前段時間受邀去到一家制造型企業(yè)培訓(xùn)Excel，在課前溝通的階段，客戶提出一個需求，希望在課程中能介紹一下如何在Excel中繪制流程圖。雖然Excel是一個功能非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具，但它也不是一個萬金油，不是所有的需求都適合用Excel來處理。

Office的每個組件都有其優(yōu)勢和劣勢，我們只有選對了工具，才能事半功倍!

比如每頁固定打印表頭表尾的表格結(jié)構(gòu)，在《原來我一直用錯了工具，害的我白加了這樣多年的班》一文中我們介紹過，這種類型的表格的繪制，最適合用的工具是Word的郵件合并。

而繪制組織結(jié)構(gòu)圖、流程圖這兩類圖示是最適合用的工具就是Visio。Visio是Office軟件系列中的負(fù)責(zé)繪制流程圖和示意圖的軟件，是一款便于IT和商務(wù)人員就復(fù)雜信息、系統(tǒng)和流程進(jìn)行可視化處理、分析和交流的軟件。使用具有專業(yè)外觀的Visio 圖表，可以促進(jìn)對系統(tǒng)和流程的了解，深入了解復(fù)雜信息并利用這些知識做出更好的業(yè)務(wù)決策。

如果是用Excel或PPT來繪制流程圖，我們一定會畫的崩潰的。比如下圖所示的這個流程圖的案例，是我在網(wǎng)上下載的一個PPT作品中的其中一頁，這是取消組合前的效果：

這是取消組合后，我移動了線條位置后的效果：

可以看到所有的連接線都是一根直線一根豎線再加一根直線，一個個手工繪制和對齊的，可以想象當(dāng)時畫這個流程圖的朋友有多么的痛苦。如果此時你手頭上剛好有Visio，那么一切煩惱和痛苦都將煙消云散了。

1 手動繪制流程圖

首先打開Visio，選擇“基本流程圖”，就會看到左側(cè)有繪制流程圖需要的形狀。

接著從里面拖出“開始/結(jié)束”的形狀到畫布中，鼠標(biāo)移到此圖形上，上下左右各自出現(xiàn)箭頭，單擊可以增加新的形狀，并且連接線自動生成。

如果你需要的形狀不是這四個形狀，你也可以從形狀庫中拖出新的形狀，在形狀上單擊也可以自動生成連接線。

如果想要在中間插入新的形狀，拖出形狀放在兩個圖形之間，自動在兩個圖形之間插入了新的形狀，連接線自動產(chǎn)生。

如果想單獨修改圖形的格式，不改連接線的，可以在“開始”-“選擇”-“按類型選擇”中，按圖層選擇“流程圖”，就可以將所有流程圖形一鍵選定進(jìn)行修改了。

最重要的是，復(fù)制到PPT之后還可以編輯，只需要粘貼的時候，選擇性粘貼為Visio對象，雙擊之后就可以修改了。

2 導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)自動繪制流程圖

如果你已經(jīng)有一個記錄流程步驟的Excel表格，那操作就更簡單了。只要使用數(shù)據(jù)可視化工具模板，就可以根據(jù)Excel 工作簿自動創(chuàng)建詳細(xì)精美的 Visio 流程圖。還支持 Visio 圖表和 Excel 工作簿間的雙向同步。

不僅可以通過編輯 Excel 中的數(shù)據(jù)并刷新 Visio 中的圖表來創(chuàng)建流程圖，還可以對 Visio 圖表進(jìn)行更改，然后更新圖表中的 Excel 數(shù)據(jù)。

操作步驟如下：

1、按此結(jié)構(gòu)記錄流程步驟。

2、在Visio的模板庫中選擇數(shù)據(jù)可視化模板，如果是基本流程圖就選擇“基本流程圖-數(shù)據(jù)可視化”，如果是跨職能流程圖就選擇“跨職能流程圖-數(shù)據(jù)可視化”。

3、進(jìn)入“從數(shù)據(jù)創(chuàng)建關(guān)系圖”向?qū)?，在向?qū)е羞x擇Excel工作簿及數(shù)據(jù)范圍。

4、按向?qū)У牟襟E一步步完成之后，就自動生成了下圖所示的跨職能流程圖。

5、如果左側(cè)泳道的位置和你要的順序不一致，還可以上下拖拉來調(diào)整順序。

6、如果Excel數(shù)據(jù)更新了，只需要點擊“數(shù)據(jù)工具-刷新圖表”，就可以自動更新流程圖。

這是我調(diào)整了泳道位置和添加了一個新的步驟之后，一鍵刷新后的結(jié)果，超級簡單！

以上就是本篇文章的全部內(nèi)容，總結(jié)一下：

利用Visio快速繪制流程圖

手動繪制：選擇流程圖模板，利用形狀快速繪制，連線自動生成

自動繪制：在Excel中整理流程的步驟，再通過Visio數(shù)據(jù)可視化模板導(dǎo)入Excel，自動生成可刷新的流程圖

Office的每個組件都有其優(yōu)勢和劣勢，如果我們能善于利用各個組件的優(yōu)勢，效率一定會有大幅度的提升！