采購的五大要素包括供應(yīng)商、時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量以及品質(zhì)。采購人員的工作便是要在合適的時(shí)間里，從合適的來源中以合適的價(jià)格、品質(zhì)和數(shù)量獲取物料或服務(wù)。這里的“合適”二字是會不斷演變的。嚴(yán)格來說，應(yīng)該解釋為從“合格的”供應(yīng)商（RightSupplier)，在“需求的”時(shí)間（Right Time)內(nèi)，以“合理的”價(jià)格（Right Price)，取得“正確的”數(shù)量（Right Quantity)、“符合品質(zhì)要求的”（Right Quality）的物品或服務(wù)。

1、供應(yīng)商 4,wdIdSm4  
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       對于“供應(yīng)商”（Supplier)的選擇，采購人員必須思考的是，是否一定要選擇規(guī)模較大的供應(yīng)商？一般人都會認(rèn)為選擇規(guī)模較小的供應(yīng)商，采購人員比較會擔(dān)心交貨品質(zhì)與供貨的穩(wěn)定性，規(guī)模大的供應(yīng)商較令人放心，但是如果自己的過摸與采購需求不能相對地配合，采購人員不見得能在價(jià)格與配合度上得到什么好處。因此，采購人員必須配合需求的種類，視情況來選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。

       此外，采購人員最擔(dān)心的就是買不到貨，一旦貨源掌握在非常少數(shù)的供應(yīng)商手里時(shí)，采購的價(jià)格就會受制于他人。因此，為了取得合理的市場價(jià)位，采購人員必須盡可能地開發(fā)可靠的“替代性供應(yīng)貨源”，并尋求與制造供應(yīng)商之間的良性競爭模式，以促進(jìn)采購的績效與價(jià)格之競爭。同時(shí)要發(fā)展與維持“良好的供應(yīng)商關(guān)系”，使供應(yīng)商愿意提供新點(diǎn)子、新產(chǎn)品，以及更優(yōu)惠的價(jià)格與服務(wù)，達(dá)到買賣雙贏的結(jié)果。對于采購的訂單與合約，要保持良好的記錄存檔與控制，以提供稽核時(shí)的追蹤，并保證采購作業(yè)的效率與誠實(shí)的運(yùn)作。 \CX`PZ><> 
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    2、時(shí)間 *~:4&$  
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       對于“時(shí)間”（Time)的要求方面，可分為內(nèi)部使用單位的需求時(shí)間與要求供應(yīng)商交貨的時(shí)間兩部分。然而是否所訂貨物可隨時(shí)提供最好，或是供應(yīng)商交貨期愈短愈好？其實(shí)也未必全然如此，因?yàn)楣?yīng)商如果要配合短交期，采購的價(jià)格也必須有所調(diào)整。 !H~G_?Mf\O  
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       因此，采購人員應(yīng)從縮短供應(yīng)商前置時(shí)間（Lead Time)及周期時(shí)間（Cycle Time)，以配合使用單位的需求時(shí)間與生產(chǎn)排程達(dá)成及時(shí)供貨的目的，讓生產(chǎn)線得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)而無斷線之慮。而要保持“持續(xù)供貨”，不使生產(chǎn)線斷線則是采購人員的天職，就如同軍人的天職是保家衛(wèi)國一般，如果不能維持工廠的正常運(yùn)作，采購人員再怎么努力也將是白費(fèi)。
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    3、價(jià)格 x
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       在“價(jià)格”(Price)的看法上，所必須思考的不是價(jià)格愈低愈好。采購人員切忌被便宜的單價(jià)數(shù)字所蒙騙，因?yàn)閮r(jià)格只是交易的顯性部分，尚有許多隱性的成本必須注意，例如品質(zhì)、服務(wù)的差異，如果采購人員在比價(jià)時(shí)，只選擇最低單價(jià)的供應(yīng)商，在總成本上不見得能得到什么好處。 5O]ph[7  
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    采購人員必須在“符合品質(zhì)要求”的情況下，以“最低價(jià)格”購買到所需的物品與服務(wù)才是正確的。符合品質(zhì)要求是一個(gè)很重要的前提，如果沒有滿足這個(gè)前提，無論供應(yīng)商提出多么低的價(jià)格，采購人員都應(yīng)予以考慮。 F MHp a  
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    4、數(shù)量 F
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       關(guān)于“數(shù)量”（Quantity)的取得，從降低庫存量的角度來看，是否每一次的交貨數(shù)量都是愈少愈好？其實(shí)不然。每一次交貨數(shù)量愈少，代表采購人員必須多下幾次訂單才能滿足需求，如此一來，反而增加行政作業(yè)的成本。因此，采購人員對內(nèi)應(yīng)顧及有效的庫存管理，達(dá)成較高的存貨周轉(zhuǎn)率，減少不必要的儲存持有成本，并且要致力于降低因?yàn)閹齑娣e壓過多時(shí)，所帶來的庫存品損壞、過時(shí)、失竊等現(xiàn)象，而導(dǎo)致存貨發(fā)生損失的情形，使維持存貨的“持有成本”(Carrying Cost)保持在一個(gè)最經(jīng)濟(jì)的狀況。 V<*pas..> 
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       對外則須協(xié)調(diào)供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)批量，改進(jìn)采購作業(yè)與規(guī)范之效率，以達(dá)到訂購或制造產(chǎn)品數(shù)量的“最低總?cè)〉贸杀尽?。雖然采購作業(yè)有其固定且不可避免的流程，但是流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)皆須盡量改善其作業(yè)之效率；另外，也應(yīng)朝自動化的訂單處理方式發(fā)展，以降低采購作業(yè)成本。所謂“取得成本”(Acquisition Cost)包含了產(chǎn)生及處理訂單所有花費(fèi)的成本，以及其相關(guān)的文書作業(yè)。從管理的廣義角度來看，取得成本是與取得無聊性觀的訂購、運(yùn)輸、搬運(yùn)以及所有存貨持有成本的總和。

5、品質(zhì)

至于對物品與服務(wù)的“品質(zhì)”(Quality)，是否應(yīng)要求品質(zhì)愈高愈好？當(dāng)然，誰不喜歡品質(zhì)好的東西，但是采購人員必須了解到過度的品質(zhì)要求只會增加成本的負(fù)擔(dān)，一味地追求最高標(biāo)準(zhǔn)的品質(zhì)，對產(chǎn)品不見得真能增加其實(shí)質(zhì)上的價(jià)值，因此，采購人員應(yīng)該抱持著要求符合所需的適切品質(zhì)水準(zhǔn)，減少不必要的品質(zhì)要求，以取得與價(jià)格間的良好平衡。 Z$LWZ- I  
   

另外，也必須保持“一定與一致之物料品質(zhì)”，以達(dá)成生產(chǎn)的效率與效果。即除了品質(zhì)須符合要求外，還必須要維持品質(zhì)的一致性，也就是說，供應(yīng)商每一次的交貨品質(zhì)不能有明顯的差異，在降低外在因素后，也才能確保內(nèi)部生產(chǎn)線上的品質(zhì)易于控制。

    除了物品的品質(zhì)外，采購部門也必須致力于達(dá)成與“使用部門”之高度“合作與協(xié)調(diào)”關(guān)系。對采購人員的雇傭、發(fā)展、極力、訓(xùn)練等方面保持高度的注意，因?yàn)槿瞬攀枪咀顚氋F的資產(chǎn)之一，在知識管理的年代，誰能掌握知識的來源并加以整合運(yùn)用，誰就能在競爭的環(huán)境中脫穎而出維持優(yōu)勢。因此，提高采購部門“服務(wù)”的品質(zhì)與“人”的素質(zhì)是不可或缺的。

在傳統(tǒng)的采購中，合適的價(jià)格指的是最低的價(jià)格，而戰(zhàn)術(shù)性采購對“合適”的理解則是指最低的總持有成本?！昂线m”的品質(zhì)已經(jīng)從品質(zhì)穩(wěn)定演變成供應(yīng)商的零次品率；“合適”的數(shù)量也從傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)訂購量過度到透過改善運(yùn)輸與配送計(jì)劃來提高送貨頻率；“合適”的供應(yīng)來源在過去指的是不斷開發(fā)新的供應(yīng)商，以對現(xiàn)有供應(yīng)商造成價(jià)格等方面的競爭壓力，而如今也已發(fā)展成為減少供應(yīng)商數(shù)量，建立互惠互利的供應(yīng)商策略聯(lián)盟。但其中唯一不變的是“合適的時(shí)間”，因?yàn)樗肋h(yuǎn)強(qiáng)調(diào)供應(yīng)的連續(xù)性與一致性。 #O 2g]YH  
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       無論如何，采購人員最重要的是在這經(jīng)常相互抵觸的五個(gè)“合適”中，找尋出一個(gè)平衡點(diǎn)，以發(fā)展出能幫助企業(yè)完成自身使命，達(dá)到企業(yè)策略目標(biāo)的采購策略與方法。