秘書(shū)在交談時(shí)的表現(xiàn)，不但是其工作能力、待人接物態(tài)度的體現(xiàn)，也是展示個(gè)人魅力與風(fēng)采的方式之一。

第一，專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對(duì)方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無(wú)邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來(lái)表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。

第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說(shuō)話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然。

二要說(shuō)話禮貌

第一，注意語(yǔ)音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識(shí)地壓低自己說(shuō)話時(shí)的音量。最佳的說(shuō)話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對(duì)象可以聽(tīng)清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說(shuō)明自己缺乏教養(yǎng)。

第二，注意語(yǔ)態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說(shuō)話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫(huà)腳、咄咄逼人。最佳的語(yǔ)態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽(tīng)，最忌三心二意、用心不專。最佳的語(yǔ)態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽(tīng)、努力呼應(yīng)、有來(lái)有往、專心致志。

第三，注意語(yǔ)氣。在與別人交談時(shí)，秘書(shū)的語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語(yǔ)調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語(yǔ)氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)方反感。同時(shí)，在語(yǔ)氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

第四，注意語(yǔ)速。在交談之中，語(yǔ)速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語(yǔ)速過(guò)快、過(guò)慢、或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒(méi)有條理、慌慌張張的感覺(jué)，是應(yīng)當(dāng)力戒的。

三要舉止得體

第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢(shì)來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。

第二，避免過(guò)分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過(guò)大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。

四要遵守慣例

秘書(shū)在交談時(shí)往往還能夠通過(guò)一些細(xì)節(jié)來(lái)體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。

第一，注意傾聽(tīng)。秘書(shū)在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽(tīng)對(duì)方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對(duì)他人發(fā)言不聞不問(wèn)，甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言。

第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說(shuō)話，要盡量讓對(duì)方把話說(shuō)完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩?duì)不起，我插一句行嗎?”所插之言亦不可冗長(zhǎng)，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過(guò)話茬就開(kāi)始長(zhǎng)篇大論，完全不顧及對(duì)方的感受，也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡述完畢。

第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過(guò)程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，別人說(shuō)話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。

第四，禮讓對(duì)方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對(duì)對(duì)方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對(duì)方或是質(zhì)疑對(duì)方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。

第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見(jiàn)解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽(tīng)，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問(wèn)句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。

交談的語(yǔ)言

語(yǔ)言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語(yǔ)言的使用問(wèn)題。

一要通俗易懂

第一，說(shuō)普通話。在日常工作中，秘書(shū)應(yīng)該自覺(jué)使用普通話，不要使用別人聽(tīng)不懂的方言或土語(yǔ)。

第二，說(shuō)明白話。秘書(shū)所使用的語(yǔ)言最好是讓人一聽(tīng)便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書(shū)面語(yǔ)言、專業(yè)術(shù)語(yǔ)或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。

第三，說(shuō)通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語(yǔ)言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語(yǔ)言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說(shuō)的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。

二要掌握口語(yǔ)

第一，機(jī)動(dòng)靈活。在交談過(guò)程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語(yǔ)具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來(lái)看，口語(yǔ)大都顯得語(yǔ)句簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性，這些問(wèn)題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語(yǔ)生動(dòng)活潑的特性。

第二，簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則要求所說(shuō)之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會(huì)。

三要文明禮貌

第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語(yǔ)，如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等。

第二，要多使用文明用語(yǔ)，在語(yǔ)言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。

第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識(shí)指正別人。

第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語(yǔ)句和說(shuō)法，對(duì)于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來(lái)表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語(yǔ)。例如想要上廁所時(shí)，可以說(shuō)：“對(duì)不起，我去一下洗手間?！被蛘哒f(shuō)：“不好意思，我去打個(gè)電話?！?/p>

交談的內(nèi)容

交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。

一要切合語(yǔ)境

第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。

第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國(guó)的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。

二要因人而異

在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書(shū)在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對(duì)象著想，根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。

三要回避禁忌

秘書(shū)在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對(duì)方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒(méi)完沒(méi)了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬(wàn)不要犯忌，不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說(shuō)三道四。不應(yīng)涉及對(duì)方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識(shí)，也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。

交談的方式

與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式?？筛鶕?jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。

一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

二是評(píng)判式。指在交談過(guò)程中聽(tīng)取對(duì)方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M(jìn)行插話，來(lái)發(fā)表自己就此問(wèn)題的主要看法。

三是傾瀉式。指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無(wú)保留，將自己的全部想法都全盤(pán)托出，也就是人們通常所說(shuō)的“打開(kāi)天窗說(shuō)亮話”。

四是靜聽(tīng)式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽(tīng)。

五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對(duì)方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對(duì)方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)闡述自己的見(jiàn)解和主張。

六是跳躍式。指在交談過(guò)程中，某一話題在無(wú)人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場(chǎng)，因而跳出原先談?wù)摰姆秶?，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。