第十章  Word文檔合并及套版打印

合并打印是指在文檔（表格）中的部份字段（內(nèi)容），需要改寫一次再打印一次的文檔，通過(guò)郵件合并的方法，將主文檔需要改寫的內(nèi)容與數(shù)據(jù)源合并，讓它自動(dòng)改寫并進(jìn)行打印。如“成批打印信封、成批打印信函、單條記錄打印”等；套版打印是指在先期印好的證書上，準(zhǔn)確地將文字套打到圖形版面的文字添加位置上。

一、Word 2000成批打印信封

在機(jī)關(guān)工作的人員，每次發(fā)文要寫上百多個(gè)信封。寫信封，對(duì)于機(jī)關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)是件比較繁重的工作。其實(shí)，我們完全可以把這件工作交給計(jì)算機(jī)去做。

機(jī)關(guān)使用的信封，在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)信封序列中的名稱及我們的習(xí)慣稱呼如下：

1、普通信封5：（220×110毫米），習(xí)慣稱“小號(hào)信封”。

2、大型信封7：（230×160毫米），習(xí)慣稱“中號(hào)信封”。

3、大型信封9：（324×229毫米），習(xí)慣稱“大號(hào)信封”。

各種型號(hào)信封的打印，其操作方法是一樣的。現(xiàn)以小號(hào)信封的成批打印為例。

第一步：建立數(shù)據(jù)源

先對(duì)信封打印中所涉及的內(nèi)容，用Excel、Access或Word等程序中的一個(gè)程序，以表格的形式建立數(shù)據(jù)源文檔。這個(gè)數(shù)據(jù)源不僅可供所有型號(hào)的信封共用、還可用于信函、標(biāo)簽等格式的文檔進(jìn)行成批打印。因此，表中的項(xiàng)目設(shè)定可包括不同打印的需要。下面用Word 2000做一張名為《成批打印類數(shù)據(jù)源》的數(shù)據(jù)源表。因?yàn)槲覀兯玫男欧馍弦褜⒓男湃说臄?shù)據(jù)印上去了，表中可不設(shè)置寄信人的數(shù)據(jù)項(xiàng)目。下表是一個(gè)簡(jiǎn)單的信封數(shù)據(jù)源。

 第二步：選擇信封模板

進(jìn)入Word 2000后選：工具→中文信封向?qū)А霈F(xiàn)“信封制作向?qū)А睂?duì)話框后（見(jiàn)W10-01：信封制作向?qū)В鷺邮健胀ㄐ欧?：（220×110毫米），其他如（生成選項(xiàng)、收信人信息、寄信人信息）選項(xiàng)都可不選，點(diǎn)擊“完成”后即生成一個(gè)名為“信封-Mierosoft Word”的新文件（見(jiàn)W10-02：小號(hào)信封模板）。這時(shí)可將這個(gè)文件改名（什么文件名都可，目的是方便查找）存為“小號(hào)信封打印”。

      這時(shí)在窗口菜單欄上又自動(dòng)加了一條菜單（見(jiàn)W7-03:信封制作向?qū)В楸阌谶\(yùn)用，特對(duì)圖中部分按鈕的用途作了標(biāo)注。如將鼠標(biāo)停留在某個(gè)按鈕上時(shí)，也可自動(dòng)顯示出該按鈕的用途提示來(lái)。

 第三步：導(dǎo)入數(shù)據(jù)源

在“小號(hào)信封打印”的文件界面下選：工具→郵件合并→出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對(duì)話框（見(jiàn)W10-03:郵件合并幫助器），框內(nèi)有“1主文檔、2數(shù)據(jù)源、3合并數(shù)據(jù)和文檔”三個(gè)選項(xiàng)。對(duì)三個(gè)選項(xiàng)操作方法是：

對(duì)“1主文檔”，在“創(chuàng)建”項(xiàng)的下拉式菜單中選“信封”，此時(shí)在“創(chuàng)建”按鈕下部提示：“合并類型：信封；主文檔：D:\成批打印類\小號(hào)信封打印.DOC”。對(duì)其“設(shè)置”項(xiàng)可不進(jìn)行任何操作。

對(duì)“2數(shù)據(jù)源”，在“獲取數(shù)據(jù)”項(xiàng)的下拉式菜單中選→打開數(shù)據(jù)源。此時(shí)“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D:\成批打印類\成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”；再點(diǎn)擊“編輯→數(shù)據(jù)：D:\成批打印類\成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”按鈕，便完成數(shù)據(jù)源與信封文檔的內(nèi)部鏈接。

對(duì)“3合并數(shù)據(jù)和文檔”項(xiàng)可不進(jìn)行任何操作。

  第四步：郵件合并及格式化

點(diǎn)擊郵件合并工具欄（W10-04：郵件合并工具欄）的“插入合并域”按鈕，在下拉式菜單中列出了與數(shù)據(jù)源相同的“郵政編碼、單位地址、收信單位、收信人”四個(gè)項(xiàng)目（見(jiàn)W10-05：域名）。

 1、插入郵件合并域

將光標(biāo)放置在信封模板上的《收信人郵編》，點(diǎn)擊郵件合并欄的“插入合并域”再?gòu)南吕讲藛沃悬c(diǎn)“郵政編碼”，完成《郵政編碼》的域合并，然后再刪除原來(lái)的《收信人郵編》；用同樣的方法將“單位地址”、“收信單位”和“收信人”插入到相應(yīng)位置，并刪除信封模板上的《收信人地址一》、《收信人地址二》、《收信人姓名》、《收信人職務(wù)》、《發(fā)信人地址》、《發(fā)信人姓名》及《發(fā)信人郵編》的域項(xiàng)。

2、對(duì)插入域格式化

對(duì)郵政編碼中的字體、字號(hào)及字間距可不變更，如果位置不能完全打印到位，可用整體拖動(dòng)文字框的辦法進(jìn)行調(diào)整。如拖動(dòng)時(shí)很呆板，可按住“Alt+鼠標(biāo)左鍵”拖動(dòng)進(jìn)行微調(diào)。

再對(duì)單位地址、單位名稱及收信人的字體、字號(hào)及位置進(jìn)行必要的調(diào)整，以使打印效果更美觀。

第五步：成批打印信封

1、合并到打印機(jī)

在打印前，先從菜單欄選：文件→頁(yè)面設(shè)置→紙型→將“方向”設(shè)置為“橫向”。然后才可進(jìn)行打印操作。

（1）打印單個(gè)信封，點(diǎn)擊菜單欄的“定位記錄”按鈕，再點(diǎn)擊“上一記錄”或“下一記錄”，按信封模板上所顯示的信封內(nèi)容（W10-06：顯示的單個(gè)信封），點(diǎn)擊菜單上的打印按鈕，即可打印出選定的信封。

（2）成批打印信封，點(diǎn)擊菜單欄的“合并到打印機(jī)”按鈕，出現(xiàn)的“打印”對(duì)話框后，再進(jìn)行打印范圍等項(xiàng)的設(shè)置，摘除不打印的信封頁(yè)后，即可成批地打印信封。

 2、合并至新文檔

自菜單點(diǎn)擊“合并至新文檔”按鈕后，系統(tǒng)將所有數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到整個(gè)文檔中去，形成一個(gè)信封為一頁(yè)的新文檔。本人認(rèn)為，這樣的合并，除了比較直觀外，并沒(méi)有多大的優(yōu)越性，而且還要占用大量的磁盤空間。此選項(xiàng)一般可不選用。

3、維護(hù)數(shù)據(jù)源

一是點(diǎn)擊菜單欄中的“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕，在出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)表單”上對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行維護(hù)和編輯。

二是打開“成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”文件，直接對(duì)數(shù)據(jù)源表進(jìn)行維護(hù)和編輯。

二、Word XP成批打印信封

Word XP成批打印信封與Word 2000很多相同的地方，但卻有一些不同的地方。

第一步：建立數(shù)據(jù)源的方法同Word 2000；

第二步：進(jìn)入數(shù)據(jù)源的方法是選“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А保?br clear="all">出現(xiàn)（W10-07：郵件合并菜單1），點(diǎn)選“信封”，然后點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”命令；

出現(xiàn)（見(jiàn)W10-09：信封選項(xiàng)對(duì)話框），自“信封尺寸”的條幅式菜單中選一種信封尺寸，然后確定退出；

 此時(shí)又回到（W10-08：郵件合并菜單2），再點(diǎn)擊“下一步：選取收件人”；出現(xiàn)（W10-10：郵件合并菜單3），點(diǎn)擊“瀏覽…”；

出現(xiàn)（W10-11：選取數(shù)據(jù)源菜單），點(diǎn)擊“查找范圍”右邊的文字框的下三角?按鈕，文件中找到所需要的數(shù)據(jù)源文件，確定退出；

 此時(shí)出現(xiàn)（W10-12：郵件合并收件人數(shù)據(jù)源），如不需要進(jìn)行“編輯”等操作，即可確定退出。

 第三步：點(diǎn)選“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，調(diào)出“郵件合并工具”欄（W10-13：郵件合并工具欄）。這個(gè)工具欄與Word 2000的郵件合并工具欄（見(jiàn)W10-04：郵件合并工具欄）相比，命令按鈕多了一些，但他包含了Word 2000的郵件合并的全部命令。

第四步：郵件合并及格式化的操作，與Word 2000基本相同，特別要提到的是“郵政編碼”的格式化，需將郵政編碼的字間距加寬到16磅，再微調(diào)郵政編碼的上下位置。

W10-13：郵件合并工具欄2上的各個(gè)命令按鈕，可用鼠標(biāo)指向影顯法，了解其用途。許多命令都可試一試就能掌握他的用法。

三、打印標(biāo)簽

在一張A4紙上可以打印多張標(biāo)簽。如果打印標(biāo)簽往信封上貼，比打印信封更省事?，F(xiàn)以Word XP為例，介紹打印標(biāo)簽的方法：

 第二步：郵件合并

點(diǎn)擊：“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А鷺?biāo)簽（見(jiàn)W10-14：郵件合并上部菜單）”，再點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔→標(biāo)簽選項(xiàng)”；

第三步：設(shè)計(jì)標(biāo)簽版式

在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框中點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”，在彈出的“新建自定義標(biāo)簽”對(duì)話框中，選定使用的紙張，并精心設(shè)計(jì)標(biāo)簽的各種尺寸,在（W10-15：新建自定義標(biāo)簽對(duì)話框）標(biāo)有各種尺寸，最后輸入“標(biāo)簽名稱”，兩次確定后退出（W10-16：生成后的版面圖）；

第四步：合并數(shù)據(jù)源

繼續(xù)第二步的操作，在“郵件合并→下一步：選取收件人→瀏覽”，進(jìn)入“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，從“我的數(shù)據(jù)源”菜單中找到數(shù)據(jù)源文件后，確定退出；

第五步：插入標(biāo)簽域及格式化

選取第一個(gè)要插入域的標(biāo)簽，自菜單欄點(diǎn)擊“工具→信件與郵件→顯示郵件合并工具欄(或菜單欄的右鍵式菜單上點(diǎn)選“郵件合并)”，調(diào)出“郵件合并”工具欄，再點(diǎn)擊“插入域”按鈕，在出現(xiàn)“插入合并域”（W10-17：插入合并域?qū)υ捒颍┲悬c(diǎn)擊“域”下框中的“郵政編碼、地址1、單位、部門”，逐條插入；

 點(diǎn)擊“郵件合并工具欄”上的“查看合并數(shù)據(jù)”命令按鈕，顯示出第一個(gè)標(biāo)簽中插入的內(nèi)容，然后對(duì)分行、字體、字號(hào)、段落、各條目的位置等進(jìn)行格式化，使之達(dá)到滿意的效果；再續(xù)第二步操作，在“郵件合并”菜單上，點(diǎn)擊“下一步：選取標(biāo)簽”，出現(xiàn)的“下一步：預(yù)覽標(biāo)簽”菜單中（W10-18：郵件合并下部菜單）點(diǎn)擊“更新所有標(biāo)簽”，此刻，在每一個(gè)標(biāo)簽上都更新了（W10-19：更新后的所有標(biāo)簽）標(biāo)簽內(nèi)容；

 第六步：打印標(biāo)簽

點(diǎn)擊“郵件合并工具欄”上的“合并到打印機(jī)”命令按鈕，在出現(xiàn)的“合并到打印機(jī)”（W10-007：打印記錄選項(xiàng)）菜單上，可選擇“全部”、“當(dāng)前記錄”以及打印范圍進(jìn)行打印。

 四、合并打印信函

一般的情況下，打印信函都是預(yù)先在信函的抬頭處留出空位，如：“       先生：”、“          全體員工”等，成批印制后，再分別用手工填寫收信人或收信單位。如果能用合并打印的方法，讓它每打印一張信函，就自動(dòng)在抬頭位置上換一個(gè)人的姓名或者單位名稱不是更好嗎。現(xiàn)以打印《慰問(wèn)信》為例，介紹合并打印信函的步驟和方法：

第一步：建立數(shù)據(jù)源

用Word建立一個(gè)數(shù)據(jù)源表。因數(shù)據(jù)源是可以共用的。故仍采用本章“一、成批打印信封、第一步：建立數(shù)據(jù)源”中的《成批打印類數(shù)據(jù)源》表

第二步：建立慰問(wèn)信文件

將慰問(wèn)信的內(nèi)容輸入到一個(gè)件中，并進(jìn)行必要的格式化，然后命名存入到指定的文件夾中（假定文件名為“成批打印慰問(wèn)信.doc”）。

第三步：合并數(shù)據(jù)源

1、創(chuàng)建主文檔。自菜單欄選：工具→郵件合并→郵件合并幫助器（見(jiàn)W10-03圖）→1.主文檔→創(chuàng)建→套用信函→出現(xiàn)對(duì)話框后點(diǎn)擊“活動(dòng)窗口”（這里指的是當(dāng)前編輯的文件），此時(shí)在創(chuàng)建按鈕的下面出現(xiàn)“合并類型：套用信函；主文檔：D\成批打印類\成批打印慰問(wèn)信.doc”（這里的文件名和文件路徑完全是自定義的）；

 2、打開數(shù)據(jù)源。在郵件合并幫助器對(duì)話框中選：2.獲取數(shù)據(jù)→打開數(shù)據(jù)源→在打開數(shù)據(jù)源對(duì)話框中查找→《成批打印類數(shù)據(jù)源》表并點(diǎn)擊“打開”→在出現(xiàn)的對(duì)話框中點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕，此時(shí)在“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D\成批打印類\成批打印慰問(wèn)信.doc”，完成主文檔與數(shù)據(jù)源的內(nèi)部鏈接；

3、插入合并域。將光標(biāo)放在“全體職工”前的位置上，自郵件合并工具欄（見(jiàn)W10-04圖）點(diǎn)擊：插入合并域（見(jiàn)W10-05）→出現(xiàn)菜單后點(diǎn)擊“收信單位”，此時(shí)在信函的抬頭位置上出現(xiàn)“《收信單位》全體員工：”式樣，完成插入合并域。

第四步：打印信函

1、打印單件信函。自郵件合并工具欄點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，此時(shí)可從信函的抬頭位置上看到“***公司全體員工：”字樣，再點(diǎn)擊“上一記錄”或“下一記錄”按鈕，選取要打印的單位進(jìn)行打印；

2、成批信函。自郵件合并工具欄點(diǎn)擊“合并到打印機(jī)”按鈕，出現(xiàn)打印對(duì)話框后，進(jìn)行必要的打印設(shè)置（如指定不打印的信函等設(shè)置）后進(jìn)行成批打印。

五、打印單條記錄

以發(fā)工資為例。因?yàn)楣べY領(lǐng)取人要了解月度工資的構(gòu)成情況，故每次發(fā)工資時(shí)，都要交給工資領(lǐng)取人一張工資條，即便是在目前工資已進(jìn)入個(gè)人銀行賬戶的情況下，也是如此。我們把這個(gè)工資條稱為“單條記錄”。單條記錄打印的步驟和方法是：

第一步、建立數(shù)據(jù)源

單條記錄打印的數(shù)據(jù)源，一般可以使用Excel工作簿中的月度工資表。但通過(guò)反復(fù)試用后發(fā)現(xiàn)，Excel工作簿中的月度工資表作為數(shù)據(jù)源合并打印后，再也無(wú)法用Excel去打開原來(lái)的工作薄了。這等于是對(duì)原工作薄的一種“破壞”?？上扔肊xcel建立工資表，然后將它復(fù)制到Word的文檔中作為數(shù)據(jù)源，如將下表命名為“2000年1月工資表”存盤退出（W10-21：工資表數(shù)據(jù)源）。

 第二步：建立單條記錄文檔

將工資表的表頭復(fù)制到一個(gè)新建文檔中，并在表頭下加一行待合并數(shù)據(jù)用的空白表格（見(jiàn)W10-22：備用表頭），命名為“2000年1月工資條”存盤。

第三步：合并數(shù)據(jù)源

自菜單欄選：工具→郵件合并→郵件合并幫助器

1、建主文檔。在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中選：主文檔→創(chuàng)建→分類→活動(dòng)窗口。此時(shí)在創(chuàng)建按鈕下面出現(xiàn)“合并類型：分類；主文檔：D\打印工資條\2000年1月工資條.DOC”；

2、合并數(shù)據(jù)源。在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中選：獲取數(shù)據(jù)→打開數(shù)據(jù)源→在“打開數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中查找數(shù)據(jù)源文件→找到并打開“2000年1月工資表.doc”文件，此時(shí)在“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下面出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D:\打印工資條\2000年1月工資表.doc”同時(shí)在工具欄多出一條郵件合并工具欄；

3、插入合并域。將光標(biāo)進(jìn)入表頭“職工名稱”下的空格內(nèi)，點(diǎn)擊郵件合并工具條的“插入合并域”再點(diǎn)擊下拉式菜單中的“職工名稱”完成職工名稱的域合并。并用同樣方法完成后面各項(xiàng)的域合并。

第四步：合并至新文檔及打印

點(diǎn)擊郵件合并工具欄的“合并至新文檔”按鈕，此時(shí)在“開始”菜單欄列出一個(gè)名為：“分類1-Microsoft Word”的文件，點(diǎn)擊這個(gè)文件名便顯示出郵件的全部合并情況（W10-23：郵件合并后的文檔）。這時(shí)可對(duì)該文檔作必要的格式化處理后進(jìn)行打印。如要保留該文檔，可改名存盤，如不需保留可予放棄。

 六、套版打印獎(jiǎng)狀

合并郵件法套版打印，是最常用的一種打印方法，學(xué)會(huì)成批打印信封的方法以后，其它用合并郵件法套版打印的文檔，除版式不同外，方法都是一樣的。以打印獎(jiǎng)狀為例：

1、建立主文檔

在建立新的文檔后，先進(jìn)入“文件→頁(yè)面設(shè)置→紙張→紙型”將頁(yè)面尺寸設(shè)置成與實(shí)際紙張尺寸大小相等，再按文字在頁(yè)面上的位置（減除圖形所占用的位置），設(shè)置上、下、左、右邊距，在輸入常用的文字時(shí)，留出可變文字的位置，如：

《單位》：

在XXXX年度開展的全國(guó)優(yōu)秀船舶競(jìng)賽中，經(jīng)評(píng)審委員會(huì)評(píng)比，你單位《船名》被評(píng)為《獎(jiǎng)勵(lì)種類》，望繼續(xù)努力，爭(zhēng)取更大的榮譽(yù)。

2、建立數(shù)據(jù)源

按“單位、船名、獎(jiǎng)勵(lì)種類”為表格欄目，新建一個(gè)數(shù)據(jù)源文檔；

3、合并數(shù)據(jù)源成批打印

按照套打信封的方法，通過(guò)郵件合并，將“單位、船名、獎(jiǎng)勵(lì)種類”分別插入對(duì)應(yīng)的位置，再對(duì)字體、字號(hào)、段落等進(jìn)行調(diào)整后，便可進(jìn)行成批的打印了。

七、打印支票的設(shè)置

很多套版打印是可以通過(guò)制表法進(jìn)行的，越是不容易套打的版面，用制表的方法更有其優(yōu)越性。現(xiàn)在雖然有了支票打印機(jī)，但它只能打印數(shù)字，文字的內(nèi)容還要靠人工填寫，而且打印出來(lái)的支票并不十分美觀，用計(jì)算機(jī)打印的支票就漂亮多了。方法是：

1、建立支票打印文檔

掃描一張支票（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)帳支票均可），并按圖片插入到一個(gè)新建的文檔中去。文檔的頁(yè)面設(shè)置：

（1）紙張

紙型：自定義大小

寬度：22.5厘米

高度：8厘米

（2）頁(yè)邊距

上、下、左、右均為0厘米

裝訂線位置：左

方向：橫

頁(yè)面設(shè)置完成的后，將圖片的大小調(diào)到與頁(yè)面尺寸相等（見(jiàn)W10-24：支票頁(yè)面樣式）。

2、繪制表格

先在圖上畫出一個(gè)表格框，然后點(diǎn)擊框線左上方 的符號(hào)，選取整個(gè)表框，然后在右鍵菜單上點(diǎn)擊：“表格屬性→表格→定位”，在“表格定位”菜單（見(jiàn)W10-25：表格定位菜單）中“水平、垂直、距正文”三個(gè)大項(xiàng)中的設(shè)置，是推薦參數(shù)，要根據(jù)不同的打印機(jī)打印測(cè)試后確定其中參數(shù)。

定位參數(shù)設(shè)置確定后，將表格邊框拖到定位的邊框處。然后對(duì)準(zhǔn)需要填寫文字和數(shù)字的位置，對(duì)準(zhǔn)圖上的表線，繼續(xù)完成表線的繪制。完成表線繪制后的樣式見(jiàn)（Ｗ10-24：支票頁(yè)面樣式）圖面。因部分表線的間距很小，請(qǐng)參照Word制表中的有關(guān)方法。

 3、設(shè)置單元格中文字適應(yīng)度

分別選取存小寫金額域和密碼域，自菜單欄點(diǎn)擊：“表格→表格屬性→單元格→選項(xiàng)”，再?gòu)?fù)選“單元格選項(xiàng)”（見(jiàn)W10-26：?jiǎn)卧襁x項(xiàng)圖）菜單中的“適應(yīng)文字”項(xiàng)，兩次確定退出。通過(guò)這樣的設(shè)置后，在這些單元格中填寫的數(shù)字，都會(huì)隨單元格大小改變字型的大小。

4、調(diào)整文字的對(duì)齊方式

選取表格中存放文字的單元格，在其右鍵菜單上，從“單元格對(duì)齊方式”的條幅菜單（見(jiàn)W10-27：?jiǎn)卧駥?duì)齊方式圖）選取所需用的對(duì)齊方式。存放數(shù)字的單元格，有時(shí)也需要調(diào)整上下對(duì)齊位。

5、打印支票

第一步，保留制表域但不打印表線：選取整個(gè)表格，在其右鍵菜單上選“表格屬性→表格→邊框和底紋→邊框”，在“設(shè)置”菜單中選“無(wú)”，確定退出。

第二步，只打印填寫項(xiàng)不打印圖片：自菜單欄選“工具→選項(xiàng)→打印→打印文檔的附加信息”中，將“圖形對(duì)象”復(fù)選框中的“”鉤去掉，確定退出。

通過(guò)上述兩步的設(shè)置后，用與支票一樣大小的紙張進(jìn)行試打，并將打印式樣與支票對(duì)照，返復(fù)進(jìn)行表線及對(duì)齊方式的調(diào)整，使之達(dá)到最佳的打印效果。

打印時(shí)，遇系統(tǒng)出現(xiàn)：“第一節(jié)的頁(yè)邊距設(shè)于打印區(qū)域之外。是否繼續(xù)？”（見(jiàn)W10-28：提示頁(yè)邊距設(shè)于打印區(qū)外）提示時(shí)，點(diǎn)擊“是”，繼續(xù)打印。

八、打印會(huì)標(biāo)

在“第四章、十二、（三）”已經(jīng)介紹過(guò)定義特大號(hào)字的方法，可用那些方法打印會(huì)標(biāo)。如果認(rèn)為那些方法比較麻煩，還可用“藝術(shù)字”的方法打印會(huì)標(biāo)。方法是自工具菜單欄選：“繪圖→插入藝術(shù)字”，在“藝術(shù)字”庫(kù)中選（W10-29：藝術(shù)字式樣），確定后，在編輯“藝術(shù)字”文字框內(nèi)寫入一個(gè)會(huì)標(biāo)文字，在設(shè)置字體后退出。當(dāng)光標(biāo)進(jìn)入這個(gè)文字后，在文字的四面共有8個(gè)點(diǎn)（見(jiàn)W10-30：藝術(shù)字四周的點(diǎn)），用鼠標(biāo)向外（內(nèi)）拖拽任一點(diǎn)，都可任意放大或縮小字型。

九、打印桌簽

開一個(gè)比較正規(guī)一點(diǎn)的會(huì)議，總是要制作桌簽的，如果想省一點(diǎn)錢，就自己動(dòng)手好了。分六步來(lái)做：

第一步創(chuàng)建數(shù)據(jù)源：把參加會(huì)議人員名單，輸入到只有單列姓名的表中（用其他的有姓名的表也可），命名為《桌簽數(shù)據(jù)源》（其他文件名也可）存盤退出；

第二步建主文檔：自菜單欄選：“文件→頁(yè)面設(shè)置→紙張→紙型（自定義大小）”，高度及寬度均為21厘米。頁(yè)邊距上、下、左、右均為2.5厘米。命名為《打印桌簽》存盤；

第三步制作文本框：點(diǎn)擊常用工具欄上的繪圖按鈕，在其菜單欄點(diǎn)擊豎排文本框按鈕。在頁(yè)面的左側(cè)畫出一個(gè)高于13厘米，寬6厘米的文本框；

第四步合并數(shù)據(jù)源：在菜單欄任意位置的右鍵菜單上，勾選“郵件合并”調(diào)出郵件合并菜單，點(diǎn)擊菜單上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”的“查找范圍”中，找到《桌簽數(shù)據(jù)源》文件并打開；點(diǎn)擊“插入域”按鈕，自“插入合并域”對(duì)話框中，插入姓名；

第五步格式化數(shù)據(jù)：將字體定為“華文行楷”，字號(hào)定為130號(hào)，段落設(shè)置為固定值150磅，其他如“左右縮進(jìn)，段落間距”均設(shè)為0；再點(diǎn)擊“格式→文字方向”將文字方向設(shè)為“向左”；再用“Ctrl+拖”將定義好的文本框復(fù)制并移到右邊，將文字方向設(shè)為 “向右”。點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)” 按鈕，即可顯示出首條“定位記錄”（W10-31：首條定位記錄）。

第六步打?。喝绻淮未蛴∫粡?，點(diǎn)擊工具菜單欄上的打印按鈕，完成一張打印后，再點(diǎn)擊下一記錄按鈕，接著再打第二張；如果連續(xù)打印，點(diǎn)擊“郵件合并”工具條上的“合并到打印機(jī)”按鈕，從對(duì)話框中對(duì)打印記錄進(jìn)行必要的置設(shè)，確定后即可連續(xù)打印。

 十、打印稿紙文檔

Word 2000\XP都有稿紙打印功能，而打印稿紙的操作只是打印稿紙文檔一個(gè)序曲。要打印稿紙文檔，還有許多操作要做。以打印20×20板面稿紙版面為例：

第一步：設(shè)置文檔網(wǎng)格

打開需要進(jìn)行稿紙打印的文檔并全選，自右鍵菜單上選“頁(yè)面設(shè)置→文檔網(wǎng)格”，在“文字排列方向”中點(diǎn)選“水平”；在“網(wǎng)格”中點(diǎn)選“文字對(duì)齊字符網(wǎng)格”；在“字符每行”設(shè)為20，在“行每頁(yè)”設(shè)為20。詳見(jiàn)“W10-32：頁(yè)面設(shè)置中的文檔網(wǎng)格”設(shè)置。
       以上設(shè)置完成后，在文檔窗口所顯示的為20×20板面。

 第二步：繪圖網(wǎng)格設(shè)置

在文檔網(wǎng)格設(shè)置完成后，點(diǎn)擊W10-32圖中的“繪圖網(wǎng)格”，在“對(duì)齊”選“對(duì)象與其他對(duì)象對(duì)齊”；在“網(wǎng)格設(shè)置”中，將“水平間距”設(shè)為1字符，“垂直間距”設(shè)為0.5行。對(duì)“網(wǎng)格起點(diǎn)→使用頁(yè)邊距”下的選項(xiàng)，待文字進(jìn)入稿紙格后再行調(diào)整。見(jiàn)“W10-33：繪圖網(wǎng)格”中的設(shè)置。
       再按“Ctrl+A”全選該文檔，自右鍵菜單中點(diǎn)擊“段落”,將“行距”設(shè)置為“固定值”，將“設(shè)置值”設(shè)置為“33.4磅”。確定退出。

 第三步：建立稿紙模板

在原編輯文檔的窗口，點(diǎn)擊“編輯→Office剪貼板”（或按“Ctrl+C”兩次）調(diào)出剪貼板，再點(diǎn)擊剪貼板頂部右側(cè)的下三角按鈕，自下拉菜單中點(diǎn)擊“新建文檔（或點(diǎn)擊菜單欄“文件→新建”，直接調(diào)出“新建文檔”）→根據(jù)模板新建→稿紙向?qū)А?，在出現(xiàn)“稿紙向?qū)А焙螅ㄒ?jiàn)W10-35：稿紙向?qū)В凑仗崾军c(diǎn)擊下一步，對(duì)“頁(yè)面大小→字?jǐn)?shù)/行數(shù)→格線設(shè)置→頁(yè)號(hào)/附注”等項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，點(diǎn)擊完成后，稍等即可生成一張僅適用于打印的稿紙。但這張稿紙無(wú)法嵌入文字，要嵌入文字還必須：

 第4步：設(shè)置可嵌入文字的稿紙模板

雙擊稿紙頁(yè)面（或點(diǎn)擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”）調(diào)出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”菜單，在菜單上點(diǎn)擊“插入‘自動(dòng)圖文集’”，在其下拉式菜單中點(diǎn)擊 “Gallery Example”命令（見(jiàn)W10-36：頁(yè)眉和腳中的自動(dòng)圖文集），此時(shí)在窗口又出現(xiàn)一張海綠色的可嵌入文字的稿紙模板，點(diǎn)選這張海綠色的稿紙模板，按“Ctrl+C”進(jìn)入復(fù)制。

注：只有在建立的稿紙文檔長(zhǎng)期都存在的情況下，“插入‘自動(dòng)圖文集’”的下拉式菜單中 才有這個(gè)命令“Gallery Example”命令。要想隨時(shí)調(diào)用稿紙文檔，可按“第6步”介紹的方法操作。

第5步：在稿紙中嵌入文字

在進(jìn)行了第1步及第2步格式設(shè)置的文檔上，將稿紙粘貼上去，再拖動(dòng)稿紙使之與文字對(duì)位。第1頁(yè)做完后，進(jìn)入第2頁(yè)繼續(xù)粘貼與對(duì)位的工作，直到做完整個(gè)文檔嵌入。此時(shí)，還可對(duì)字體、字號(hào)、首行縮進(jìn)等進(jìn)行設(shè)置。嵌入文字的稿紙完成（見(jiàn)W10-37圖）。

 第6步：讓稿紙隨時(shí)可調(diào)用

要每次在對(duì)文檔進(jìn)行了第1步及第2步設(shè)置后，就可調(diào)入稿紙模板進(jìn)行鑲嵌，可將稿紙模板定義到自動(dòng)圖文集中即可。方法是：
        一、點(diǎn)擊“插入→自動(dòng)圖文集”調(diào)出“自動(dòng)圖文集”菜單(見(jiàn)W10-38圖)；

 二、點(diǎn)選任意一張稿紙模板，再點(diǎn)擊“自動(dòng)圖文集”菜單上的“新建”，在出現(xiàn)的“新建‘自動(dòng)圖文集’”對(duì)話框的文字欄輸入“稿紙”名稱，確定（見(jiàn)W10-39圖）。

三、調(diào)用時(shí)，點(diǎn)擊自動(dòng)圖文集菜單的“所有詞條→正文→稿紙”，即可插入一張稿紙模板。