文/王晶 南京知識(shí)律師事務(wù)所

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民事訴訟案件資料，特指在民事訴訟過(guò)程中發(fā)生的與案件有關(guān)的文字、圖片、音頻、視頻資料，既包括程序性資料，如委托代理合同，授權(quán)委托書(shū)等，也包括實(shí)體性資料，如原被告雙方提交的證據(jù)，那么針對(duì)一個(gè)民事訴訟案件，如何對(duì)上述材料整理裝訂，既能在開(kāi)庭時(shí)做到美觀、查找方便，又能便于開(kāi)庭后檔案立卷歸檔呢，這是我近段時(shí)間苦苦思索的問(wèn)題。

說(shuō)實(shí)話，從執(zhí)業(yè)伊始，我就沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待民事訴訟案件資料的整理、裝訂工作，以至于現(xiàn)在民事訴訟案件資料這里一堆，那里一堆，嚴(yán)重影響執(zhí)業(yè)的心情，隨著自己執(zhí)業(yè)要求的越來(lái)越高，不得不開(kāi)始認(rèn)真思考這個(gè)問(wèn)題。

所謂整理，無(wú)非就是對(duì)民事訴訟文件進(jìn)行歸類的一個(gè)過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，在民事訴訟過(guò)程中可能產(chǎn)生如下文件：

委托代理合同、委托人的主體信息（自然人為身份證復(fù)印件，法人為營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、法定代表人身份證）、授權(quán)委托書(shū)、律師費(fèi)發(fā)票、起訴狀或答辯狀、證據(jù)材料、法院受理材料（法院受理通知書(shū)、訴訟須知、舉證通知書(shū)、廉潔監(jiān)督卡、送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)、送達(dá)回證等）、法院訴訟材料（告知合議庭組成人員通知書(shū)、傳票等）、對(duì)方提交的答辯狀和證據(jù)、法院終結(jié)材料（民事裁定書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)）、律師工作文件（法律意見(jiàn)、代理詞、庭審筆錄）

第一種整理方法，就是按照民事案件裝卷的要求，根據(jù)《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》第十二條的規(guī)定順序如下：

1.律師事務(wù)所（法律顧問(wèn)處）批辦單；

2.收費(fèi)憑證；

3.委托書(shū)（委托代理協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)）；

4.起訴書(shū)、上訴書(shū)或答辯書(shū)；

5.閱卷筆錄；

6.會(huì)見(jiàn)當(dāng)事人談話筆錄；

7.調(diào)查材料（證人證言、書(shū)證）；

8.訴訟保全申請(qǐng)書(shū)、證據(jù)保全申請(qǐng)書(shū)、先行給付申請(qǐng)書(shū)和法院裁定書(shū)；

9.承辦律師代理意見(jiàn)；

10.集體討論記錄；

11.代理詞；

12.出庭通知書(shū)；

13.庭審筆錄；

14.判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、上訴書(shū)；

15.辦案小結(jié)。

這種整理順序是司法部1991規(guī)定的，目前依然是律所裝訂卷宗的標(biāo)準(zhǔn)，但是王律師認(rèn)為這種整理方法只適合案件結(jié)束時(shí)候用，并不適合在案件辦理過(guò)程之中，因此下面著重介紹在辦案中我的第二種整理方法：即根據(jù)訴訟的角色以及時(shí)間順序，綜合考慮材料的重要程度進(jìn)行整理。

訴訟的角色，主要是指己方、對(duì)方以及作為中立方的法院，根據(jù)訴訟角色進(jìn)行整理可以很好地厘清案件的法律關(guān)系，一般來(lái)說(shuō)我會(huì)將民事訴訟資料分為三類：己方資料、對(duì)方資料、法院資料。

從時(shí)間順序上來(lái)講，作為己方，最先產(chǎn)生的訴訟資料肯定是委托手續(xù)相關(guān)的程序性文件，包括委托代理合同、委托人的主體信息及授權(quán)委托書(shū)，有時(shí)還包括律師費(fèi)發(fā)票（風(fēng)險(xiǎn)代理的律師費(fèi)發(fā)票可能最后才會(huì)產(chǎn)生），這些資料集中反映了律師的代理權(quán)限及范圍，是整個(gè)民事訴訟代理的根本性文件，一般來(lái)說(shuō)，除了在可以要求律師費(fèi)的案件中（比如知識(shí)產(chǎn)權(quán)類維權(quán)案件，律師費(fèi)可以作為維權(quán)的合理費(fèi)用向?qū)Ψ街鲝垼┪写砗贤奥蓭熧M(fèi)發(fā)票可能需要作為證據(jù)外，其他文件幾乎很少用到，其次就是當(dāng)事人提交給律師的資料，當(dāng)事人自行提交的材料一般情況下律師不收原件，除非當(dāng)事人有特別要求，因此這些材料一般都為復(fù)印件，這些材料在經(jīng)過(guò)證據(jù)篩選后，一部分會(huì)變?yōu)樽C據(jù)材料，還有一部分因?yàn)槿狈﹃P(guān)聯(lián)性可能就變成了一些參考資料，這些參考資料可以和前述的程序性文件放在一起，剩下的來(lái)就是民事起訴狀和證據(jù)資料，也就是整個(gè)民事訴訟資料中最為關(guān)鍵的核心，這些核心資料集中反映了律師的代理思路，因此與此相關(guān)的法律意見(jiàn)、代理詞、質(zhì)證意見(jiàn)均可以附在民事起訴狀之后，根據(jù)上述民事訴訟資料的整理思路，己方資料包括委托手續(xù)類文件（委托代理合同+主體信息+授權(quán)委托書(shū)+律師費(fèi)發(fā)票）、當(dāng)事人資料（沒(méi)有作為證據(jù)提交的一些資料）、民事起訴應(yīng)訴材料（起訴狀或答辯狀、代理意見(jiàn)、證據(jù)材料）

相應(yīng)的對(duì)方資料和法院資料就很好整理了，一般對(duì)方資料包括起訴狀和證據(jù)資料，而法院資料則按照時(shí)間先后順序進(jìn)行整理。

上述整理方法簡(jiǎn)單總結(jié)就是：己方資料（委托手續(xù)類資料、當(dāng)事人資料、民事起應(yīng)訴資料）+對(duì)方資料+法院資料

更為具體是將所有資料分為五類，其排列順序如下：

委托手續(xù)類資料+法院資料+當(dāng)事人資料+民事起應(yīng)訴資料+對(duì)方資料

上述的分類有一個(gè)好處，就是文件類別一目了然，找東西特別方便，同時(shí)也能最大程度地將文件從零規(guī)整，并且按照重要程度，將重要的材料放在一起，也能夠在使用頻繁的狀態(tài)下提高庭審效率。因此這套資料的方法最適合開(kāi)庭的時(shí)候用。

說(shuō)完了文件的整理，下面接著談文件的裝訂，文件裝訂主要是為了美觀、整齊、便于攜帶。對(duì)于文件的裝訂我也嘗試過(guò)很多方法，很難說(shuō)哪種方法好哪種不好，下面簡(jiǎn)單介紹一下我經(jīng)常用的幾種裝訂文件的方法，另外特別指出的是這里的裝訂并不是指案件結(jié)束后對(duì)案件檔案的裝訂，而是指在辦案過(guò)程中為了使案件材料便于攜帶、美觀、整齊，甚至有時(shí)是為了營(yíng)造一種專業(yè)水準(zhǔn)的裝訂。

最常見(jiàn)文件的裝訂方式就是使用訂書(shū)機(jī)，這種方式非常簡(jiǎn)單易行，并且后期拆除釘子簡(jiǎn)單，便于進(jìn)行最后的檔案立卷，但缺點(diǎn)是不夠美觀，顯得很隨便。

另外一種常見(jiàn)的裝訂方式就是使用鳳尾夾，這種方式也是很簡(jiǎn)單易行，而且不會(huì)對(duì)訴訟資料造成破壞，便于后期的檔案立卷，易于掃描。缺點(diǎn)同樣顯得不夠美觀。

上述兩種方法都不能適用大量訴訟資料的裝訂，尤其是面對(duì)上百頁(yè)訴訟資料時(shí)。并且采用訂書(shū)機(jī)或者鳳尾夾裝訂之后還需要在裝入檔案袋中，因此更不美觀。

從美觀的角度出發(fā)，另外一種裝訂方式可能更受歡迎，那就是膠裝并加印封面，這種方式的缺點(diǎn)是已經(jīng)膠裝好的資料，后期幾乎難以滿足立卷的要求，除非將膠裝處裁剪掉，又增添很多麻煩。與膠裝類似的，可以采用資料冊(cè)進(jìn)行裝訂，但是資料冊(cè)裝訂最大的問(wèn)題是比較費(fèi)時(shí)間，試想著你把幾百頁(yè)的紙一張張地塞到資料冊(cè)的塑料袋是怎樣地費(fèi)時(shí)間，因此這種方式在我親自裝訂了幾個(gè)案件材料之后，被我嚴(yán)重的擯棄了，擯棄的后果就是我得把那些資料再?gòu)奈募锍槌鰜?lái)，這樣的畫(huà)面太美我不敢看。

實(shí)際上，并沒(méi)有完美的裝訂方法，我的的建議資料如果比較少用鳳尾夾相對(duì)來(lái)說(shuō)好一些，可以準(zhǔn)備幾種不同顏色的鳳尾夾，比如紅色用來(lái)代表法院文件、黃色用來(lái)代表對(duì)方資料，藍(lán)色用來(lái)代表己方起訴應(yīng)訴材料，綠色用來(lái)代表委托手續(xù)材料，這樣一看顏色就知道是什么類別的材料，方便查找，并且對(duì)于比較重要的材料可以在上面貼上便利貼，更加方便查找。對(duì)于數(shù)量比較大的起訴應(yīng)訴材料或者對(duì)方材料，我個(gè)人建議這個(gè)時(shí)候可以考慮再?gòu)?fù)印一份，然后進(jìn)行膠裝，出庭時(shí)直接攜帶膠裝好的起訴應(yīng)訴材料及其他材料，而復(fù)印的那一份留作裝立卷的時(shí)候用，至于已經(jīng)膠裝的是不是太浪費(fèi)了？王律師覺(jué)得把案件辦得漂漂亮亮的才是最重要的。

關(guān)于檔案袋，建議選擇透明塑料的檔案袋，容量比較大，而且結(jié)實(shí)，當(dāng)然也可以選用律所的牛皮紙信封，這個(gè)就因人而異了。案件結(jié)束之后訴訟材料的裝訂還是老老實(shí)實(shí)按照《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》第十二條的規(guī)定來(lái)吧。