文/江蘇 周建峰

在用Word處理長文檔時(shí)，經(jīng)常需要涉及到目錄和索引。目錄就是羅列文檔中段落標(biāo)題，方便查閱和了解文檔概況，通常位于文檔的第二頁；索引是文檔中以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表，讀者可以根據(jù)關(guān)鍵詞，快速定位到文檔中的相應(yīng)位置，獲取更詳細(xì)信息，索引通常位于文檔尾頁。但是如果手動(dòng)創(chuàng)建文檔和索引，是很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，因此本文就為大家介紹掌握自動(dòng)生成目錄和索引的方法。

自動(dòng)插入目錄

在長文檔中，通常我們需要對各級(jí)標(biāo)題的格式進(jìn)行了統(tǒng)一，這在“樣式庫”中進(jìn)行設(shè)置即可。只要文檔中的標(biāo)題樣式是分級(jí)設(shè)置的，那么就可以自動(dòng)插入目錄。

首先分別選中文檔中的大標(biāo)題，切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”選項(xiàng)組選擇標(biāo)題樣式（見圖1）。如果對于標(biāo)題樣式不滿意，可以右擊標(biāo)題樣式選擇“修改”，然后根據(jù)需要修改字體顏色等。如果原來文檔中的標(biāo)題樣式是統(tǒng)一的，那么單擊“編輯”選項(xiàng)組，單擊“選擇→選定所有格式類似的文本”，就可以選定相關(guān)的標(biāo)題，在進(jìn)行格式設(shè)置就會(huì)比較快。

將光標(biāo)置于目錄插入處，切換到“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”選擇“自定義目錄”彈出對話框（見圖2），選擇標(biāo)題顯示級(jí)別，單擊“確定”按鈕即可插入目錄。

自定義目錄樣式

插入的目錄可以修改樣式，在“自定義目錄”對話框中，單擊“修改”按鈕彈出對話框（見圖3），單擊“修改”按鈕打開“修改樣式”窗口，在這里可以修改目錄樣式，設(shè)置樣式名稱，這樣以后插入目錄時(shí)，就可以應(yīng)用新的樣式。

更新和刪除目錄

自動(dòng)插入的目錄，修改相當(dāng)便捷，只要當(dāng)文檔中的標(biāo)題內(nèi)容進(jìn)行過修改，我們只需要選中目錄文本，切換到“引用”選項(xiàng)卡，單擊“更新目錄”按鈕，選擇“更新整個(gè)目錄”（見圖4），這樣就會(huì)自動(dòng)檢測文檔中修改過的標(biāo)題，并且會(huì)自動(dòng)進(jìn)行更新。