進(jìn)度管理培訓(xùn)

Project軟件操作篇

第二篇 制定計(jì)劃

為什么連最基本的新建Project文件都要拿出來(lái)講主要是因?yàn)镻roject軟件存在的一個(gè)Bug的影響。Project某些版本的軟件，通過(guò)右鍵直接新建Project文件，造成軟件的開始時(shí)間是9:00（默認(rèn)是8:00），破解方法按以下四步操作可恢復(fù)正常：

第1步：日期格式修改成日期+幾點(diǎn)幾分的形式，比如2019年4月16日 12:33；

第2步 【項(xiàng)目信息】窗口中把項(xiàng)目開始時(shí)間中的9:00手動(dòng)改成8:00；

第3步：曾經(jīng)手動(dòng)輸入開始／完成時(shí)間（有限制條件）的任務(wù)，手動(dòng)把9:00改成8:00；

第4步：有【實(shí)際開始時(shí)間】【實(shí)際完成時(shí)間】的任務(wù)，手動(dòng)把9:00改成8:00。

有效結(jié)論：打開軟件后，在軟件界面新建Project文件，避免右鍵新建。

需要設(shè)置的項(xiàng)目有《日程排定方法》《開始日期》《日歷》，狀態(tài)日期是在進(jìn)度跟蹤才用得到，到時(shí)再作說(shuō)明。日歷選項(xiàng)，軟件默認(rèn)選擇標(biāo)準(zhǔn)，該日歷星期六日休息，并不符合項(xiàng)目施工的實(shí)際情況，后續(xù)會(huì)教大家設(shè)置全年365無(wú)休的日歷和例外日期，如春節(jié)休假的設(shè)置。優(yōu)先級(jí)按默認(rèn)設(shè)置。

Project軟件支持正排計(jì)劃和倒排計(jì)劃兩種模式，日程排定方法默認(rèn)選擇《項(xiàng)目開始日期》，為正排計(jì)劃，在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制時(shí)，推薦使用正排計(jì)劃，所有任務(wù)越快開工越好。

項(xiàng)目→更改工作時(shí)間→新建日歷，以基準(zhǔn)日歷或者其他日歷作為基準(zhǔn)，新建新的日歷。

首先設(shè)置特殊日期，例如春節(jié)休假。點(diǎn)擊全年無(wú)休日歷→例外日期→詳細(xì)信息→設(shè)置例外日期的工作時(shí)間為非工作日，重復(fù)發(fā)生方式為每1天，重復(fù)范圍根據(jù)休假的天數(shù)實(shí)際填寫即可。

次之設(shè)置星期六日為不休假，點(diǎn)擊全年無(wú)休日歷→工作周→詳細(xì)信息→設(shè)置星期六日的工作時(shí)間。

星期六日的工作時(shí)間設(shè)置注意和星期一至五的一樣，在編制項(xiàng)目計(jì)劃一般以天為單位，所以不用在意工作周中的工作時(shí)間。

拓展：工作時(shí)間為什么要設(shè)置成8:00-12:00；13:00-17:00？

解析：在project中工期實(shí)際上都是采用工時(shí)來(lái)計(jì)算。為什么軟件工期顯示的是XX工作日？原因是軟件默認(rèn)選擇所致，在文件→選項(xiàng)→日程中可以調(diào)整，但不建議進(jìn)行調(diào)整，按默認(rèn)即可，此處只作原理說(shuō)明。

信息→管理器→日歷→選擇右側(cè)要?jiǎng)h除的項(xiàng)目→刪除

設(shè)置項(xiàng)目日歷及如何在甘特圖區(qū)域顯示不同的日歷

有些時(shí)候在項(xiàng)目→項(xiàng)目信息選擇了全年無(wú)休的項(xiàng)目日歷，右側(cè)的甘特圖區(qū)域仍然顯示了雙休的標(biāo)準(zhǔn)日歷顯示方式，此時(shí)需把右側(cè)甘特圖顯示區(qū)域的日歷修改為“全年無(wú)休”的項(xiàng)目日歷顯示方式。

設(shè)置方式：雙擊時(shí)間刻度欄→非工作時(shí)間→日歷→選擇“全年無(wú)休”

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS，建議與Excel配合，先用Excel軟件的表格拖拽快速填充功能，快速創(chuàng)建工作任務(wù)，然后將Excel中的任務(wù)名稱復(fù)制到Project軟件中，最后通過(guò)任務(wù)選項(xiàng)板中的升降級(jí)創(chuàng)建出工作分解結(jié)構(gòu)。

要點(diǎn)1：利用Excel快速填充功能新建任務(wù)

要點(diǎn)2：設(shè)置任務(wù)模式

新建的任務(wù)默認(rèn)為手動(dòng)安排，需手動(dòng)改為自動(dòng)安排。任務(wù)的安排模式選擇是Project2010版本開始有的，但是在施工進(jìn)度計(jì)劃的編制中很少用到手動(dòng)安排，推薦使用“自動(dòng)安排”。

如果未及時(shí)設(shè)置自動(dòng)安排后期選擇了自動(dòng)安排的，要格外注意之前創(chuàng)建的任務(wù)是否是自動(dòng)安排模式，此時(shí)可以選擇界面的左上角全選任務(wù)，然后全部調(diào)整成自動(dòng)安排模式。

如果需要設(shè)置默認(rèn)新建任務(wù)為“自動(dòng)安排”，設(shè)置如下：文件→選項(xiàng)→日程→該項(xiàng)目的日程排定選項(xiàng)→所有新項(xiàng)目→新任務(wù)創(chuàng)建于→自動(dòng)計(jì)劃。

要點(diǎn)3：任務(wù)層次設(shè)置

每次降級(jí)，都會(huì)生成一個(gè)摘要任務(wù)。摘要任務(wù)默認(rèn)加粗處理，下級(jí)任務(wù)會(huì)自動(dòng)往右邊退，明顯區(qū)分出上下級(jí)任務(wù)。摘要任務(wù)實(shí)際上是虛擬的，是為了WBS方便查看工作分解結(jié)構(gòu)，我們需要管理的只是具體的任務(wù)。

升降級(jí)處理完畢后，點(diǎn)擊摘要任務(wù)（上級(jí)任務(wù)）前的“三角形”符號(hào)可以展開和收起下級(jí)任務(wù)。

如果需要顯示W(wǎng)BS標(biāo)識(shí)號(hào)，可以通過(guò)插入列，在下拉菜單選擇WBS即可，在格式面板中選上“大綱數(shù)字”，可在任務(wù)的左側(cè)生成大綱標(biāo)識(shí)數(shù)字，方便查看上下級(jí)任務(wù)的關(guān)系，該項(xiàng)數(shù)字與WBS編碼一致，WBS編碼可以通過(guò)插入預(yù)制列完成。

在項(xiàng)目施工計(jì)劃編制中，推薦使用FS，配合使用SS，不推薦使用FF和SF。

任務(wù)的緊前緊后關(guān)系可以在“前置任務(wù)”列中手動(dòng)輸入對(duì)于的任務(wù)標(biāo)識(shí)號(hào)，右側(cè)甘特圖中對(duì)于的將兩個(gè)任務(wù)連線；如果一個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)緊前任務(wù)，可在“前置任務(wù)”列中輸入多個(gè)緊前任務(wù)的標(biāo)識(shí)號(hào)，標(biāo)識(shí)號(hào)直接用英文逗號(hào)“,”隔開；如果多個(gè)任務(wù)成流水作業(yè)，可以批量選擇多個(gè)施工任務(wù)，然后點(diǎn)擊“任務(wù)”選項(xiàng)板中的“鏈接選定的任務(wù)”。

設(shè)置好任務(wù)的前置關(guān)系之后要再次認(rèn)真檢查，任務(wù)之間的關(guān)系，防止遺漏。檢查的方法推薦使用插入“后續(xù)任務(wù)”列，來(lái)檢查?！昂罄m(xù)任務(wù)”后置任務(wù)同樣可以設(shè)置任務(wù)之間的依賴關(guān)系，也可以作為“前置任務(wù)”的補(bǔ)充、檢查，加強(qiáng)我們的邏輯思維能力，避免關(guān)系遺漏。

只需要輸入子任務(wù)的工期，特別注意摘要任務(wù)的工期。

摘要任務(wù)的工期是自動(dòng)計(jì)算的，不用手動(dòng)輸入，如果手動(dòng)輸入后，該項(xiàng)摘要任務(wù)切換為手動(dòng)安排，如果要恢復(fù)，選擇該項(xiàng)摘要任務(wù)，點(diǎn)擊“自動(dòng)安排”。

拓展：關(guān)于Project輸入

Project軟件中，任務(wù)名稱，前置任務(wù)等單元格建議鼠標(biāo)左鍵單擊選擇然后直接輸入，不建議在任務(wù)信息欄中輸入，不建議數(shù)據(jù)編輯欄輸入。如果軟件中顯示了數(shù)據(jù)編輯欄，可在文件→選項(xiàng)→顯示→顯示以下元素，取消選擇數(shù)據(jù)編輯欄打鉤即可。

要點(diǎn)4：限制類型

假如一個(gè)任務(wù)，軟件自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的開始時(shí)間（實(shí)際上也是“最早開始時(shí)間”）是2019年4月13日，而你想要輸入它的開始時(shí)間是2019年4月15日，比“最早開始時(shí)間”要晚，那么軟件就認(rèn)為你可能因?yàn)榉N種原因不能遵循“越早開始越好”的原則，所以就相當(dāng)于加了一個(gè)“不得早于…開始”的限制類型。

要點(diǎn)5：去掉工期中的問(wèn)號(hào)

在Project默認(rèn)情況下新建任務(wù)，任務(wù)的工期都是1個(gè)工作日？，為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)號(hào)，實(shí)質(zhì)上就是標(biāo)記該工期為估算工期。工期的確定有兩種方式，一種是直接輸入確定工期，一種是通過(guò)估算確定工期。估算工期通常是在線下完成，估算工期的方法也有多種，此處不作說(shuō)明。去掉該問(wèn)號(hào)有兩種方法，第1種重新輸入確定工期；第2種批量選擇在任務(wù)信息中去掉“估計(jì)”打鉤。

如何根本上取消新建任務(wù)出現(xiàn)問(wèn)號(hào)？在文件→選項(xiàng)→日程選項(xiàng)卡中取消“有估計(jì)工期的新計(jì)劃任務(wù)”打鉤。

要點(diǎn)6：設(shè)置里程碑任務(wù)

設(shè)置里程碑任務(wù)，有三種方式。里程碑在甘特圖中的顯示方式是一個(gè)實(shí)心菱形。

順帶一提：任務(wù)備注，項(xiàng)目跟蹤和項(xiàng)目總結(jié)，絕好的備忘錄。

雙擊任務(wù)，在彈出的任務(wù)信息窗口中找到“備注”選項(xiàng)，可以輸入任何文本信息，可以插入對(duì)象（文件）；而且有必要記錄該任務(wù)發(fā)生的重要事項(xiàng)，以便將來(lái)項(xiàng)目總結(jié)時(shí)進(jìn)行分析。需要記錄的內(nèi)容后續(xù)章節(jié)再詳細(xì)說(shuō)明。

要點(diǎn)7：建立周期性任務(wù)

建立周期性任務(wù)，例如項(xiàng)目例會(huì)。在任務(wù)面板中→任務(wù)→任務(wù)周期

新建出來(lái)的周期性任務(wù)，相當(dāng)于一個(gè)摘要任務(wù)，包含了重發(fā)發(fā)生范圍日期內(nèi)的所有子任務(wù)。

要點(diǎn)8：日程表的妙用

在任務(wù)→甘特圖中選擇日程表視圖，可以切換到日程表的視圖，日程表可以通過(guò)添加一些主要的任務(wù)，做出項(xiàng)目生命周期中的某些重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，然后通過(guò)格式美化，最后成果可用作PPT項(xiàng)目匯報(bào)。

格式美化的操作有：添加多個(gè)日程表，添加主要任務(wù)，日程表重命名，設(shè)置日程表的時(shí)間范圍，調(diào)整字體樣式、任務(wù)及日程欄背景填充，調(diào)整日期格式。

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