如圖所示，采購(gòu)周期大體包括：采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)訂單合同，質(zhì)量檢驗(yàn)，訂單驗(yàn)收，發(fā)票，付款等幾個(gè)環(huán)節(jié)。我們逐個(gè)看來(lái)。

　　1.采購(gòu)申請(qǐng)。

　　采購(gòu)申請(qǐng)是否真實(shí)合理是最重要的問(wèn)題。無(wú)論是物料還是服務(wù)都是成本的起點(diǎn)，需要嚴(yán)格控制。但如前文所示，財(cái)務(wù)不可能將手伸得太長(zhǎng)。那就需要個(gè)成本中心，工作中心的責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任，就需要有費(fèi)用和績(jī)效的考核，讓他們自身成為經(jīng)營(yíng)者，至少要有這種意識(shí)。從財(cái)務(wù)控制的角度，財(cái)務(wù)可以檢查這些采購(gòu)的實(shí)際落實(shí)情況，比如物料是否已經(jīng)使用，服務(wù)已經(jīng)完成，有沒(méi)有不正常的積壓或其他跑冒滴漏。抽查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題需要責(zé)任人解釋說(shuō)明明。同時(shí)對(duì)各個(gè)成本中心的績(jī)效由責(zé)任人定期進(jìn)行分析說(shuō)明，加強(qiáng)他們的成本控制意識(shí)并加強(qiáng)績(jī)效考核。

　　2.采購(gòu)訂單合同

　　這個(gè)階段是采購(gòu)成本控制的核心環(huán)節(jié)。所謂貨比三家不吃虧。常用的搜尋，報(bào)價(jià)工具都是可行的，結(jié)構(gòu)報(bào)價(jià)，比價(jià)采購(gòu)，招標(biāo)等等都是常用的詢(xún)價(jià)方案。詢(xún)價(jià)的過(guò)程到合同的形成，大家也都是心知肚明的，但不要太過(guò)火尤其是核心管理人員。我建議將公司的合規(guī)條款，反腐敗條款以及公司律師或道德熱線電話必須要寫(xiě)進(jìn)合同或訂單，以起到合規(guī)和警示的效果。不多說(shuō)了！

　　對(duì)于供應(yīng)商每年需要進(jìn)行由采購(gòu)，財(cái)務(wù)，技術(shù)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行的評(píng)議或評(píng)價(jià)活動(dòng)，做到公開(kāi)透明，以防采購(gòu)一家獨(dú)大的局面。

　　3.質(zhì)量檢驗(yàn)

　　這是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，尤其有時(shí)候很多質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是人為判斷的時(shí)候。記得當(dāng)年一個(gè)倉(cāng)庫(kù)小姑娘就說(shuō)，以前她們不時(shí)也能收到供應(yīng)商的紅包，生怕不能入庫(kù)，質(zhì)量和采購(gòu)一般會(huì)有更大的紅包。當(dāng)時(shí)我就想學(xué)會(huì)計(jì)不如干采購(gòu)，這是玩笑話。同時(shí)她還說(shuō)很多供應(yīng)商就被這個(gè)門(mén)檻擋住了。所以需要加強(qiáng)質(zhì)檢部門(mén)的合規(guī)和透明對(duì)于規(guī)范經(jīng)營(yíng)是十分迫切的。從長(zhǎng)期看，這也能能幫助企業(yè)有效降低成本。

　　質(zhì)量和成本的平衡也是個(gè)技巧。通常業(yè)務(wù)說(shuō)質(zhì)量低下，采購(gòu)就說(shuō)價(jià)格太低，質(zhì)量好的成本又高。兩者也難以平衡。

　　質(zhì)量爭(zhēng)議也是個(gè)常見(jiàn)的話題，一方面弱勢(shì)的供應(yīng)商敢怒不敢言，強(qiáng)勢(shì)的供應(yīng)商又讓你不得不忍氣吞聲。

　　4.訂單驗(yàn)收。

　　這個(gè)看似簡(jiǎn)單，數(shù)量金額型號(hào)品類(lèi)都是極富學(xué)問(wèn)。比如重量就是個(gè)問(wèn)題，過(guò)磅的技巧也是很多；數(shù)量有些無(wú)法計(jì)數(shù)，估算也是很有意思?？倖?wèn)言之，魔鬼在于細(xì)節(jié)。

　　5.發(fā)票

　　供應(yīng)商經(jīng)常不正常給發(fā)票，有時(shí)還經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。這都是司空見(jiàn)慣的例子。這都會(huì)影響到企業(yè)的核算，稅款進(jìn)項(xiàng)和正常的存貨管理。

　　6.付款

　　大部分外企還都是按信用付款的。國(guó)企民企反正都是差錢(qián)，不差錢(qián)的不多。不講信用就拖三拖四。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)需要做到基本的三單一致（訂單，發(fā)票，入庫(kù)單）盡可能做到及時(shí)付款。同時(shí)企業(yè)盡可能延長(zhǎng)信用期，用匯票付款等等為企業(yè)提高資金效率。

　　7.其他相關(guān)事項(xiàng)

　　對(duì)于對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)，需要跟蹤長(zhǎng)期未達(dá)未結(jié)項(xiàng)目，以防發(fā)生不必要的損失。任何采購(gòu)爭(zhēng)議需要督促采購(gòu)部門(mén)跟進(jìn)，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)要加強(qiáng)采購(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，加強(qiáng)供應(yīng)商的管理和合規(guī)的引導(dǎo)。一些采購(gòu)的違規(guī)通常都是分賬不均被發(fā)現(xiàn)的。

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　　總而言之，采購(gòu)作為成本控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)還是需要管理成加強(qiáng)的，不然等采購(gòu)執(zhí)行完畢生米做成熟飯到生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制就有些亡羊補(bǔ)牢了。