第一條  為加強行政處罰案件案卷檔案管理，進一步規(guī)范執(zhí)法辦案工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《工商行政管理機關行政處罰程序規(guī)定》，結合行政執(zhí)法檔案的特點，特制定本辦法。

      第二條  案卷檔案是指辦案機構及其調查人員在履行工商行政管理職責、查處各種違法案件工作中形成的,能夠反映案件真實情況、具有保存價值、經(jīng)過整理立卷歸檔系統(tǒng)保管的案件材料。

      第三條  案卷檔案管理,應當遵循一案一卷、利于保密、方便利用的原則。

      第四條  實行統(tǒng)一的案卷檔案管理制度。

      第五條  行政執(zhí)法案卷的整理、裝訂、立卷工作由案件承辦人負責。誰辦案件誰立卷,案結卷成。一切能夠反映案件真實情況的事實材料均應及時收集；行政處罰決定執(zhí)行完畢，應按照《工商行政管理機關行政處罰程序規(guī)定》的要求，及時將案件材料立卷歸檔。

     第六條  要及時做好案件材料的收集整理、立卷歸檔工作。按時完成每季度的立卷歸檔任務，不得借故拖延和積壓。

     第七條  辦案機構應設置案卷專柜,實行專人管理。

辦案機構以縣局名義查辦的一般程序案件，應在案件辦結之日起十五日內將辦結案件卷宗直接移交縣局綜合檔案室并將處罰決定報縣局法制科備案。

辦案機構以工商分局名義查辦的一般程序案件，應將辦結的案件卷宗十五內交給所內檔案管理人員管理，并將處罰決定書報縣局法制科備案。

按照簡易程序實施行政處罰的，應當自當場處罰之日起5日內將當場處罰決定書、當事人當場繳納款的單據(jù)（或復印件）等材料入卷，一周內交由檔案管理人員保管,并將處罰決定書報縣局法制科備案。

移交案件卷宗，應填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

     第八條  案件主辦人應從受理案件開始，注意收集辦案全過程中涉及和形成的相關材料，結案后及時整理。案件材料若有遺漏或缺損，應附說明。

      第九條  立卷的案件材料應符合下列要求：

（一）一般只保存一份，重復的材料一律剔除。

（二）字跡清楚，內容完整。

（三）辦案文書應當使用A4辦公紙，并碳墨打印或用毛筆、鋼筆（碳素、藍黑墨水）書寫。

      第十條  立卷的案件材料按照正、副卷順序裝訂，也可根據(jù)情況分為正卷和副卷裝訂。

正卷應當按下列順序裝訂：

（一）立案審批表；
     （二）行政處罰決定書；

（三）對當事人制發(fā)的其他法律文書；（順序：終審判決書、一審判決書、復議決定書、責令改正通知書、行政指導建議書、行政處罰聽證告知書、行政處罰告知書、扣留封存財物通知書及清單、抽樣結果通知書等）

（四）送達回證；(按送達時間先后排序)
     （五）聽證筆錄；
     （六）證據(jù)材料；順序：當事人身份材料：身份證復印件、營業(yè)執(zhí)照復印件、由登記機關或其他主管機關提供的證明材料等；對當事人經(jīng)營現(xiàn)場的現(xiàn)場檢查筆錄；現(xiàn)場照片；對當事人的詢問筆錄；當事人提供的陳述、申辯、檢查、交待等書面材料；當事人提供的證明有關事實的書證、物證（含照片、提取清單）等；證人證言：包括被侵權人及其他與案件有聯(lián)系的單位或個人的陳述，含詢問筆錄、自述材料及隨同提供的書證、物證（含照片、提取清單）等；

（七）財物處理單據(jù)；
     （八）其它有關材料。包括調查人員在辦案中收集的和相關單位提供的可以證明案件事實的各種證據(jù)。

（九）卷內備考表
      副卷應當按下列順序裝訂：
     （一）投訴、申訴、舉報等案源材料；
     （二）調查終結報告及批件；順序：案件調查終結報告、扣留封存財務有關事項審批表等有關事項審批表、行政處罰建議審批表、行政處罰決定審批表等）
     （三）核審意見；
     （四）聽證報告；
     （五）其它有關材料。順序：行政處罰建議書、獎勵審批表、案卷多余材料等；

（六）卷內備考表。

      第十一條立卷的案件材料經(jīng)過系統(tǒng)排序后，要逐頁編號。頁號用阿拉伯數(shù)字編寫在有文字正面的右上角、背面的左上角。卷宗封面、卷內目錄、隔頁紙及卷底不編號。

      第十二條卷內目錄應按案件材料排列順序逐件填寫或打印。一份案件材料編一個順序號。沒有題名的案件材料要擬定題名。題名不得隨意更改或簡化。

      第十三條卷宗封面應按規(guī)定項目逐項打印或填寫。字跡要工整、規(guī)范、清晰。

      第十四條案件材料應在結案后15個工作日內移交案卷檔案管理人員。

      第十五條案卷檔案管理人員要做好案卷檔案的接收工作。按照案件材料立卷和歸檔的要求,認真檢查驗收。案卷質量不符合要求的，應退回案件主辦人重新整理。接收案卷時，要逐卷清點并履行交接手續(xù)。

      第十六條案卷材料裝訂前，要對案卷文書材料進行全面檢查，材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以A4辦公紙為準。

文書材料上的金屬物必須剔除干凈。裝訂要求右齊、下齊。

      第十七條案件中形成的錄音、錄像材料按磁性載體檔案的管理辦法另行管理。同時應當編制說明，注明名稱、數(shù)量、內容摘要等，歸入同案案卷。   

另行保存的錄音、錄像材料檔案每件應貼上標簽，注明當事人、案由、案卷號、承辦人、錄制人、錄制時間、錄制內容等。

      第十八條  已歸檔的行政處罰案卷，由辦案單位及法制部門加蓋戳封。任何人不得抽取、涂改、增刪、污損卷內的案件材料。確需增補的，經(jīng)單位負責人批準后才可增補。

      第十九條  案卷檔案管理人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內容。

第二十條  縣局的法制科將對辦案機構的案卷檔案情況進行抽查，督促有關人員辦理歸檔工作。