保密工資單郵件合并實例講解

　　郵件合并由于其特性決定了它有三個基本過程。第一，準(zhǔn)備數(shù)據(jù)表格；第二，準(zhǔn)備模板，也就是主文檔；第三，合并。
　　模板就是Word文檔了，在郵件合并向?qū)е袝筮x擇信函、信封等，其實差別也就是頁面設(shè)置的差別，所以為了自已定制方便，我建議一般就選擇"信函"即可。數(shù)據(jù)表格可以是Excel表格、Word表格、數(shù)據(jù)庫表等。如果是Excel表格，一般要求第一行是域名稱，比如"姓名"、"地址"等；如果是Word表格，一般在這個Word文檔中只有一個表格，而且第一行也是域名稱。
　　下面就以工資單和工資條為例說明如何使用Word的郵件合并。示例是在Word2003中進(jìn)行的，在Word2000、Word2002(XP)和Word2007中也是類似的操作。

1. 準(zhǔn)備工資數(shù)據(jù)表格

　　數(shù)據(jù)表格已經(jīng)在Excel中準(zhǔn)備好了：

2. 制作保密工資單

　　工資單作為員工收入的憑證，通常要求比較正式和詳細(xì)。一般是A4紙，上面有老總的寄語，工資的各個組成部分，包括各種補(bǔ)助補(bǔ)貼以及扣減等。比如，下面就是一個工資單的模板：

XXX員工XX年XX月工資單

寄語

　?。裕?/p>

工資、補(bǔ)助及扣減

工資標(biāo)準(zhǔn)：000.00
應(yīng)稅工資：000.00
代扣個人社保：000.00
代扣個人所得稅：000.00
稅后工資：000.00
福利補(bǔ)貼：000.00
缺勤扣減：000.00

合計：000.00

老總簽名：XXXX

　　實際操作過程中，可以先在Word里制作好上述模板，再選擇數(shù)據(jù)源，最后再用合并域替換掉模板中的示例數(shù)據(jù)；也可以先選擇數(shù)據(jù)源，一邊制作模板，一邊就在正確的位置插入合并域。目前我們是采用的第一種方法，因為模板已經(jīng)設(shè)計好了?，F(xiàn)在來看看郵件合并的操作過程：

　　打開菜單"工具→信函與郵件→郵件合并"啟動郵件合并向?qū)Вㄈ蝿?wù)窗格），選擇文檔內(nèi)容為"信函"；下一步，選擇開始文檔為"使用當(dāng)前文檔"；下一步選取收件人為"使用現(xiàn)有列表"，并在通過"瀏覽"找到準(zhǔn)備好的Excel工資表文件，此時會彈出對話框要求選擇是Excel文件中的哪一個工作表，選擇正確的那個（示例中是Sheet1）。其實需要借助向?qū)У模簿瓦@三步足矣，筆者個人覺得，直接使用"郵件合并"工具欄還更簡單一些。通過菜單"視圖→工具欄→郵件合并"就可以打開"郵件合并"工具欄。先看看圖：

圖中可以看到，向?qū)У牡谝徊胶偷诙娇梢杂霉ぞ邫谥械牡谝粋€按鈕“設(shè)置文檔類型”代替；而第三步，也可以由工具欄上的第二個按鈕“打開數(shù)據(jù)源”來完成。這里順便說一下，如果當(dāng)前文檔你不想讓它繼續(xù)做為郵件合并的模板（也就是想讓它脫離與數(shù)據(jù)表格的關(guān)聯(lián)）時，只需使用工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕將其設(shè)置為“普通Word文檔”即可，這一點(diǎn)用向?qū)遣荒苻k到的。

　　接下來的事情是將合并域插入到模板中。如果不插入合并域，模板就不會知道該如何放置數(shù)據(jù)表中的每個域。
　　先選中模板標(biāo)題行的“XXX員工”，點(diǎn)擊工具欄上的第6個按鈕“插入域”，打開“插入合并域”對話框并在其中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，并關(guān)閉對話框；然后選擇“XX年XX月”，同樣的辦法插入“年月”域；以此類推，依次將各域插入到適當(dāng)位置，如下圖所示：

　　插入合并域之后，當(dāng)然應(yīng)該先看看合并的效果如何。所以點(diǎn)工具欄上的“查看合并域”按鈕看看合并的結(jié)果是什么樣的：

　　可以看到，結(jié)果并不如意。因為日期以及工資數(shù)據(jù)都不是我們所期望的格式（這個問題在Word2000中似乎不存在，未確認(rèn)）。通常的解決辦法是，在Excel中使用文本方式來輸入日期和數(shù)據(jù)，但這樣可能破壞Excel中的計算規(guī)則，所以筆者不推薦使用。筆者有兩個解決辦法：一，對于比較精通Excel公式的朋友，可以新啟一個表格或者插入一些輔助列，用Excel的Text函數(shù)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成文本，這個方法要求一定的技術(shù)基礎(chǔ)；二，將Excel表格全部復(fù)制，粘貼在一個新的Word文檔中，然后再將這個Word文檔選擇為數(shù)據(jù)源。

　　將示例數(shù)據(jù)的Excel表格復(fù)制到一個新的Word文檔中，粘貼之后保存為“帶格式的工資表.doc”。然后再在工資單模板中重新選擇數(shù)據(jù)源為“帶格式的工資表.doc”。因為數(shù)據(jù)拷貝到Word中之后并沒有改變表頭，所以剛才插入的合并域仍然有效。再次預(yù)覽，這次效果就令人滿意了：

　　最后一步，合并所有數(shù)據(jù)。注意到工具欄后面有兩個按鈕：“合并到新文檔”和“合并到打印機(jī)”。如果選擇“合并到打印機(jī)”則可以直接打印合并結(jié)果，但是通常為了確保不出問題，都會先“合并到新文檔”檢查一下，再直接打印合并結(jié)果。

3. 制作工資條

　　老板說工資單太浪費(fèi)紙了，要換成工資條，一頁A4紙就可以制作好幾個工資條，大大節(jié)約了紙張。所以，現(xiàn)在要重新制作一個工資條的模板。

　　基本步驟都是一樣。在選擇文檔類型的時候，還是選“信函”，數(shù)據(jù)源還是選擇“帶格式的工作表.doc”。有人表示懷疑，為什么文檔類型不選擇“標(biāo)簽”要選擇“信函”呢？選擇“標(biāo)簽”并非不可，但是，向?qū)栆淮蠖训膯栴}，比如標(biāo)簽大小，一頁多少個什么的，然后還要在一堆標(biāo)簽紙規(guī)格中選擇一種，最后生成的標(biāo)簽?zāi)０暹€不一定如意，所以干脆直接選擇“信函”，避開那一堆問題，再自己設(shè)置格式。

　　因為是工資條，所以要先制作一個工資條的模板。下圖是一個簡單的表格，已經(jīng)插入了合并域：

　　然后，將這個表格復(fù)制，并在當(dāng)前Word頁面粘貼至多份，直接填滿整個頁面。預(yù)覽一下，全是“趙一”的工資條吧，那是因為還少了一個步驟。
　　現(xiàn)在從第二工資條表格開始，每一個工資條表格前面都插入一個Word域“下一記錄”。注意最后一個表格后面不要加“下一記錄”Word域，因為翻頁的時候，Word自己會往下跳一記錄的。再次預(yù)覽，結(jié)果就正確了：

　　剩下的事情，就是合并到新文檔，然后打印。由于數(shù)據(jù)記錄通常不會正好是一個頁面工資條個數(shù)的總數(shù)，所以合并后的新文檔中，最后一頁上總有幾個空表。打印之前刪去即可，這樣可以省點(diǎn)墨。