導(dǎo)語:甘特圖、組織架構(gòu)圖、泳道圖、業(yè)務(wù)流圖、日程表、數(shù)據(jù)流、UML建模等等在大神手中使用的神乎其神的制表方法往往都會讓我們默默的膜拜,除了讓復(fù)雜的問題簡化外,更能讓信息簡單明了的傳遞給聽眾,減少文字的描述,通過制表將業(yè)務(wù)、角色、節(jié)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一,絕對是我們職場提升的重要環(huán)節(jié)。工欲善其事必先利其器,首先推出我們今天的制圖利器 – visio(國內(nèi)有功能相仿的軟件億圖),一款專業(yè)的制圖軟件,不論是簡單的流程圖還是復(fù)雜的軟件建模,visio都能通過預(yù)制模板與強(qiáng)大的功能輕松化解。
首先,我們來看下使用visio經(jīng)常制作的圖表:1.泳道圖:這可能是我們最常使用的到的一種圖表,通過將流程與角色進(jìn)行關(guān)聯(lián),實現(xiàn)在實際場景下的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn),它可以方便的描述企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程,能夠直觀地描述系統(tǒng)的各活動之間的邏輯關(guān)系,利于用戶理解業(yè)務(wù)邏輯與角色之間的關(guān)系。 2.組織架構(gòu)圖:直觀的反應(yīng)組織架構(gòu),是最常見的表現(xiàn)雇員、職稱和群體關(guān)系的一種圖表,它形象地反映了組織內(nèi)各機(jī)構(gòu)、崗位上下左右相互之間的關(guān)系。組織架構(gòu)圖是從上至下、可自動增加垂直方向?qū)哟蔚慕M織單元、圖標(biāo)列表形式展現(xiàn)的架構(gòu)圖,以圖形形式直觀的表現(xiàn)了組織單元之間的相互關(guān)聯(lián),并可通過組織架構(gòu)圖直接查看組織單元的詳細(xì)信息,還可以查看與組織架構(gòu)關(guān)聯(lián)的職位、人員信息。 3.業(yè)務(wù)流程圖:描述系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員之間業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理信息流向的圖表,利用它可以幫助分析人員找出業(yè)務(wù)流程中的不合理流向,它是物理模型。業(yè)務(wù)流程圖主要是描述業(yè)務(wù)走向,比如說病人吧,病人首先要去掛號,然后再到醫(yī)生那里看病開藥,然后再到藥房領(lǐng)藥,然后回家。業(yè)務(wù)流程圖描述的是完整的業(yè)務(wù)流程,以業(yè)務(wù)處理過程為中心,一般沒有數(shù)據(jù)的概念。 4.甘特圖:通過條狀圖來顯示項目,進(jìn)度,和其他時間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時間進(jìn)展的情況。以提出者亨利·L·甘特(Henrry L. Ganntt)先生的名字命名,對于甘特圖的具體使用,我們將在《小白也要懂的項目管理》系列中進(jìn)行詳細(xì)的闡述。 5.建筑平面圖:將新建建筑物或構(gòu)筑物的墻、門窗、樓梯、地面及內(nèi)部功能布局等建筑情況,以水平投影方法和相應(yīng)的圖例所組成的圖紙。 Visio/億圖能實現(xiàn)的圖表遠(yuǎn)不止這些,這里只列舉我們平時用的最多的進(jìn)行了說明,并且visio可以與Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)實現(xiàn)實時的變動。 接下來,我們對visio和億圖這兩款軟件進(jìn)行簡單對比:1.價格:visio的價格在2000元左右,億圖官網(wǎng)的折扣價在380-780之間,但是某寶上10元的注冊碼到處都有,這也是造成為什么visio這么貴還這么普及的原因; 2.風(fēng)格:visio的整體風(fēng)格偏商務(wù),而億圖的色彩更豐富一些,在制作PPT時,億圖的豐富性更適合多樣化的風(fēng)格; 3.模板:除了常用的模板外,億圖的豐富性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于visio的,并且一些有一些很實用的功能,如SWOT矩陣、金字塔模型、營銷組合等等,在制作這些圖表時確實能剩下不少的時間; 4.高級功能:visio的容器和跨頁面引用是做大型項目必備的功能,在功能比較復(fù)雜時,通過容器將流程簡單化,在通過跨頁面的功能將流程進(jìn)行關(guān)聯(lián),可以將流程分解成為一個個獨(dú)立但是便于管理的模塊; 總體來說,在不考慮價格的基礎(chǔ)上,簡單的圖用億圖能夠更美觀的進(jìn)行展現(xiàn),而大型圖表可以用visio全全搞定,另外值得一提的是,關(guān)于visio的生態(tài)圈要遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于億圖,畢竟是office組件下的軟件,模板、問題解答、教材都是做的很完善的。 接下來,我們簡單的說下如何使用:1.安裝喜歡的軟件,億圖和visio都支持免費(fèi)試用一段時間,可以分別下載后進(jìn)行試用; 2.參考案例,我們常用的圖也只有為數(shù)不多的幾種,參考別人的圖一個是知道如何繪圖,另一個就是知道如何將圖做的更加美觀; 3.了解基本的元素概念,我們常用的也只有開始、結(jié)束、過程、角色、數(shù)據(jù)等幾個符號,由于是標(biāo)準(zhǔn)化的定義,在繪圖前是很有必要進(jìn)行一個了解的,畢竟如果畫出一個美觀的圖卻因為符號定義出現(xiàn)錯誤,那就很尷尬了,如果需要到使用UML時,這個問題需要尤其注意,越標(biāo)準(zhǔn)的圖表就需要約嚴(yán)格的定義和規(guī)范; 3.選擇對應(yīng)的模板,不同的模板內(nèi)置不同的元素與界面,尤其是泳道圖、甘特圖等,在選擇后已經(jīng)內(nèi)置了界面我們只需要進(jìn)行簡單的拖動即可。 4.根據(jù)需要進(jìn)行繪圖,將相應(yīng)的元素放入界面即可。 最后,我們來做一個簡單的流程圖1.打開visio選擇合適的模板 2.調(diào)整模板樣式,如我們打開的模板默認(rèn)為橫向,根據(jù)我們的需求,可以在左側(cè)自己制作縱向的模板; 3.選擇元素制作想要的流程圖: 4.保存最后的結(jié)果,visio/億圖都支持豐富的結(jié)果導(dǎo)出,包括:PDF、圖片、自有格式等等; 結(jié)束語:Visio和億圖結(jié)合Excel基本可以解決我們?nèi)粘9ぷ髦械拇蟛糠謭D表, 但是當(dāng)我們要制作一些圖形化的界面時,office套裝就顯得有點(diǎn)無能無力了,下一期,我們將說的辦公軟件是Axure --- 一個可以讓你把想法清晰傳遞給別人的軟件。 |
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