來源：公眾號：Office全能加油站（ID:officejiayou）

作者： 加油菌

走入正題，什么知識這么牛？

樣式！多級編號！目錄！導(dǎo)航窗格！

這4項知識是頁數(shù)多，有復(fù)雜編號，需要制作目錄的文檔的排版制作克星。聯(lián)合使用可以達到意想不到的效果。保證分分鐘提高工作效率。

下面加油菌就把壓箱底的技術(shù)拿出來，將多年來與Word打交道，排版書稿的經(jīng)驗傳授于你。

一篇長文檔往往在不同的地方會要求設(shè)置不同的格式，比如不同的標題有不同的格式、正文有一種格式、圖片的引用文字又是一個格式。

每個地方都設(shè)置不同的格式，這時新手一般是這樣做的：

所以他們認為長文檔的排版里，格式刷是最大功臣。

那是因為他們不知道樣式的存在。

 “樣式”就是為文檔中的每一處內(nèi)容設(shè)置一個字體和段落等格式，以后需要在其他地方使用時，直接應(yīng)用這個樣式。

比如一個合同文檔，有很多地方都有標題，下面就為標題設(shè)置一個樣式。

（1）將鼠標光標定位到需要設(shè)置樣式的段落處，在“樣式”組中選擇“標題2”樣式，這時該段文本自動應(yīng)用了這個樣式。

（2）這時選擇的樣式效果不一定符合自己的需要，在“樣式”組的“標題2”樣式上單擊鼠標右鍵，選擇“修改”命令。

（3）打開“修改樣式”對話框，在“格式”欄設(shè)置一般的字體、段落格式，如果這些格式不足夠自己使用，單擊下方的“格式”按鈕。

（4）在彈出的菜單中選擇一種格式設(shè)置命令，比如選擇“段落”命令。

（5）打開“段落”對話框，此時可以像設(shè)置普通段落一樣設(shè)置該樣式的格式。

（6）在“格式”菜單中選擇“快捷鍵”命令，打開“自定義鍵盤”對話框，將鼠標光標定位到“請按新快捷鍵”文本框中，然后按鍵盤上希望定義的快捷鍵，單擊“指定”按鈕。

（7）將鼠標光標定位到文檔的其他位置，按指定的快捷鍵，可以將這個段落應(yīng)用該樣式。

（8）如果“樣式”列表框中沒有需要的樣式，可以選擇“開始/樣式”組，單擊其右下角的圖標，打開“樣式”列表，單擊左下角的“新建樣式”按鈕。

（9）打開一個新建樣式的設(shè)置對話框，該對話框和修改樣式對話框的設(shè)置完成相同。

在擁有大量章節(jié)條款的長文檔里，將樣式與多級編號結(jié)合使用，可以實現(xiàn)為章節(jié)條款自動排版和編號；并且在調(diào)整章節(jié)順序或添加章節(jié)時，可實現(xiàn)自動更新編號。

選擇“開始/段落”組，在第一排中有三個按鈕，其中第一個是利用符號編號，第二個是單級編號，第三個為多級編號。

一般第一個按鈕和第二個按鈕我們使用較多，第三個按鈕相對使用較少。但是用好了這個按鈕，可以簡化很多繁瑣的操作。比如設(shè)置文章的各級標題樣式，為一級標題設(shè)置樣式名為“第1章，標題1”，二級標題為1.1，對應(yīng)的三級標題為1.1.1……。

（1）在一篇文章中，將鼠標光標定位到一個二級標題（該段落已經(jīng)設(shè)置并應(yīng)用了二級標題樣式），單擊“多級編號”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“定義新的多級列表”命令。

（2）打開對話框，此時“編碼格式”欄中已經(jīng)自動設(shè)置了當前二級標題的編號樣式，可以在這里設(shè)置其字體、編號與文本的間距、編號格式等。

（3）在對話框右側(cè)的“將級別連接到樣式”下拉列表框中選擇相關(guān)聯(lián)的樣式名（標題2），（單擊對話框左下角的“更多”按鈕，可以顯示出對話框的右側(cè)）。

（4）單擊“確定”按鈕，返回文章，可以看到標題自動應(yīng)用了設(shè)置的編號。

（5）按相同的方法，可以設(shè)置3級標題編號，并與3級標題的樣式鏈接起來。

 解讀“定義新的多級列表”對話框

“定義新的多級列表”對話框是達到標題多級編號與樣式鏈接的關(guān)鍵部分，下面再來看一下這個對話框。

“單擊要修改的級別”：在這里選擇要設(shè)置的標題級別，然后在對話框下方具體設(shè)置編號的格式等參數(shù)。我們可以設(shè)置為1級標題后，再設(shè)置2級標題……最后關(guān)閉對話框。

“輸入編號格式”：在這個文本框輸入編號內(nèi)容，默認為1.1、1.1.1等。為了讓編號自動編號，該文本框中以灰色顯示的編號是自動變化的內(nèi)容，不能手動修改。右端的“字體”按鈕用于設(shè)置編號字體。

“起始編號”：用于設(shè)置編號從哪兒開始，一般選擇從“1”開始編號。

“位置”：用于設(shè)置編號、文本的對齊方式等。

“此級別的編號樣式”：可以選擇編號樣式，如羅馬數(shù)字、阿拉伯數(shù)字、中文大寫數(shù)字等等。

“將級別鏈接到樣式”：可以選擇該標題對應(yīng)的已設(shè)置好的樣式名，如“標題1”、“標題2”……

“重新開始列表的間隔”：用于選擇編號從哪兒開始重新編號。一般選擇所修改級別的上一級標題。

“編號之后”：設(shè)置編號與標題之間用什么分隔，一般是空格和制表符兩種。

文檔內(nèi)容制作完成后，就該目錄的制作環(huán)節(jié)了。對于“一般熟悉”Word的人來說，目錄多半都采用手動輸入標題，再逐個對照頁碼的方式來解決。這個方式不能說錯，只能說太原始，效率不高，而且容易出錯，遇到文檔修改，目錄必須又重來。

如果你學(xué)會了前面“樣式”的制作，目錄制作就會輕松很多。

（1）選擇“引用”選項卡，第一個就是“目錄”設(shè)置組，單擊其中的“目錄”按鈕，彈出下拉菜單，選擇“插入目錄”命令。

（2）打開“目錄”對話框，默認設(shè)置顯示級別為“3”，即提取標題1、標題2、標題3的樣式。如果需要將某些其他樣式的內(nèi)容提取到目錄中，可以單擊“修改”按鈕，然后選擇要顯示的樣式。

提取目錄后，整個目錄的標題均與文中的相應(yīng)內(nèi)容有關(guān)聯(lián)性。在按住“Ctrl”鍵的同時選擇標題，可以快速定位到文檔中的相應(yīng)位置。

導(dǎo)航窗格有什么用？看看下面這個圖，你就一目了然了。

沒錯！在“導(dǎo)航窗格”中顯示了文檔的標題。它的作用主要有兩個：

所以建議在制作長文檔時，打開“導(dǎo)航”窗格，該怎么打開呢？方法很簡單，單擊“視圖”選項卡，在“顯示”組中選中“導(dǎo)航窗格”復(fù)選框。

如果，打開“導(dǎo)航”窗格后，里面什么都沒有。這是什么情況？只有一種情況，這篇文檔沒有應(yīng)用標題樣式。

一不小心就寫了這么多，加油菌的手都要殘了。這些內(nèi)容真真有用，字字血淚呀！

想當年，加油菌為了趕一篇稿子，不停設(shè)置格式，不停拖動滾動條，不停重調(diào)目錄，汗流浹背，雙眼朦朧……

如果現(xiàn)在可以重來，我一定回頭告訴那個傻瓜，用樣式，用樣式，用樣式……