在Excel中，為什么提示“選定區(qū)域不能分組”

如圖 6?16中左圖所示為客戶存貨信息匯總表。為方便顯示每位業(yè)務(wù)員按月份分類的存貨金額，需要將日期按月份自動分組，可是在為日期分組時彈出如圖 6?16中右圖所示對話框。為什么提示“選定區(qū)域不能分組”，如何才能為該數(shù)據(jù)透視表中的“日期”設(shè)置分組呢？

圖6?16   數(shù)據(jù)透視表中選定區(qū)域不能分組

→ 解決方案1：

“選擇性粘貼”后，將數(shù)據(jù)源中的“日期”列設(shè)置為日期格式。

操作方法

步驟1        如圖 6?17所示，單擊數(shù)據(jù)源外的任一空白單元格→按組合鍵。

圖6?17   復(fù)制空白單元格

步驟2        如圖 6?18所示，選中“日期”列→“開始”選項卡→“剪貼板”組中的“粘貼”下拉按鈕，打開下拉菜單→“選擇性粘貼”。

圖6?18   為日期列設(shè)置選擇性粘貼

步驟3        如圖 6?19所示，彈出“選擇性粘貼”對話框→勾選“粘貼”組中的“數(shù)值”選項按鈕，勾選“運算”組中的“加”選項按鈕→“確定”，完成選擇性粘貼的設(shè)置。

圖6?19   選擇性粘貼的設(shè)置

步驟4        如圖 6?20所示，單擊“開始”選項卡→“數(shù)字”組中“數(shù)字格式”下拉列表框中選中“短日期”。

圖6?20   設(shè)置C列為日期格式

手動刷新數(shù)據(jù)透視表兩次后，即可為“日期”字段設(shè)置按“月”分組，分組后的數(shù)據(jù)透視表如圖 6?21所示。

圖6?21   按月分組顯示的數(shù)據(jù)透視表

→ 解決方案2：

通過分列將數(shù)據(jù)源中的“日期”列設(shè)置為日期格式。

→ 操作方法

步驟1        如圖 6?22所示，選中“日期”列→“數(shù)據(jù)”選項卡→“數(shù)據(jù)工具”組中的“分列”按鈕。

圖6?22   為日期字段設(shè)置分列

步驟2        如圖 6?23所示，打開“文本分列向?qū)А睂υ捒颉巴瓿伞薄?/span>

圖6?23   “文本分列向?qū)А睂υ捒?/span>

步驟3        如圖 6?20所示，單擊“開始”選項卡→“數(shù)字”組中“數(shù)字格式”下拉列表框中選中“短日期”。

手動刷新數(shù)據(jù)透視表兩次后即可為“日期”字段設(shè)置按“月”分組，分組后的數(shù)據(jù)透視表如圖 6?21所示。

→ 原理分析

本例中選定區(qū)域無法分組的原因為日期格式不正確。雖然顯示結(jié)果與日期相同，實際上并非Excel默認的日期格式。通過選擇性粘貼或分列的方法將單元格區(qū)域的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)值，并通過設(shè)置單元格格式將其顯示為日期，兩次刷新數(shù)據(jù)透視表后，即可對“日期”字段實施分組。

※選定區(qū)域不能分組的原因※

實際上，在數(shù)據(jù)透視表中選定區(qū)域不能分組的原因很多，大致如下：

●    數(shù)據(jù)類型不一致導(dǎo)致組合失敗。

如某一列為日期格式，其中部分單元格為數(shù)字（或文本）格式，那么，刷新數(shù)據(jù)透視表后也無法對該字段實施自動組合。

當某一列為日期，其中部分單元格為其他日期格式或者為時間格式，均不影響自動分組。

在Excel 2007及以前版本中，當數(shù)據(jù)源引用整行（或整列）或某一列中存在空白單元格時，數(shù)據(jù)透視表對應(yīng)字段因為數(shù)據(jù)類型不一致會導(dǎo)致組合失敗。在Excel 2010中，引用空白單元格將自動忽略。

●    日期格式不正確

如本例，雖然是日期，但是從其他系統(tǒng)導(dǎo)入后并非Excel識別的日期格式，因此無法對日期字段實施自動組合。參考解決方案如下：

1、查找日期列中的“-”，并替換為“-”。

2、選中日期列，通過分列的方法得到Excel可以識別的日期格式。

設(shè)置日期列為“日期”格式后，即可在數(shù)據(jù)透視表中自動組合。

●     透視表本身引用區(qū)域失敗

當數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)源被刪除或引用的外部數(shù)據(jù)源不存在時，數(shù)據(jù)透視表引用區(qū)域會保留一個失效的數(shù)據(jù)引用區(qū)域，從而導(dǎo)致分組失敗。