「時(shí)間管理」、「工作效率」是這兩三年來(lái)最熱的一個(gè)議題，在這個(gè)電子產(chǎn)品、互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)，很多人都覺(jué)得管理好時(shí)間真的不容易。

一位時(shí)間管理高手給大家分享了一些小技巧，不是要激勵(lì)大家透過(guò)什么意志力來(lái)改變自己的個(gè)性，而只是在實(shí)際的作法上微調(diào)，就能改善工作效率。而其中有些方法，是不管換到什么工具上都是共通的，無(wú)論何時(shí)何地都能「被執(zhí)行」，并且不需要你修身養(yǎng)性還是改變意志就能被執(zhí)行！今天這篇文章，就來(lái)分享時(shí)間管理上「真的可以被具體執(zhí)行」的小技巧。

一、幫自己留下「神圣時(shí)間」

我有一個(gè)習(xí)慣是每天都有預(yù)留一段「神圣時(shí)間」，可能是晚上10點(diǎn)到12點(diǎn)，或是早上5點(diǎn)到7點(diǎn)，但也有可能是某個(gè)假日中午的12點(diǎn)到2點(diǎn)，當(dāng)然這個(gè)神圣時(shí)間是留在我自己心裡的，只有我自己知道。

但是無(wú)論任何人要給我安排什麼事情、無(wú)論任何任務(wù)需要安排什麼時(shí)間，都絕對(duì)不會(huì)碰觸到我心中的這段每日的「神圣時(shí)間」，當(dāng)我跟別人說(shuō)：「不好意思，這一天真的沒(méi)有時(shí)間了?！箤?shí)際的意思就是除了神圣時(shí)間外，沒(méi)有其他時(shí)間可以安排了。

「神圣時(shí)間」的時(shí)段不是固定每天一樣，但「神圣時(shí)間」一定是用來(lái)執(zhí)行一個(gè)我自己非常想要執(zhí)行的事情，可能是寫(xiě)一篇部落格文章，也可能是學(xué)習(xí)一個(gè)事物，或是讀一本書(shū)。

擁有「神圣時(shí)間」的好處就是：我自己想做的事情總是會(huì)一直保持進(jìn)度。而這一點(diǎn)正是時(shí)間管理的真諦：

完成比之前更多的任務(wù)「不是」時(shí)間管理，要真正完成自己想做的事情，才是時(shí)間管理。

二、「少量多餐」的工作切割法

時(shí)間管理不只是安排時(shí)間，而是可以在有時(shí)間的時(shí)候具體有效的完成現(xiàn)在可以做的任務(wù)，讓你無(wú)論面臨什么樣的時(shí)間變化都可以應(yīng)付自然，只要有空檔，我就有事情可以做，總是可以推進(jìn)工作進(jìn)度。

很多時(shí)候我們其實(shí)是「浪費(fèi)了太多空檔時(shí)間」，明明開(kāi)會(huì)前有30分鐘空檔，明明下午臨時(shí)空出1個(gè)小時(shí)，但我們把這些空檔浪費(fèi)掉了。（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時(shí)間」再做更有效率?。?/p>

要改善這個(gè)問(wèn)題，具體的作法就是「切割工作」，一件工作盡可能的切割成很多個(gè)任務(wù)步驟，每一個(gè)都要能獨(dú)立執(zhí)行，并且每一個(gè)都能在60、30甚至20分鐘以?xún)?nèi)完成。

這樣一來(lái)，我們不用等到有完整的兩個(gè)小時(shí)才能開(kāi)始工作，而是少量多餐，一天之中只要給我4個(gè)30分鐘的空檔，我就可以把這項(xiàng)工作完成。仔細(xì)計(jì)算一下：

-上班開(kāi)始后大家還沒(méi)開(kāi)始互相丟工作的30分鐘。

-中午午休前大家開(kāi)始放下工作的30分鐘。

-下午開(kāi)會(huì)前覺(jué)得做什么都會(huì)被打斷的30分鐘。

-傍晚下班前開(kāi)始醞釀下班心情的30分鐘。

只要切割成多的任務(wù)，你真的可以空出空檔來(lái)完成一個(gè)本來(lái)很龐大的工作。而且少量多餐會(huì)讓我感覺(jué)輕松，一次要吃下大餐則負(fù)擔(dān)太過(guò)沉重，反而產(chǎn)生了厭食的感覺(jué)。

三、「想到就能做」，善用行動(dòng)工作

「行動(dòng)」工作可以大幅度的改變我們的工作效率，這里指得就是在我的行動(dòng)裝置上進(jìn)行的工作，包含手機(jī)、平板，或者非常輕便的筆電，以及可以在任何環(huán)境下進(jìn)行工作，像是會(huì)議室、咖啡廳、捷運(yùn)上、行人馬路口。

這里不是說(shuō)要大家「什么時(shí)候都在工作」，就像前面說(shuō)的，這不是時(shí)間管理的目的，甚至違背時(shí)間管理的精神。

「行動(dòng)工作」對(duì)我的意義是，什么時(shí)候我都「可以」工作，只要我想要、需要以及有必要，我可以立即的推進(jìn)工作進(jìn)度，不用回到辦公室，不會(huì)遺忘資料，善用每一個(gè)值得善用的時(shí)間。前面第二點(diǎn)所說(shuō)的切割工作，就很需要行動(dòng)工作一起搭配，才能更加善用空檔。

另外，我自己的經(jīng)驗(yàn)是常常很多時(shí)候我的「工作靈感」、「工作問(wèn)題與解決的方法」是發(fā)生在「行動(dòng)中」。這時(shí)候如果我善用行動(dòng)工具來(lái)工作，就可以立即儲(chǔ)存想法、推展進(jìn)度、解決問(wèn)題，當(dāng)下就去掉一個(gè)待辦清單，這樣整體來(lái)看更能節(jié)省自己的時(shí)間。

四、「到此為止」，設(shè)定大中小截止線(xiàn)

我自己的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)告訴我，有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時(shí)候我為了要把一件工作做好，可以無(wú)止盡的進(jìn)行準(zhǔn)備、規(guī)劃、收集資料，在執(zhí)行上我也可以永遠(yuǎn)的去修改任何細(xì)節(jié)而讓其感覺(jué)更好，但這種事情如果沒(méi)有一個(gè)終止，那麼沒(méi)有任何工作可以被完成。

甚至，有時(shí)候這樣的永無(wú)止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時(shí)，反而只能急就章，最后結(jié)果更加慘烈。

所以我在工作時(shí)隨時(shí)都會(huì)給自己「到此為止」的截止線(xiàn)，而且可以區(qū)分三個(gè)層次，第一個(gè)大截止線(xiàn)是這個(gè)專(zhuān)桉必須完成的那一天，或許是一個(gè)月后。

第二個(gè)中截止線(xiàn)是我切割這個(gè)專(zhuān)桉后，設(shè)定的每週進(jìn)度，每一週結(jié)束前，無(wú)論如何我要達(dá)到這個(gè)進(jìn)度，無(wú)論做出來(lái)的結(jié)果是100分還是80分（當(dāng)然，如果只有 60 分就要調(diào)整進(jìn)度）。

第三個(gè)小截止線(xiàn)是每天每個(gè)時(shí)段的瑣碎任務(wù)，例如這個(gè)任務(wù)我要花兩個(gè)小時(shí)做，或者更真實(shí)的情況是：「我只有兩個(gè)小時(shí)可以做」，那么我就做出兩個(gè)小時(shí)能夠做到的現(xiàn)在最好的結(jié)果，接著就「到此為止」。

當(dāng)然要追求一個(gè)更好的結(jié)果，但比起強(qiáng)求這一次做到最好，而實(shí)際上自己并沒(méi)有任何具體能力、條件去保證這一點(diǎn)，那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。

五、「就照著做吧！」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單

如果自己有些工作在本質(zhì)上是要反覆做的（或者以后還有做的機(jī)會(huì)），那么當(dāng)然要依據(jù)這次的經(jīng)驗(yàn)，建立一個(gè)固定的流程，而且要把這個(gè)流程寫(xiě)下來(lái)，并且把流程轉(zhuǎn)化成一個(gè)一個(gè)具體、連續(xù)的待辦步驟，讓自己下一次可以照著做就好。

這不只是說(shuō)下一次可以比較輕松，而是有一個(gè)「具體步驟流程」可以相對(duì)容易克服工作上最大的敵人：自己的焦慮。

無(wú)論是之前做過(guò)的工作，還是這一次全新的陌生專(zhuān)桉，我都會(huì)從自己的經(jīng)驗(yàn)或請(qǐng)教別人的經(jīng)驗(yàn)中，事先建立好這次的「流程」、「步驟」、「待辦清單」，并且把這個(gè)流程非常明確、具體的寫(xiě)在筆記上。

在執(zhí)行專(zhuān)桉時(shí)，無(wú)論遇到什么挫折、阻礙，即使心情再低落、腦袋再混亂，我都知道「只要打開(kāi)這份流程筆記，照著繼續(xù)做下一步就好」，事先把大概的流程確定下來(lái)，可以很大程度的讓整個(gè)工作更加順暢，自然的無(wú)論如何時(shí)間就能在自己的掌控之中。

六、「刪去法」，去除多余的步驟

第五點(diǎn)中建立了工作流程、待辦清單后，我還會(huì)做一件事情，就是開(kāi)始刪去那些其實(shí)沒(méi)有必要的步驟。

尤其在有時(shí)間壓力下，千萬(wàn)不要忘記第一點(diǎn)，這種時(shí)候依然要留給自己神圣時(shí)間，所以一定要?jiǎng)h去多馀的步驟或任務(wù)。

而且一定有可以刪去的，只要我們仔細(xì)的去思考專(zhuān)桉的目的、工作的意義和整個(gè)流程的邏輯性，就可以找出那些可以精簡(jiǎn)的部份，精簡(jiǎn)的愈多，你就愈容易獲得掌控這次專(zhuān)桉時(shí)間的權(quán)力。

七、「不要高估自己」，排出真正可以完成的時(shí)間

在排定工作流程時(shí)，難免會(huì)發(fā)生「本來(lái)想要今天完成的任務(wù)但沒(méi)有完成」，這時(shí)候要思考一個(gè)問(wèn)題：我是不是太高估自己了？這樣安排了一大堆今日要完成的任務(wù)，結(jié)果變成只是一種心理安慰，那么，不如下次真正排出自己可以確實(shí)完成的任務(wù)數(shù)量吧！

雖然數(shù)量一定會(huì)變少，但這樣才會(huì)讓自己真正知道需要多少時(shí)間來(lái)完成這項(xiàng)任務(wù)，請(qǐng)務(wù)必「真正的認(rèn)識(shí)自己能力的極限、感覺(jué)的極限」，不只是能力上做不做得到，也要在意自己的精神力是不是能支撐，然后才知道自己確實(shí)可以完成什么樣的任務(wù)進(jìn)度。

不要每一次沒(méi)有達(dá)成目標(biāo)時(shí)就想：「下次我拼一下應(yīng)該就可以」，或是「那就把今天沒(méi)做完的全部丟到明天一起做，但明天原本預(yù)計(jì)要做的還是做完」，這種想法是時(shí)間管理的另外一個(gè)大陷阱，會(huì)讓你永遠(yuǎn)都沒(méi)有辦法「安排出真正符合自己的時(shí)間管理方桉」，永遠(yuǎn)都在趕工。

很多時(shí)候?qū)ｈ耖_(kāi)始前會(huì)讓你預(yù)估時(shí)間，與其錯(cuò)誤的預(yù)估一個(gè)月就能完成，不如準(zhǔn)確的預(yù)估自己實(shí)際上需要兩個(gè)月時(shí)間，比起緊縮導(dǎo)致最后延誤，反而準(zhǔn)確推出的效果更好，因?yàn)橐粋€(gè)專(zhuān)桉很有可能還牽涉到其他團(tuán)隊(duì)的配合，不是你自己的事情，只有時(shí)間準(zhǔn)確才能讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)搭配出最好的效果。

八、「不要打斷自己」，關(guān)閉過(guò)度的提醒

我以前也是會(huì)使用像是新郵件提醒這類(lèi)工具，但是后來(lái)我發(fā)現(xiàn)那對(duì)我來(lái)說(shuō)是工作效率的另一個(gè)大敵，是的，沒(méi)錯(cuò)，我透過(guò)郵件通知即時(shí)收到最新任務(wù)了，但結(jié)果卻是讓我從現(xiàn)在的工作上分心、打斷了現(xiàn)在的工作。

一旦從現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作抽離，要回頭繼續(xù)工作，就要花費(fèi)更多時(shí)間的浪費(fèi)，這其實(shí)非常劃不來(lái)。

所以現(xiàn)在我都不裝任何電腦上的通知軟體，把 Chrome 的通知關(guān)閉，也把手機(jī)上的通知關(guān)閉，我不要這些新任務(wù)的通知來(lái)干擾我，而讓自己可以「在這段工作結(jié)束后」才去看看有什么新通知。

這是一個(gè)小小的方法上的改變，可是可以大幅的增加工作效率，讓每一段工作都能最有效率、最準(zhǔn)確的完成。

九、「告別今日」，寫(xiě)下明日的任務(wù)清單

我曾經(jīng)在「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個(gè)數(shù)位工作習(xí)慣」中分享過(guò)這個(gè)想法，對(duì)我來(lái)說(shuō)每天晚上寫(xiě)下明日的任務(wù)清單有兩層意義。

第一是告別今日，既然要寫(xiě)下明日任務(wù)，那麼當(dāng)然表示我整理了今天完成的、未完成的工作，把今日的任何問(wèn)題、錯(cuò)誤留在今日封存，然后看向明日，好好計(jì)畫(huà)那麼「接下來(lái)我可以做什麼」。

時(shí)間管理的關(guān)鍵就是永遠(yuǎn)只看現(xiàn)在與未來(lái)，只思考接下來(lái)怎麼做，因?yàn)槿藳](méi)辦法回到過(guò)去去改變已經(jīng)在之前的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)生的事情。

第二則是讓明天一開(kāi)始就能很快的進(jìn)入工作狀態(tài)，并且在一日裡可能的各種意外來(lái)臨之前，優(yōu)先完成最重要的工作。

十、「給自己休息時(shí)間」

最后回頭呼應(yīng)第一點(diǎn)，在第一點(diǎn)中預(yù)留的神圣時(shí)間依然是「要做什么事情」的時(shí)間，但除此之外，還要預(yù)留真正休息的時(shí)間。

短的來(lái)說(shuō)可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘，中的來(lái)說(shuō)可能是每天中午會(huì)睡個(gè)午覺(jué)，晚上會(huì)去好好吃飯，長(zhǎng)的還說(shuō)則是計(jì)畫(huà)周末的旅行出游。

時(shí)間管理終極的意義還是在「怎么樣擁有自己的時(shí)間」，怎么樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個(gè)時(shí)間的手段與過(guò)程，而這些自己真正休息的時(shí)間，才能讓自己享受人生，回頭好好珍惜自己，并且也獲得更多工作的動(dòng)力。

所以千萬(wàn)不要自己壓榨自己，總是去想「反正我犧牲週末就能完成」，多嘗試換個(gè)想法：「在週末前我可以怎么精簡(jiǎn)工作、善用工具、請(qǐng)人幫忙、溝通協(xié)調(diào)」，來(lái)讓目前的工作順利達(dá)到截止線(xiàn)？

小結(jié)：

這十個(gè)方法對(duì)我來(lái)說(shuō)其實(shí)環(huán)環(huán)相扣，而且有效的改善了我的時(shí)間管理與工作效率，今天這篇文章做一個(gè)統(tǒng)整分享，希望對(duì)大家有幫助，也歡迎大家一起來(lái)討論，提供你們的想法。