E2PRO企業(yè)采購管理解決方案

digman2005 2007-12-20

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采購管理篇
一、采購流程
（一）目的
為使公司采購作業(yè)有所依循，貨品有所控制，達(dá)到提供適質(zhì)、適量貨品采購職能，確保公司采購產(chǎn)品均能符合要求的條件，制定本程序。
（二）適用范圍
適用于貨品周轉(zhuǎn)量大、品種多之生產(chǎn)貨品等有形物的采購管理
注：非訂單采購可直接進(jìn)入本流程的步驟3。
（三）部門職能
1、采購部門：生產(chǎn)貨品的采購經(jīng)辦單位
2、貨品部門：貨品需求計劃、貨品請購計劃的制定及審核。
3、倉庫：所有有形貨品的數(shù)量驗收。
4、質(zhì)量部門：貨品品質(zhì)驗收。
（四）步驟
1．請購
貨品部門根據(jù)生產(chǎn)計劃計算貨品毛需求計劃，再比對在庫庫存，擬定貨品請購計劃，經(jīng)過部門主管理審核批準(zhǔn)后，提交給采購部門。
2．訂購
采購部門在接到請購計劃后，擬定采購訂單，選擇供應(yīng)商（簽訂供貨合同），下達(dá)訂單，同時將貨品采購訂單輸入系統(tǒng)并打印輸出。
訂單一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部門留存；第二聯(lián)，加蓋印章后發(fā)送給供應(yīng)商；第三聯(lián)，傳遞給貨品部門，以備收貨時核查。
3．接貨
貨品達(dá)到達(dá)后，貨品部門的收貨人員必須依訂單內(nèi)容核對供應(yīng)商送來的貨品名稱、規(guī)格、數(shù)量，確認(rèn)無誤后輸入計算機(jī)。若非訂單之采購，貨品部門收貨人員必須依據(jù)經(jīng)過審批后的申請辦理入庫。
4．檢驗
質(zhì)量部門的檢驗人員對進(jìn)入待檢區(qū)的貨品按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)果判定為全部不合格，拒收來料并作廢已輸入的收貨單據(jù)。如果判定部分合格，修改或沖紅相應(yīng)拒收貨品。經(jīng)檢驗合格的貨品，檢驗人員于物品包裝上貼合格標(biāo)簽，以示區(qū)別。
5．收貨單處理
來料通過質(zhì)量驗收后，打印收貨聯(lián)單。
收貨單一式三聯(lián)，第一聯(lián)貨品部門留存；第二聯(lián)，隨貨品一同到指定的倉庫辦理進(jìn)倉手續(xù)；第三聯(lián)加蓋簽章交給供應(yīng)商以備結(jié)算時核帳。
6．進(jìn)倉
倉庫管是員核對貨品與收貨單明細(xì)，確認(rèn)無誤后輸入進(jìn)倉單并打印輸出進(jìn)倉單。進(jìn)倉單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務(wù)部門供核帳之用；第三聯(lián)，交采購部門，跟蹤訂單完成情況。
7．采購發(fā)票處理
采購發(fā)票是對采購收貨的確認(rèn)，此單只能由經(jīng)過審核的采購收貨單自動生成，不允許手工輸入，但用戶可以對發(fā)票明細(xì)進(jìn)行修改。系統(tǒng)在此同樣提供一張采購發(fā)票處理多張采購收貨單，以及一張采購收貨單分開幾張采購發(fā)票處理的功能。
（1）錄入采購發(fā)票
（2）審核采購發(fā)票
（3）采購村款。
二、流程圖（見下面）

三、采購?fù)素浟鞒?br>（一）目的
為使用在采購的貨品出現(xiàn)質(zhì)量問題等原因時與供貨廠商之間辦理退貨有所依循，確保公司采購產(chǎn)品均能符合要求的條件，制定本程序。
（二）適用范圍
適用于采購的貨品因出現(xiàn)質(zhì)量等原因時的退貨處理。
（三）部門職能
貨品部門：受理退貨申請。
采購部門：督辦退貨業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)內(nèi)外部門之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)。
（四）步驟
1、退貨申請
在發(fā)現(xiàn)入倉的采購貨品出現(xiàn)應(yīng)由供貨方負(fù)責(zé)的質(zhì)量問題后，貨品保管單位應(yīng)及時向貨品部門提出退貨申請；貨品部門受理申請，將有關(guān)貨品數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，認(rèn)真核實(shí)后，打印輸入退貨單。
退貨單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，貨品部門留存；第二聯(lián)，交付倉庫以備辦理退貨出倉；第三聯(lián)，交付采購部門，由其通知供應(yīng)商辦理退貨相關(guān)事宜。
2、通知供應(yīng)商
采購部門在接到貨品部門提交的退貨單后，及時整理匯總，通知供應(yīng)商。
3、退貨出倉
供應(yīng)商接到通知后及時到指定倉庫辦理退貨出庫手續(xù)。
倉庫人員根據(jù)退貨單輸入出倉單，同時打印輸入。
出倉單一式五聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務(wù)部門供核算之用；第三聯(lián)，由供應(yīng)商留存以備核算之用；第四聯(lián)，交付采購部門，告知退貨處理完畢；第五聯(lián)，出門聯(lián)，由門管收回。
4、采購?fù)素洶l(fā)票處理
采購?fù)素洶l(fā)票是對采購?fù)素浀拇_認(rèn)，發(fā)票內(nèi)容不允許手工輸入，只能由相關(guān)的采購?fù)素泦巫詣由?，對生成的發(fā)票內(nèi)容允許修改。其中，退貨數(shù)量不得超過此單的入庫數(shù)量。系統(tǒng)在此同樣提供一張發(fā)票處理多張退貨單，呼一張退貨單分開幾張退貨發(fā)票處理的業(yè)務(wù)。
（1）采購?fù)素洶l(fā)票錄入
（2）采購?fù)素洶l(fā)票審核
（五）、流程圖（見下圖）

四、供應(yīng)商管理辦法

（一）目的
1、對供應(yīng)商進(jìn)行選擇和評估考核，以期尋求最佳的供應(yīng)商。
2、保證供應(yīng)商具有提供滿足規(guī)定要求的能力，促使產(chǎn)品品質(zhì)得到穩(wěn)定和發(fā)展提高，同時采購成本能得到很好的控制。
（二）適用范圍
適用于公司采購貨品的供應(yīng)商管理。
（三）部門職能
1、供應(yīng)商評估小組（同總經(jīng)理、質(zhì)量部門、采購部門，財務(wù)部門等人員組成）
對新供應(yīng)商的調(diào)查與評估考核；
主要貨品的價格估算
核準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單；
2、采購部門：
負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料的收集，協(xié)助總經(jīng)理對供應(yīng)商進(jìn)行評估、復(fù)核；
3、質(zhì)量部門：
協(xié)同總經(jīng)理對供應(yīng)商進(jìn)行評估及定期復(fù)核；
負(fù)責(zé)供應(yīng)商所供應(yīng)的貨品有關(guān)數(shù)據(jù)的分析與審核；
負(fù)責(zé)對貨品進(jìn)行檢驗與試驗并作記錄；
（四）要點(diǎn)
1、供應(yīng)商資料收集及初評
采購部門主動開發(fā)且收集具有合作潛力的廠商相關(guān)資料，并記錄。
根據(jù)記錄在冊的內(nèi)容評估供應(yīng)商的加工或接單能力，并參考以往業(yè)績評定是否可列為開發(fā)或交易對象，不合格者給予淘汰。
2、索樣及方試用訂單
經(jīng)初評合格后，由采購部門通知供應(yīng)商關(guān)樣或開立試用采購訂單，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知送樣或試用，以利確定其解單能力，同時通知質(zhì)量部門。
3、品質(zhì)確認(rèn)
樣品送后，質(zhì)量部門按檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行品質(zhì)鑒定，并作記錄。
品質(zhì)不合格有質(zhì)量部門通知采購部門，再通知供應(yīng)商送樣，重新確認(rèn)品質(zhì)，若仍不合格則預(yù)以淘汰。
4、品質(zhì)保證能力及生產(chǎn)能力之調(diào)查
樣品確認(rèn)合格后，由采購評估小組到供應(yīng)商生產(chǎn)工廠進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查品質(zhì)保證能力，同時對其生產(chǎn)能力進(jìn)行調(diào)查，并記錄以確定期接單能力。
5、詢、議、比價
采購部門征詢供應(yīng)商的報價，同時收集有關(guān)同類產(chǎn)品價格資料，進(jìn)行比價，有條件者可對供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行估價。掌握了一定資料后，由采購評估小組召集供應(yīng)商進(jìn)行議價，使公司接受的是一個較合理的價格。
6、簽訂采購協(xié)議
評估及價格合理者，由采購部門與供應(yīng)商擬定協(xié)議書，再由總經(jīng)理簽字。
7、登錄系統(tǒng)，分類列管
經(jīng)采購評估小組評估合格者，由總經(jīng)理核準(zhǔn)并列入合格供應(yīng)商名冊。
8、供應(yīng)商供貨情況考核與定期復(fù)核
所有供應(yīng)商定期復(fù)核，復(fù)核時應(yīng)有采購部門會同評估小組進(jìn)行價格、品質(zhì)、交期交量及配合度的考核，且評定等級報總經(jīng)理核定。
經(jīng)復(fù)核評定不合格者應(yīng)由采購部門決定暫?；驕p少采購數(shù)量，并通知供應(yīng)商進(jìn)行改善。采購部門追加跟蹤評估供應(yīng)商改善成效，成效不佳預(yù)以淘汰。
復(fù)核合格者，可繼續(xù)登陸合格供應(yīng)商名冊。
9、供應(yīng)商選擇原則
采購部門在選擇供應(yīng)商時，必須在登記在冊的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，財務(wù)部門在進(jìn)行帳務(wù)處理時，也必須核對供應(yīng)商的身份.

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