◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ 來(lái)源:活動(dòng)管家(ID:shdushow) 一、公關(guān)活動(dòng)策劃指南我們?cè)诮o客戶做公關(guān)活動(dòng)策劃之前,一般會(huì)對(duì)客戶的企業(yè)形象,企業(yè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析了解,并進(jìn)行診斷,最終再給出項(xiàng)目整體方案。 那我們?cè)诤涂蛻魷贤üP(guān)活動(dòng)時(shí)應(yīng)該是什么樣的操作流程呢?
經(jīng)常會(huì)有很多客戶跑上來(lái)就問(wèn)我要做一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng),給我出一份活動(dòng)方案。然并卵,很多活動(dòng)信息并沒(méi)有給到我們,所以在辦公關(guān)活動(dòng)前期請(qǐng)一定要清楚這幾個(gè)問(wèn)題:
01 了解活動(dòng)基本信息當(dāng)以上信息全部落實(shí)清楚之后,然后需要客戶把這些信息給到我們,然后我們根據(jù)這些信息去做相對(duì)應(yīng)的策劃方案,拿到手的活動(dòng)基本信息越充足,那么制作出來(lái)的方案就會(huì)越貼近客戶的需求。
02 場(chǎng)地推薦指數(shù)根據(jù)客戶的活動(dòng)基本信息再去尋找場(chǎng)地,例如一般發(fā)布會(huì)都會(huì)選擇在五星級(jí)酒店舉辦,那我們就推薦五星級(jí)酒店,會(huì)議廳的面積、會(huì)議廳的居高、會(huì)議室的容納人數(shù)、燈下高度都需要我們知道的一清二楚,在找場(chǎng)地的同時(shí)一定要多準(zhǔn)備幾家,甚至用推薦指數(shù)來(lái)標(biāo)明哪家五星級(jí)酒店的服務(wù)最高,曾經(jīng)舉辦過(guò)什么類型的活動(dòng),最后找到最匹配此次活動(dòng)的場(chǎng)地方。 03 確認(rèn)活動(dòng)主題活動(dòng)主題是針對(duì)活動(dòng)內(nèi)容本身的高度概括,它對(duì)整體活動(dòng)的本身起到一個(gè)很重要的引導(dǎo)作用,能讓參與的嘉賓,也就是參會(huì)對(duì)象對(duì)這次活動(dòng)理解的程度,如果連參會(huì)對(duì)象都不知道你的活動(dòng)主題想表達(dá)什么?那說(shuō)明這次活動(dòng)肯定是失敗的,所以一個(gè)好的活動(dòng)主題對(duì)公關(guān)活動(dòng)的成敗至關(guān)重要,好的活動(dòng)主題能易于傳播,讓活動(dòng)效果最大化。 要確認(rèn)活動(dòng)的主題首先得提煉公關(guān)活動(dòng)的賣點(diǎn)是什么?然后根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)和參會(huì)對(duì)象進(jìn)行優(yōu)化,總之活動(dòng)主題一定要突出本次活動(dòng)的特色(亮點(diǎn))所在。 04 借助媒體傳播隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,各種類型的活動(dòng)都希望借助傳媒、新媒以及網(wǎng)紅、KOL等名人資源來(lái)宣傳公關(guān)活動(dòng),有時(shí)候從舉辦活動(dòng)本身來(lái)說(shuō)線上帶來(lái)的效果往往比線下還要好,因?yàn)楝F(xiàn)在智能手機(jī)在國(guó)內(nèi)已經(jīng)很普及,很多用戶都是從網(wǎng)上獲取信息和查閱自己喜歡看的內(nèi)容。所以就有了現(xiàn)在的數(shù)字化活動(dòng),一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)肯定是需要借助媒體來(lái)傳播的,首先得確認(rèn)邀請(qǐng)哪些媒體、名人到現(xiàn)場(chǎng)參加,哪些媒體只需要線上發(fā)通稿即可。然后是否需要現(xiàn)場(chǎng)直播互動(dòng)以及網(wǎng)紅直播。目前這些玩法在很多活動(dòng)中都能看到。甚至活動(dòng)預(yù)算充足的話可以投放一些微信大號(hào)。(之前在這篇文章活動(dòng)管家:以洪荒之力應(yīng)對(duì)全媒體時(shí)代下的活動(dòng)行業(yè)里面詳細(xì)講到在媒體下公關(guān)活動(dòng)該如何去做)。 05 活動(dòng)創(chuàng)意點(diǎn)創(chuàng)意是公關(guān)活動(dòng)整體的紐帶,是讓品牌和消費(fèi)者能形成相互了解的一個(gè)橋梁,對(duì)于一個(gè)品牌來(lái)說(shuō),一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)如何沒(méi)有好的創(chuàng)意點(diǎn),那么也就沒(méi)有新聞話題和亮點(diǎn)。然后小編把公關(guān)活動(dòng)的創(chuàng)意點(diǎn)大致可以分為3種: 1)策略創(chuàng)意:一般大型公司都會(huì)有自己的全年公關(guān)策略計(jì)劃,公關(guān)活動(dòng)只是其中的一小塊,在想公關(guān)活動(dòng)Idea的時(shí)候必須要圍繞著品牌全年的的公關(guān)策略來(lái)進(jìn)行,然后再進(jìn)行整體性的創(chuàng)意思路。 2)形式創(chuàng)意:形式創(chuàng)意包括“發(fā)布會(huì)、項(xiàng)目路演、會(huì)議論壇、活動(dòng)贊助、事件營(yíng)銷等”等等。 3)執(zhí)行創(chuàng)意:執(zhí)行創(chuàng)意是比較關(guān)鍵的一步,包括針對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的空間展示、舞美設(shè)計(jì)以及平面設(shè)計(jì)、活動(dòng)環(huán)節(jié)亮點(diǎn)、互動(dòng)視頻的制作、高科技的呈現(xiàn),例如最近比較流行的AR、VR技術(shù)就可以融入到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)中去。讓參會(huì)對(duì)象參加完活動(dòng)知道這是怎么樣的一個(gè)品牌,對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的亮點(diǎn)有深刻的影響,并形成口碑上的傳播。 例如:今年的2月份活動(dòng)管家給金伯利鉆石策劃了一場(chǎng)時(shí)尚頂級(jí)晚宴+新品發(fā)布會(huì),本次年會(huì)以“新高度、拓格局、耀未來(lái)”為主題來(lái)進(jìn)行,著重突出“耀”,所以在開場(chǎng)儀式上作為金伯利全新制作的廣告片(月光女神)現(xiàn)場(chǎng)震撼首次發(fā)布,更讓人意想不到的是月光女神當(dāng)中的女主角升降至現(xiàn)場(chǎng),佩戴價(jià)值1.26億元的25克拉稀世奇鉆走秀,驚艷晚宴全場(chǎng),演繹現(xiàn)實(shí)版耀世而來(lái)的“月光女神”,使整個(gè)秀場(chǎng)光芒萬(wàn)丈、美輪美奐,散發(fā)無(wú)限魅力! 活動(dòng)創(chuàng)意其實(shí)最后拼的是活動(dòng)執(zhí)行力和細(xì)節(jié)。很多活動(dòng)公司做創(chuàng)意提案是想象很完美,現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行卻大相徑庭?!?strong>創(chuàng)意很豐滿、執(zhí)行很骨干”。效果圖,創(chuàng)意提案,都很漂亮,能不能兌現(xiàn)再說(shuō)。行業(yè)所需,任何一個(gè)道具,展示細(xì)節(jié)都要很有質(zhì)感和精美,在現(xiàn)場(chǎng)客戶往往在很細(xì)的地方,挑剔你,你就很被動(dòng)?;顒?dòng)創(chuàng)意環(huán)節(jié)如果執(zhí)行不當(dāng),那么后果就可想而知了(在公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行方面會(huì)在下一篇當(dāng)中詳細(xì)寫到)。 06 活動(dòng)流程策劃當(dāng)公關(guān)活動(dòng)需要的物料全部設(shè)計(jì)并制作完畢,接下來(lái)在活動(dòng)舉辦前期就要完成現(xiàn)場(chǎng)的搭建工作以及其他區(qū)域的布置,包括活動(dòng)開始前的彩排和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作,當(dāng)一切工作就緒之后,活動(dòng)將正式開始,那么一般公關(guān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)流程分為以下幾點(diǎn): 1)嘉賓簽到入場(chǎng) 2)主持人開場(chǎng)白 3)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭 4)產(chǎn)品的發(fā)布及演講 5)啟動(dòng)儀式 6)嘉賓合影 7)晚宴以及表演節(jié)目 07 活動(dòng)預(yù)算統(tǒng)計(jì)舉辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng),首先要知道活動(dòng)的預(yù)算以及總體的預(yù)算費(fèi)用,一般來(lái)說(shuō),活動(dòng)預(yù)算要么由主辦方提前告訴活動(dòng)公司,活動(dòng)公司根據(jù)主辦方的預(yù)算來(lái)進(jìn)行活動(dòng)的策劃和預(yù)估可執(zhí)行性和可操作性,還有一種情況就是主辦方給不出活動(dòng)預(yù)算,需要活動(dòng)公司自行報(bào)價(jià)。 不管主辦方是否有給出實(shí)際的預(yù)算,我們都需要給出一份詳細(xì)的活動(dòng)報(bào)價(jià)清單;里面包括嘉賓邀請(qǐng)函、住宿、交通費(fèi)、場(chǎng)地租金、現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)用、食品、飲料、裝飾、舞臺(tái)布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關(guān)費(fèi)用、媒體、演藝人員費(fèi)用各種雜費(fèi)等。而且預(yù)算清單一定要一目了解,客戶能看懂。 08 活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案一般只會(huì)在大型的公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中出現(xiàn),參會(huì)人數(shù)達(dá)到1000人以上,百人規(guī)模的活動(dòng)基本沒(méi)出現(xiàn)事故,反之千人以上的活動(dòng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn),例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)打架事件等等,從活動(dòng)公司專業(yè)角度來(lái)說(shuō),無(wú)論活動(dòng)規(guī)模的大小都需要出一份應(yīng)急預(yù)算并且要完整的執(zhí)行下去。 1)活動(dòng)預(yù)警:在活動(dòng)舉辦的前三天查看當(dāng)天的天氣預(yù)報(bào)情況,根據(jù)實(shí)際的情況,對(duì)室外的活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或延期,如果是內(nèi)場(chǎng)活動(dòng),可以在活動(dòng)前一天給到會(huì)的嘉賓發(fā)天氣情況的訊息。 2)場(chǎng)地消防:與場(chǎng)地方一起檢查場(chǎng)地周邊消防措施是否齊全到位,是否有緊急疏導(dǎo)人群出入口。 3)醫(yī)療預(yù)案:在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備醫(yī)療箱,準(zhǔn)備一些常規(guī)的藥品和創(chuàng)可貼以及紗布等等。 做活動(dòng)就是要做到防患于未然,作為活動(dòng)的負(fù)責(zé)人一定要想到一切可能發(fā)生的點(diǎn),不能等到發(fā)生才會(huì)后悔莫及,因?yàn)樽龌顒?dòng)不是拍電影,沒(méi)有補(bǔ)救的余地,所以多看多做多想就對(duì)了。 二、公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行指南做活動(dòng)的應(yīng)該都清楚,企業(yè)辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)往往需要大量的財(cái)力、物力、人力的輸出,經(jīng)常在舉辦公關(guān)活動(dòng)期間會(huì)遇到很多意識(shí)不到的問(wèn)題,例如:怕流程出錯(cuò)、現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)讓領(lǐng)導(dǎo)不滿意的地方、預(yù)算不夠、活動(dòng)效果不好、甚至在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生,那該如果避免這些問(wèn)題呢?今天小編給大家分享公關(guān)活動(dòng)中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細(xì)節(jié)。 一般公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行流程分為以下幾個(gè)大步驟:
01 場(chǎng)地布置俗話說(shuō)得好“萬(wàn)事開頭”, 公關(guān)活動(dòng)難就難在選場(chǎng)地和場(chǎng)地布置上面,那么該如何學(xué)會(huì)和場(chǎng)地方溝通呢,首先要做好場(chǎng)地前期的考察和確認(rèn)工作: 1)確定公關(guān)活動(dòng)的布置時(shí)間; 2)確定進(jìn)場(chǎng)路線、例如,停車區(qū)域,卸貨區(qū)域、是否有貨梯,能通過(guò)物料的體積大?。?/p> 3)確定活動(dòng)用電量、開關(guān)閘的位置; 4)確定客梯、樓梯、安全出口的位置; 5)確定特邀嘉賓的座位席以及休息室; 6)確定嘉賓簽到臺(tái)、展示區(qū)的位置; 7)確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式; 8)確定嘉賓走動(dòng)區(qū)域、茶歇位置等; 9)確定現(xiàn)場(chǎng)是否有網(wǎng)絡(luò)以及覆蓋情況; 10)確定現(xiàn)場(chǎng)燈光位置; 11)確定空調(diào)溫度、講臺(tái)位置和高度; 12)確定停車場(chǎng)位置和數(shù)量; 13)確定活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的總面積以及各區(qū)域面積。 其次就是活動(dòng)中所需的物料制作上的最終核對(duì),如果提前檢查出來(lái)問(wèn)題也好抓緊時(shí)間進(jìn)行更換: 1)仔細(xì)核對(duì)物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時(shí)間; 2)查看噴繪制作的質(zhì)量,及時(shí)補(bǔ)救,如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等; 3)核查現(xiàn)場(chǎng)使用的材料是否真實(shí); 4)工程預(yù)期是否按預(yù)期施工; 5)施工人員是否全部到位,對(duì)接施工負(fù)責(zé)人; 6)高規(guī)格的場(chǎng)地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進(jìn)場(chǎng); 7)制作施工物料清單進(jìn)度表,是否按期完成并確認(rèn)返工的時(shí)間差; 8)現(xiàn)場(chǎng)可以多準(zhǔn)備一點(diǎn)各種顏色的雙面膠或透明膠之類的,一些輔助小工具盡量多帶。 接下來(lái)就是現(xiàn)場(chǎng)搭建并負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的施工項(xiàng)目完成情況: 1)運(yùn)輸現(xiàn)場(chǎng)物料的通道入口以及貨梯的位置; 2)定好舞臺(tái)、主背景板位置,測(cè)量前后的間距; 3)簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認(rèn)如何擺放; 4)活動(dòng)指示牌、活動(dòng)展架以及橫幅的位置; 5)控制臺(tái)、燈架以及音響及視頻設(shè)備的位置; 6)現(xiàn)場(chǎng)施工人員應(yīng)注意的安全事項(xiàng)以及活動(dòng)中不得隨意串崗或離崗。 到這里基本上場(chǎng)地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以為這就夠了嗎?你還需要充當(dāng)“檢查官”的角色,檢查容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié),例如: 1)音響設(shè)備搭建好之后及時(shí)挑選背景音樂(lè); 2)接收主辦方提供的客戶資料,如:禮品袋、資料等等; 3)將活動(dòng)中所需的資料存放在某一個(gè)地方進(jìn)行統(tǒng)一管理分配; 4)檢查活動(dòng)當(dāng)中所需的道具; 5)所有物料的畫面、擺放位置是否正確; 6)嘉賓進(jìn)會(huì)場(chǎng)路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方; 7)檢查出問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正。 02 活動(dòng)彩排1)首先確認(rèn)所有的彩排人員是否全部到位; 2)確認(rèn)舞美燈光、音響設(shè)備是否調(diào)試到位; 3)確認(rèn)禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達(dá)時(shí)間,活動(dòng)前需要進(jìn)行面對(duì)面溝通; 4)確定VIP嘉賓名單無(wú)誤;如有改動(dòng)及時(shí)和主持人溝通到位; 5)確認(rèn)演講臺(tái)上的桌花和擺放是否到位; 6)最后檢查一下會(huì)場(chǎng)地面是否保持清潔。 活動(dòng)彩排流程完成之后可以放松下,或者找個(gè)沒(méi)人的地方稍微睡一會(huì),接下來(lái)就是坐等活動(dòng)開始啦! 03 活動(dòng)管理會(huì)前: 1)安排禮儀、工作人員負(fù)責(zé)嘉賓簽到環(huán)節(jié); 2)安排專門人員接待VIP嘉賓,(具體可以和客戶溝通); 3)安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花; 4)安排禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入場(chǎng)就座; 會(huì)中: 1)安排工作人員為嘉賓開門關(guān)門; 2)活動(dòng)開始前,和所有工作人員提前五分鐘進(jìn)行確認(rèn); 3)燈光show走起、音樂(lè)走起,主持人上場(chǎng); 4)會(huì)中各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)安排各工作人員把控,啟動(dòng)儀式需要禮儀協(xié)助; 5)安排攝影攝像人員在會(huì)場(chǎng)四周隨時(shí)拍照或攝影; 會(huì)后: 1)VIP嘉賓離場(chǎng)時(shí),安排專門按電梯或者有專車接送; 2)嘉賓全部離開場(chǎng)地之后,就開始撤展,并囑咐施工人員注意安全; 3)與場(chǎng)地方進(jìn)行場(chǎng)地費(fèi)用結(jié)算,以及其他產(chǎn)生的費(fèi)用; 4)提醒客戶余下的資料是否要打包帶走; 5)最后帶回自家的物資,并檢查是否有遺留之物; 04 費(fèi)用清單每場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)結(jié)束后都需要有一份詳細(xì)的費(fèi)用清單,一般會(huì)后的費(fèi)用清單包括以下三種: 1)活動(dòng)尾款催收; 2)演藝人員費(fèi)用; 3)物料制作費(fèi)用; 為了做到活動(dòng)成本的精準(zhǔn)度,盡可能地把所有的成本都計(jì)算在內(nèi)。在這個(gè)過(guò)程中,你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多意外產(chǎn)生的費(fèi)用都要納入到成本中,要注意不斷更新成本表,根據(jù)變化增減相關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出的費(fèi)用。
05 活動(dòng)總結(jié)活動(dòng)公司學(xué)會(huì)做會(huì)后總結(jié)很關(guān)鍵,并不是活動(dòng)做完了就不管不問(wèn),而且需要收集一些活動(dòng)后的客戶反饋數(shù)據(jù),為下次活動(dòng)積累寶貴的經(jīng)驗(yàn),同樣的錯(cuò)誤決不能出現(xiàn)在下次活動(dòng)身上。 1)收集活動(dòng)的拍攝照片和視頻; 2)提交客戶滿意度調(diào)查表,并抄送給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo); 3)媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶; 4)結(jié)算活動(dòng)尾款費(fèi)用; 5)針對(duì)此次活動(dòng)進(jìn)行活動(dòng)總結(jié); 根據(jù)墨菲定律“任何事都沒(méi)有表面看起來(lái)那么簡(jiǎn)單,會(huì)出錯(cuò)的事總會(huì)出錯(cuò),如果你擔(dān)心某種情況發(fā)生,那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點(diǎn)用于在公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中是最好的活動(dòng)執(zhí)行警鐘。 以上就是關(guān)于公關(guān)活動(dòng)策劃與執(zhí)行層面的步驟和注意細(xì)節(jié),希望對(duì)大家有所幫助。 |
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來(lái)自: 吃兔子的貓 > 《活動(dòng)策劃》