BOSS刮目相看!讓你效率增10倍的“神鍵”在辦公室中，總有那么一群高手，他們平時大隱于市，關鍵時刻卻能爆發(fā)驚人的實力，而我們則親切地把他們稱為——“掃地僧”。一般來說掃地僧們往往都有一兩手絕活兒，比如說你要奮戰(zhàn)很長時間的一份工作，他們分分鐘就能破解。而他們的秘訣，或許就是一兩個簡單得不能再簡單的“神(fu)鍵(li)”了！ 1. 快速復制表格 快速復制表格是OFFICE中經常會用到的一項操作，但很多職場新人的做法就是標準的鼠標、鼠標、鼠標……。其實一個超級簡單的神技，就是按住Ctrl鍵，對表格整體進行拖拽。拖拽一次復制一個，速度可真是嗖嗖的！ 按住Ctrl鍵可以快速復制表格 2. 加速調整圖片大小 多數人調整圖片大小都是先按住一個角直接拖拽對吧，然而掃地僧們往往會多按一個鍵。簡單來說按住Ctrl鍵，再去拖拽圖片邊緣，會讓整個圖片自動按一個比例在橫縱雙向進行縮放。而這個Ctrl鍵自然而言，也就是名副其實的“辦公神鍵”啦！ 按住Ctrl鍵調整圖片大小，工作效率提升一倍 3. 不連續(xù)單元格錄入相同內容 連續(xù)單元格錄入同一內容很容易，直接按住Ctrl鍵拖下來即可，但要是單元格不連續(xù)怎么辦呢？答案依舊還是——Ctrl。不過和傳統錄入不同的是，非連續(xù)單元格錄入時需要提前將所有單元格選好，然而在最后一個格子直接打上內容，按下Ctrl+Enter后所有單元格即會自動錄入相同內容。 非連續(xù)單元格快速錄入相同內容——Ctrl+Enter 4. 快速填充 有時我們錄入的內容全部集中在了一個單元格，但實際工作中卻要把它們分置到不同位置上，這時就需要單元格拆分了。傳統方法是借助分隔符，告訴軟件見到什么符號就拆一次，這是1.0時代的做法。一個更簡單的方法，其實是利用Excel新增加的“快速填充”功能，由軟件智能完成字段的識別與篩選。 具體方法是，首先在拆分字段的首個單元格內，輸入一小段示例結果，然后拖動填充柄到目標位置，點擊右下角下拉菜單中的“快速填充”。這時Excel便會根據之前規(guī)律，智能化給出要拆分的內容，甚至它所識別出來的效果會比手工拆分更出色。 快速填充效果 5. 微圖表 很多時候我們都會利用圖表增加工作表的可視性，但如果要展現的內容太多，就顯得不太方便了。其實“掃地僧”們常常會選擇另一項更取巧的辦法，那就是——微圖表。 “微圖表”是Excel 2013以后版本新增加的功能，位置就在“插入”面板“迷你圖”下。它的使用非常簡單，首先選中要添加微圖表的單元格，然后在“插入”→“迷你圖”中選擇一種“微圖表”類型（如折線圖、柱形圖等），接下來挑選微圖表的數據范圍，回車后一組尺寸僅占一個單元格的微圖表矩陣便誕生了。 微圖表 6. 一秒制作打勾方框 有時我們會需要在圖表中輸入一些特殊符號，比如“打勾方框”就是經常會用到的一個項目。當然制作這個你可以通過“插入”→“符號”慢慢去選，但一個最簡單的辦法就是在單元格內輸入大寫字母“R”，然后將字體修改為“Wingdings 2”就行了！ 一秒制作打勾方框 注：“R”必須為大寫 7. 快速跳轉相同數值單元格 在一張大表中快速跳轉到相同數值單元格并非一件容易事，常規(guī)的方法，都是通過查找完成，費時費力。其實Excel中還有一項非常省時省力的超級絕技，即利用“Ctrl+光標鍵”快速實現。按下后，光標會自動在數值相同的單元格群中來回跳轉，這一特性尤其在大表中更顯方便。 利用Ctrl+光標鍵可快速在表中相同數值單元格間移動 8. 數字一鍵轉中文 有時我們會需要將表格中的數字快速轉換成中文，傳統方法大多有些麻煩。其實一個取巧的方式，就是借助右鍵→“單元格格式”中的“數字”→“特殊”→“中文大寫數字/中文小寫數字”，將數字快速搞定，而且這個方法不光可以生成中文大寫數字（壹貳叁肆伍），還可以生成中文小寫數字（一二三四五），非常實用。 一鍵轉換大寫數字 9. 雙擊自動填充數據 絕大多數用戶建好公式后，都是手工拖動拖拽柄完成復制，這種方法對付小表還行，要是遇到一個成百上千行的大表，基本上死的心都有了。其實對付這類情況，掃地僧們往往會直接在公式單元格拖拽柄上雙擊。稍后你會驚喜地發(fā)現，所有帶有數據的單元格已經填充好了對應數值，再不用傻呵呵地拖著跑了。 10. 快速刪除表中空行 有些表格會夾雜很多空行，如何快速刪除是令很多網友頭疼的事。其實一個取巧的方法，是利用篩選功能首先將所有空行挑出來，然后統一地手工刪除一下，這時得到的表格就完全沒有空行了。 快速刪除表中空行 寫在最后 其實類似的技巧在Excel中并不鮮見，正確地使用它們，往往能得到很多意想不到的效果。好了，今天的技巧就和大家介紹這么多，下期我們再會。   |
|
|
