“深度學(xué)習(xí)”小組討論的第一個(gè)問(wèn)題是時(shí)間管理，因?yàn)橄Ｍㄟ^(guò)更好的時(shí)間管理，讓參與的同事盡量保障每月一到兩次的活動(dòng)時(shí)間。原以為，并不是那么困難的事，但真正做起來(lái)，才發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)沒(méi)有自己預(yù)計(jì)的那么簡(jiǎn)單。這一個(gè)多月沒(méi)有發(fā)文章，主要是將時(shí)間都花在這方面，又找來(lái)好多書(shū)來(lái)讀，也試著實(shí)踐，在此，做一些總結(jié)。

一、時(shí)間管理的本質(zhì)

說(shuō)起來(lái)，可能會(huì)覺(jué)得很夸張，但真的就是這樣：時(shí)間管理的是你的人生和生活。每個(gè)人都擁有每天的24小時(shí)，不同的是我們?nèi)绾位ㄙM(fèi)這些時(shí)間，而如何花費(fèi)時(shí)間將深刻的影響我們的人生。

因此，時(shí)間管理不是件小事，它值得你投入時(shí)間和精力。開(kāi)始，也許你會(huì)覺(jué)得不順利，要知道這也有學(xué)習(xí)的過(guò)程，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累，你會(huì)做得越來(lái)越好，對(duì)時(shí)間的把控和任務(wù)的調(diào)整都會(huì)越來(lái)越順手，隨之而來(lái)的是對(duì)生活滿意度的提升。

二、你總是有支配時(shí)間的自由

這一個(gè)月的練習(xí)過(guò)程中，很多A和B grade的同事都反應(yīng)，他們沒(méi)有支配自己時(shí)間的自由，何來(lái)談時(shí)間管理呢？因?yàn)?，每天的工作都是由?jīng)理和合伙人指派的，也很難在前一兩天預(yù)計(jì)到。

如果真的是這樣，則意味著你在過(guò)別人給你安排的人生，是不是聽(tīng)上去就很可怕了？現(xiàn)實(shí)的情況是，領(lǐng)導(dǎo)分配了工作內(nèi)容給你，也可能給你設(shè)定了deadline，但是還有很多環(huán)節(jié)并沒(méi)有完全限定。比如，在deadline之前的哪個(gè)具體時(shí)間段做這項(xiàng)工作，具體做事的步驟和方式，具體可以利用的資源，等等，基于這些不確定性，你可以進(jìn)行的時(shí)間組合其實(shí)還有很多靈活性。

此外，還有可能調(diào)整deadline，如此一來(lái)，你的自由度又將大大增加。所以，我很建議大家在接受一項(xiàng)工作時(shí)，先提出自己希望的deadline，與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，共同確定對(duì)雙方都有利的時(shí)間表。

三、從來(lái)沒(méi)有“沒(méi)有時(shí)間”這回事

Laura Vanderkam在TED演講How to gain control of your free time中講到，有一次她去見(jiàn)一位女企業(yè)家，快到見(jiàn)面的時(shí)間，對(duì)方突然取消了預(yù)約。后來(lái)她再見(jiàn)到那位女企業(yè)家，就問(wèn)起那天她去干什么了？讓她驚訝的是對(duì)方?jīng)]有給什么冠冕堂皇的理由，而是直接說(shuō)，那天天氣太好，她臨時(shí)決定外出散步。然后，她很認(rèn)真地對(duì)Laura說(shuō)，你知道，我生命中的每一分鐘、每一秒鐘，都是我的決定，我決定了將時(shí)間花在哪些事情上。Laura突然意識(shí)到，是啊，人們常說(shuō)我沒(méi)有時(shí)間做這個(gè)，沒(méi)有時(shí)間做那個(gè)，實(shí)際上想要表達(dá)的是：我不想做這個(gè)，我不想做那個(gè)，因?yàn)檫@些對(duì)我來(lái)說(shuō)并不重要。

下回再聽(tīng)到別人說(shuō)我沒(méi)時(shí)間的時(shí)候，你明白了吧？那件事對(duì)他來(lái)說(shuō)根本不重要！

四、你以為的重要的事未必真的重要

高效能人士的七個(gè)習(xí)慣中的要事第一的概念，很多人都知道，也希望能夠盡量安排第二象限的事項(xiàng)。我很建議大家做一下時(shí)間統(tǒng)計(jì)，能夠很好的驗(yàn)證你認(rèn)為重要的事是否是你真正花時(shí)間做的事。

之前有同事在設(shè)定自己新的一年的個(gè)人目標(biāo)的時(shí)候，說(shuō)想提高自己的英文能力。我讓他統(tǒng)計(jì)一下兩個(gè)星期以來(lái)所有花在英文上的時(shí)間，大概的結(jié)果是第一周的周一花了一小時(shí)讀英文書(shū)，周二花了半小時(shí)看美劇，之后幾天和下一個(gè)禮拜都由于工作太忙，沒(méi)有做跟英文相關(guān)的事。我后來(lái)勸他把這個(gè)目標(biāo)刪掉，因?yàn)檫@根本對(duì)他來(lái)講不重要。不能推動(dòng)你行動(dòng)的目標(biāo)根本就不是重要的目標(biāo)，重要的目標(biāo)是只要有可能，就一定優(yōu)先安排的事項(xiàng)。

也有很多人困惑于找不到自己的重要的事，在此不詳細(xì)講，很多書(shū)都介紹假設(shè)“只能活六個(gè)月“和”寫(xiě)墓志銘“的聯(lián)系，在自己要做的事項(xiàng)里選出三五個(gè)最最想做的，那才是對(duì)你而言最重要的事。

有時(shí)候，不為了時(shí)間管理，我也做這個(gè)練習(xí)，可以幫助你看清本質(zhì)，在生活和工作中聚焦精力。

五、記錄時(shí)間表是“可視化“的過(guò)程

剛開(kāi)始練習(xí)的幾天，我每天都會(huì)問(wèn)一下個(gè)別同事的情況和反饋，有同事就說(shuō)我總是忘記把時(shí)間表寫(xiě)下來(lái)，但是都在腦子里。

我強(qiáng)烈建議大家在做時(shí)間管理的時(shí)候充分利用時(shí)間表這個(gè)工具，把具體的安排記錄下來(lái)。因?yàn)檫@個(gè)過(guò)程不僅幫我們釋放大腦內(nèi)存，更重要的是因?yàn)檫@是一個(gè)將行動(dòng)“可視化“的過(guò)程，當(dāng)我們寫(xiě)下來(lái)的時(shí)候，我們會(huì)思考這個(gè)事項(xiàng)的情況、影響、想要采取行動(dòng)的步驟等等，是預(yù)先計(jì)劃的過(guò)程；而當(dāng)我們實(shí)際完成之后，也可以通過(guò)與計(jì)劃的比較，進(jìn)行追蹤和分析，以便在以后進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)。

此外，當(dāng)我們?cè)跁r(shí)間表上將完成事項(xiàng)打上勾時(shí)，也是自我成就感良好的時(shí)刻：今天很有成效，又完成一項(xiàng)任務(wù)。

六、目標(biāo)要落實(shí)到行動(dòng)和步驟

確定了重要的事之后，目標(biāo)就確立了，接下來(lái)要在時(shí)間表上填上要采取的行動(dòng)，行動(dòng)才是我們每天要做的事情。

有同事提出來(lái)，每天的時(shí)間表上的行動(dòng)要詳細(xì)到什么程度，如果列的過(guò)細(xì)，調(diào)整起來(lái)就很困難。

一般而言，我不建議將事項(xiàng)或行動(dòng)描述的過(guò)于詳細(xì)，如果你用outlook的calendar規(guī)劃時(shí)間，以一個(gè)月的時(shí)間表展示頁(yè)面為例，每天的事項(xiàng)在四項(xiàng)以上就無(wú)法直接顯示了，所以，我建議每天的重要事項(xiàng)最多也就是三五項(xiàng)，這些事項(xiàng)是要優(yōu)先保障的。

事項(xiàng)或行動(dòng)確定之后，在大多數(shù)情況下，每一個(gè)事項(xiàng)本身又會(huì)包括很多個(gè)步驟，才能最終完成。如果我們將步驟都記在時(shí)間表上，一來(lái)會(huì)太繁瑣，二來(lái)調(diào)整起來(lái)也很困難，還可能造成心理上的壓力。

七、選擇適合自己的清單

上面提到，每天的時(shí)間表里最多就寫(xiě)三五項(xiàng)事項(xiàng)，那么其他的事項(xiàng)怎么辦呢？《搞定》的作者戴維?艾倫建議記錄在清單里，并且根據(jù)不同的項(xiàng)目及情形，維護(hù)多個(gè)清單。

這段時(shí)間，我自己也親身實(shí)踐了一下，大概建立了四個(gè)清單：某個(gè)大項(xiàng)目的專門(mén)清單、其他項(xiàng)目清單、個(gè)人事項(xiàng)清單以及一個(gè)記錄各種各樣點(diǎn)子的清單。執(zhí)行了兩天之后我就發(fā)現(xiàn)要及時(shí)更新這些清單就需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，而且每個(gè)清單上的事項(xiàng)多了之后，就不再有行動(dòng)的動(dòng)力了?，F(xiàn)在，我已經(jīng)放棄這些清單用于日常時(shí)間管理，而是作為一個(gè)備查庫(kù)，在進(jìn)行每周回顧時(shí)更新，以協(xié)助制定下一周的時(shí)間表。

目前用于日常管理的清單有點(diǎn)像番茄工作法中介紹的待辦事項(xiàng)清單，所有待辦事項(xiàng)都記錄在一起，每天主要事項(xiàng)間的空隙就從待辦事項(xiàng)清單中選取任務(wù)完成。

無(wú)論是誰(shuí)介紹的方法，自己用著順手最重要，所以需要在應(yīng)用的過(guò)程中不斷調(diào)整，找到最適合自己的那一款。

八、動(dòng)起來(lái)才能養(yǎng)成習(xí)慣

很多長(zhǎng)期目標(biāo)都涉及到習(xí)慣養(yǎng)成的問(wèn)題，很多人在這方面都有失敗的經(jīng)驗(yàn)，這也是我這一個(gè)月來(lái)花最多時(shí)間研究的領(lǐng)域?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)在的研究真的已經(jīng)相當(dāng)深入了，理論我就不分享了，想強(qiáng)調(diào)的是，要養(yǎng)成習(xí)慣，最主要要確定合適的行動(dòng)，并讓自己?jiǎn)?dòng)起來(lái)。

舉個(gè)例子，我們有同事在定時(shí)間表的時(shí)候，說(shuō)希望周末能有一天早起跑步，這個(gè)計(jì)劃她做了很久，沒(méi)有執(zhí)行過(guò)，原因是起不來(lái)。每次都設(shè)了鬧鐘，還是起不來(lái)。

我給出的建議是，如果周六計(jì)劃早期跑步，那么周五晚上就應(yīng)該做些準(zhǔn)備，比如查看第二天的天氣情況，將運(yùn)動(dòng)服放置在床邊，上好鬧鐘，早些上床睡覺(jué)。后來(lái)，我又讀了《微習(xí)慣》，就建議把目標(biāo)定的低一些再低一些，第二天能夠起來(lái)?yè)Q上運(yùn)動(dòng)服就可以了。

現(xiàn)實(shí)的情況是，當(dāng)你在前一天做準(zhǔn)備的時(shí)候，心里已經(jīng)產(chǎn)生了預(yù)期。第二天穿上運(yùn)動(dòng)服后就會(huì)想，既然已經(jīng)換好衣服了，就去跑一跑吧；當(dāng)你跑了十分鐘后，就會(huì)想再跑五分鐘吧。一旦啟動(dòng)，你總可以超額完成任務(wù)，是不是不錯(cuò)的體驗(yàn)?zāi)兀?/span>

九、專注源于精力管理

每天的時(shí)間表上總有幾個(gè)艱巨的任務(wù)，你會(huì)選擇在什么時(shí)間完成呢？我的建議是在精力最佳的時(shí)間段。一般而言，早上的時(shí)間段最好，但每個(gè)人有差異，大家可以想一想自己精力最好，最專注的時(shí)間段是哪些？

根據(jù)我個(gè)人的情況，發(fā)現(xiàn)整個(gè)白天的工作時(shí)間段基本上都無(wú)法達(dá)到專注的狀態(tài)，開(kāi)始我覺(jué)得是自己的問(wèn)題，后來(lái)我總結(jié)我們的工作性質(zhì)就是不斷被打斷型的，郵件、電話、上下級(jí)的匯報(bào)溝通、內(nèi)外部協(xié)調(diào)，總之我們的工作要求我們做大量的不同類型的溝通，往往不定時(shí)、不定量。

于是，我找到兩個(gè)最佳的專注時(shí)間段，早上五點(diǎn)到六點(diǎn)半，晚上八點(diǎn)半到十點(diǎn)。不過(guò)很多人都覺(jué)得比較難操作，我會(huì)建議大家考慮早上八點(diǎn)半到十點(diǎn)的時(shí)段，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間段，每個(gè)人都處在進(jìn)入工作狀態(tài)的狀態(tài)，需要時(shí)間處理前一天的郵件和遺留事項(xiàng)，因此發(fā)郵件、聯(lián)系其他人的可能相對(duì)較低，我自己有統(tǒng)計(jì)過(guò)，這個(gè)時(shí)間段的受干擾的情況確實(shí)較少，大家也可以試試。

此外，保障自己全天的工作狀態(tài)也很重要，我也建議大家在每天的時(shí)間表內(nèi)適度加入運(yùn)動(dòng)因素，比如早上起來(lái)可以做五到十分鐘運(yùn)動(dòng)，讓你帶著好心情去上班。

十、經(jīng)常性回顧才能持續(xù)改進(jìn)

上面說(shuō)過(guò)記錄時(shí)間表是“可視化“的過(guò)程，有了時(shí)間表的記錄，還方便我們做經(jīng)常性回顧，看看在時(shí)間管理方面有哪些可以改進(jìn)的。例如，有人會(huì)比較計(jì)劃于實(shí)際執(zhí)行的差異，并且具體分析形成差異的原因，是否有可能避免。

這當(dāng)然是很好的，但我以為時(shí)間管理的目的不是要完全按計(jì)劃執(zhí)行，而是要提高我們做事的效能。所以，調(diào)整是不可避免的，但是一旦發(fā)生沖突，我不主張馬上放棄某些事項(xiàng)，尤其是與個(gè)人相關(guān)的事項(xiàng)，我主張盡量通過(guò)調(diào)整的方式，使多方都得益。這很難，不過(guò)這也是我們要多練習(xí)和不斷改進(jìn)的動(dòng)力，不是嗎？

以上的十件事算是一個(gè)小結(jié)，真正談起來(lái)還是不夠用，有關(guān)時(shí)間管理，實(shí)際是一大堆管理問(wèn)題，我們還會(huì)就具體的問(wèn)題后續(xù)進(jìn)行詳細(xì)的討論。