1辦公設(shè)備管理流程設(shè)計(jì) 1、流程設(shè)計(jì)的目的 ——明確職責(zé)分工,梳理、規(guī)范各項(xiàng)操作步驟,有效管理和使用企業(yè)的辦公設(shè)備,延長(zhǎng)辦公設(shè)備的使用壽命 ——確保辦公設(shè)備使用正常,提高行政辦公效率,確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展 ——降低辦公設(shè)備的采購(gòu)、使用、保養(yǎng)、維護(hù)等費(fèi)用,減少浪費(fèi)和損失,從而降低企業(yè)辦公費(fèi)用和經(jīng)營(yíng)成本 ——逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化,提高企業(yè)的管理水平 2、流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 2辦公設(shè)備日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn) 1、辦公設(shè)備日常管理流程圖 2、辦公設(shè)備日常管理工作標(biāo)準(zhǔn) (1)辦公設(shè)備登記與建檔 —匯總各部門提交的使用中及需采購(gòu)辦公設(shè)備統(tǒng)計(jì)表 —盤點(diǎn)辦公設(shè)備庫(kù)存 —編制庫(kù)存、使用中及需采購(gòu)辦公設(shè)備設(shè)計(jì)登記表 —將統(tǒng)計(jì)資料提交行政經(jīng)理審核 —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備統(tǒng)計(jì)表,庫(kù)存、使用中及需采購(gòu)辦公設(shè)備統(tǒng)計(jì)登記表,辦公設(shè)備管理制度,檔案管理制度 (2)辦公設(shè)備檢查維護(hù) —辦公設(shè)備采購(gòu)流程參照“辦公設(shè)備采購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)” —到各部門檢查辦公設(shè)備運(yùn)行情況 —統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備的損壞情況 —辦公設(shè)備維修流程參照“辦公設(shè)備維修管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)” —辦公設(shè)備報(bào)廢流程參照“辦公設(shè)備報(bào)廢管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)” —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表,辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單,辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表 (3)辦公設(shè)備使用登記 —根據(jù)辦公設(shè)備統(tǒng)計(jì)登記表、辦公設(shè)備運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)等資料,對(duì)辦公設(shè)備的使用部門、種類、名稱、數(shù)量等信息進(jìn)行登記 —將各類登記表及申請(qǐng)表進(jìn)行編號(hào)、歸檔 —執(zhí)行工具:辦公用品臺(tái)賬,辦公用品領(lǐng)用傳票,辦公用品領(lǐng)用登記表,實(shí)際用品登記表 3、流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說(shuō)明 3辦公設(shè)備采購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn) 1、辦公用品申購(gòu)管理流程圖 2、辦公用品申購(gòu)管理工作標(biāo)準(zhǔn) (1)辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng) —行政人員根據(jù)各部門辦公設(shè)備需求表,統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備采購(gòu)需求 —編制辦公設(shè)備采購(gòu)需求表 —根據(jù)辦公設(shè)備采購(gòu)需求表,編制辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表 —將檢查無(wú)誤的辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表提交行政經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批 —執(zhí)行工具:企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度,辦公設(shè)備采購(gòu)需求表,辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表 (2)辦公設(shè)備采購(gòu) —財(cái)務(wù)部核準(zhǔn)需采購(gòu)辦公設(shè)備的數(shù)量、單價(jià)和總預(yù)算等 —將核準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算提交總經(jīng)理審批 —行政人員根據(jù)預(yù)算及企業(yè)相關(guān)采購(gòu)安排,將采購(gòu)任務(wù)交予相關(guān)部門或人 —財(cái)務(wù)部配合相關(guān)采購(gòu)人員核對(duì)和支付貨款 —相關(guān)采購(gòu)部門或人員配合進(jìn)行辦公設(shè)備的采購(gòu) —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表,企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度,辦公設(shè)備預(yù)算表 (3)辦公設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù) —檢查所采購(gòu)辦公設(shè)備的質(zhì)量,及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題 —對(duì)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì),確認(rèn)數(shù)量、種類等信息 —核對(duì)確認(rèn)待入庫(kù)辦公設(shè)備的數(shù)量、種類,及時(shí)記錄多購(gòu)或少購(gòu)的情況,并進(jìn)行處理 —登記辦公設(shè)備實(shí)際入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)經(jīng)辦人等信息 —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表,辦公設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,辦公設(shè)備入庫(kù)清單 3、流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說(shuō)明 4辦公設(shè)備維修管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn) 1、辦公設(shè)備維修管理流程圖 2、辦公設(shè)備維修管理工作標(biāo)準(zhǔn) (1)設(shè)備維修鑒定 —行政人員接到辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表后,結(jié)合實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行鑒定 —使用期內(nèi),凡經(jīng)鑒定人為因素造成損壞的,由責(zé)任人承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用 —由于借用、私自轉(zhuǎn)交造成損壞而無(wú)法確認(rèn)責(zé)任人時(shí),由領(lǐng)用人承擔(dān)責(zé)任 —部門公用設(shè)備損壞而無(wú)法確認(rèn)責(zé)任人詩(shī),由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任 —根據(jù)鑒定結(jié)果填寫辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單 —申請(qǐng)單內(nèi)容包括維修設(shè)備名稱、編號(hào)、所屬部門、維修原因、責(zé)任人等 —執(zhí)行工具:辦公室被維修申請(qǐng)表,辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單 (2)設(shè)備維修處理 —對(duì)于經(jīng)行政經(jīng)理審查確認(rèn)可以進(jìn)行內(nèi)部維修的設(shè)備,七星陣人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)維修部門實(shí)施維修工作 —對(duì)于經(jīng)行政經(jīng)理審查確認(rèn)為需請(qǐng)外部專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修的設(shè)備,行政人員應(yīng)尋找相應(yīng)的維修機(jī)構(gòu) —聯(lián)系維修機(jī)構(gòu),說(shuō)明維修內(nèi)容,確認(rèn)維修時(shí)間等 —內(nèi)部維修工作完成后,行政人員在辦公設(shè)備維修記錄單上簽名,并記錄維修時(shí)間 —外部維修工作完成后,行政人員應(yīng)檢查維修情況 —維修人與檢查人在辦公設(shè)備維修記錄單上共同確認(rèn)簽字,并填寫維修日期及檢查日期 —執(zhí)行工具::辦公設(shè)備維修管理制度,辦公設(shè)備維修記錄單 (3)維修記錄歸檔 —檢查各項(xiàng)維修記錄的填寫是否完整 —對(duì)檢查完畢的維修記錄進(jìn)行編號(hào)、存檔 —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備維修記錄單,檔案管理制度 3、流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說(shuō)明 5辦公設(shè)備報(bào)廢管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn) 1、辦公設(shè)備報(bào)廢管理流程圖 2、辦公設(shè)備報(bào)廢管理工作標(biāo)準(zhǔn) (1)辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng) —行政人員確認(rèn)并核對(duì)需報(bào)廢辦公設(shè)備的名稱、編號(hào) —填寫辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表 —將檢查無(wú)誤后的辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表提交行政經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批 —檢查辦公設(shè)備報(bào)銷申請(qǐng)表是否經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 —將通過(guò)審批的辦公設(shè)備、報(bào)廢申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部 —財(cái)務(wù)部配合行政人員辦理辦公設(shè)備報(bào)廢手續(xù) —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表,企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度 (2)辦公設(shè)備注銷 —辦公設(shè)備報(bào)廢手續(xù)辦理完畢后,行政人員將辦公設(shè)備送往相關(guān)機(jī)構(gòu)或地點(diǎn)進(jìn)行報(bào)廢處理 —確認(rèn)辦公設(shè)備已進(jìn)行報(bào)廢處理 —確認(rèn)已報(bào)廢的辦公設(shè)備已向財(cái)務(wù)部辦理注銷手續(xù) —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表,辦公設(shè)備注銷表,辦公設(shè)備管理制度 (3)報(bào)廢注銷記錄歸檔 —檢查各項(xiàng)資料的填寫是否完整 —將辦公設(shè)備報(bào)銷申請(qǐng)代表、辦公設(shè)備注銷表等進(jìn)行編號(hào)、存檔 —執(zhí)行工具:辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表,辦公設(shè)備注銷表,檔案管理制度 3、流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說(shuō)明 |
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