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一、數(shù)據(jù)庫的基本概念和設(shè)計方法所謂數(shù)據(jù)庫實際上是關(guān)于某一特定主題或目標(biāo)的信息集合。它把大量數(shù)據(jù)按一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，集中管理和統(tǒng)一使用這些數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在Access中，數(shù)據(jù)庫不僅包含用于存放加工過的信息的表，還包含以表中所存放的信息為操作對象的查詢、窗體、報表、頁等數(shù)據(jù)庫對象。 一般地，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計應(yīng)遵循以下幾個步驟： 1、確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫所要完成的目的。 2、確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫中所需要的表。 3、確定表中所需要的字段。 4、明確有唯一值的主關(guān)鍵字段。 5、確定表之間的關(guān)系。 6、優(yōu)化設(shè)計。 7、輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象。 二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫在Access中既可以使用人工的方法按照自己的要求來建立數(shù)據(jù)庫，也可以使用軟件為用戶提供的各種數(shù)據(jù)庫向?qū)В罢吒鼮樽杂啥笳邉t顯然要方便一些。 A、自行創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 使用人工的方法按照自己的要求來建立數(shù)據(jù)庫，首先應(yīng)創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫，然后再將對象加入到數(shù)據(jù)庫中。創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫的步驟為： 1、在啟動Access后的Microsoft Access對話框中選擇“空Access數(shù)據(jù)庫”選項。</p>2、在彈出的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中選擇數(shù)據(jù)庫存放的位置、輸入數(shù)據(jù)庫的名稱并單擊“創(chuàng)建”按鈕，進(jìn)入Access數(shù)據(jù)庫窗口，即完成了空數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。 B、使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 Access為用戶提供了多種數(shù)據(jù)庫向?qū)?，使用?shù)據(jù)庫向?qū)Э梢苑奖愕赝瓿蓴?shù)據(jù)庫的創(chuàng)建工作。具體步驟如下： 1、在啟動Access后的Microsoft Access對話框中選擇“Access數(shù)據(jù)庫向?qū)А?shù)據(jù)頁和項目”選項。 2、在彈出“新建”對話框后單擊“數(shù)據(jù)庫”選項卡，選擇一種數(shù)據(jù)庫。 3、在彈出的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，選擇數(shù)據(jù)庫存放的位置，輸入數(shù)據(jù)庫的名稱并單擊“創(chuàng)建”按鈕。 4、依次在數(shù)據(jù)庫向?qū)Т翱谥袨閿?shù)據(jù)庫中的各個表選擇字段、選擇顯示樣式、確定打印報表所用的樣式、輸入所建數(shù)據(jù)庫的標(biāo)題、確定是否在所有報表上加一幅圖片，最后啟動該數(shù)據(jù)庫，至此就完成了使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的工作。 三、表的基本概念 表是數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的最基本的對象，常稱為“基礎(chǔ)表”，是構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的一個重要組成部分。表由若干記錄組成，每一行稱為一個記錄，對應(yīng)著一個真實的對象；每一列稱為一個字段，對應(yīng)著對象的一個屬性信息。每個表的關(guān)鍵字（關(guān)鍵字可以為一個字段或多個字段）使表中的記錄唯一。在表內(nèi)還可以定義索引，當(dāng)表內(nèi)存放大量數(shù)據(jù)時可以加速數(shù)據(jù)的查找。 Access中的所有數(shù)據(jù)都存放在數(shù)據(jù)表中。表是一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)，只有建立表后，才可以建立查詢、窗體和報表等其他項目，逐步完善數(shù)據(jù)庫。 四、創(chuàng)建表Access提供了三種創(chuàng)建新表的方法： 1、使用數(shù)據(jù)庫向?qū)В谝粋€操作中創(chuàng)建整個數(shù)據(jù)庫所需的全部表、窗體及報表。 2、使用表向?qū)磉x擇表的字段，這些字段可以從其他已定義好的表中選擇。 3、使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表。 不管使用哪一種方法來創(chuàng)建表，隨時都可以使用表設(shè)計試圖來進(jìn)一步自定義表。由于第一種方法已包含在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容之中，這里著重說明后兩種方法的實現(xiàn)。 A、利用表向?qū)?chuàng)建表 利用表向?qū)?chuàng)建新表，一般情況下能滿足數(shù)據(jù)庫開發(fā)者的要求，至于多余的字段可以用其他的方法將其刪除。利用表向?qū)?chuàng)建表的步驟如下： 1、在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”列表中的“表”，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建表”。 2、在彈出的“表向?qū)А睂υ捒蛑袉螕簟氨硐驅(qū)А辈螕簟按_定”按鈕。 3、在彈出的對話框中選擇要使用的表并添加所需要的字段（可以重命名）后單擊“下一步”按鈕。 4、為表指定名稱并確認(rèn)主鍵，單擊“下一步”按鈕。 5、選擇創(chuàng)建完表后的動作，然后單擊“完成”按鈕。 B、利用設(shè)計視圖創(chuàng)建表 使用設(shè)計器建立表的方法有兩種：一種方法是直接使用設(shè)計器來創(chuàng)建新表，另一種方法是使用表向?qū)順?gòu)造一個結(jié)構(gòu)相近的表，然后在設(shè)計器中打開修改。下面介紹使用設(shè)計器來創(chuàng)建新表的步驟： 1、在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊對象列表中的“表”，雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”的按鈕，進(jìn)入“新建表”對話框。 2、在各欄中輸入字段名稱、選擇數(shù)據(jù)類型，然后設(shè)置字段屬性。 3、接著選中要設(shè)置為關(guān)鍵字的字段，單擊“編輯”菜單中“主鍵”命令，設(shè)置“主關(guān)鍵字”，此時在所選字段左邊行選定器上出現(xiàn)鑰匙標(biāo)記。 4、保存所設(shè)計的表。 五、關(guān)于主關(guān)鍵字與建立表間關(guān)系A(chǔ)、設(shè)置主關(guān)鍵字 為了提高Access在查詢、窗體和報表操作中的快速查找能力和組合保存在各個不同表中信息的性能，必須為建立的表指定一個主關(guān)鍵字。主關(guān)鍵字可以包含一個或多個字段，以保證每條記錄都有唯一的值。設(shè)定主關(guān)鍵字的目的就在于保證表中的所有記錄都能夠被唯一識別。如果表中沒有可以用作唯一識別表中記錄的字段，則可以使用多個字段來組合成主關(guān)鍵字。其設(shè)置步驟如下： 1、在表設(shè)計器中，單擊字段名稱左邊的字段選擇按鈕，選擇要作為主關(guān)鍵字的字段。單擊字段選擇按鈕的同時按住Ctrl鍵可以同時選擇多個字段。 2、單擊“編輯”菜單中的“主鍵”命令，則在該字段的左邊顯示鑰匙標(biāo)記。 B、建立表間關(guān)系 在表中定義主關(guān)鍵字除了可以保證每條記錄可以被唯一識別外，更重要的作用在于多個表間的連接。當(dāng)數(shù)據(jù)庫中包含多個表時，需要通過主關(guān)鍵字的連接來建立表間的關(guān)系，使各表協(xié)同工作。 要在兩個表間建立關(guān)系，必須在這兩個表中擁有相同數(shù)據(jù)類型的字段。其設(shè)置步驟如下： 1、打開表所在的數(shù)據(jù)庫窗口。 2、單擊“工具”菜單中的“關(guān)系”命令，彈出“顯示表”對話框。 3、選擇要建立關(guān)系的表，然后單擊“添加”按鈕，依次添加完所需要的表后，單擊“關(guān)閉”按鈕。 4、在關(guān)系對話框中選擇其中一表中的主關(guān)鍵字，拖曳到另一表中相同的主關(guān)鍵字，釋放鼠表鍵后，彈出“編輯關(guān)系”對話框。 5、若在“編輯關(guān)系”對話框中選中“實施參照完整性”和“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，則使在更新主表中記錄的同時更新關(guān)系表中的相關(guān)記錄。 6、若在“編輯關(guān)系”對話框中選中“實施參照完整性”和“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”復(fù)選框，則使在刪除主表中記錄的同時刪除關(guān)系表中的相關(guān)記錄。 7、接著單擊“聯(lián)接類型”按鈕，彈出“聯(lián)接屬性”對話框，在此選擇聯(lián)接的方式。 8、在“編輯關(guān)系”對話框中單擊“創(chuàng)建”按鈕，即在創(chuàng)建關(guān)系的表之間有一條線將其連接起來，表示已創(chuàng)建好表之間的關(guān)系。 9、關(guān)閉關(guān)系對話框，按需要選擇是否保存關(guān)系的設(shè)定。 編輯或修改關(guān)聯(lián)性的操作是直接用鼠標(biāo)在這一條線上雙擊，然后在彈出的“編輯關(guān)系”對話框中進(jìn)行修改。刪除關(guān)聯(lián)性的操作是先用鼠標(biāo)在這一條線上單擊，然后再按Delete鍵刪除。 六、記錄的基本操作Access只允許每次操作一個記錄，正在操作的記錄在行選定器上顯示一個“三角圖標(biāo)”用于標(biāo)記當(dāng)前記錄。當(dāng)改變當(dāng)前記錄的數(shù)據(jù)但又沒有保存時，行選定器上顯示一個“筆型圖標(biāo)”。 記錄的基本操作包括添加記錄、修改記錄和刪除記錄。 A、添加記錄 打開表的數(shù)據(jù)視圖畫面時，表的最末端有一條空白的記錄，在記錄的行選定器上顯示一個星花圖標(biāo)，標(biāo)示可以從這里開始增加新的記錄。單擊“插入”菜單中的“新記錄”或直接選定該行即可添加記錄。輸入完數(shù)據(jù)后，移到另一個記錄時會自動保存該記錄。 B、修改記錄 可用Tab鍵或直接用鼠標(biāo)移到要修改的字段進(jìn)行修改。 C、刪除記錄 選擇一條或多條記錄后按Delete鍵刪除所有選中的記錄。 七、總結(jié)讀過本文之后，相信您應(yīng)該可以輕松地創(chuàng)建一個小型的數(shù)據(jù)庫了，然而相比于Access強(qiáng)大而繁多的功能，這篇文章涉及的僅僅是最最簡單和基本的一些操作，關(guān)于查詢、窗體、報表、頁以及宏與模塊的內(nèi)容將比表的基礎(chǔ)操作更為復(fù)雜，有興趣的讀者可以查詢其它的資料，以便順利地設(shè)計和制作出高質(zhì)量的應(yīng)用系統(tǒng)。 |
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