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Excel有哪些需要掌握,很多人卻不會(huì)的技能?

 王斷天崖路 2018-01-23

從問(wèn)題來(lái)看,Excel中比較厲害的技能,而又是入門(mén)菜鳥(niǎo)不會(huì)、但是又學(xué)起來(lái)很容易,個(gè)人首推Power Query。

首先,我們來(lái)看看Power Query是啥:

Excel Power Query問(wèn)題一籮筐

原創(chuàng) 大海 Excel到PowerBI
【問(wèn)】Power Query是個(gè)單獨(dú)軟件嗎?

【答】不是。

  • 在Excel2016里已經(jīng)是一個(gè)完全融合在一起的功能,跟數(shù)據(jù)透視等等功能一樣,也沒(méi)專門(mén)叫Power Query,所以你不知道它的存在而已。

  • 只是在Excel2010和Excel2013里,PowerQuery是微軟的一個(gè)官方插件,需要單獨(dú)下載安裝。

【問(wèn)】為什么要學(xué)Power Query?

【答】為什么要學(xué)Excel?為什么要學(xué)數(shù)據(jù)透視?這個(gè)問(wèn)題完全是一樣。

  • 現(xiàn)在,PowerQuery完全是Excel里的一項(xiàng)功能,只是由于從插件演變?yōu)楣δ艿臍v史原因,以及這項(xiàng)功能是如此強(qiáng)大,以至于大家覺(jué)得它像個(gè)額外的東西而已。

  • 另外,PowerQuery同時(shí)是微軟Power BI的重要部分,Power BI剛推出2年,已經(jīng)占據(jù)了敏捷BI(商業(yè)智能)的巨大市場(chǎng)份額,學(xué)好Power Query將對(duì)以后過(guò)渡到Power BI的學(xué)習(xí)非常有幫助。

【問(wèn)】Power Query收費(fèi)嗎?

【答】完全免費(fèi)。

【問(wèn)】怎么安裝Power Query?

【答】如果你已經(jīng)是Excel2016,那不需要安裝,如果是Excel2010或Excel2013,到微軟官網(wǎng)下載插件按提示一步步安裝即可。

【問(wèn)】Excel2003或2007能用Power Query嗎?

【答】替微軟說(shuō)對(duì)不起,不能。

【問(wèn)】安裝Power Query插件有什么要求?

【答】Win7及以上;IE9及以上;如果是Excel2010,注意看是否打了SP1補(bǔ)?。ㄒ话愣即蛏狭说模?/p>


然后,我們來(lái)看看為什么是Power Query,而不是VBA或高深的函數(shù)和神公式:

Excel公式?VBA?還是Power Query!

大海 Excel到PowerBI

最近,一直有朋友問(wèn)我到底學(xué)不學(xué)VBA,我一般不建議他們學(xué),除非對(duì)編程很感興趣,或者本身已經(jīng)有一定的編程基礎(chǔ),否則,將耗費(fèi)大量的精力,而收效甚微。

恰巧,最近在一本比較專業(yè)的書(shū)上找到關(guān)于Excel函數(shù)、VBA以及Power Query在數(shù)據(jù)導(dǎo)入、清洗、轉(zhuǎn)換方面的一些描述和對(duì)比,翻譯如下,供參考:

  • 黑魔法的好處和危險(xiǎn)

Excel可用多種不同的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)魔法般的數(shù)據(jù)處理——有時(shí)單獨(dú)使用,有時(shí)組合使用。這些魔法包括:

  • Excel公式——是技術(shù)人員經(jīng)常利用的第一種技術(shù),如VLOOKUP、INDEX、MATCH、OFFSET、LEFT、LEN、TRIM、CLEAN等等。雖然公式往往被大多數(shù)Excel用戶使用,但公式的復(fù)雜性因用戶的經(jīng)驗(yàn)和思路差異很大。

  • Visual Basic應(yīng)用程序(VBA)——這種強(qiáng)大的語(yǔ)言可以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大而動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。 VBA技術(shù)往往被高級(jí)用戶使用,需要掌握一整套的語(yǔ)法規(guī)則。

  • SQL語(yǔ)句——SQL是操作數(shù)據(jù)的另一種強(qiáng)大的語(yǔ)言,特別是用于選擇、排序、分組和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。但是,SQL通常只被高級(jí)用戶使用,甚至很多Excel專業(yè)人士都不知道該怎么去應(yīng)用,SQL也通常被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)專家的獨(dú)門(mén)武器,盡管每個(gè)Excel專家都應(yīng)該花一點(diǎn)時(shí)間學(xué)一學(xué)。

所有這些工具都有一些共同點(diǎn):多年來(lái),它們基本上是唯一可用的數(shù)據(jù)清理和轉(zhuǎn)換工具。盡管這些工具非常有用,但也存在兩個(gè)嚴(yán)重的缺點(diǎn):需要較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)掌握技術(shù)和建立解決方案。

雖然可以使用這些工具來(lái)建立自動(dòng)化的原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入解決方案,但這往往需要經(jīng)過(guò)多年的高級(jí)語(yǔ)言學(xué)習(xí)以及耗費(fèi)大量的精力來(lái)進(jìn)行范圍界定、開(kāi)發(fā)、測(cè)試和維護(hù)相應(yīng)的解決方案。取決于解決方案的復(fù)雜性,數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式的微小變化,或希望擴(kuò)展原有解決方案來(lái)適應(yīng)更多數(shù)據(jù)來(lái)源可能是一件很可怕的事情。

在公司中,有一個(gè)所謂技術(shù)大神反而是一個(gè)隱藏的危險(xiǎn),這個(gè)人可能會(huì)建立一套令人驚嘆的解決方案,直到他離開(kāi)公司很久才出現(xiàn)問(wèn)題。然后,公司的其他人發(fā)現(xiàn)根本搞不懂這套方案,也就沒(méi)有人能在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候再搞定它。

另一方面,大部分負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)整理的人沒(méi)有時(shí)間或機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)這些先神奇的技術(shù),結(jié)果,這種崩潰后無(wú)人能修復(fù)的大系統(tǒng),還不如用一些簡(jiǎn)單基礎(chǔ)的技術(shù)來(lái)重復(fù)處理和導(dǎo)入數(shù)據(jù),即使要花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)、幾天、幾個(gè)月甚至幾年的精力及成本。

但是,花點(diǎn)時(shí)間,想想你公司每月花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)在Excel中進(jìn)行重復(fù)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和清洗任務(wù)。將這些時(shí)間乘以你公司的平均工資率……以及全球范圍內(nèi)的公司數(shù)量……你又會(huì)發(fā)現(xiàn),這個(gè)成本非常驚人。

我們希望有一個(gè)能應(yīng)對(duì)以上矛盾的產(chǎn)品,既容易學(xué)習(xí),其他人又容易接手并且理解障礙很少,又能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和清洗,使得你可以更加集中精力于數(shù)據(jù)的利用和增值——這個(gè)產(chǎn)品就是Power Query。

  • 未來(lái)轉(zhuǎn)變

Power Query解決了上述工具的相關(guān)問(wèn)題。 這很容易學(xué)習(xí),有最直觀的用戶界面,很容易維護(hù),因?yàn)樗@示了數(shù)據(jù)導(dǎo)入及清洗的每一步,你可以隨時(shí)查看或修改。同時(shí),Power Query中所做的所有操作,都可以通過(guò)簡(jiǎn)單點(diǎn)擊幾下完成刷新。

我們花了數(shù)年時(shí)間使用黑魔法構(gòu)建解決方案,但Power Query將改變游戲規(guī)則,原因有很多,其中之一就是學(xué)習(xí)速度。

當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)導(dǎo)入、清洗和轉(zhuǎn)換以便分析時(shí),您學(xué)會(huì)Power Query的速度比Excel公式還要快,用于處理多種復(fù)雜數(shù)據(jù)源等情況時(shí),比VBA要容易的多。

學(xué)習(xí)曲線示意圖

  • 學(xué)習(xí)建議

總的來(lái)說(shuō),我個(gè)人的建議是:

  • Excel公式當(dāng)然要學(xué),因?yàn)槟鞘亲罨A(chǔ)也用的最多的東西。

  • Power Query和VBA的問(wèn)題上,優(yōu)選Power Query。

  • 學(xué)有余力或?qū)幊毯芨信d趣,再學(xué)VBA。


最后,我們通過(guò)一個(gè)例子來(lái)看看Power Query是怎么輕松解決難題的

Power Query:2步搞定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換神難題

原創(chuàng) 大海 Excel到PowerBI

小勤:大海,剛有個(gè)同事在問(wèn)我這種情況怎么辦!公式怎么寫(xiě)???

大海:為什么又要公式?

小勤:還有大批量數(shù)據(jù)都需要做這樣的遷移啊。公式不是更加自動(dòng)一點(diǎn)嗎?

大海:PowerQuery不是更加自動(dòng)嗎?第一反應(yīng)為什么不是用Power Query?

小勤:鵝……對(duì)哦!Power Query是可以整合、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù),并可以自動(dòng)刷新的。

大海:嗯。就這個(gè)問(wèn)題來(lái)說(shuō),去掉數(shù)據(jù)獲?。▽?dǎo)入)、數(shù)據(jù)上載頭尾兩個(gè)簡(jiǎn)單步驟后,用Power Query只要2步就搞定了:逆透視后再透視。

Step-0:數(shù)據(jù)獲取

Step-1:逆透視

Step-2:透視

最后,數(shù)據(jù)上載

小勤:真是太簡(jiǎn)單了!那如果寫(xiě)公式的話呢?

大海:公式的話可以看作多條件求和或多行列數(shù)據(jù)匹配的情況考慮,比如用sumifs、sumproduct、if+index+match等組合的方式,但都比較復(fù)雜,而且有個(gè)前提:業(yè)務(wù)經(jīng)理、月份、存貨分類等行列標(biāo)題的內(nèi)容要先生成,即結(jié)果表的框架先生成,只用公式讀取其中的數(shù)值內(nèi)容。如果要連行列標(biāo)題(業(yè)務(wù)經(jīng)理、月份、存貨分類)都要靠公式整出來(lái)的話,基本沒(méi)救。

小勤:好吧。有合適的工具,掌握有效的技能,真是事半功倍??!


上面,我從Power Query是什么,為什么選擇Power Query,以及Power Query是怎樣快速解決實(shí)際工作問(wèn)題的三個(gè)方面進(jìn)行的總結(jié),充分體現(xiàn)了Power Query功能的易學(xué)易用以及強(qiáng)大,非常適合有一定的Excel基礎(chǔ),而又需要快速提升的人學(xué)習(xí)。

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