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良好的人際交往有助于提高秘書的工作效率。美國成人教育家卡耐基對很多的明星、商業(yè)巨頭和軍政高層人員作了一個調(diào)查，結(jié)果顯示一個人在事業(yè)上的成功，15%取決于專業(yè)技術(shù)，85%則取決于人際關(guān)系和處事技巧。秘書建立良好的人際交往，就可以得到別人的關(guān)心、理解、信任、幫助和照應(yīng)，從而順利地解決工作中的困難，極大地提高秘書的工作效率。另外，在良好的人際氛圍中，組織成員之間分工合作、步調(diào)一致、思想統(tǒng)一、利益與共、情感融洽，便于發(fā)揮出團(tuán)體的整體功能，對于提高整個單位的工作效率將起著更大的作用。 良好的人際交往可以不斷擴(kuò)大秘書的視野，有助于對各方面信息的收集，以便充分發(fā)揮秘書的參謀助手作用?，F(xiàn)代社會是一個高速發(fā)展的社會，信息的交流、更新都比較快捷。俗話說得好：世事洞明皆學(xué)問，人情練達(dá)即文章。 作為一名秘書，每天接觸的人多，與不同行業(yè)的人打交道，因此每天都能獲取更多大量、新穎的信息，從而使秘書能了解更全面的情況，擴(kuò)大視野，提高參謀輔助的能力。 秘書建立良好人際交往的方法 一是加強(qiáng)感情投資。感情投資，是現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的重要方法之一，也是秘書處理人際關(guān)系的有效方法之一。秘書在人際交往中，應(yīng)注重感情投資，對交往對象要傾注真摯的情感，通過感情聯(lián)絡(luò)和感情交往，使對方感受到情感的愉悅，從而建立起良好的人際關(guān)系，推動工作的順利進(jìn)行。但應(yīng)注意的是，感情投資應(yīng)是在原則、政策的允許中對他人的關(guān)心、信任和工作中的以情感人，以情悅?cè)恕?nbsp; 二是注意換位思考。換位思考，即與對象交換位置，站在對方的立場上去思考問題。這是理解他人、全面認(rèn)識問題的良好方法，也是秘書處理人際關(guān)系的良好方法。在人際交往中，由于每個人的個性和社會角色不同，看問題難免存在差異。己所不欲，勿施于人。在人際交往中，由于每個人的個性和社會角色有差異，看問題的角度就不同，交往中難免發(fā)生沖突和矛盾。秘書在與人交往中，要學(xué)會換位思考，設(shè)身處地替對方著想，將心比心，寬容待人，尋找溝通的最佳方法。這樣，就比較容易理解對方，化解矛盾，與人友好相處，改善人際關(guān)系。 三是堅(jiān)持求同存異。萬事萬物都是在對立中有統(tǒng)一，在統(tǒng)一中有對立。求同存異也是影響秘書人際關(guān)系的主要因素之一。在秘書的人際交往中，雙方如果在認(rèn)知上趨同，就容易產(chǎn)生共鳴，容易相互理解、支持與合作;如果認(rèn)知不統(tǒng)一，就容易產(chǎn)生矛盾，引起雙方的摩擦和糾紛。秘書在處理人際關(guān)系時(shí)，要正視差異的存在，不應(yīng)過分強(qiáng)求一致，要做到求大同、存小異，大事講原則、小事講風(fēng)格。 秘書處理不同人際關(guān)系的方法 一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，從秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的特征來看，它屬于秘書人際關(guān)系中的首屬關(guān)系。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)是一個機(jī)關(guān)單位的決策者和指揮者，對單位負(fù)有重大的責(zé)任。一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)者多數(shù)是由一些德才兼?zhèn)?、?jīng)驗(yàn)豐富的人來擔(dān)任的，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護(hù)和支持。秘書人員要想處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，必須首先增強(qiáng)角色意識，樹立服務(wù)觀念。 首先要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。一個秘書人員在任何情況下都不能故意破壞領(lǐng)導(dǎo)的威信，不能散布有損領(lǐng)導(dǎo)威信的言論。即使領(lǐng)導(dǎo)者在工作中出現(xiàn)了差錯或失誤，也不能亂發(fā)議論，應(yīng)通過正當(dāng)?shù)姆绞胶颓婪从常郧蟮煤侠硗咨频慕鉀Q。 其次要尊重領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)。秘書人員是服務(wù)性人員，不是決策者，因此必須按職責(zé)規(guī)定辦事，不能越職代權(quán)，借領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)號施令。秘書必須明確自己為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的界限，克服那種自己的意見未被采納，就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時(shí)，應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請示，而不能自作主張。 第三要體諒領(lǐng)導(dǎo)的困難，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。一個領(lǐng)導(dǎo)者不是全能的，在工作中會遇到很多困難。秘書要積極地去幫助領(lǐng)導(dǎo)克服這些困難，多出主意，多提供服務(wù)，盡可能解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂，真正做到和領(lǐng)導(dǎo)同甘苦、共患難，這樣才有可能和領(lǐng)導(dǎo)密切關(guān)系，建立起深厚的感情。如果一個秘書在領(lǐng)導(dǎo)遇到困難時(shí)袖手旁觀，就會傷害相互的感情，惡化相互的關(guān)系。這是秘書人員必須注意的。 第四要提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)辦事能力。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵在于做好本職工作，提供有效服務(wù)。要誠實(shí)而不弄虛作假、當(dāng)參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評而不急不怨。 二是處理好與同事的關(guān)系。秘書是領(lǐng)導(dǎo)與同事的橋梁。由于秘書的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系有其復(fù)雜性。因此，秘書人員和同事關(guān)系融洽，需要注意以下幾個方面。要了解同事，關(guān)心同事。了解同事，這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠關(guān)心同事，才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠待人。要講究分寸，善于溝通。秘書常在領(lǐng)導(dǎo)與同事之間起著居中協(xié)調(diào)及上下意見溝通的作用。當(dāng)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖給全體同事時(shí)，稍不留心，言辭過重，便有發(fā)號施令之嫌。這時(shí)，要注意自己的態(tài)度、語氣。若是傳達(dá)不受歡迎的意見給同事時(shí)，應(yīng)做到能在談笑之間完成。反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要深入實(shí)地考察、分析，衡量得失，并如實(shí)反映。 三是處理好與外界的關(guān)系。秘書在積極處理與組織內(nèi)部的關(guān)系的同時(shí)，不能忽視與組織外部的關(guān)系。秘書在處理與外界的關(guān)系時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：首先要注意目的。與外界進(jìn)行交往的時(shí)候，考慮問題一定要站在組織或者領(lǐng)導(dǎo)的角度。其次要注意身份。秘書在涉及外界的人際關(guān)系時(shí)都是工作關(guān)系，而不是個人間的交往。第三要廣結(jié)良緣。這會使秘書的形象富有親和力，使秘書的工作保持通暢的狀態(tài)，提高效能。第四要樹立形象。在交往中注重塑造和樹立組織形象，提高所在組織的美譽(yù)度。 綜上所述，秘書在人際交往中要建立良好的人際關(guān)系，這不僅僅關(guān)系到秘書個人工作的成敗，也關(guān)系到整個秘書部門或組織的整體形象和最終利益。每一位從事秘書工作的人員都應(yīng)該清楚認(rèn)識到建立良好的人際關(guān)系的重要性，努力培養(yǎng)自己的交際技巧，提高自身的交際能力，從而在實(shí)際工作中為個人為組織建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)，這是每一位成功秘書的必修課。 （摘自《牡丹江教育學(xué)院學(xué)報(bào)》） 作者 | 吳艷艷 |
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