.本單位與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書；

8.本單位的各種工作計劃、統(tǒng)計報表；

9.本單位黨委、團委、工會的工作計劃、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、重要的統(tǒng)計材料及簡報；

10.信訪工作材料；

11.本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

12.本單位干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料；

13.本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

14.本單位及下屬單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料；

15.本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；

16.本單位財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證；

17.本單位編輯的出版物；

18.本單位外事活動中形成的材料；

19.同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件；

20.下級單位報送的各種報告及統(tǒng)計報表。

(三)相應(yīng)知識

案卷，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，是檔案的基本保管單位。所謂立卷，就是將單份文件組合成案卷的工作。文件立卷有利于維護文件的安全，方便管理；有利于保持文件之間的有機聯(lián)系，方便查找利用。

案卷的組合方法，一般是根據(jù)文件不同的特征，將具有某方面共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個案卷。根據(jù)文件不同方面的特點，適應(yīng)不同檢索途徑和日常管理的需要，人們通常采用按問題、作者、文種、地區(qū)、時間、通訊者六種特征立卷。

1.按問題特征立卷

按問題特征立卷，就是將反映同一問題的文件一同組卷，將反映不同問題的文件分別組卷。例如，××公司將'關(guān)于員工薪金、福利問題'的文件材料組合成同一案卷，便是采用此種立卷方法。按問題特征立卷，可以保持文件在內(nèi)容方面的具體聯(lián)系，反映出一個問題處理的全貌，便于利用者按問題進行查找和利用。所以，此種立卷方法是一種運用得最為廣泛的方法。

2.按作者特征立卷

按作者特征立卷，就是將屬于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分別立卷。此種立卷方法便于從作者角度查閱利用檔案。同時，由于作者的職能和地位不同，按作者特征立卷又能適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，該方法也是采用較多的一種立卷方法。

3.按文種特征立卷

按文種特征立卷，就是將種類名稱相同的文件一同立卷，將不同種類名稱的文件分別立卷。例如，××公司'一九九八年董事會會議紀(jì)要'，就可以按文種特征立卷。文件的種類反映了文件的效能和作用，也能較好地區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，此種立卷方法同樣是不可缺少的立卷方法。

4.按時間特征立卷

按時間特征立卷，就是將同屬于一個時期或時間階段的文件一同立卷，將不同時期或時間階段的文件分別立卷。

5.按地區(qū)特征立卷

就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件一同立卷，將內(nèi)容涉及不同地區(qū)的文件分別立卷。此種方法多用于下屬單位的某些行文、調(diào)查材料或下屬單位的來文。

6.按通訊者特征立卷

按通訊者特征立卷，就是將本單位與某單位就某個問題或幾個問題的來往文件一同組成案卷。例如，'××公司與××公司就產(chǎn)銷問題的來往文書'。需要指出的是，按通訊者特征立卷與按作者特征立卷不同，按通訊者特征立成的案卷，卷內(nèi)應(yīng)是兩個單位就特定問題相互往復(fù)的文件，不應(yīng)包括這兩個單位各自的其他行文。

上述六個特征從不同方面反映了文件的內(nèi)容和有關(guān)聯(lián)系。但在實際立卷工作中，人們又不能只從文件某一方面的特征去考慮如何組卷，而是應(yīng)該靈活地采取多種立卷方法，做到幾種特征的綜合運用。例如，題為'北京市××廠一九九九年廠務(wù)會議記錄'的案卷，就運用了作者、時間和文種等多個特征。

(四)注意事項

1.掌握歸檔與不歸檔文件的范圍。

2.建立單位歸檔制度。

3.注意制度與其他措施結(jié)合。

二、進行檔案收集工作，主要依靠建立、健全立卷歸檔制度，同時還要以其他方法和措施作為必要的補充。

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

掌握補充方法。

(二)檔案收集

1.嚴(yán)格執(zhí)行文件的立卷歸檔制度及收發(fā)文登記制度

要把帳內(nèi)帳外文件材料一起納入登記、清退和歸檔范圍。秘書、檔案人員要督促、指導(dǎo)文書立卷人員通過各種渠道，把好各種關(guān)口。如，按登記如數(shù)清退文件，對于發(fā)文，不交定稿不予編號，底稿、附件不齊不予蓋章等，盡一切可能把應(yīng)歸檔的文件材料全部收集起來。

2.加強對零散文件的收集

一個單位即使建立、健全了歸檔制度，也有可能遺漏一些文件，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，往往不能按規(guī)定及時歸檔。如，領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議帶回的有價值的文件材料，本單位內(nèi)部機構(gòu)產(chǎn)生的文件，都往往容易分散在個人手中，再加之機構(gòu)調(diào)整、員工變動等因素，也都有可能導(dǎo)致歸檔文件不齊全、不完整。因此，在正常的歸檔工作以外，檔案部門和文秘人員需要采取一些相應(yīng)的控制措施。如，將文件材料的形成、積累工作，納入有關(guān)部門及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和獎懲制度；同時，結(jié)合保密檢查、節(jié)日年終清理文件、機構(gòu)調(diào)整或人員變動等機會，把應(yīng)該歸檔保存的文件全部集中起來，以補充歸檔制度的不足。

3.平時收集工作要落實到人

收文環(huán)節(jié)中，要由文書人員把好閱辦關(guān)，文件辦完后要及時收回；在發(fā)文環(huán)節(jié)中，要由文書人員把好印發(fā)關(guān)，凡是經(jīng)過文書部門蓋印發(fā)出的文件無論是定稿、存本、附件，一律由文書人員收全；外出人員帶回的會議文件，各種會議記錄，由秘書或辦公室主任負(fù)責(zé)收集，或由文書人員按規(guī)定及時收集；本單位召開的會議，由本單位秘書、文書、檔案工作人員參加大會秘書組，負(fù)責(zé)收集；內(nèi)部文件(本單位形成的計劃、總結(jié)、各類統(tǒng)計報表和規(guī)章制度、政治活動中形成的文件材料)，由文書人員隨時收集。

(三)相應(yīng)知識

1.檔案工作的內(nèi)容

檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會實踐服務(wù)的活動。檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用是其具體內(nèi)容，這又稱為檔案業(yè)務(wù)工作的六個環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)分別是指：

(1)檔案收集工作

檔案的前身--文件，是由單位內(nèi)各組織機構(gòu)和個人分散形成的，而單位和社會上利用檔案，則要求一定的集中，為了更廣泛地發(fā)揮檔案的作用，就需要挑選文件集中保存，這便是檔案的收集工作。

(2)檔案整理工作

為了便于保管和利用，就必須對收集起來的檔案進行分門別類，并編制檢索工具，使之有規(guī)可循，這便是檔案的整理工作。

(3)檔案鑒定工作

隨著時間的推移和社會實踐的發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多，而有些舊的檔案則逐漸失去了保存價值。為了減輕負(fù)擔(dān)，方便管理和檢索，使庫存檔案達(dá)到最佳優(yōu)化狀態(tài)，最終使有價值的檔案能及時發(fā)揮作用，就需要對庫存檔案進行鑒別、挑選、去粗取精，這便是檔案的鑒定工作。

(4)檔案保管工作

圍繞檔案文件的存取自然會形成保管工作，同時，由于自然和社會的原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至遭到突變性的破壞。而單位和社會的現(xiàn)實、歷史需要，則要求長久地、完好地保存有價值的檔案。為了盡可能地延長檔案的壽命，就需要對其采取保護措施，進行妥善管理，這便是檔案的保管工作。

(5)檔案統(tǒng)計工作

檔案數(shù)量多，成份復(fù)雜，為了科學(xué)地進行收集、整理、保管和有效地提供利用，檔案管理部門和檔案事業(yè)管理部門就要掌握檔案和檔案工作的基本情況，就要對有關(guān)狀況進行數(shù)量的登記、統(tǒng)計和分析研究，這便是檔案的統(tǒng)計工作。

(6)檔案提供利用

單位和社會建立檔案工作的最終目的是利用檔案。為此，檔案工作人員除大量的基礎(chǔ)工作外，還要通過各種方式和手段提供檔案和有關(guān)資料，這直接滿足利用者需求的工作便是檔案的利用工作。

以上檔案工作的內(nèi)容，即通常人們所講的檔案工作，可稱為狹義的檔案工作。從廣義上說，檔案工作是指整個檔案事業(yè)，它包括檔案事業(yè)管理工作、檔案室工作、檔案館工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學(xué)技術(shù)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案國際交往與合作工作等。新中國成立后，我國的檔案工作已由解放初期單純單位、企業(yè)內(nèi)部工作的組成部分發(fā)展成為一項具備全國規(guī)模和依照《中華人民共和國檔案法》統(tǒng)一管理的專門事業(yè)。了解這些內(nèi)容的意義在于：任何一個單位的檔案工作都必須接受政府檔案行政執(zhí)法部門的管理和監(jiān)督，各級國家檔案館是社會重要的文化設(shè)施和信息源，為了本單位的利益和發(fā)展，秘書必須學(xué)會使用檔案館。

2.檔案工作的性質(zhì)和意義

(1)檔案工作的性質(zhì)

檔案工作是一項管理性工作。這一方面因為檔案工作是管理檔案的專門工作，另一方面因為一個單位的檔案工作又是其管理工作的具體環(huán)節(jié)，如對科學(xué)技術(shù)檔案的管理，就是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分。

檔案工作是一項服務(wù)性工作。通過管理和提供檔案資料為各項工作服務(wù)，是檔案工作區(qū)別于其他服務(wù)性工作的特點之一。通過檔案服務(wù)，一個企業(yè)管理效率的提高和技術(shù)的進步可以得到有效推動。

檔案工作是一項機要性工作。任何單位的檔案工作都有一定的保密要求，為了維護國家的利益和單位的法定權(quán)益，許多檔案在一定時間和范圍內(nèi)需要保密。當(dāng)然，檔案的機密性是隨著時間的推移而發(fā)生變化的，檔案的機密性不是一成不變的。

(2)檔案工作的意義

檔案工作，在社會的歷史發(fā)展過程中，在社會的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化活動中，占有一定的重要位置。對整個社會來說，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。對一個單位來說，檔案工作是單位重要的基礎(chǔ)性工作。

3.檔案工作基本原則

(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則

主要體現(xiàn)在：第一，國家全部檔案由各級、各類檔案機構(gòu)分別集中保存。第二，全國檔案工作，在各級黨委和人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案事業(yè)管理機構(gòu)統(tǒng)一地分層、分專業(yè)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。第三，實行黨、政檔案和黨、政檔案工作的統(tǒng)一管理。

(2)維護檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求

維護檔案完整，一方面從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，使那些應(yīng)該集中和保存的檔案不能殘缺短少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地將其割裂分散，或者零亂堆砌。

維護檔案安全，一方面從物質(zhì)上保證檔案不遭受人為的和自然的損壞，盡量延長其壽命；另一方面，保證檔案政治上的安全，即保證檔案不丟失、不被盜、不泄密。

(3)便于社會各方面的利用是檔案工作的根本目的

便于社會各方面利用，是整個檔案工作的出發(fā)點和最終目的。一切檔案機構(gòu)和人員的設(shè)置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務(wù)工作的開展，都要服從、服務(wù)于這個總目標(biāo)。

4.檔案的特點、作用、種類

一提檔案，人們往往首先想到人事檔案。人事檔案的確屬于檔案范疇，但它只是檔案家族中的一個小小部類。所謂檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

很顯然，檔案的內(nèi)涵是人類在社會實踐活動中直接形成的原始記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式和載體的文件材料。

(1)檔案的特點

? 檔案是在社會實踐活動中直接形成的原始記錄

國家單位、企業(yè)和事業(yè)等組織從事社會活動，必然產(chǎn)生許多文件。把日后需要查考利用的文件整理保存起來，就成為檔案。例如公司的計劃、章程、會議紀(jì)要、合同協(xié)議和會計材料等。這些檔案都是伴隨著人們的實踐活動自然而然地產(chǎn)生的，是最為原始的記錄。這種原始記錄性是檔案區(qū)別于圖書、報刊等文獻(xiàn)材料的根本所在。

? 檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的

檔案和文件是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。聯(lián)系在于文件是檔案的前身，區(qū)別則因為文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。這些條件包括：

第一，辦理完畢的文件才能作為檔案保存文件是發(fā)布政策法令、傳達(dá)工作意圖、聯(lián)系公務(wù)與記載活動的一種工具，具有現(xiàn)行效用。而檔案一般是完成了傳達(dá)和記述的現(xiàn)行使命而備查考的文件，即辦理完畢的文件。所謂辦理完畢是相對的，不是指文件中所講的一切事情均已辦完，主要指文書辦理程序完成了。日常中有三種情況：第一，文件所言事情只需近期辦理，確已辦理完畢；第二，文件所言事情需長期辦理或執(zhí)行，只要經(jīng)過文件簽收、傳閱、研究和部署，亦屬辦理完畢；第三，不需要具體承辦的文件，只要收發(fā)登記和傳閱等文書辦理程序了結(jié)，同樣屬辦理完畢。

第二，對日后工作和研究活動有查考價值的文件才有必要作為檔案保存工作活動中形成的文件是大量的，對其不可能也沒必要都作為檔案保存。確定文件是否需要歸檔，唯一的尺度就是看其對今后的工作或研究活動有無憑證和查考價值。因此，文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

第三，按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才是現(xiàn)代意義的檔案作為檔案前身的文件是逐日逐件產(chǎn)生的，處于相對零亂狀態(tài)，而現(xiàn)代一般檔案，則是經(jīng)過科學(xué)整理、歸檔保存的文件。那些未經(jīng)整理的零散文件，雖然其中有些也屬于檔案，但不屬典型的現(xiàn)代意義的檔案。

? 檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣

單位、團體、公司、企業(yè)都是產(chǎn)生檔案的基本單位。因而，從社會發(fā)展的橫向看，只要有人的實踐活動存在，就有檔案產(chǎn)生；從社會發(fā)展的縱向看，人的實踐活動產(chǎn)生檔案，是古來有之的普遍現(xiàn)象。這也決定了檔案來源的廣泛性。

人類社會實踐的豐富性決定了檔案內(nèi)容的豐富性。一個國家的全部檔案，能反映這個國家政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科學(xué)、教育和文化各方面的情況；一個公司的全部檔案，則反映這個公司歷史的全貌。

各種實踐內(nèi)容的差異，各個歷史時期科技水平的不同，導(dǎo)致了檔案形式的多樣化。紙張是現(xiàn)代檔案的主要載體，但膠片、磁帶和光盤也大量用于檔案信息記載。

(2)檔案的作用

檔案的作用有很多表述，這里只列舉四個方面：

第一，檔案是工作查考的依據(jù)。任何單位、公司、企業(yè)的今天都是由昨天發(fā)展來的，明天又是今天的繼續(xù)。領(lǐng)導(dǎo)和員工為了熟悉情況、了解政策、研究案例、獲取憑證，常常需要查考以往的記載，從而提高辦事質(zhì)量和效率。

第二，檔案可為經(jīng)濟建設(shè)提供豐富的經(jīng)驗。有些檔案，尤其是科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)經(jīng)營檔案，直接來源于經(jīng)濟建設(shè)部門，記載和反映了生產(chǎn)經(jīng)營活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，因而可為經(jīng)濟建設(shè)提供豐富的資料，成為生產(chǎn)管理和技術(shù)管理的必要條件。

第三，檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。大到自然科學(xué)、社會科學(xué)和思維科學(xué)的研究，小到公司企業(yè)的決策研究，都必須充分地占有材料。檔案是記錄前人成果和史實的最為原始的材料，在各種參考文獻(xiàn)中，最具權(quán)威優(yōu)勢。

第四，檔案是宣傳教育的生動素材。在國家政治生活中，檔案常用于愛國主義、革命傳統(tǒng)和基本國情教育。一個公司的歷史檔案是該公司奮斗創(chuàng)業(yè)的見證，用來教育員工，發(fā)展企業(yè)文化，增強凝聚力和樹立外部形象，具體生動，富有極強的說服力和感染力。

檔案的作用是多方面的，而就其諸多作用的性質(zhì)而言，又可概括為兩個基本方面：一是它的憑證作用，二是它的參考作用。二者又稱為檔案的基本價值。

(3)檔案的種類

檔案是由眾多成員組成的大家族。所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不同，就會得出不同的檔案種類劃分結(jié)果。在檔案界和各行各業(yè)的實際工作中，人們習(xí)慣將檔案劃分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案三大類別。

所謂文書檔案，是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。所謂科學(xué)技術(shù)檔案，是反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案。工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案和科學(xué)技術(shù)研究檔案等是科學(xué)技術(shù)檔案的重要屬類。所謂專門檔案，是在某項專門業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料，例如，人事檔案、會計檔案都是重要的專門檔案。

(四)注意事項

不歸檔的文件材料范圍如下：

第一，本單位的重份文件，同一文件打印或鉛印后會有許多份，除特別重要的文件可保留二三份以外，其它文件均只保留一份，同一文件的草稿、定稿、正本不算重份文件；

第二，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，如召開一般會議的臨時通知，不相隸屬單位的駐地遷移、啟用印信的通知、要求上報文件材料的公函，洽談工作的介紹信、單位內(nèi)不屬于主要職能活動的一般文件如節(jié)假日放假通知等；

第三，未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般性文件除定稿外的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿以外的各次核對稿；

第四，無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；

第五，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

第六，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的文件材料；

第七，為參考目的從各方面搜集的文件材料；

第八，參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；

第九，下級單位任免、獎懲非本單位工作人員的材料；

第十，越級和非隸屬單位抄送的一般的不需要辦理的文件材料；