(1)重要但不緊急。我們工作之中，大多數(shù)真正重要的事情都不是急的，可以現(xiàn)在或稍后再做。實際上我們卻往往把這些事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人辦事有沒有效率。正確的方式是：要把這類工作作為第一優(yōu)先的事情。只有當你把主要精力用在“重要而不緊急”的事上，你才能從容應對。記住一個原則：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！

    (2)重要又緊急。這些事情看上去比任何事情都要優(yōu)先，似乎必須立刻去做。而這樣的結(jié)果是：你會嗜急成癮，永遠忙忙叨叨。其實，最好的時間管理，就是讓這類事越少越好。
    (3)不重要但緊急。這一類是表面上看起來需要立刻采取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它們列入次優(yōu)先工作中去，或者，讓別人去做。
    (4)既不重要也不緊急。我們常常在做重要的事情前先做它們，這是本末倒置。因為這些事情會讓你分心，它們給你一種有事可做和有成就的感覺，使你有借口把重要的工作向后拖延。這是許多能力不夠而又身居高位的人的最大弱點。
    我們大多數(shù)重大目標無法達成的主因，就是因為把大多數(shù)時間都花在次要的事情上。所以，我們必須學會根據(jù)自己的核心價值，建立起優(yōu)先順序，然后堅守這個原則，并把這些事項安排到自己的例行工作中。
    我們要學會分清工作的主次。首先把那些無關緊要的工作放一邊去，接著再排除那些你認為以后再干也不要緊的工作。對于那些必須目前就干的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合使用。
    (1)同時綜合進行多項工作。辦事要有順序，并不是同一時間內(nèi)只能辦一件事，而是運用系統(tǒng)論、運籌學等原理，同時綜合進行幾項工作，這樣效率就會大大提高。
    (2)把若干步驟結(jié)合起來。有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯(lián)系，實質(zhì)上又是服務于同一目的，因而可以把這兩項或幾項工作結(jié)合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決，這樣就能節(jié)省時間。
    (3)改變步驟的順序?？紤]做工作時采取什么樣的順序最合理，善于打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。
    (4)改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，對現(xiàn)行的手段、方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題加以改進，使之與實現(xiàn)目標的要求相適應。一種是“獨創(chuàng)改善方式”，不受現(xiàn)行的手段、方法的局限，在明確目的的基礎上，提出實現(xiàn)目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
    (5)盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插，避免打疲勞戰(zhàn)。如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。
    (6)把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話代替出訪。
    (7)作業(yè)標準化。用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作，比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對于經(jīng)常性詢問，事先可準備好標準答復。
    “分清輕重緩急，設計優(yōu)先順序，要務優(yōu)于急務，選擇優(yōu)先速度”，這是高效工作的精髓。但這里還有一點需要注意，時間管理還應盡量避免產(chǎn)生急務，這就要求平時盡量多處理要務，這樣可以減少任務的堆積，降低既是要務又是急務的任務產(chǎn)生概率。記住這個原則，并把它融入工作當中，你才會感覺自己的工作輕松高效，否則你永遠都不會感到安心，會一直覺得陷于一場無止境的賽跑里面，永遠也贏不了。