從2013年雙11起，秋葉團(tuán)隊(duì)的第一門課程上線，已經(jīng)過去了三年，已經(jīng)有超過7萬名學(xué)員，品牌影響力也越來越大。

除了秋葉老師，團(tuán)隊(duì)里的其他小伙伴也都漸漸有機(jī)會(huì)被全國(guó)高校社團(tuán)邀請(qǐng)去學(xué)校講座，比如老秦已經(jīng)受邀有過52場(chǎng)的高校講座分享，覆蓋上萬大學(xué)生聽眾。

▲老秦有一天會(huì)不會(huì)出現(xiàn)在你的學(xué)校？

在被社團(tuán)邀請(qǐng)過程中，可以觀察到很多同學(xué)熱情有余、做事情積極但不專業(yè)，常常是犯了很多錯(cuò)誤自己也不知道。尤其大部分人感覺「不就是把人叫過來講兩小時(shí)么，有啥難的？」那就大錯(cuò)特錯(cuò)了，一場(chǎng)線下活動(dòng)的復(fù)雜程度，遠(yuǎn)高過從未有活動(dòng)組織經(jīng)歷的人的想象。

并不是苛責(zé)同學(xué)們做的不好，能夠在大學(xué)里多經(jīng)歷一些，已經(jīng)走在了大部分同齡人前面，只是要謹(jǐn)記——

「你經(jīng)歷過的事情并不一定能成為你的經(jīng)驗(yàn)，除非你能把你的經(jīng)歷總結(jié)下來，成為別人可以參考的內(nèi)容，這才是經(jīng)驗(yàn)。」

從個(gè)人發(fā)展來說，只有能夠成為別人可以復(fù)制、執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)，你才能解脫成為一個(gè)合格的帶頭人，才有機(jī)會(huì)脫穎而出成為團(tuán)隊(duì)的管理者。

從個(gè)人成長(zhǎng)來說，只有經(jīng)?？偨Y(jié)才能形成結(jié)構(gòu)化思考，學(xué)會(huì)用流程框架來縱觀全局，這種框架積累的越多，綜合能力就越強(qiáng)。

一次活動(dòng)中，「嘉賓」經(jīng)常是活動(dòng)成功舉辦的關(guān)鍵。

最近是講座旺季，秋葉老師和老秦都收到了大量的講座邀請(qǐng)，今天我就在秋葉老師一篇博文的基礎(chǔ)上，以嘉賓視角做主線，為大家分享一下關(guān)于做線下講座的流程。

本文有這樣幾個(gè)作用：

第一，示范結(jié)構(gòu)化思考，如何通過結(jié)構(gòu)化總結(jié)形成框架流程；

第二，以后在遇到講座邀請(qǐng)，就可以把這篇文章發(fā)給辦講座的同學(xué)做參考，提高雙方的溝通效率，經(jīng)常受邀參加線下活動(dòng)的朋友也可以收藏；

第三，希望能成為經(jīng)常舉辦講座的組織方的執(zhí)行手冊(cè)，提高專業(yè)感，

第四，本文雖然是以辦講座為例，但對(duì)于聚會(huì)、讀書會(huì)、沙龍等其他活動(dòng)形式道理相通，亦可借鑒。

邀請(qǐng)嘉賓講座可以分為五個(gè)大階段

活動(dòng)策劃
嘉賓預(yù)約
正式邀請(qǐng)
現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)
活動(dòng)總結(jié)

▌階段一：活動(dòng)策劃

邀請(qǐng)嘉賓做講座的社團(tuán)五花八門，但實(shí)際上一個(gè)社團(tuán)要發(fā)展，應(yīng)該有自己的定位，不能滿足于邀請(qǐng)了名人講座，要想想：

自己社團(tuán)發(fā)展需要邀請(qǐng)?jiān)鯓拥拿耍?/span>

針對(duì)怎樣的目標(biāo)群體？

做怎樣的分享？

▲社團(tuán)講座活動(dòng)策劃要點(diǎn)一覽表

這里面的關(guān)鍵是，活動(dòng)主題要讓目標(biāo)人群感興趣，而且能得到官方認(rèn)可。

沒有第一個(gè)條件，活動(dòng)組織不起來；沒有第二個(gè)條件，活動(dòng)連組織的條件都沒有。

有的同學(xué)在網(wǎng)上和嘉賓預(yù)約講座，卻根本沒有事先和學(xué)校溝通好，先和嘉賓溝通了半天然后再去找學(xué)校時(shí)被學(xué)校拒絕，再很遺憾告訴嘉賓「老師對(duì)不起，學(xué)校不同意」，這樣就是犯了初級(jí)錯(cuò)誤。

要記得「必須先得到內(nèi)部許可再做邀請(qǐng)」——對(duì)外溝通必須先在內(nèi)部搞定關(guān)鍵資源，有把握才能邀請(qǐng)嘉賓，否則就會(huì)浪費(fèi)大家的時(shí)間。

學(xué)校難免還會(huì)有一些官方活動(dòng)安排，可能會(huì)有日程沖突，這些也應(yīng)該由社團(tuán)同學(xué)自己提前先搞清楚，避免臨時(shí)發(fā)現(xiàn)借不到場(chǎng)地的尷尬。

▌階段二：嘉賓預(yù)約

如今通過微博、微信等社交平臺(tái)就可以直接聯(lián)系到嘉賓，但這種方式最大的問題是——不正式。

一方面，很多同學(xué)直接當(dāng)聊天場(chǎng)景用，根本沒有意識(shí)說清楚關(guān)于學(xué)校以及活動(dòng)的相關(guān)背景，有同學(xué)居然連是哪個(gè)學(xué)校都不告知，這讓嘉賓如何判斷？

另一方面，通過微博微信的聯(lián)系，又很容易被淹沒，嘉賓越是名人越是私信多，還有各種騷擾，很容易遺漏和檢索。

所以最佳的方式是發(fā)一封活動(dòng)預(yù)約郵件。

像很多嘉賓，在自己博客簡(jiǎn)介、微博主頁(yè)、微信菜單里都提供了聯(lián)系方式，但是很多同學(xué)并沒有去找，只知道問「你的郵箱是多少？」，這顯得很不認(rèn)真，一個(gè)不認(rèn)真的態(tài)度很容易減分，難免讓嘉賓對(duì)主辦方的專業(yè)度產(chǎn)生質(zhì)疑。

而對(duì)于大部分大學(xué)生來說，能夠?qū)懸环馊妗⒑?jiǎn)潔、清晰的預(yù)約郵件也不是很容易，如果你要邀約嘉賓，你至少應(yīng)該說清楚這些事情：

▲邀約郵件關(guān)鍵信息說明

有的同學(xué)郵件開篇就是大幅介紹社團(tuán)，這不是不需要介紹，但先說明你的核心內(nèi)容再介紹更好。

有的同學(xué)社團(tuán)介紹洋洋上千字，能否壓縮提煉到300字內(nèi)更好？畢竟看一封長(zhǎng)郵件很費(fèi)時(shí)。

如果邀請(qǐng)嘉賓有時(shí)間要求，可以給嘉賓幾個(gè)可選的時(shí)間段，便于嘉賓考慮行程有無沖突，有時(shí)候因?yàn)闀r(shí)間沖突不能成行也是正常的。

這個(gè)時(shí)候同學(xué)們應(yīng)該有一些預(yù)案，比如就同一話題，準(zhǔn)備幾個(gè)備選嘉賓，一個(gè)不行就邀請(qǐng)另外一個(gè)，爭(zhēng)取把活動(dòng)搞起來。

如果邀請(qǐng)嘉賓，但是不能解決路費(fèi)，住宿和餐飲，或者沒有報(bào)酬，必須提前說清楚，按正常的情況，誰邀請(qǐng)誰要承擔(dān)基本的差旅事宜，總不能讓嘉賓來學(xué)校做演講，還自己掏錢倒貼吧？

并不是嘉賓都在意錢，但是作為禮儀，涉及費(fèi)用的問題要先說清楚，避免后面誤會(huì)。況且嘉賓也會(huì)考慮講座的成本自己是否愿意承擔(dān)，說清楚也好做判斷。

經(jīng)常會(huì)遇到這樣的一種情況，學(xué)生跟嘉賓用大量時(shí)間對(duì)接了活動(dòng)、主題、地點(diǎn)、時(shí)間等，全然不考慮成本問題，直到最后才意識(shí)到：?。窟€得提供差旅?。康葧?huì)，我去問一下老師……過了一會(huì)回來，說「不好意思，我們沒有經(jīng)費(fèi)，所以只好取消活動(dòng)……」，這就浪費(fèi)了雙方大量的時(shí)間，造成不好的影響。

還有的同學(xué)設(shè)計(jì)詳細(xì)的預(yù)約函，這很好，但是盡量不要用附件格式，直接粘貼到郵件里面，做好排版，一方面直接通過郵件查看會(huì)更方便瀏覽，另一方面其實(shí)手機(jī)查看郵件的概率更高，用手機(jī)端點(diǎn)開附件比較麻煩，會(huì)耽誤回復(fù)的效率。

什么叫做做好工作的細(xì)節(jié)？——其實(shí)就是與人方便、與己方便。

▌階段三：正式邀請(qǐng)

邀約郵件如果能夠得到嘉賓的回復(fù)正式許可并約定時(shí)間，下來就應(yīng)該爭(zhēng)取學(xué)校的官方批準(zhǔn)，這樣才能借教室——借到教室才能夠給嘉賓發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

正式的邀請(qǐng)函盡可能簡(jiǎn)潔、清晰，前幾天我應(yīng)邀去的北京交通大學(xué)，主辦方同學(xué)就做了一個(gè)不錯(cuò)的示范：

▲給人的感覺：清晰、直觀、專業(yè)

如果要想考慮地更全面一些，除了一封正式的邀請(qǐng)函，在郵件中要適當(dāng)重復(fù)預(yù)邀請(qǐng)的內(nèi)容，并給出一些周到的細(xì)節(jié)說明。參考如下：

▲正式邀請(qǐng)函關(guān)鍵信息

當(dāng)然了，正式邀請(qǐng)函發(fā)出后只是工作的開始。五個(gè)注意事項(xiàng)——

注意要有「Plan B」意識(shí)

要得到嘉賓的正式確認(rèn)，因?yàn)殡y免有些嘉賓可能時(shí)間臨時(shí)有沖突，所以要做好預(yù)案，遲早有一天你會(huì)知道「Plan B」意識(shí)的重要性。

注意宣傳文案的確認(rèn)

如果宣傳方案得到嘉賓的認(rèn)可，需要把宣傳的文案給嘉賓確認(rèn)，這個(gè)包括校內(nèi)海報(bào)還有微博的文案。

有的同學(xué)希望嘉賓來發(fā)微博，覺得影響力大。其實(shí)這樣不妥當(dāng)，應(yīng)該由學(xué)校官微發(fā)布活動(dòng)通知，請(qǐng)嘉賓轉(zhuǎn)發(fā)。由官方賬戶轉(zhuǎn)發(fā)才有公信力，而且看到的也是本校同學(xué)。

如果是微博文案，必須考慮是否要說明時(shí)間地點(diǎn)主題，還有是否對(duì)外開放，如果對(duì)外開放應(yīng)該在微博配圖里詳細(xì)說明行車地點(diǎn)，便于校外朋友自己查找。

如果看到有人問「怎么去？」，組織方應(yīng)該要用心主動(dòng)在微博上回復(fù)，否則很多人會(huì)問嘉賓怎么走，而嘉賓大多也是第一次去，當(dāng)然不會(huì)知道路線細(xì)節(jié)，這會(huì)給嘉賓帶來很多不響應(yīng)又感覺不好的麻煩。

注意聽眾情況的介紹

應(yīng)該適當(dāng)提出一些關(guān)于講座的聽眾細(xì)節(jié)。

比如他們是誰、年齡階段、想聽什么、關(guān)注什么問題、是怎樣的水平、目前的困惑/痛點(diǎn)/需求……這都便于嘉賓做一些針對(duì)性的準(zhǔn)備。

注意微博的發(fā)送技巧

第一不要發(fā)N條微博，反復(fù)頂一條勝過發(fā)N條；

第二微博文案要精心設(shè)計(jì)提高吸引力；

第三微博里不要@ 一堆人，應(yīng)該私下邀請(qǐng)同學(xué)們轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)有了一點(diǎn)影響，再請(qǐng)嘉賓轉(zhuǎn)發(fā)，讓嘉賓看到你們的能量，這才是讓大家感覺雙贏的方式。

注意保證上座率

要注意講座的規(guī)模不一定求大，但一定要讓嘉賓感覺到活動(dòng)組織得很成功，也就是上座率一定要努力保證。

比如你借一個(gè)300人教室，最后只來了100人，會(huì)場(chǎng)給人感覺就很不好，嘉賓也覺得自己的講座不受重視。

如果這一點(diǎn)做不到的話，就不應(yīng)該請(qǐng)嘉賓來講座，邀請(qǐng)嘉賓來講座卻組織不起來幾個(gè)人聽，這是不禮貌的事情，因?yàn)槔速M(fèi)社團(tuán)的精力，也浪費(fèi)嘉賓的時(shí)間。

▌階段四：現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)

活動(dòng)當(dāng)天有三個(gè)關(guān)鍵版塊：宣傳、接待和預(yù)熱。

關(guān)于宣傳的幾個(gè)建議：

傳統(tǒng)的宣傳方式不說了，到了學(xué)校應(yīng)該讓嘉賓看一看，嘉賓看到自己在學(xué)校很受重視，會(huì)很開心你們的工作。

現(xiàn)在都很重視新媒體，主要是微博微信，如果有微博墻，一定要策劃和引導(dǎo)同學(xué)們發(fā)布，如何引導(dǎo)，是有學(xué)問的，要有一些同學(xué)發(fā)布樣例，讓其它同學(xué)明白怎么做。

如果在會(huì)場(chǎng)過程中要發(fā)微博，應(yīng)該提前有所準(zhǔn)備，不要臨時(shí)發(fā)一張照片，然后配一句話，不妨事先想幾句和嘉賓匹配的文案，再配發(fā)多圖微博，效果會(huì)更好。

關(guān)于接待的幾個(gè)建議：

要在講座開始前一周或者三天短信提醒嘉賓注意行程安排，怕他忙忘了。

要在講座前三天短信接待人電話還有詳細(xì)路線，便于嘉賓打車或行車；請(qǐng)務(wù)必短信或微信，這會(huì)比較方便嘉賓觀看。

要在講座前一天再次禮貌確認(rèn)嘉賓日程安排，告知當(dāng)?shù)靥鞖馇闆r，詢問嘉賓是否需要接車，有可能嘉賓是從別人現(xiàn)場(chǎng)趕過來，不需要你們直接接。

接到嘉賓后要馬上再次和嘉賓確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程，有無預(yù)熱，有無其它領(lǐng)導(dǎo)講話，有無其它社團(tuán)宣傳，有無答疑環(huán)節(jié)，有無過程互動(dòng)，有無抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，活動(dòng)后有無合影環(huán)節(jié)，嘉賓對(duì)活動(dòng)整體時(shí)間控制要求，還有演講完后住宿安排。具體如何操作，需要給嘉賓簡(jiǎn)要解釋說明。

如果有正式餐飲安排，需要給嘉賓介紹主人和陪客，讓嘉賓感覺輕松。如果沒有正式餐飲只是便飯，也需要表示禮貌歉意，并感謝嘉賓支持工作。

如果現(xiàn)場(chǎng)對(duì)嘉賓有介紹，介紹文案也需嘉賓再次確認(rèn)。

如果嘉賓來得比較早，應(yīng)該考慮安排一個(gè)休息的地方，準(zhǔn)備茶水，并順便問問嘉賓演講時(shí)喝什么飲料，有的嘉賓無所謂，有的可能不能喝涼水。

特別要注意嘉賓的演講PPT要求，是否需要投影，是否需要無線話筒，是否用自己的電腦（如果是，需要提前測(cè)試筆記本和投影儀是否可用），是否對(duì)Powerpoint版本有要求，是否需要遙控筆，是否需要白板，這些細(xì)節(jié)需要提前測(cè)試和確認(rèn)。

這些接待細(xì)節(jié)，能夠讓嘉賓感覺舒服，就有機(jī)會(huì)達(dá)成長(zhǎng)期合作。

這一點(diǎn)，最大的建議就是：形成標(biāo)準(zhǔn)化，最好是執(zhí)行手冊(cè)。

手冊(cè)還可以隨著經(jīng)驗(yàn)的豐富不斷優(yōu)化，前人栽樹，后人乘涼。

我印象最深刻的一次是行動(dòng)派在我出發(fā)前一天發(fā)來的一份嘉賓行程手冊(cè)，不但一目了然能夠看到嘉賓在成都三天內(nèi)每一個(gè)時(shí)間段的流程，還有溫馨的小提示。

▲成都行動(dòng)派的《嘉賓行程手冊(cè)》中的幾頁(yè)

在整個(gè)三天中嘉賓的感覺非常舒服，感覺主辦方非常了解嘉賓，而且在相應(yīng)的時(shí)間段總有準(zhǔn)時(shí)的溝通與交流，就像實(shí)時(shí)在身邊的貼心管家。

后來我終于得知了背后的秘密：

▲成都行動(dòng)派的《助教操作手冊(cè)》

原來，幾位接待嘉賓的助教，人手一冊(cè)精準(zhǔn)的執(zhí)行指南。

所以這個(gè)世界上其實(shí)沒有什么偶然的超水準(zhǔn)，還是那8個(gè)字：

不論做什么，認(rèn)真的人總會(huì)換來應(yīng)得到的掌聲。

關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程的幾個(gè)建議：

如果有微博互動(dòng)，需要進(jìn)場(chǎng)時(shí)進(jìn)行宣傳，建議給入場(chǎng)同學(xué)發(fā)一個(gè)名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滾動(dòng)太快，看不清。

開場(chǎng)應(yīng)該介紹活動(dòng)流程，有無答疑（請(qǐng)大家提前準(zhǔn)備問題，寫到紙條上），有無抽獎(jiǎng)（非常重要，留人的關(guān)鍵），是否可以在結(jié)束后合影，如果嘉賓行程緊張，也要事先說明，告知大家今晚嘉賓可能還要趕赴其它地方，不能多留，機(jī)會(huì)難得，抓住機(jī)會(huì)提問。

現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)過程中，要特別注意提問環(huán)節(jié)，因?yàn)闀?huì)場(chǎng)大，提問聲音可能聽不到，提前應(yīng)該測(cè)試話筒的音量，安排同學(xué)快速傳遞話筒，如果沒有話筒，也要考慮如何方便嘉賓回答，比如收紙條。

活動(dòng)后會(huì)有很多同學(xué)可能要找嘉賓簽名或者合影，應(yīng)該考慮引導(dǎo)一個(gè)座位給嘉賓簽名，并組織下會(huì)場(chǎng)秩序，控制時(shí)間，以免耽誤嘉賓的后續(xù)行程。

活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)該有專人安排嘉賓送到目的地，如果嘉賓留宿，應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)嘉賓第二天出行接送，避免嘉賓因?yàn)槠谡`點(diǎn)，或者人生地不熟誤事。

▌階段五：事后總結(jié)

事后總結(jié)分對(duì)外宣傳和內(nèi)部總結(jié)。

對(duì)外。

對(duì)外宣傳包括官網(wǎng)新聞宣傳，還有新媒體宣傳，特別是微博這樣的宣傳，應(yīng)該追求有深度有質(zhì)量。

一條寫得好的微博，不但能夠概括活動(dòng)的亮點(diǎn)，還會(huì)引起參會(huì)同學(xué)的吐槽，這個(gè)好微博也會(huì)讓嘉賓開心轉(zhuǎn)發(fā)。

微博的形式可以分“點(diǎn)評(píng)+現(xiàn)場(chǎng)多圖照片”，思維導(dǎo)圖或PPT心得等形式，不要滿足于拍個(gè)現(xiàn)場(chǎng)照的水平。

對(duì)內(nèi)。

全部活動(dòng)完成后應(yīng)該像我這樣做一個(gè)系統(tǒng)總結(jié)，這才是主辦者最大的活動(dòng)收獲。

什么是好總結(jié)？是別人看了你的總結(jié)知道自己也可以怎樣做，這才是好總結(jié)！

否則你做再多的工作也不過是經(jīng)歷，不是經(jīng)驗(yàn)！

經(jīng)驗(yàn)一定是經(jīng)過結(jié)構(gòu)化思考后可以系統(tǒng)復(fù)制的東西。

講座結(jié)束后1~2天內(nèi)應(yīng)發(fā)一封感謝信給嘉賓，感謝他的到來和支持，并且就講座現(xiàn)場(chǎng)反饋給嘉賓一個(gè)匯總，也請(qǐng)嘉賓對(duì)活動(dòng)本身有什么建議或不滿希望給予指出，好方便日后改進(jìn)，留下經(jīng)驗(yàn)。

另外精選一些現(xiàn)場(chǎng)拍攝的高質(zhì)量的照片做附件給嘉賓留存，一方面非常具有紀(jì)念意義，另一方面嘉賓或許會(huì)在自己的微博或公眾號(hào)文章中使用，這也是重要的形象展示。

寫到這里，不知道你對(duì)舉辦一次線下活動(dòng)是否有了新的認(rèn)識(shí)？

很多人問在大學(xué)里沒有拿獎(jiǎng)學(xué)金，沒有做過部長(zhǎng)，沒有參加過大賽……寫簡(jiǎn)歷沒有內(nèi)容怎么辦？記住一句話——

「一個(gè)優(yōu)秀的人只需要完整做一件事，就能充分證明他的能力。」