沒(méi)有提前準(zhǔn)備貴賓室的緊張

工作一年多后，主任第一次讓我獨(dú)立籌辦一個(gè)會(huì)議。會(huì)議開(kāi)始前，主任問(wèn)我：“小李啊，都安排好了吧？一切就緒了吧？都沒(méi)問(wèn)題了吧？”我自信滿滿，拍著胸脯保證：“一切就緒，會(huì)場(chǎng)檢查了好多遍，您放心吧！”

離會(huì)議開(kāi)始還有半個(gè)多小時(shí)。有幾個(gè)重要的參會(huì)嘉賓到得早，已站在會(huì)議室門口，我滿臉笑容地迎上去，想把人往會(huì)議室引導(dǎo)。這時(shí)站在旁邊和我一起迎接嘉賓的主任卻高聲對(duì)我說(shuō)：“小李，你快把大家?guī)У劫F賓室休息一下！”我頓時(shí)傻掉，貴賓室？我根本沒(méi)有想到要準(zhǔn)備貴賓室。

我心急火燎地去找服務(wù)員打開(kāi)貴賓室，沏上茶水，這時(shí)主任的表情才由陰轉(zhuǎn)晴。會(huì)議開(kāi)始了，我靜下心來(lái)把前前后后又仔細(xì)琢磨一遍，心里愈發(fā)忐忑不安：如真是按照自己之前的計(jì)劃，直接把重要參會(huì)嘉賓引到空無(wú)一人的會(huì)議室坐下，可不就尷尬了？

音響設(shè)備失靈的尷尬

又有一次大會(huì)，議程中有升國(guó)旗、奏國(guó)歌的環(huán)節(jié)，在準(zhǔn)備過(guò)程中主任專門交代我：“小李啊，除了一般性會(huì)務(wù)，升旗環(huán)節(jié)你要認(rèn)真盯一下，千萬(wàn)別出什么差錯(cuò)！”我信誓旦旦，心想，這又不是什么難事，國(guó)旗是自動(dòng)升降的，國(guó)歌是音響自動(dòng)播放的，會(huì)場(chǎng)的技術(shù)人員對(duì)這個(gè)環(huán)節(jié)早已駕輕就熟。于是，我只是在電話里對(duì)技術(shù)人員作了簡(jiǎn)單交代。

會(huì)議進(jìn)行得很順利，前面各項(xiàng)議程效果也非常好。但讓我萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)想到的是，到了升國(guó)旗、奏國(guó)歌的環(huán)節(jié)，主持人話音剛落，國(guó)旗開(kāi)始升了，國(guó)歌配樂(lè)聲音卻小得幾乎聽(tīng)不見(jiàn)。大家正站著行注目禮，都意識(shí)到出了問(wèn)題。

我就在控制室旁，趕緊一個(gè)箭步?jīng)_了進(jìn)去，示意技術(shù)人員把聲音調(diào)大一些。但這個(gè)技術(shù)人員是專門負(fù)責(zé)升旗裝置的，音響師竟然在關(guān)鍵時(shí)刻去洗手間了。我徹底傻眼了，雖然自己在這個(gè)控制室里“盯”過(guò)無(wú)數(shù)次會(huì)，但對(duì)音響設(shè)備沒(méi)有任何常識(shí)，只好硬著頭皮自己擺弄，可聲音依然小得聽(tīng)不見(jiàn)。這次事故幾乎成為我職業(yè)生涯中最嚴(yán)重的一次失誤。  

忘記考慮停車問(wèn)題的遺憾

前不久，單位召開(kāi)一次研討會(huì)，邀請(qǐng)總計(jì)四五十人參會(huì)?？紤]到便于大家通勤，會(huì)場(chǎng)選在市中心某賓館。

結(jié)果會(huì)議馬上就要開(kāi)始了，還有不少嘉賓沒(méi)到，我正納悶的時(shí)候，看到一位嘉賓滿頭大汗沖進(jìn)會(huì)場(chǎng)。他一邊道歉一邊笑著抱怨：“你們找的這個(gè)地方停車場(chǎng)太小，車都在門口堵著呢，我開(kāi)出去好遠(yuǎn)才找了個(gè)地方停下來(lái)?！?/span>

我心里咯噔一下，壞了！之前籌備會(huì)議時(shí)確實(shí)沒(méi)有安排專人維持停車秩序，也沒(méi)有在會(huì)議通知中提醒大家停車場(chǎng)小，盡量乘坐公共交通工具。

我跑到停車場(chǎng)一看，出入口已經(jīng)堵成了一鍋粥，想出的出不去，想進(jìn)的進(jìn)不來(lái)。最后，在賓館方面協(xié)助下，費(fèi)了好大力氣，才把停車場(chǎng)秩序疏導(dǎo)好，但還是有不少嘉賓的車停到了很遠(yuǎn)的地方。等人都到齊，會(huì)議開(kāi)始時(shí)，已經(jīng)晚了一刻鐘。

（插畫：馬寶）

這三個(gè)事例，都是我曾經(jīng)犯過(guò)的錯(cuò)。事后反思，很快就發(fā)現(xiàn)了犯錯(cuò)的原因。

先說(shuō)第一個(gè)事例，在會(huì)議服務(wù)中，我們大多把注意力放在會(huì)場(chǎng)這一“主戰(zhàn)場(chǎng)”，往往對(duì)貴賓室不怎么花心思，甚至遺漏。其實(shí)，在召開(kāi)較高級(jí)別的會(huì)議時(shí)，貴賓室作用很大。一般應(yīng)在會(huì)場(chǎng)旁邊安排貴賓室，備好茶水等，供來(lái)賓在會(huì)議前后短暫休息交流。特別是一些活動(dòng)開(kāi)始前，籌辦方領(lǐng)導(dǎo)要與重要嘉賓進(jìn)行禮節(jié)性的會(huì)面，或有事相商，或加深友誼，或以示重視，總之須盡地主之誼，這時(shí)應(yīng)有一個(gè)安靜私密的會(huì)談環(huán)境，貴賓室就有了用武之地。

第二個(gè)事例問(wèn)題出在哪？就出在我過(guò)于相信和依賴技術(shù)人員，自己卻對(duì)設(shè)備一竅不通，總覺(jué)得這方面的事有技術(shù)人員盯著，于是在會(huì)場(chǎng)當(dāng)起了甩手掌柜?，F(xiàn)在會(huì)議服務(wù)專業(yè)化程度越來(lái)越高，分工越來(lái)越細(xì)，中大型會(huì)議一般都有數(shù)量不少的專業(yè)服務(wù)人員，辦公室工作人員似乎就只做些統(tǒng)籌和管理的工作。經(jīng)過(guò)這次的尷尬我才明白，在會(huì)場(chǎng)，甩手掌柜千萬(wàn)當(dāng)不得。管理好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員，督促做好有關(guān)工作固然重要，擺正位置、俯下身子，在會(huì)場(chǎng)時(shí)把自己放在普通服務(wù)人員的位置上，親手去做、親自去試也很重要。對(duì)關(guān)鍵設(shè)備的關(guān)鍵操作技術(shù)還是應(yīng)當(dāng)有所掌握，以免遇到緊急情況時(shí)陷入被動(dòng)。

第三個(gè)事例確實(shí)是自己在籌備時(shí)對(duì)停車問(wèn)題考慮得太不充分。開(kāi)大會(huì)前，一定要估算可能應(yīng)對(duì)的機(jī)動(dòng)車流量。如果會(huì)場(chǎng)外完全不具備停車條件，那就提前通知參會(huì)單位，會(huì)場(chǎng)無(wú)法停車，請(qǐng)采用公共交通工具；如果會(huì)場(chǎng)外停不下，但不遠(yuǎn)的地方有空地，那就把空地劃為停車區(qū)域，安排好停車場(chǎng)和會(huì)場(chǎng)之間的擺渡車；如果會(huì)場(chǎng)停車條件不錯(cuò)，那就請(qǐng)保衛(wèi)部門或會(huì)議服務(wù)方安排人手，規(guī)劃車位，引導(dǎo)車流確保停車秩序。

三個(gè)事例綜合來(lái)看，究其原因還是準(zhǔn)備時(shí)考慮得不夠細(xì)致，工作方案不夠周密，工作中落實(shí)得不夠徹底。大型會(huì)議活動(dòng)一般具有人數(shù)多、環(huán)節(jié)多、細(xì)節(jié)多等特點(diǎn)，要圓滿完成組織服務(wù)工作并不是一件容易的事。

先說(shuō)會(huì)前，精細(xì)制定工作方案是必須的。一場(chǎng)大型的會(huì)議，要做好組織服務(wù)工作，制定精細(xì)的工作方案十分必要，這也是決定能否辦好會(huì)議的前提。

首先，必須確保各項(xiàng)工作符合中央八項(xiàng)規(guī)定精神，符合有關(guān)財(cái)經(jīng)紀(jì)律和規(guī)章制度，尤其要嚴(yán)格按照會(huì)議的類別做好預(yù)算安排，做到在預(yù)算內(nèi)合理安排各項(xiàng)開(kāi)支。要簡(jiǎn)化會(huì)場(chǎng)布置，比如，不懸掛歡迎橫幅、不擺設(shè)花草、簡(jiǎn)化迎來(lái)送往，要讓中央的規(guī)定精神真正落地生根。

其次，要明確工作任務(wù)分工，確保將各項(xiàng)具體工作分解，落實(shí)到每一位工作人員，確保無(wú)遺漏。一般而言，一場(chǎng)大型的會(huì)議涉及會(huì)務(wù)、接待、宣傳、醫(yī)療、交通、安全、保密等工作，作為會(huì)議的組織者要按照工作職責(zé)進(jìn)行科學(xué)合理分工，并明確工作任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

再次，要建立起高效的工作機(jī)制。大型會(huì)議往往涉及諸多工作組或單位，如何協(xié)調(diào)各方力量共同完成服務(wù)保障工作尤為重要。在實(shí)際工作中，一般采取協(xié)調(diào)會(huì)的方式進(jìn)行，即會(huì)議期間參與會(huì)議服務(wù)保障的各工作組每天都要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，通報(bào)當(dāng)天該組工作的完成情況、第二天工作安排情況和須要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，這樣的工作機(jī)制能夠達(dá)到信息共享、協(xié)調(diào)溝通的目的，發(fā)揮較好的作用。

最后，要做好演練工作。為確保大型會(huì)議萬(wàn)無(wú)一失，在會(huì)議開(kāi)始前，各工作組要按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的狀態(tài)，提前組織工作演練，以便在演練中提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題、積累經(jīng)驗(yàn)。

有了詳細(xì)的方案，就要精準(zhǔn)抓好工作落實(shí)。辦好大型會(huì)議，關(guān)鍵在于各項(xiàng)會(huì)務(wù)計(jì)劃能夠得以精準(zhǔn)落實(shí)。在落實(shí)環(huán)節(jié)要注意兩個(gè)方面的工作：

一是加強(qiáng)統(tǒng)籌配合。大型會(huì)議由于參會(huì)人員較多，參與服務(wù)保障的部門多、人員多，很多工作一個(gè)部門或者一個(gè)工作組往往難以獨(dú)立完成，這時(shí)就需要圍繞一個(gè)共同目標(biāo)，協(xié)調(diào)各方力量、共同工作，各部門、各工作組都要有大局觀念，在工作上相互補(bǔ)臺(tái)、相互支持，讓各項(xiàng)工作任務(wù)精準(zhǔn)落實(shí)。

二是加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)。大型會(huì)議召開(kāi)期間，遇到一些新問(wèn)題、新情況，要及時(shí)處置處理，防止出現(xiàn)“蝴蝶效應(yīng)”，影響整個(gè)會(huì)務(wù)工作。在問(wèn)題處理上要避免經(jīng)驗(yàn)主義，不能擅自做主，要嚴(yán)格按照程序做好請(qǐng)示匯報(bào)工作，由領(lǐng)導(dǎo)站在工作全局的角度作出綜合研判，從而提出處理意見(jiàn)。

此外，會(huì)后還要注意做好收尾工作。趁熱打鐵做到三個(gè)“及時(shí)”：

一是及時(shí)總結(jié)。特別是要及時(shí)總結(jié)本次會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，尤其是對(duì)會(huì)議期間存在的疏漏，要認(rèn)真查找原因、總結(jié)教訓(xùn)，在今后的工作中加以改進(jìn)。

二是及時(shí)完成后續(xù)工作。比如，及時(shí)梳理結(jié)算會(huì)議費(fèi)用，或?qū)?huì)議期間臨時(shí)借調(diào)人員通過(guò)組織程序擬寫感謝信，以表示對(duì)該同志和單位的尊敬和謝意等。

三是對(duì)產(chǎn)生的各類資料要及時(shí)整理歸檔。包括文字、表格、照片、音視頻等，保證檔案完整，以便日后查詢和使用。