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Excel之所以是神器，就因為有這些功能！如果你不會，只是普通表格！ 看完你就知道為什么別人做事那么快了！只要學會這些神技,輕松秒殺90%同事！微信（ExcelLiRui） 文/Linkedin領(lǐng)英
今天和小編一起漲姿勢，學會下面這些神技，你的Excel分分鐘超過90%的同事！ 還在把Excel僅僅當成一個畫表格的工具？ 看看下面這張圖。 微信（ExcelLiRui） imgLoading 它顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時人口活躍圖。 分析公司DarkHorse Analytics 從美國勞工統(tǒng)計處獲得數(shù)據(jù)，并制作了這張二十四小時會唿吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。 利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖。 什么？你說這還是專業(yè)設(shè)計師的工作，你用不著？ 那下面這些技巧，你一定用得著。 第一部分 10個快捷鍵 微信（ExcelLiRui） 10 Shortcuts 1. 快速求和？用 “Alt + =” Excel的函數(shù)功能非常強悍，求和應該是最常用到的函數(shù)之一了。只需要連續(xù)按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數(shù)字的和。 imgLoading 2. 快速選定不連續(xù)的單元格 按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作表下方的狀態(tài)欄中會顯示出“添加到所選內(nèi)容”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。  微信（ExcelLiRui） 3. 改變數(shù)字格式 Excel的快捷鍵并不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。 微信（ExcelLiRui） imgLoading 比如你想快速改變數(shù)字的格式，比如 imgLoading 同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把數(shù)字改成百分比（%）的形式。 4. 一鍵展現(xiàn)所有公式 “CTRL + `” 當你試圖檢查數(shù)據(jù)里有沒有錯誤時， imgLoading 微信（ExcelLiRui） “`”鍵就在數(shù)字1鍵的左邊：） 5. 雙擊實現(xiàn)快速應用函數(shù) 同一個函數(shù)就不用一個一個敲啦。當你設(shè)置好了第一行單元格的函數(shù)，只需要把光標移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，雙擊，公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格里。 這是不是比用鼠標拖拉容易多了？！ 微信（ExcelLiRui） 6. 快速增加或刪除一列 對于那些整天要和Excel打交道的人來說，這個竅門或許能為你節(jié)省一點時間。 當你想快速插入一列時，鍵入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其實就是+號啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl + ‘-‘（減號）就能刪除你所選中的一列。 7. 快速調(diào)整列寬 想讓Excel根據(jù)你的文字內(nèi)容自動調(diào)整列寬？你只需要把鼠標移動到列首的右側(cè)，雙擊一下就大功告成啦~ 微信（ExcelLiRui） 8. 雙擊格式刷 格式刷當然是一個偉大的工具。不過，你知道只要雙擊它，就可以把同一個格式“刷”給多個單元格么？ 9. 在不同的工作表之間快速切換 在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開鍵盤（可以想象如果你學會了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸鼠標）。 微信（ExcelLiRui） “Ctrl + PgDn”可以切換到右邊的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切換回左邊。 呃，不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了…… 10. 用F4鎖定單元格 在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你并不這么想。當你要“絕對引用”——也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了… 其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號并鎖定；如果你繼續(xù)按F4，則會向后挨個循環(huán)：鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫字母、解除鎖定。 如果你覺得上面這些太基礎(chǔ)，那么下面這些函數(shù)就專供進階大神們享用了！ 第二部分 10個讓你“事半功倍”的函數(shù) 10 Formulas 微信（ExcelLiRui） 函數(shù)（公式，F(xiàn)ormula）是Excel區(qū)別于其他軟件的神奇之處，然而我們中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。 1. NETWORKDAYS和WORKDAY函數(shù) 如果你的老板問你，今天距離元旦還要工作多少天？ 你難道真的要對著日歷一天天去數(shù)、一月月去算嗎？ 太年輕。 Excel里的networkday 函數(shù)返回起始日期（start_date）和結(jié)束日期（end_date）之間完整的工作日數(shù)值。工作日不包括周末和專門指定的假期。 可以使用函數(shù) NETWORKDAYS，根據(jù)某一特定時期內(nèi)雇員的工作天數(shù)，計算其應計的報酬。 而如果你的老板有一天忽然開始思考未來，他抓住你，問你，從現(xiàn)在開始再工作1000天，是哪年哪月哪日？ 別哭。 有這樣的老板不是你的錯。丟給他這個GIF圖： 沒錯，這個函數(shù)返回的常常是個數(shù)字，不是Excel算錯了，是你的數(shù)字格式有問題，按下Ctrl+Shift+3，就能顯示日期啦！ 2. IF函數(shù) If函數(shù)的意思就是“如果”啦，如果滿足某個條件，就返回一個值，如果不滿足，就返回另一個。 If函數(shù)的語法是這樣的： IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) 其中，logical_test 是要測試的條件。 value_if_true是這個測試的結(jié)果為 TRUE 時，您希望返回的值。 比如，下面這個GDP表格里，小編根據(jù)數(shù)值是否高于500萬來給對應的國家打上“poor”或“rich”的標簽。 3. SUMIF 函數(shù) Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是對范圍中符合指定條件的值求和。 例如，假設(shè)在含有數(shù)字的某一列中，需要對大于 1000000 的數(shù)值求和。 請使用以下公式： =SUMIF(A:A,'>1000000') 微信（ExcelLiRui） 4. Trim() 函數(shù)，處女座福音1 這個函數(shù)可以輕松把單元格內(nèi)容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1單元格里有空格，這個公式會只顯示其中非空格的內(nèi)容。 5. Clean()函數(shù)，處女座福音2 Clean函數(shù)可以用來刪除文本中不能打印的內(nèi)容。其他應用程序或者其他格式的數(shù)據(jù)導入到Excel里，經(jīng)常會有一些莫名其妙的亂碼和字符?，F(xiàn)在，只消一個神奇的Clean函數(shù)你的數(shù)據(jù)就立馬變得干凈整齊啦！ 比如下面這個函數(shù)應用之后，莫名其妙的多行空格就不見了。 微信（ExcelLiRui） 6. SUBTOTAL函數(shù) SUBTOTAL函數(shù)其實是個函數(shù)組，就是返回一個列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總情況。 SUBTOTAL函數(shù)可謂是全能王,可以對數(shù)據(jù)進行求平均值、計數(shù)、最大最小、相乘、標準差、求和、方差。 想算什么算什么有木有！ 7. SUMPRODUCT函數(shù) 這個函數(shù)的功能是在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。 SUMPRODUCT函數(shù)的語法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相應元素需要進行相乘并求和的第一個數(shù)組參數(shù)。Array2, array3……都是可選的。 比如，下面這個里面的函數(shù)目的就是把兩組數(shù)字對應乘起來再加和。 =SUMPRODUCT(A1:A8*B1:B8) 8. Text函數(shù) Text函數(shù)能夠?qū)?shù)值轉(zhuǎn)化為自己想要的文本格式。 TEXT 函數(shù)還可以使用特殊格式字符串指定顯示格式。 要以可讀性更高的格式顯示數(shù)字，或要將數(shù)字與文本或符號合并時，此函數(shù)非常有用。 例如，假設(shè)單元格 C 中包含一組數(shù)字。 要將此數(shù)字的格式設(shè)置為美元金額，而且保留兩位小數(shù)，您可以使用下列公式： =TEXT(C1,'$0.00') & '每小時' Text函數(shù)的語法為：=text(value,format_text)。Value為數(shù)字值。Format_text為設(shè)置單元格格式中自己所要選用的文本格式。 微信（ExcelLiRui） 9. SMALL & LARGE 函數(shù) SMALL函數(shù)可以用來找到一串數(shù)據(jù)中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能夠找到B2到B20的范圍內(nèi)第3小的數(shù)字。 同理，LARGE函數(shù)就是用來找最大值的啦。 看看下面這些國家里排名倒數(shù)第三的國家GDP是多少？ 10. INDEX+MATCH函數(shù) INDEX+MATCH函數(shù)堪稱是Excel里的神器，很多人甚至將這個函數(shù)的使用熟練程度作為判斷其Excel掌握情況的標準！ 這兩個函數(shù)有些復雜，搬好小板凳，我們來慢慢說。 index（r,n）是一個索引函數(shù)，在區(qū)域r內(nèi)，返回第n個單元格的值。 而 match(a,r,t)是一個匹配函數(shù)，t為0時，返回區(qū)域r內(nèi)與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時返回區(qū)域r內(nèi)與a值最接近的單元格順序位置（漢字通常按拼音字母比較，數(shù)字按值比較，數(shù)值符號按位值比較）。 通?？梢詫蓚€函數(shù)聯(lián)合起來進行表間關(guān)聯(lián)關(guān)系查詢，通過match函數(shù)找到匹配單元位置號，再用這個位置號，通過index函數(shù)找到與匹配值對應的關(guān)聯(lián)值。 還是不懂？ 沒關(guān)系。 微信（ExcelLiRui） 現(xiàn)在領(lǐng)英小編得到這么一組零件的規(guī)格數(shù)字（不要問小編要零件做什么用，小編本來就是搬磚的，今天為了你們也是蠻拼的）。 …… 這個表格還很長，估計有個……100行吧。意思就是，左側(cè)的規(guī)格，對應右側(cè)的重量。 現(xiàn)在小編拿到一大堆這樣的零件，經(jīng)過千辛萬苦，終于把這些零件的規(guī)格都搞清楚了，并且列出了下面組數(shù)字。 現(xiàn)在，老板忽然走過來： 小編，對，就是你！再對照表格，把每個零件的重量給我標記出來！ …… 100多個你讓小編一個一個填！那要是1000多個呢！？ 領(lǐng)英小編想摔桌子，憑什么讓我搬磚！ 但是我忍住了。 因為小編早已看穿了一切。 我留了一手，Index+Match剛好配上用途！ 通過在前面的那組數(shù)字中查找規(guī)格，我很快得出了對應的重量。 我們來看看到底怎么算的。 =INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0)) 這個公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的區(qū)域里查找和D2（也就是你的零件）規(guī)格“嚴格匹配”的那一行，“0”的意思就是嚴格匹配。 找到這一行的數(shù)字之后。Index函數(shù)的功能就是在B2到B100的區(qū)域內(nèi)找到這一行，并且返回相應的重量數(shù)字。 于是你的零件重量不就出來了？ 之所以都加了“$”是為了讓這個區(qū)域“絕對引用”，不管我怎么下拉，這個區(qū)域都是固定的。 老板滿意了，小編也放心了。 還不會？ 沒關(guān)系，有問題盡管到ExcelHome技術(shù)論壇提問，各種教程任性學！ 第三部分 其他神奇功能 Amazing facts 1. 你知道嗎？Excel可以插入截圖！ 目前很多軟件都提供截圖插件，比如QQ和微信都有快捷鍵。但是有時候在用office編輯文檔的時候需要截個圖，那么這個技巧就是很方便的。 Office（包括word excel ppt）的插入選項卡下有一個“屏幕截圖”選項，這幾個字下面有一個小三角，點擊小三角會出現(xiàn)一個“可用視窗”，點擊“屏幕剪輯”，稍等2秒，等屏幕變模糊，就出現(xiàn)了十字形的截圖光標，選擇區(qū)域即可截圖。 微信（ExcelLiRui） 或者直接點擊可用視窗下面的窗口（下圖中有兩個窗口），即可完成全屏截圖）。 2. 條件格式讓你的數(shù)據(jù)可視化起來 條件格式（Conditional formatting）是指當指定條件為真時，Excel自動應用于單元格的格式，例如，單元格底紋或字體顏色，或者給單元格前面加上一個紅綠燈。 微信（ExcelLiRui） 使用條件格式最大的好處就是可以為你突出顯示你想要找的數(shù)據(jù)，如果再結(jié)合使用公式，條件格式就會變得更加有用。 例如，我想在以下數(shù)字中用顯著的格式體現(xiàn)出各個國家的GDP情況。 你可以做成這樣： 或這樣： 以及這樣： 很酷炫吧！ 條件格式還可以和上面的函數(shù)共用，當滿足某個條件時呈現(xiàn)某種格式。所有上面這些內(nèi)容都是可以融匯貫通的。 為什么別人做事總比你快？這下明白了吧。如果你也學會這些神技，放眼望去，你的Excel已經(jīng)超過90%的同事了！ 微信（ExcelLiRui） |
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