Access是辦公軟件系統(tǒng)Office 中的一個重要組件，它是一個功能強大且簡單易用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

Access 2003的特點

Access 2003除了具備建數(shù)據(jù)庫、管理表、建立表間關(guān)系等一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)所共有的功能之外，還擁有很多適合現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理任務(wù)的獨特功能。易于管理的文件型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 使用Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是封裝在一個單獨的文件中的，即一個Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種成分（包括數(shù)據(jù)表、查詢、窗體、報表、宏和模塊）都存儲在一個文件中，這樣有利于整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的遷移和維護等工作。
廣泛地支持各種數(shù)據(jù)類型 除了基本數(shù)據(jù)類型外，Access 2003還支持OLE（Object Linking and Embedding）數(shù)據(jù)和XML（Extensible Markup Language）數(shù)據(jù)，從而大大地提高了可管理的數(shù)據(jù)的類型。
方便快捷的圖形化工具和向?qū)?Access 2003采用了與整個Office 2003統(tǒng)一的用戶界面，并提供了許多圖形化的工具和向?qū)?，從而使用戶不用編寫代碼便可以輕松地創(chuàng)建并管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
提供了大量的內(nèi)置函數(shù)與宏 Access 2003提供了大量的內(nèi)置函數(shù)與宏，從而使數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員、甚至是不懂編程語言的開發(fā)人員都可以快速地以一種無代碼的方式實現(xiàn)各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)操作與管理任務(wù)。
增強的網(wǎng)絡(luò)功能 Access 2003提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)訪問頁的功能。這是一種可以發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上的Web頁面，用戶通過數(shù)據(jù)訪問頁可以直接查詢和處理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

Access 2003的操作環(huán)境

啟動Access 2003

◇【開始】/【所有程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office Access 2003】命令。
◇雙擊桌面上的快捷方式圖標(biāo) 。
◇ 通過【我的電腦】或【資源管理器】窗口找到Access 2003應(yīng)用程序后，雙擊應(yīng)用程序的圖標(biāo)。

Access 2003的界面

啟動Access 2003以后可以看到如圖所示的用戶界面。

◇標(biāo)題欄。Access 2003主窗口的最上面是標(biāo)題欄，顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的名稱。
◇菜單欄。菜單欄包括了該軟件的絕大部分命令。菜單欄右邊有一個文本框，在其中鍵入需要尋求幫助的問題，然后按Enter鍵，便可以獲取相關(guān)的幫助信息。
◇工具欄。工具欄以圖標(biāo)的形式提供了執(zhí)行Access 2003中常用命令的快捷操作方式。 ◇任務(wù)窗格。任務(wù)窗格提供了Access 2003的常用任務(wù)，以方便用戶的操作。Access2003啟動時自動顯示【開始工作】任務(wù)窗格，根據(jù)當(dāng)前執(zhí)行任務(wù)的不同，任務(wù)窗格會自動隨之變化。
◇工作區(qū)。工作區(qū)是Access 2003用來打開和編輯數(shù)據(jù)庫文件的區(qū)域。Access 2003一次只能在工作區(qū)中打開一個數(shù)據(jù)文件，工作區(qū)中打開的數(shù)據(jù)庫文件的窗口叫做數(shù)據(jù)庫窗口。數(shù)據(jù)庫窗口是Access的命令中心，在這里可以創(chuàng)建和使用Access數(shù)據(jù)庫或Access項目中的任何對象。
◇狀態(tài)欄。主窗口的最下啊是狀態(tài)欄，它顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的工作狀態(tài)等信息。

打開Access數(shù)據(jù)庫

在Access 2003中，可以通過【文件】/【打開】命令打開一個已有的Access數(shù)據(jù)庫文件。數(shù)據(jù)庫文件被打開后，Access 2003的【工作區(qū)】中會出現(xiàn)一個【數(shù)據(jù)庫窗口】，用于顯示打開的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

退出Access 2003

◇單擊【文件】/【退出】命令。
◇單擊Access窗口右上角的關(guān)閉按鈕。
◇雙擊Access窗口左上角的系統(tǒng)控制按鈕。
◇按ALT+F4組合鍵。

Access數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)

◇一個完整的Access數(shù)據(jù)庫是由7種數(shù)據(jù)庫對象組成的，分別是“表” “查詢” “窗體” “報表” “頁” “宏”和“模塊”。
◇這些數(shù)據(jù)庫對象可以在【數(shù)據(jù)庫窗口】中查看和編輯。
◇最簡單的Access數(shù)據(jù)庫可以只包含“表”這一種數(shù)據(jù)庫對象。

下面分別介紹這些數(shù)據(jù)庫對象的功能。

表 一個Access數(shù)據(jù)庫中可以存儲多張表，表之間還可以建立關(guān)系，以便把不同表中的數(shù)據(jù)聯(lián)系起來。

查詢 查詢是Access數(shù)據(jù)庫中的一種重要的對象，它是一種虛擬表，即不會用來存儲數(shù)據(jù)，而是按照一定的條件或準(zhǔn)則從一個或從個數(shù)據(jù)表中映射出的虛擬視圖。查詢對象為用戶更方便地查看、分析和更改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)提供了一種直觀的視圖。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【查詢】按鈕，便可以看到這個數(shù)據(jù)庫中所包含的查詢。

窗體 窗體為用戶查看和編輯數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)提供了一種友好的交互式界面。在Access 2003中，用戶可以使用各種圖形化的工具和向?qū)Э焖俚刂谱鞒鲇脕盹@示和操作數(shù)據(jù)的窗體。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】中的【窗體】按鈕，可以查看這個數(shù)據(jù)庫中包含的窗體。雙擊某個窗體的名稱。

報表 報表為打印輸出數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)的處理結(jié)果提供了一種便捷的方式。用戶可以將一個或多個表和查詢中的數(shù)據(jù)以一定的格式制作成報表，還可以將數(shù)據(jù)處理的結(jié)果或各種圖表插入到報表中。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【報表】按鈕，可以查看到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的報表。

數(shù)據(jù)訪問頁 數(shù)據(jù)訪問頁是Access 2003中唯一一個獨立于Access數(shù)據(jù)庫文件之外的對象。用戶可以直接打開數(shù)據(jù)訪問頁，并通過它對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行各種操作。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【頁】按鈕，可以查看該數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)訪問頁。

宏 宏是一種為實現(xiàn)較復(fù)雜的功能而建立的可定制的對象，它實際上是一些列操作的集合，其中每個操作都能實現(xiàn)特定的功能。例如，打開窗體、生成報表、保存修改等。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【宏】按鈕，可以看到這個數(shù)據(jù)中所包含的宏，每一個宏都是一項功能，雙擊即可執(zhí)行。一般情況下，由窗體對象為宏提供輸入和輸出界面。

模塊 模塊是Access數(shù)據(jù)庫中最復(fù)雜也是功能最強大的一種對象。在Access 2003中，使用其內(nèi)置的Visual Basic for Application來建立和編輯模塊對象，一個模塊對象一般是一組相關(guān)功能的集合。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【模塊】按鈕，可以查看到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫所包含的模塊。和宏類似，模塊也是一種在后臺執(zhí)行的功能，沒有界面。雙擊其中的某個模塊，可以打開VBA集成開發(fā)環(huán)境對其進行編輯。

簡言之，“表”用來存儲數(shù)據(jù)；“查詢”用來查找數(shù)據(jù)；用戶通過“窗體”、“報表”、“頁面”獲取數(shù)據(jù)；“宏”和“模塊”則用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動操作。

窗口左側(cè)包含兩個方面的內(nèi)容，上面是[對象]，下面是[組]。[對象]下分類列出了Access數(shù)據(jù)庫中的所有對象，比如說用鼠標(biāo)點一下[表]，窗口右邊就會列出本數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)創(chuàng)建的所有表。而[組]則提供了另一種管理對象的方法：我們可以把那些關(guān)系比較緊密的對象分為同一組，不同類別的對象也可以歸到同一組中。比如說我們通訊簿數(shù)據(jù)庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數(shù)據(jù)庫中的對象很多的時候，用分組的方法可以更方便地管理各種對象。 　　

那具體怎樣管理對象呢？ 比如說我們想建立一個新的表，就需要將鼠標(biāo)移動到[對象]下面的[表]這個選項上，單擊左鍵，[表]這個選項就會凹下去，這時再將鼠標(biāo)移動到[新建]按鈕上，單擊鼠標(biāo)左鍵就可以新建一個表了。 　　

創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫

在Access 2003中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫就像創(chuàng)建Word文檔一樣簡單，因為它提供了完全圖形化的用戶界面和豐富的向?qū)А?/p>

使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫“數(shù)據(jù)庫向?qū)А本褪茿ccess為了方便的建立數(shù)據(jù)庫而設(shè)計的向?qū)ь愋偷某绦?，它可以大大提高工作效率。通過這個向?qū)?，我們只要回答幾個問題就可以輕松的獲得一個數(shù)據(jù)庫。

在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫之前，必須選擇需要建立的數(shù)據(jù)庫類型。因為不同類型的數(shù)據(jù)庫有不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)?，要是選錯了向?qū)?，那我們的工作可就白費了。

[常用]工具欄/[新建]按鈕/[新建文件]窗格/[模板]類/[本機上的模板]。

自建數(shù)據(jù)庫：例如，我們使用Access 2003創(chuàng)建一個名為“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)庫。
① 啟動Access 2003。
② 單擊【文件】/【新建】命令?！救蝿?wù)窗格】會切換到【新建文件】任務(wù)狀態(tài)。
③ 【新建文件】任務(wù)窗格中單擊【空數(shù)據(jù)庫】命令，打開【文件新建數(shù)據(jù)庫】對話框。
④ 在【文件新建數(shù)據(jù)庫】對話框中，指定數(shù)據(jù)庫文件的存儲位置，并在文件名文本框中輸入數(shù)據(jù)庫文件的文件名“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”，然后單擊【創(chuàng)建】按鈕。這樣，Access 2003便在指定的位置創(chuàng)建了一個名為“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”的空數(shù)據(jù)庫文件。
⑤ 數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建成功之后，Access 2003會自動打開這一數(shù)據(jù)庫的【數(shù)據(jù)庫】窗口，接下來便可以使用這個【數(shù)據(jù)庫】窗口向該數(shù)據(jù)庫中添加表、查詢、窗體、報表等數(shù)據(jù)庫對象。

表的創(chuàng)建與使用

◇Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，表是用于存儲數(shù)據(jù)庫的對象，它是建立整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
◇一個Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以包含多張表，每一張表都存儲一組相對獨立而完整的信息。
◇表之間可以建立關(guān)系，以便于構(gòu)造出一個相互關(guān)聯(lián)的整體架構(gòu)。

“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲數(shù)據(jù)，二是這些數(shù)據(jù)在表中都有很規(guī)則的行列位置。Access中的“表”和平常見的很多紙上的表格很像。

表的結(jié)構(gòu)

Access中的表是一種標(biāo)準(zhǔn)的二維表，即由行和列組成。

◇在Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的表中，行被稱為“記錄”，列被稱為“字段”。
◇每條記錄都描述一個獨立而完整的信息，記錄與記錄間是并列的關(guān)系，沒有先后次序。
◇字段用來描述記錄的屬性，字段與字段之間也是并列的關(guān)系。
◇可以唯一標(biāo)識一條記錄的字段或字段的組合可以被指定為“主鍵”。
◇在Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，首先要建立表結(jié)構(gòu)，然后再向建好結(jié)構(gòu)的表中存儲數(shù)據(jù)。
◇所謂建立表結(jié)構(gòu)，就是要確定這個表要存儲哪種信息，然后根據(jù)要存儲的信息的屬性設(shè)計表中要包含的字段。
◇對于字段的設(shè)計，包括定義一個唯一的字段名、指定字段的數(shù)據(jù)類型以及設(shè)計字段的屬性。字段的數(shù)據(jù)類型用于進一步的限制。
◇建立好的表，其結(jié)構(gòu)是確定的，可以以記錄的形式向其中添加數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)類型

數(shù)據(jù)類型	用法	說明	大小
文本	記錄一些描述的屬性	姓名、地址、計量單位以及電話號碼等無需參與運算的數(shù)據(jù)	最多255字節(jié)
備注	長的文字描述		最多65535個字節(jié)
數(shù)字	數(shù)值數(shù)據(jù)	分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID和小數(shù)幾種
日期/時間	日期與時間值		8個字節(jié)
貨幣	貨幣數(shù)據(jù)，使用4位精確的小數(shù)位存儲		8個字節(jié)
自動編號	向表中添加一條新記錄時，這種數(shù)據(jù)類型會自動為每條記錄存儲一個唯一的編號，并且字段值不能更改。	可以產(chǎn)生三種編號：順序號、隨機號和同步復(fù)制ID。自動編號字段往往設(shè)置為主鍵	4個字節(jié)（同步復(fù)制ID為16個字節(jié)）
是/否	適宜記錄只具有是或否邏輯值的資料	文件是否有效、項目是否完成等	1位
OLE對象	鏈接或嵌入的對象	Microsoft Word文檔、圖形、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)	最多可為1G字節(jié)
超鏈接	用作超鏈接地址的文本，超鏈接可由4部分組成，顯示的文本、地址、頁內(nèi)的地址和屏幕提示	網(wǎng)址、郵件地址、說明文件WEB頁位置等	最多2048個字符

如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數(shù)據(jù)信息，把“文本”類型的數(shù)據(jù)存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費。在Access中，不同的數(shù)據(jù)類型分配不同大小的數(shù)據(jù)空間，而每種數(shù)據(jù)類型的大小卻是固定的。

不同類型的數(shù)據(jù)在使用時有差別，比如兩個值“1234”和“2345”，在“數(shù)字”類型中是數(shù)字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個值相加求和，那么用數(shù)字類型計算出來的結(jié)果是“3579”，而用文本類型相加的結(jié)果則是將兩個數(shù)據(jù)聯(lián)在一起成為“12342345”，可見它們的差別還是很大的。

建立表結(jié)構(gòu)

在Access 2003中有很多種建立表結(jié)構(gòu)的方法，比如使用向?qū)Ы?，或使用設(shè)計視圖手動建立。前者提供了一種快速建立表結(jié)構(gòu)的方法，而后者的可定制性則更強。
① 雙擊【數(shù)據(jù)庫】窗口中的【使用設(shè)計器創(chuàng)建表】圖標(biāo)打開一張新表的設(shè)計視圖。表的設(shè)計視圖分為上下兩部分。上半部分用于設(shè)計表中字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型和字段的說明。字段的說明是便于數(shù)據(jù)庫管理員了解字段含義的說明性文字，不會對數(shù)據(jù)庫的建立和運行有任何的影響。下半部分用于設(shè)置當(dāng)前字段的屬性。
② 根據(jù)預(yù)先對表的設(shè)計，在設(shè)計視圖的上半部分中填入字段，并分別設(shè)置其數(shù)據(jù)類型。

③ 設(shè)計好字段的數(shù)據(jù)類型后，還要進一步設(shè)置字段的屬性，以便讓表的結(jié)構(gòu)和功能更加的完善。對字段屬性的設(shè)置可以在設(shè)計視圖下半部分的【常規(guī)】和【查閱】兩個選項卡里完成。對于不同的數(shù)據(jù)類型，擁有不同的屬性設(shè)置，比如對于文本類型而言，“字段大小”屬性用于設(shè)置文本類型字段可以包含的字符數(shù)，而對于數(shù)字類型而言，“字段大小”屬性則是用于指定具體的數(shù)字類型是整型還是浮點型。下表對常用的字段屬性作了簡單的說明。

字段屬性	說明
字段大小	指定文本類型字段能夠存儲的字符數(shù)，或指定數(shù)字類型和自動編號類型的具體數(shù)值類型，如整型或長整型
格式	指定數(shù)據(jù)顯示或打印的格式
小數(shù)位數(shù)	指定數(shù)字類型或貨幣類型最多支持的小數(shù)位數(shù)，只影響顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響所保存的小數(shù)位數(shù)
輸入法模式	對于主要存儲漢字?jǐn)?shù)據(jù)的字段，可將其輸入法模式設(shè)置為“輸入法開啟”，這樣當(dāng)要在該字段中輸入數(shù)據(jù)時，輸入法狀態(tài)會自動切換到漢字狀態(tài)
輸入掩碼	指定輸入數(shù)據(jù)時的格式，以減少差錯，可用“輸入掩碼向?qū)А眮砭庉嬢斎胙诖a
標(biāo)題	指定在數(shù)據(jù)表視圖或窗體中顯示該字段時所用的標(biāo)題，為字段指定標(biāo)題有利于指明字段的含義
默認(rèn)值	指定在添加新記錄時，如果不輸入任何數(shù)據(jù)，該字段會被自動填充的一個值
有效性規(guī)則	用于限制輸入數(shù)據(jù)的表達式，例如“<=100“、“Like？#”等?？捎帽磉_式生成器來創(chuàng)建有效性規(guī)則表達式
有效性文本	設(shè)置在數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則時所顯示的出錯提示信息
必填字段	指定該字段是否必須輸入數(shù)據(jù)
允許空字符串	用于文本類型的字段，設(shè)置是否允許輸入空字符，即不輸入任何字符
索引	設(shè)置該字段是否進行索引以及索引的方式。索引可加快數(shù)據(jù)的查詢和排序的速度，但也會使表的更新速度變慢
智能標(biāo)記	設(shè)置顯示智能標(biāo)記
顯示控件	確定字段在窗體中對應(yīng)的顯示控件

④ 在表的設(shè)計中，除了定義字段之外，指定主鍵也是很重要的一步。主鍵是用于唯一地標(biāo)識一條記錄的字段，它可以是一個字段，也可以是幾個字段的組合。雖然在Access中，可以創(chuàng)建不包含主鍵的表，但由于設(shè)置了主鍵的表有利于搜索數(shù)據(jù)和建立關(guān)系，所以應(yīng)該盡可能地為每個表建立一個合適的主鍵。單擊“編號”字段左邊的，便會選中這一字段（如果想選中多個字段，可以按住Ctrl鍵，再單擊想要選中的字段），然后單擊【編輯】/【 鍵】命令，即可將該字段設(shè)置為主鍵。設(shè)置為主鍵的字段左邊會出現(xiàn)一個圖標(biāo)。如果想取消某一字段的主鍵設(shè)置，可以先選中該字段，然后再次單擊【編輯】/【主鍵】命令。
⑤ 設(shè)計完成一個表結(jié)構(gòu)以后，應(yīng)該將其保存。單擊【文件】/【保存】命令，在彈出的【另存為】對話框中輸入表名，然后單擊【確定】按鈕即可。

輸入數(shù)據(jù)

建立了表結(jié)構(gòu)后，便可以向該表中輸入要存儲的數(shù)據(jù)了。在Access數(shù)據(jù)庫的表中輸入數(shù)據(jù)就像在Excel表中輸入數(shù)據(jù)一樣簡單。事實上，我們不但可以向已建立好表結(jié)構(gòu)的表中輸入數(shù)據(jù)，還可以通過直接輸入數(shù)據(jù)的方法自動創(chuàng)建表。

例如，通過直接輸入數(shù)據(jù)的方法在上例數(shù)據(jù)庫中建立一張“班主任名單”表。
① 雙擊【數(shù)據(jù)庫】窗口中的【通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表】圖標(biāo)打開一張新表的數(shù)據(jù)表圖。
② 數(shù)據(jù)表視圖的使用非常簡單，每一行代表一條記錄，每一列代表一個字段。只需按照這種格式直接將數(shù)據(jù)輸入到表格中即可。雙擊字段的名稱可以對其進行修改。

③ 單擊【文件】/【保存】命令，產(chǎn)在彈出的【另存為】對話框輸入表名，然后單擊【確定】按鈕。這時，系統(tǒng)會彈出對話框詢問是否自動為該表建立主鍵，單擊【是】，表中將自動增加一列自動編號數(shù)據(jù)，并指定為主鍵。

記錄的跳轉(zhuǎn)

窗口左下角的幾個按鈕及其中間的文本框都是用來控制表中當(dāng)前操作的記錄?！?gt;”按鈕表示移動到下一條記錄，“<”按鈕表示移動到上一條記錄，“>|”按鈕表示跳到最后一條記錄，“|<”按鈕則表示跳到第一條記錄，而“>*”按鈕表示在這個表中新插入一個記錄。這樣只要單擊這些按鈕就可以進行相應(yīng)的記錄跳轉(zhuǎn)了。單擊按鈕的時候，在“>”和“<”按鈕之間的文本框中的數(shù)字有變化，它列出了當(dāng)前記錄在表中的行數(shù)，而且框里的數(shù)字還可以直接修改。把鼠標(biāo)移動到文本框上，單擊鼠標(biāo)左鍵，就可以用鍵盤上的“Delete”鍵刪去原來的數(shù)字，輸入新的數(shù)字，按“回車鍵”就可以直接跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的記錄上去了。比如輸入“6”并按“回車鍵”，就會跳轉(zhuǎn)到表中第六行的記錄上。在表中，只能對當(dāng)前的記錄進行刪除、修改等操作。當(dāng)需要對表中的另一條記錄中的值進行編輯的時候，首先要將當(dāng)前的記錄轉(zhuǎn)換到那條記錄上去。

主鍵

在數(shù)據(jù)庫中，常常不只是一個表，這些表之間也不是相互獨立的。不同的表之間需要建立一種關(guān)系，才能將它們的數(shù)據(jù)相互溝通。而在這個溝通過程中，就需要表中有一個字段作為標(biāo)志，不同的記錄對應(yīng)的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過這個字段中不同的值可以區(qū)別各條記錄。就像我們區(qū)別不同的人，每個人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因為人名很容易出現(xiàn)重復(fù)，而身份證號是每個人都不同的，所以可以根據(jù)它來區(qū)別不同的人。數(shù)據(jù)庫的表中作為主鍵的字段就要像人的身份證號一樣，必須是每個記錄的值都不同，這樣才能根據(jù)主鍵的值來確定不同的記錄。

表中插入、刪除和移動字段 　　

如果在創(chuàng)建表的時候忘記了某項內(nèi)容，現(xiàn)在也可以再把它加進去，只要在原來的表中再添加一個字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。 首先把鼠標(biāo)移動到字段的標(biāo)題上，鼠標(biāo)光標(biāo)變成一個向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在該字段前面插入了一個新的字段。新插入的字段名是“字段1”，要改變字段名，可以將鼠標(biāo)移動到“字段1”的標(biāo)題處，雙擊鼠標(biāo)左鍵，標(biāo)題就變成可以修改的了

要想刪除表中的某個字段，可以先將鼠標(biāo)移動到這個字段的標(biāo)題處，這時鼠標(biāo)變成向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個字段，整個字段都變成黑色并彈出了一個菜單，單擊菜單上的“刪除列”，這時屏幕上彈出對話框，提出是否確定要刪除這個字段及其中的數(shù)據(jù)。單擊“是”按鈕可以將“字段1”刪除。但在刪除字段時要注意，在刪除一個字段的同時也會將這個字段中的數(shù)值全部刪除，所以當(dāng)執(zhí)行這個操作時，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用的數(shù)據(jù)都丟失了。 　　

如果想在數(shù)據(jù)表中調(diào)整字段的位置，首先將鼠標(biāo)移動到該字段的標(biāo)題處，鼠標(biāo)變成向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個字段，等它都變成黑色后，按住鼠標(biāo)左鍵，拖到位置，松開左鍵，這個字段就移動了。

記錄的排序與篩選

除了可以在數(shù)據(jù)表現(xiàn)圖中對記錄進行增、刪、改、查之外，還可以對記錄進行排序和篩選。

記錄的排序 Access默認(rèn)是以表中定義的主關(guān)鍵字的值排序顯示記錄的。如果沒有定義主關(guān)鍵字，則按記錄在表中的物理位置顯示記錄。用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中對記錄進行排序以改變記錄的顯示順序。
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定用于排序的一個或連續(xù)多個字段，然后在【記錄】菜單中選擇【排序】菜單項，再單擊其中的【升序排序】命令或【降序排序】命令。
③ 如果要恢復(fù)原來的顯示順序，可選擇【記錄】/【取消篩選/排序】命令即可。

按選定內(nèi)容篩選記錄

① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【按選定內(nèi)容篩選】命令。
③ Access將按選定的內(nèi)容“男”進行篩選，篩選后表中只顯示出經(jīng)過篩選的“男”學(xué)生的記錄。

內(nèi)容排序篩選

① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【內(nèi)容排出篩選】命令，篩選后將顯示出性別字段的值不是“男”的全部記錄。

按窗體篩選記錄

① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【按窗體篩選】命令/【按窗體篩選】窗口。
③ 在【按窗體篩選】窗口中對相應(yīng)的字段設(shè)置條件，例如對“班級”字段設(shè)置條件“05防雷2”，并對“性別”字段設(shè)置條件“男”。

④ 單擊工具欄上的應(yīng)用篩選按鈕，便會得到篩選的結(jié)果。

記錄的高級篩選
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【高級篩選】命令，打開【篩選】窗口。
③ 在【高級篩選】窗口中可編輯更為復(fù)雜的篩選條件，然后單擊工具欄上的按鈕，即可得到篩選的結(jié)果。

表間關(guān)系

在Access數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建了各種表之后，還要在各個表之間建立關(guān)系，然后才可以通過創(chuàng)建查詢、窗體以及報表來顯示從多個表中檢索的信息。

關(guān)系的類型 關(guān)系是在兩個表之間建立的聯(lián)系。關(guān)系有一對一、一對多和多對多3種類型。

一對一關(guān)系（1:1） 如果對于實體集A中的每個實體，實體集B中最多有有一個實體（也可以沒有）與之聯(lián)系，反之亦然，則稱實體集A與實體集B具有一對一的關(guān)系。例如一個學(xué)校只有一個校長，一個校長只能在一個學(xué)校任職，則學(xué)校和校長之間具有一對一關(guān)系。

一對多關(guān)系（1:n） 如果對于實體集A中的每個實體，實體集B中有多個實體與之聯(lián)系，反之，對于實體集B中的每個實體，實體集A中有最多有一個實體與之聯(lián)系，則稱實體集A與實體集B具有一對多的關(guān)系。例如一個系部可以聘請若干個教師，而每個教師只能受聘于一個系部，則系部與教師之間具有一對多關(guān)系。

多對多關(guān)系（m:n） 如果對于實體集A中的每個實體，實體集B中有多個實體與之聯(lián)系，反之，對于實體集B中的每個實體，實體集A中也有多個實體與之聯(lián)系，則稱實體集A與實體集B具有多對多的關(guān)系。例如一個學(xué)生可以在同一個學(xué)期學(xué)習(xí)多門課程，而一門課程同時可以有多個學(xué)生學(xué)習(xí)，則學(xué)生與課程之間具有多對多的關(guān)系。

建立表間關(guān)系

在Access 2003中，可以使用一種圖形化的界面，即【關(guān)系】窗口，來定義和管理表間的關(guān)系。

① 打開數(shù)據(jù)庫，單擊【工具】/【關(guān)系】命令/【關(guān)系】窗口/系統(tǒng)會自動彈出【顯示表】對話框/選擇要定義關(guān)系的表。如果沒有出現(xiàn)【顯示表】對話框，那么可以在【關(guān)系】菜單下單擊【顯示表】命令，即可打開該對話框。

② 在【顯示表】對話框的【表】選項卡中，選中所有的表，單擊【添加】按鈕，將表添加到【關(guān)系】窗口，然后單擊【關(guān)閉】按鈕。這時，【關(guān)系】窗口中會顯示出這些表的字段。
③ 單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，打開【編輯關(guān)系】對話框/【新建】按鈕/【新建】對話框。

④ 若要在表間實施參照完整性，應(yīng)選中【實施參照完整性】篩選框。再根據(jù)需要選中【級聯(lián)更新相關(guān)字段】和【級聯(lián)刪除相關(guān)字段】復(fù)選框。單擊【創(chuàng)建】按鈕，創(chuàng)建關(guān)系。
⑤ 在【關(guān)系】窗口的相關(guān)表的相關(guān)字段間產(chǎn)生一條細(xì)線，稱為關(guān)系線。關(guān)系線兩端有“1”和“1”，表示兩表之間建立了“一對一”關(guān)系。
⑥ 繼續(xù)使用同樣的方法創(chuàng)建關(guān)系。

⑦ 最后關(guān)閉【關(guān)系】窗口，彈出對話框詢問是否對關(guān)系布局的更改進行保存，單擊【是】即可。
⑧ 在【關(guān)系】窗口中單擊一條關(guān)系線，然后單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，便可以打開【編輯關(guān)系】對話框?qū)@個關(guān)系進行編輯。如果在單擊一條關(guān)系線后，按下鍵盤上的Delete鍵，便會刪除這個關(guān)系。