這是木沐的第164篇原創(chuàng)文章

人在職場(chǎng)，每天有如陀螺般忙得轉(zhuǎn)個(gè)不停，大家抱怨著工作苦，工作累，工作辛苦沒(méi)的睡。

但是仔細(xì)思量，如此這般，到底是工作量太大？老板太苛刻？還是自己效率低，工作方法有問(wèn)題？

也許大多數(shù)情況下是因?yàn)槲覀儧](méi)有學(xué)會(huì)如何聰明地做事，掌握對(duì)的工作方法，才讓自己每天累得半死。

木沐特意整理了如下15種可以?xún)?yōu)化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。

不管你習(xí)慣用PPT，Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個(gè)日／周工作計(jì)劃，包括上周工作進(jìn)展和本周工作計(jì)劃。

針對(duì)每一項(xiàng)工作或任務(wù)，都要詳細(xì)標(biāo)注開(kāi)始和截止時(shí)間，交付物是什么，需要對(duì)接的有哪些部門(mén)和同事，有什么樣的KPI等等。

這樣方便自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài)，是待開(kāi)始，進(jìn)行中，延誤還是取消，有利于自己針對(duì)不同情況采取下一步措施。

參加會(huì)議時(shí)，我經(jīng)常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看著主持人，被問(wèn)到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾，一看就是沒(méi)有什么準(zhǔn)備。

為了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準(zhǔn)備：

• 提前看看會(huì)議日程，和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話(huà)題；

• 是否需要對(duì)上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新；

• 是否需要提前搜集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，資料及文件；

• 是否需要提前聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等等。

每天手頭的工作很多，既有正在進(jìn)行中的，也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過(guò)來(lái)的，如果不分輕重緩急，就會(huì)感覺(jué)毫無(wú)頭緒，倍感焦慮。

因此需要學(xué)會(huì)根據(jù)這樣兩個(gè)維度判斷任務(wù)的先后順序。即：

• 重要性（重要vs.不重喲?。?/p>

• 緊迫性（緊急vs.不緊急）

根據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最有優(yōu)先級(jí)，需要馬上處理的。

電子郵件儼然已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件，會(huì)議通知，討論問(wèn)題，匯報(bào)工作無(wú)一例外都是通過(guò)郵件完成。

但如果此時(shí)你完全依賴(lài)郵件一個(gè)溝通渠道，會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)真的會(huì)壞事，尤其重要或緊急的工作。

因?yàn)猷]件不是即時(shí)通訊系統(tǒng)，人們不是隨時(shí)在線或者隨時(shí)可以回應(yīng)的，比如會(huì)議中或外出時(shí)間，就無(wú)法做到隨時(shí)回復(fù)。

所以如遇緊急重大問(wèn)題或通知，一定記得打電話(huà)反復(fù)確認(rèn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

有的人非常喜歡將“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱板上，上面寫(xiě)滿(mǎn)了待辦事項(xiàng)或需要特別提醒或關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的辦法。

小小一塊貼紙，記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn)，比如時(shí)間，電話(huà)，找誰(shuí)。醒目地提醒和督促你這件事情還沒(méi)完成，需要趕緊搞定，因?yàn)槟憧隙ń邮懿涣艘粡堎N紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動(dòng)。

一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去，頗有成就感。

為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時(shí)候，將自己的日歷（或者電子日歷）打開(kāi)，看看今天的主要工作內(nèi)容有哪些，然后根據(jù)優(yōu)先級(jí)分配自己的工作時(shí)間和精力。

這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會(huì)遺漏重要工作，還會(huì)容易把控節(jié)奏，自信滿(mǎn)滿(mǎn)迎接新一天。

就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專(zhuān)注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫(huà)一個(gè)X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。

這樣我們就會(huì)比較容易專(zhuān)注在工作本身，而不容易走神或下意識(shí)地刷手機(jī)。因?yàn)槿说淖⒁饬σ坏┍淮驍?，重新開(kāi)始回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。

很多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳，突然發(fā)出邀請(qǐng)召集同事開(kāi)會(huì)，這么做通常效果很差，因?yàn)闆](méi)有提前預(yù)約，同事要么在出差，要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。

因此，如果不是特別緊急的會(huì)議，最好提前一周就發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，提前將被邀請(qǐng)人的時(shí)間固定，也方便他人在空閑時(shí)間段安排其他工作。

另外發(fā)完會(huì)議邀請(qǐng)也不是萬(wàn)事大吉，你需要在會(huì)議提前1～2天發(fā)個(gè)郵件提醒，以確保大家準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議而沒(méi)有遺忘或發(fā)生時(shí)間沖突。

這點(diǎn)特別容易被忽視。我們有時(shí)寫(xiě)報(bào)告或郵件感覺(jué)花費(fèi)時(shí)間太多，可能就是因?yàn)榇蜃炙俣忍?/p>

學(xué)會(huì)盲打而不是邊看鍵盤(pán)邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會(huì)大大提高文字輸入效率，幫你節(jié)省不少時(shí)間。

如必要可以專(zhuān)門(mén)花一段時(shí)間練習(xí)如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時(shí)間練習(xí)。

將自己的辦公桌收拾得整潔有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時(shí)候毫無(wú)頭緒，翻來(lái)翻去。

除此以外，在一個(gè)雜亂不堪的環(huán)境下工作，人的心情也會(huì)不自覺(jué)變得焦躁不安，哪還能談得上效率和質(zhì)量。

現(xiàn)代人時(shí)間寶貴，不愿過(guò)多占用私人時(shí)間進(jìn)比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐時(shí)間和同事聯(lián)絡(luò)感情就變得重要而便捷了。

盡量多和兄弟部門(mén)以及跨部門(mén)同事一起用餐，可以聊些輕松話(huà)題，順便談下項(xiàng)目進(jìn)展，彼此如何更好地配合，就顯得順理成章。

經(jīng)常一個(gè)人午餐或者只和要好的幾個(gè)同事午餐，只是單純完成了吃飯這個(gè)任務(wù)，而沒(méi)有賦予任何社交意義，實(shí)屬可惜。

公司不等于學(xué)校，沒(méi)有人像老師那樣有義務(wù)教你如何工作，如何更好地工作。

這時(shí)我們就需要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和機(jī)靈的頭腦，看到別人受到認(rèn)可和表?yè)P(yáng)，就要仔細(xì)揣摩和觀察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。

有心人可以將對(duì)方報(bào)告或文件好好拆解，學(xué)習(xí)人家如何設(shè)計(jì)框架，提煉要點(diǎn)，組織素材和推導(dǎo)結(jié)論的。

如果隨時(shí)在線回復(fù)每一封郵件，就會(huì)將自己的注意力切割，無(wú)法集中做好一件事。不是所有郵件都需要你秒回，如果真的非常緊急，相信對(duì)方一定會(huì)打電話(huà)或者直接找你。

因此可以隔一段時(shí)間集中處理和回復(fù)郵件，這樣不僅效率高，還避免了不斷被新進(jìn)來(lái)的郵件打斷手頭的工作。

在公司中我們的的匯報(bào)對(duì)象是直線經(jīng)理，我們的工作是否得到認(rèn)可主要取決于領(lǐng)導(dǎo)。

因此我們需要聽(tīng)清楚領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，ta的要求和期望是什么，需要什么時(shí)間完成等等，只有確認(rèn)好領(lǐng)導(dǎo)的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。

在最終完成任務(wù)時(shí)才不會(huì)發(fā)生南轅北轍，吃力不討好的情形。

雖然很多時(shí)候，同事幫你完成的某項(xiàng)工作是ta份內(nèi)之事，但是一定記得及時(shí)表達(dá)感謝，不論通過(guò)郵件還是當(dāng)面致謝，最好當(dāng)著其領(lǐng)導(dǎo)的面表達(dá)謝意。

這樣不僅可以讓對(duì)方感覺(jué)你人很客氣，nice，以后更愿意幫你，另一方面在領(lǐng)導(dǎo)面前提出表?yè)P(yáng)，進(jìn)一步加深了你和同事的感情聯(lián)絡(luò)，有利于未來(lái)的工作開(kāi)展。

寫(xiě)在最后：

這些工作方法都是木沐在實(shí)踐中提煉總結(jié)出來(lái)的，超級(jí)高效實(shí)用，如果你還沒(méi)有掌握或者運(yùn)用，那么不如先從其中幾項(xiàng)容易的開(kāi)始著手應(yīng)用。

蕭伯納曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：

世界上只有兩種物質(zhì)：高效率和低效率；世界上只有兩種人：高效率的人和低效率的人。

讓我們努力成為高效率的人吧。