做好會(huì)務(wù)工作，要求我們務(wù)必先行一步。反思案例，如果會(huì)務(wù)工作人員提前到會(huì)場(chǎng)走一走、看一看，把席位安排、人員名單、會(huì)議材料等關(guān)鍵要素好好查一查、對(duì)一對(duì)，這樣的低級(jí)失誤是可以發(fā)現(xiàn)并避免的。若是召開大型會(huì)議，還有必要模擬會(huì)議召開情形，大到會(huì)場(chǎng)布置、議程安排、設(shè)施設(shè)備，小到會(huì)標(biāo)席卡、材料擺放、進(jìn)場(chǎng)路線，都要一一檢查落實(shí)，對(duì)落實(shí)不到位或銜接不暢的，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)督促、及時(shí)整改，確保人員到位、責(zé)任到位。

某地召開電視電話會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)忽然卡殼，會(huì)議臨時(shí)中斷。設(shè)備室的工作人員手足無(wú)措，信號(hào)傳輸正常、音響設(shè)備正常、燈光照明正?！雴?dòng)應(yīng)急措施都無(wú)從下手。迅速與主會(huì)場(chǎng)取得聯(lián)系后才知道，原來(lái)是領(lǐng)導(dǎo)修訂過的講話稿缺失了最后幾頁(yè)。事后查明，造成這一重大失誤的原因是工作人員打印講話稿時(shí)，因時(shí)間倉(cāng)促，沒有發(fā)現(xiàn)打印機(jī)缺紙，打印后也未仔細(xì)翻閱一遍。一時(shí)的疏忽，給會(huì)議效果造成很大影響。

做好會(huì)務(wù)工作，要求我們務(wù)必多看一眼。反思案例，在日常工作中，打印頁(yè)數(shù)較多的材料時(shí)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)空白頁(yè)或打印不完整的情況。如果我們頭腦中始終繃緊了這根弦，即使時(shí)間倉(cāng)促，也會(huì)靜下心來(lái)，再好好看一看。會(huì)議進(jìn)行過程中，眼睛既要緊盯各項(xiàng)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，又要安排專人現(xiàn)場(chǎng)跟蹤會(huì)議進(jìn)展，做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外銜接工作，確保應(yīng)變措施準(zhǔn)確有效，保障會(huì)議萬(wàn)無(wú)一失。

某系統(tǒng)舉辦全省運(yùn)動(dòng)會(huì)，離開幕還有一個(gè)小時(shí)，DVD播放機(jī)卻突發(fā)故障，無(wú)法播出音樂。工作人員急出一身冷汗：眼看開幕式已經(jīng)進(jìn)入倒計(jì)時(shí)，音響師也聯(lián)系不上，怎么辦？按照應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)準(zhǔn)備兩套播放設(shè)備，若所租場(chǎng)地部門沒有，怎么辦？好在大家急中生智，馬上將工作人員分成兩組，一組繼續(xù)與場(chǎng)地音響管理部門聯(lián)系，一組奔赴附近居民樓，挨家挨戶去借播放機(jī)。后來(lái)正是從居民家里借到的兩臺(tái)播放機(jī)解了燃眉之急，避免了嚴(yán)重失誤。

做好會(huì)務(wù)工作，要求我們務(wù)必深思一層。反思案例，萬(wàn)幸的是活動(dòng)前工作人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行了再次檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了故障。設(shè)想，如果故障發(fā)生在儀式舉行的過程中，那就難以收?qǐng)隽?。因此，我們?cè)诨I備大型會(huì)議活動(dòng)前，應(yīng)多想一想可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、突然斷電、交通擁堵等，事先形成應(yīng)急方案，以免措手不及。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)召開小結(jié)會(huì)議，從會(huì)議分組討論、參會(huì)人員交流等情況中，總結(jié)有效做法，查找工作不足，形成改進(jìn)措施，為下一次會(huì)務(wù)工作打好基礎(chǔ)。